Objektdigitalisierung des Sammlungsbestandes Münzen der Stiftung Schloss Friedenstein Gotha im Rahmen von "Gotha transdigital 2027"

Die Stiftung Schloss Friedenstein Gotha möchte die numismatische Sammlung digitalisieren, inhaltlich erschließen und archivieren. Für den Zeitraum bis zum 31.12.2023 ist die qualitativ hochwertige Digitalisierung von ca. 114.000 Münzen, Medaillen und Papiergeld in 2D und ca. 1.000 weiteren ausgewählten Münzen als farbechte 3D-Scans beabsichtigt. Aufgrund der ausstehenden Förderzusage für den Zeitraum ab 2024 ist die Digitalisierung von ca. 31.000 weiteren Objekten optional anzubieten.

Hauptort der Ausführung: Stiftung Schloss Friedenstein Gotha Schlossplatz 1 99867 Gotha. Die Digitalisierung der numismatischen Sammlung muss aus Sicherheitsgründen in den Räumlichkeiten des Schlosses in 99867 Gotha erfolgen. Zur Digitalisierung der Münzsammlung werden drei Räume im 1.OG zur Verfügung gestellt, die derzeit technisch ertüchtigt werden. Weitere Angaben zum Haupterfüllungsort sind der Vergabeunterlage "Leistungsbeschreibung" zu entnehmen.

Als kulturelle Einrichtung von nationaler Bedeutung ist die Stiftung Schloss Friedenstein Gotha (SSFG) im Verbund mit weiteren Einrichtungen in Gotha und im Umland ein einzigartiges Bau-, Garten- und Sammlungsensemble der europäischen Residenzkultur. Sie besteht aus insgesamt vier Museen: dem Schlossmuseum, dem Historischen Museum, dem Museum der Natur sowie dem Herzoglichen Museum. Im Eigentum der Stiftung befinden sich über 1 Million Objekte, verteilt auf über 80 historisch gewachsene Sammlungsbereiche. Im Rahmen eines von der Europäischen Union, der Bundesrepublik Deutschland und des Landes Thüringen geförderten Vorhabens "Gothatransdigital2027" beabsichtigt die SSFG den Sammlungsbestand digital verfügbar zu machen und darüber hinaus alle Arbeits- und Vermittlungsprozesse unter der Prämisse der Digitalität zu transformieren. In einem ersten Schritt möchte die SSFG die numismatische Sammlung digitalisieren, inhaltlich erschließen und für Forschungs-, Bildungs-, und Vermittlungszwecke zugänglich machen. Zukünftig sollen qualitativ hochwertige Digitalisate der Münzen, Medaillen und des Papiergeldes der Forschung und Wissenschaft orts- und zeitunabhängig als Referenz- und Belegmaterial dienen. Die herzustellenden Bilder sollen mit wissenschaftlichen Informationen angereichert und in eine Online-Sammlung der Stiftung ausgespielt werden.

Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens werden nun folgende Leistungen vergeben:

- Erstellung und Ausarbeitung von Digitalisaten der numismatischen Sammlung in 2D (Lichtbilder) inkl. Wiegen, Messen und Erfassen von Kerndaten (Inventarnummer, Gewicht, Durchmesser, Stempelstellung) in einer browserbasierten Datenbank. Für den Zeitraum bis zum 31.12.2023 ist die Digitalisierung von etwa 114.000 Objekten (228.000 Digitalisate) geplant. Ab 2024 sind ca. 31.000 weitere Objekte (62.000 Digitalisate) zu digitalisieren, die aufgrund der ausstehenden Förderzusage für den Zeitraum ab 2024 optional anzubieten sind.

- Erstellung und Ausarbeitung von ca. 1.000 ausgewählten Münzen als farbechte 3D-Scans.

Die wissenschaftliche Erschließung durch Fachinformationen des Sammlungsbestandes ist nicht Teil des Auftrags. Die Digitalisierung der numismatischen Sammlung muss aus Sicherheitsgründen in den Räumlichkeiten des Schlosses in 99867 Gotha erfolgen. Die Umsetzung der Digitalisierung soll unmittelbar nach Erteilung des Zuschlages beginnen (geplant ab Anfang November 2021). Die ersten 4 Wochen sind als Erprobungsphase eingeplant und für die Einrichtung der Räumlichkeiten sowie erste Probeaufnahmen mit unterschiedlichen Münzen und Medaillen. Ziel ist eine Feinabstimmung des Digitalisierungskonzepts sowie der Arbeitsabläufe und die Ausarbeitung eines Style Sheets. Die eigentliche Digitalisierung erfolgt dann ab ca. Anfang Dezember 2021.

Weitere Digitalisierungsleistungen im Rahmen des Digitalisierungsprojektes "Gotha transdigital 2027" sollen in absehrbarer Zeit in gesonderten Vergabeverfahren vergeben werden, wozu - soweit vergaberechtlich erforderlich - gesonderte Veröffentlichungen erfolgen.

Wegen weiterer Einzelheiten - auch hinsichtlich des Workflows und der Anforderungen an die Digitalisate und das Colormanagement - wird auf die Vergabeunterlagen - insbesondere die Vergabeunterlage "Leistungsbeschreibung" nebst Anlagen - verwiesen.

Preis - Gewichtung: 50

Beschreibung der Optionen:

Das gesamte Vergabefahren wird als 1-stufiges Offenes Verfahren vollständig elektronisch über das Deutsche Vergabeportal (DTVP) als Vergabeplattform abgewickelt. Die geforderten Unterlagen (Angaben, Erklärungen, Nachweise etc.) sind gem. § 53 VgV ausschließlich elektronisch in Textform über DTVP an die Vergabestelle zu übermitteln.

Es wird darauf aufmerksam gemacht, dass der Bieter mit seinem Angebot verifizierende Teststellungen vorzulegen hat. Diese dienen der Prüfung, ob die von dem Bieter angebotene Leistung den in der Leistungsbeschreibung oder sonstigen Unterlagen geforderten technischen Ansprüchen genügt. Die Teststellungen werden im Rahmen des Zuschlags nicht gewertet. Sofern die Teststellung nicht den gem. Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen entspricht, gilt die Teststellung als "nicht erfüllt". Das Angebot ist dann zwingend wird vom Verfahren auszuschließen. Der Auftraggeber behält sich vor, den Bieter auf die Unzulänglichkeiten der Teststellung hinzuweisen und - einmalig - eine erneute Teststellung zu fordern.

Eine freiwillige Registrierung auf DTVP wird zur uneingeschränkten Teilnahme am Vergabeverfahren ausdrücklich empfohlen, insbesondere, um Informationsdefizite im Rahmen der späteren Bieterkommunikation zu vermeiden, welche im Falle einer fehlenden Registrierung zu Lasten des Bieters gehen. Bieterfragen können über DTVP bis 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist gestellt werden, damit gewährleistet ist, dass erbetene Informationen auch die anderen Bieter noch rechtzeitig erreichen. Diese Frist ist jedoch keine Ausschlussfrist. Die Beantwortung von Bieterfragen erfolgt anonymisiert an alle Bieter. Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied die vom Bieter gemäß den Vorgaben des Bieterbogens geforderten Unterlagen (Angaben, Erklärungen, Nachweise etc.) mit dem Angebot jeweils für sich vorzulegen. Soweit der Bieter den Einsatz von Unterauftragnehmern beabsichtigt, sind für diese die Unterlagen (Angaben, Erklärungen, Nachweise etc.) gemäß den Vorgaben des Bieterbogens mit dem Angebot vorzulegen.

Der Auftraggeber behält sich vor, von seinem Nachforderungsrecht gemäß § 56 VgV Gebrauch zu machen. Werden Unterlagen auf einmalige Nachforderung unter Fristsetzung nicht bzw. nicht wie gefordert nachgereicht, wird das Angebot ausgeschlossen.

Der Auftrag wird unter Berücksichtigung der Vorgaben des Thüringer Vergabegesetzes (ThürVgG) vergeben und ausgeführt. Die Bieter (und soweit vorgesehen, deren Nachunternehmer) haben hierzu entsprechende Verpflichtungserklärungen abzugeben.

Bei der Auftragsbearbeitung sind für die Verarbeitung personenbezogener Daten die einschlägigen Bestimmungen zum Datenschutz, insbesondere diejenigen der EU-Datenschutzgrundverordnung, einzuhalten.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YP5RLXV

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: