575766-2023 - AuftragsänderungDeutschland-Berlin: Software-Implementierung
OJ S 184/2023 25/09/2023
Bekanntmachung einer Änderung
Dienstleistungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1.
Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz
Postanschrift: Scharnhorststr. 34 - 37
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10115
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Z-FV-VG Vergabestelle
E-Mail: Vergabestelle@bmwk.bund.de
Telefon: +49 30-186152323
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.bmwk.de

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.
Umfang der Beschaffung
II.1.1.
Bezeichnung des Auftrags
Raummanagementsoftware einschließlich einer Desk-Sharing-Erweiterung
Referenznummer der Bekanntmachung: 171404/004-22#009
II.1.2.
CPV-Code Hauptteil
72263000 Software-Implementierung
II.1.3.
Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.2.
Beschreibung
II.2.1.
Bezeichnung des Auftrags
Raummanagementsoftware einschließlich einer Desk-Sharing-Erweiterung
II.2.2.
Weitere(r) CPV-Code(s)
72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72265000 Software-Konfiguration, 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
II.2.3.
Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
Hauptort der Ausführung: Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz, Scharnhorststraße 34-37, 10115 Berlin
II.2.4.
Beschreibung der Beschaffung zum Zeitpunkt des Abschlusses des Vertrags
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) beabsichtigt, ein neues Raumbuchungssystem inklusive einer zusätzlichen Funktion für die Buchung wechselnder Arbeitsplätze ("Desk-Sharing") einzuführen und hierfür eine bereits auf dem Markt verfügbare Standardsoftware zu beschaffen. Teil der Beschaffung sind auch Pflegeleistungen, Unterstützung bei der Implementierung sowie ein laufender Unterstützungsservice.
Allgemeine Funktionsanforderungen:
* Das Raumbuchungssystem bietet umfangreiche statistische Auswertungsmöglichkeiten (z.B. Auslastung der Räume, Kostenübersichten etc.).
* Ein Lizenzmodell mit 70 Concurrent-Usern soll es den Anwenderinnen und Anwendern im BMWK über den Browser (mind. Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox) ermöglichen, die geführten Buchungsprozesse zu durchlaufen. Stellt das BMWK fest, dass es aufgrund interner räumlicher Umstrukturierungen einen höheren Bedarf hat, ist es berechtigt, während der Vertragslaufzeit bis zu 50 weitere Concurrent-User-Lizenzen zum Angebotspreis zu erwerben.
* Aufgrund der örtlichen Gegebenheiten ist es zwingend notwendig, dass die Buchungsmaske individuell angepasst werden kann, um einen übersichtlichen und einfachen Buchungsablauf zu gewährleisten.
* Die jeweiligen aktiven Userinnen und User mit Zugriff auf die Buchungsmaske sollen automatisch ausgeloggt werden, wenn sie nach voreingestellter Zeit (z. B. 15 Min., variabel einstellbar) keine Buchung vornehmen. Somit wird gewährleistet, dass ausreichend Zugriffsmöglichkeiten (Lizenzen) für die Anwenderinnen und Anwender im Haus vorrätig sind.
II.2.7.
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Laufzeit in Monaten: 49
II.2.13.
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Abschnitt IV: Verfahren

IV.2.
Verwaltungsangaben
IV.2.1.
Bekanntmachung einer Auftragsvergabe in Bezug auf diesen Auftrag
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2023/S 010-024246

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: 17104/004-22#009
Bezeichnung des Auftrags:
Raummanagementsoftware einschließlich einer Desk-Sharing-Erweiterung
V.2.
Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1.
Tag des Abschlusses des Vertrags/der Entscheidung über die Konzessionsvergabe
27/12/2022
V.2.2.
Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag/Die Konzession wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3.
Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: mediaDIALOG Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH
Ort: Siegen
NUTS-Code: DEA5A Siegen-Wittgenstein
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja
V.2.4.
Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession
Gesamtwert der Beschaffung: 324 271,00 EUR

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.
Zusätzliche Angaben
VI.4.
Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1.
Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: vk@bundeskartellamt.de
Telefon: +49 228-94990
Fax: +49 228-9499163
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de
VI.4.3.
Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Ein Antrag auf Nachprüfung kann schriftlich an die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt gerichtet werden. Die Einreichung eines Nachprüfungsantrags per E-Mail an vk@bundeskartellamt.bund.de ist nach Angaben des Bundeskartellamts nur mit qualifizierter elektronischer Signatur möglich. Die Unwirksamkeit des Vertrages gemäß § 135 GWB kann innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union geltend gemacht werden.
VI.5.
Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
20/09/2023

Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession

VII.1.
Beschreibung der Beschaffung nach den Änderungen
VII.1.1.
CPV-Code Hauptteil
72267000 Software-Wartung und -Reparatur
VII.1.2.
Weitere(r) CPV-Code(s)
72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
VII.1.3.
Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
VII.1.4.
Beschreibung der Beschaffung
siehe vor
VII.1.5.
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Laufzeit in Monaten: 49
VII.1.6.
Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 324 271,00 EUR
VII.1.7.
Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: mediaDIALOG Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH
Ort: Siegen
NUTS-Code: DEA5A Siegen-Wittgenstein
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja
VII.2.
Angaben zu den Änderungen
VII.2.1.
Beschreibung der Änderungen
Art und Umfang der Änderungen (mit Angabe möglicher früherer Vertragsänderungen):
Die Notwendigkeit von mehreren kleinen Zusatzleistungen wurden erst im Zuge der Projektausführung und Implementierung der Software festgestellt. Die Anpassungen sind für einen fehlerfreien und reibungslosen Betrieb notwendig.
VII.2.2.
Gründe für die Änderung
Notwendigkeit zusätzlicher Bauarbeiten, Dienstleistungen oder Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer/Konzessionär (Artikel 43 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/23/EU, Artikel 72 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 89 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/25/EU)Beschreibung der wirtschaftlichen oder technischen Gründe und der Unannehmlichkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten, durch die ein Auftragnehmerwechsel verhindert wird:
Die Zusatzleistung „Customizing am Raumbuchungsmodul“ ist erforderlich, weil sich die Arbeitsprozesse im BMWK hinsichtlich der Informationsweitergabe zu verschiedenen Meeting-Plattformen mit der Standardkonfiguration von RaumFürRaum nicht effektiv und zielsicher abbilden lassen.
Die Zusatzleistung „Zusätzliche Administratorenschulung“ ist erforderlich, weil sich die Aufteilung der jeweiligen Aufgabengebiete hinsichtlich fachadministrativer Bestandteile der Plattform unterscheidet und somit eine Schulung, insbesondere für weitere Teiladminstrationen notwendig macht. Insbesondere die Erweiterung um die im Punkt „Customizing am Raumbuchungsmodul“ genannten Ergänzungen sind in den entsprechenden Prozessen in der Anwendung zu schulen.
Die Zusatzleistung „Ergänzungsmodul Labels“ ergänzt die Terminbuchung um Schlagworte. Sie ist erforderlich, weil die im BMWK verteilten Arbeitsprozesse, insbesondere die Leistungen in der Z-IUK-Veranstaltungstechnik, der Raumreservierung als auch den nachgelagerten Dienstleistungen mit Rahmenvertragspartnern, ergänzende Informationen benötigen, um eine Organisation ohne Eingriff in die Informationsweitergabe der Nutzenden (also Inhalte der jeweiligen Termindaten) zu ermöglichen.
Die Zusatzleistung „Einrichtung und Konfiguration von 2.000 Arbeitsplätzen“ ist erforderlich, weil sich bei der eigenständigen Anlage von neuen Arbeitsplätzen durch das BMWK über die Administratorfunktion herausstellte, dass dies umständlich und sehr zeitintensiv ist.
Die Zusatzleistung „Zusatzmodul Empfang“ ist erforderlich, da es hierdurch möglich wird Gästeanmeldungen und Veranstaltungsteilnehmer zu erfassen sowie die Parkplatzbereitstellung zu organisieren. Es entfällt zukünftig die Übertragung von personenbezogenen Daten aus Officedokumenten in E-Mailprogramme. Gleichzeitig erhalten die nachgelagerten Dienste wie die Sicherheitsüberprüfung, die Zutrittskontrollen und/oder Protokoll und auch Technik die Informationen über die beabsichtigten Formate der Veranstaltungen inkl. einer Abschätzung des zu erwartenden Arbeitsaufkommens in Bezug auf die Teilnehmendenzahlen.
VII.2.3.
Preiserhöhung
Aktualisierter Gesamtauftragswert vor den Änderungen (unter Berücksichtigung möglicher früherer Vertragsänderungen und Preisanpassungen sowie im Falle der Richtlinie 2014/23/EU der durchschnittlichen Inflation im betreffenden Mitgliedstaat)
Wert ohne MwSt.: 324 271,00 EUR
Gesamtauftragswert nach den Änderungen
Wert ohne MwSt.: 397 744,00 EUR