1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. - Generalverwaltung - Finanzabteilung
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Beratung Digitalisierung Basisinfrastruktur und Reisekosten
Beschreibung: Beratungsleistungen zur Vorbereitung und Begleitung der Implementierung der Digitalisierung der Basisinfrastruktur und des Reisekostenprozesses für die Institute MPA, MPE und MPCDF.
Kennung des Verfahrens: 3e720fef-4d90-45df-b36d-67103cc812a9
Interne Kennung: 07_EXT0
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72246000 Systemberatung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72221000 Beratung im Bereich Unternehmensanalyse, 72220000 Systemberatung und technische Beratung, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration, 79411100 Beratungsdienste im Bereich Wirtschaftsförderung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Giessenbachstrasse 1
Stadt: Garching
Postleitzahl: 85748
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 200 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: 1. Eignungskategorien und Mindestanforderungen: - Befähigung zur Berufsausübung: Berufs-/Handelsregistereintragung; Nachweis durch Eigenerklärung (Anlage D.1) - Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit: Haftpflichtversicherung: mind. 3 Mio. EUR Personen-/Sachschäden, mind. 1 Mio. EUR Vermögensschäden; Nachweis durch Eigenerklärung (Anlage D.1) - Technisch-berufliche Leistungsfähigkeit - Referenzen; (1) Mind. 3 Jahre kumulierte Beratung für öffentlichen Sektor; (2) Eine Einzelreferenz über mind. 18 Monate Verwaltungsdigitalisierung bei Hochschule/Forschungseinrichtung; Nachweis durch Eigenerklärung (Anlage D.1) + Referenzblatt (Anhang zu Anlage D.1) - Technisch-berufliche Leistungsfähigkeit - Personal: Projektleiter mit mind. 8 Jahren Berufserfahrung (davon 4 J. Führung, 3 J. Verwaltungsdigitalisierung) und Studienabschluss (Diplom/Master) in definierten Fachrichtungen; Nachweis durch Eigenerklärung (Anlage D.1) 2. Ausschlussgründe: - Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB; Nachweis durch Eigenerklärung (Anlage D.1) - Russland-Sanktionen gem. Art. 5k VO (EU) 833/2014; Nachweis durch Eigenerklärung (Anlage D.1) 3. Vorlagezeitpunkt: Alle Eignungsnachweise sind mit dem Angebot vorzulegen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Beratung Digitalisierung Basisinfrastruktur und Reisekosten
Beschreibung: Leistungsinhalt: Der Auftragnehmer erbringt Beratungs- und Unterstützungsleistungen auf Abruf aus einer Rahmenvereinbarung in folgenden Bereichen: - Reisekostenmanagement - Dokumentenmanagementsystem (DMS) - Digitale Signatur (eSignatur) Die Leistungen umfassen im Einzelnen: Analyse und Validierung des Digitalisierungskonzepts, vertiefte Anforderungsanalyse, Prozessoptimierung, Marktanalyse und Markterkundung, Bewertung verfügbarer Lösungen, Erarbeitung einer Beschaffungsstrategie, Unterstützung bei der Leistungsbeschreibung für die Softwarebeschaffung, Begleitung des Vergabeverfahrens zur Softwarebeschaffung, fachliche Begleitung der Implementierung einschließlich Projektsteuerung und Qualitätssicherung sowie Begleitung der Schulungs- und Stabilisierungsphase. Schätzwert: 920 Personentage über die gesamte Vertragslaufzeit Höchstmenge: 1.100 Personentage Mindestabnahme: Keine, mit Ausnahme der Bestandsaufnahme Reisekostenmanagement, die bereits mit Zuschlagserteilung beauftragt wird
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72246000 Systemberatung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72221000 Beratung im Bereich Unternehmensanalyse, 72220000 Systemberatung und technische Beratung, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration, 79411100 Beratungsdienste im Bereich Wirtschaftsförderung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Giessenbachstrasse 1
Stadt: Garching
Postleitzahl: 85748
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Gießenbachstrasse 1
Stadt: Garching
Postleitzahl: 85748
Land, Gliederung (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 19/10/2026
Enddatum der Laufzeit: 18/10/2030
5.1.5.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 200 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: 1. Eignungskategorien und Mindestanforderungen: - Befähigung zur Berufsausübung: Berufs-/ Handelsregistereintragung; Nachweis durch Eigenerklärung (Anlage D.1) - Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit: Haftpflichtversicherung: mind. 3 Mio. EUR Personen-/ Sachschäden, mind. 1 Mio. EUR Vermögensschäden; Nachweis durch Eigenerklärung (Anlage D.1) - Technisch-berufliche Leistungsfähigkeit - Referenzen; (1) Mind. 3 Jahre kumulierte Beratung für öffentlichen Sektor; (2) Eine Einzelreferenz über mind. 18 Monate Verwaltungsdigitalisierung bei Hochschule/ Forschungseinrichtung; Nachweis durch Eigenerklärung (Anlage D.1) + Referenzblatt (Anhang zu Anlage D.1) - Technisch-berufliche Leistungsfähigkeit - Personal: Projektleiter mit mind. 8 Jahren Berufserfahrung (davon 4 J. Führung, 3 J. Verwaltungsdigitalisierung) und Studienabschluss (Diplom/Master) in definierten Fachrichtungen; Nachweis durch Eigenerklärung (Anlage D.1) 2. Ausschlussgründe: - Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB; Nachweis durch Eigenerklärung (Anlage D.1) - Russland-Sanktionen gem. Art. 5k VO (EU) 833/2014; Nachweis durch Eigenerklärung (Anlage D.1) 3. Vorlagezeitpunkt: Alle Eignungsnachweise sind mit dem Angebot vorzulegen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Auftragsunterlagen
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept
Beschreibung: Der Bieter hat ein Konzept (max. 8 DIN-A4-Seiten) einzureichen, in dem er darstellt, wie er die Leistung im Falle der Auftragsausführung konkret erbringen wird. Bewertet werden insbesondere: Eignung des Bieters zur Begleitung der Digitalisierung, Erfolgsaussicht der vorgeschlagenen Umsetzung, Integration von Stakeholdern und übergreifenden Prozessen, Verständnis der Besonderheiten der MPG, realistische Identifikation von Chancen, Risiken und Herausforderungen sowie Verständlichkeit und Struktur der Darstellung. Bewertung vergleichend auf einer Skala von 0-4 Punkten.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 37,5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Präsentation
Beschreibung: Das Projektteam präsentiert die wesentlichen Inhalte des Konzepts vor dem Auftraggeber (30 Min. Vortrag in deutscher Sprache, 15 Min. Fragerunde hauptsächlich in englischer Sprache). Bewertet werden: persönliche Vorstellung des Projektleiters, Vermittlung fachlicher Kompetenz und Methodik, Berücksichtigung der Besonderheiten der MPG, Vortragsstil und rhetorische Fähigkeiten, Überzeugungskraft sowie Diskussionskultur und Darstellungsmittel. Bewertung vergleichend auf einer Skala von 0-4 Punkten.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Da die Quotientenmethode (Z = L/P) verwendet wird, wird die Gewichtung Preis/Qualität mit 50 % / 50 % (Näherungswert) angegeben
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 21/09/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 61 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen (insbesondere Eigenerklärungen, Eignungsnachweise und Referenzen) binnen einer angemessenen Frist nachzufordern. Ein Anspruch der Bieter auf Nachforderung besteht nicht. Leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung betreffen (insbesondere Konzept, Preisblatt und Präsentationsunterlagen), sind von der Nachforderung ausgenommen (§ 56 Abs. 3 S. 2 VgV). Die Nachforderungsfrist wird im Einzelfall festgelegt.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 21/09/2026 10:01:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen. Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bewerber/Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bewerber/Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. - Generalverwaltung - Finanzabteilung
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. - Generalverwaltung - Finanzabteilung
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. - Generalverwaltung - Finanzabteilung
Registrierungsnummer: DE129517720
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Einkauf
Telefon: +49 (89) 2108-0
Fax: +49 89 2108-1111
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: 09-0318006-60
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Stadt: München
Postleitzahl: 80538
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 89 2176 2411
Fax: +49 89 2176 2847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: 09-0318006-60
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Stadt: München
Postleitzahl: 80538
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 89 2176 2411
Fax: +49 89 2176 2847
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2a86a53e-5d28-4c5d-aa6d-930ffc1dbec5 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 17/08/2026 19:45:10 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 572993-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 159/2026
Datum der Veröffentlichung: 19/08/2026