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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Vorprojekt S/4HANA
Beschreibung: Vorprojekt für die Migration auf SAP S/4HANA am Universitätsklinikum Heidelberg
Kennung des Verfahrens: 055d67bd-095a-4d56-9318-93e83148b1aa
Interne Kennung: 2025-338
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: gesamter Campus des Auftraggebers
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6YHX5 Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Vorprojekt S/4HANA
Beschreibung: Für die beim Auftraggeber anstehende SAP S/4HANA-Migration müssen die entsprechenden Grundlagen und technischen Voraussetzungen definiert werden. In diesem Vorprojekt sollen gemeinsam mit den Geschäftsbereichen die fachlich notwendigen Grundlagen erarbeitet werden sowie die technischen SAP Erweiterungen("Addons") und Schnittstellen des bestehenden SAP R3-Systems analysiert werden. Im derzeit laufenden Projekt (S/4 HANA-"Rescoping") wurden die bestehenden Dokumentationen und Konzepte bereits zusammen mit einem externen Dienstleister analysiert und, darauf basierend, die Anforderungen an das zukünftige SAP S/4HANA System gemeinsam mit den Geschäftsbereichen des Auftraggebers erarbeitet. Die Systemlandschaft des UKHD ist außerordentlich umfassend und komplex, weshalb vertiefende Analysen notwendig sind, um effizient in die SAP S/4HANA-Implementierung zu starten und die enge Zeitleiste zu halten. Darüber hinaus wurde in der bisherigen Zusammenarbeit, die Notwendigkeit einer Change-Management-Begleitung identifiziert, um die Mitarbeitenden des UKHD abzuholen, mitzunehmen und auf die SAP S/4HANA Transformation vorzubereiten. Daher soll bereits jetzt mit ersten Change Management Maßnahmen begonnen werden. In diesem Kontext soll der externe Dienstleister durch Change Management-Experten unterstützen. Erarbeitete Konzepte und Dokumente können im eigentlichen Implementierungsprojekt wiederverwendet werden und dienen somit der Vorbereitung der Implementierung.
Interne Kennung: 2025-338
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: gesamter Campus des Auftraggebers
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Alleinstellung
Beschreibung: Alleinstellung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Heidelberg
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 799 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die Beauftragung des Dienstleisters soll für das Projekt "SAP S/4HANA: Prepare" (Vorprojekt der Migration) vorgenommen werden. Hierbei handelt es sich um ein Folgeprojekt des "SAP S4 Rescoping" Projektes, welches auf Basis eines entsprechenden Vergabeverfahrens bereits mit diesem Dienstleister (Deloitte Consulting GmbH) durchgeführt wurde, und bildet eine wichtige Voraussetzung für die folgende SAP S/4HANA-Migration. Ein Wechsel des Auftragnehmers zu diesem Projektzeitpunkt mit den gegebenen komplexen Abhängigkeiten ist weder wirtschaftlich sinnvoll, noch technisch möglich: Das Projekt ist ein direktes Folgeprojekt des Rescoping Projektes und basiert auf den bisher in diesem Projekt gemeinsam mit Deloitte gewonnenen Erkenntnissen, knüpft an diese an und führt gegebenenfalls zur Anpassung der bisherigen Schlussfolgerungen. Eine Vergabe des Vorprojektes an ein anderes Unternehmen brächte erheblichen Aufwand zur Einarbeitung in die Spezifika unserer Geschäftsprozess- und IT-Landschaft sowie der bisherigen Erkenntnisse mit sich und somit auch signifikante Zusatzkosten, um den geforderten Projektumfang abzubilden. Vorhandene Abhängigkeiten zu weiteren Projekten, wie das Verbundprojekt zum Zusammenschluss der Universitätskliniken Heidelberg und Mannheim, welches ebenfalls u. a. durch Deloitte begleitet wird, erhöht die Komplexität und damit benötigtes Know-How. Die Projektleitung muss fachlich sofort in der Lage sein, zu agieren und dazu Spezialwissen für SAP S4 und das vorgenannte Verbundprojekt mitbringen, um den Projekterfolg sicher zu stellen und die sehr engen Terminvorgaben bis 2027 nicht zu gefährden. Dies kann im durch externe Vorgaben gesetzten Zeitrahmen nur Deloitte sicherstellen. Für eine Einarbeitung eines neuen Auftragnehmers würde Deloitte in jedem Fall benötigt und beauftragt werden müssen, ebenfalls müssten erhebliche interne Ressourcen für die Koordination und den Wissenstransfer von mehreren Beratungsunternehmen bereitgestellt werden - die vor dem Hintergrund der angespannten Ressourcen- und Projektlage zu weiteren Verzögerungen führen. Die erfolgreiche Umsetzung der S/4HANA Migration ist maßgeblich von einer guten Vorbereitung, nicht zuletzt durch dieses Vorprojekt abhängig. Der knappe Zeitrahmen, bedingt durch die Einstellung des SAP Supports für R/3 bis Ende 2027, macht eine dringliche Umsetzung des Vorprojektes (und damit die Beauftragung des Dienstleisters Deloitte) notwendig.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Deloitte Consulting GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: "Angebot zur Unterstützung der Grundlagenkonzepte und Vorprojekte im Vorfeld der SAP S/4HANA Transformation"
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Angebots: 799 000,00 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 2025-338
Titel: Vorprojekt S/4HANA
Datum der Auswahl des Gewinners: 01/09/2025
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg
Registrierungsnummer: 08-A8120-40
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement
Telefon: +49 6221-560
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: beim Regierungspräsidium Karlsruhe, Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 721926-8730
Fax: +49 721926-3985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Deloitte Consulting GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE813671378
Postanschrift: Erna-Scheffler-Straße 2
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40476
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 60d7b131-695d-431e-885e-25f6057c0e66 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 02/09/2025 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 575599-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 168/2025
Datum der Veröffentlichung: 03/09/2025