Wartungs- und Prüfungsleistungen an Brandmeldeanlagen in zwei Liegenschaften der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben in Berlin - VOEK 128-21

Die zu beschaffenden Dienstleistungen betreffen eine Brandmeldeanlage mit insgesamt 8 Brandmeldezentralen des Herstellers Siemens, verteilt auf zwei Liegenschaften des Bundesinstitutes für Risikobewertung in Berlin.

Für diese BMA werden die vierteljährliche Inspektion, die jährliche Wartung, kleine Instandsetzungsleistungen (Bedarfs- und Zusatzleistungen) und die Fernbetreuung vereinbart. Die Störungsbeseitigung innerhalb und außerhalb der Wartung und Inspektionen der Anlagen sind zu den in den Besonderen Vertragsbedingungen genannten Vorgaben zu gewährleisten. Der AN hält einen ständig verfügbaren Instandhaltungsdienst vor.

Der Leistungsbeginn ist der 01.01.2022. Das trifft auf die überwiegende Anzahl der Anlagen zu. Für einige Anlagen erfolgt der Leistungsbeginn später gemäß Leistungsverzeichnis.

Der Vertrag wird für eine Festlaufzeit von vier Jahren geschlossen mit der Option der zweimaligen Verlängerung um ein Jahr.

Bedarfs- und Zusatzleistungen sind erst nach Beauftragung durch die Auftraggeberin vom Auftragnehmer auszuführen.

Hauptort der Ausführung: Bundesinstitut für Risikobewertung im Diedersdorfer Weg 1 -3 und in Alt -Marienfelde 17-21, jeweils in 12277 Berlin

7 Brandmeldezentralen im Diedersdorfer Weg 1 -3 und eine Brandmeldezentrale in Alt -Marienfelde 17-21 sind in einer Brandmeldeanlage miteinander verbunden.

Die historischen Gebäude auf dem Gelände Alt-Marienfelde 17-21 stehen zum Teil unter Denkmalschutz. Die Gebäude auf dem Gelände Diedersdorfer Weg wurden seit 1980 errichtet.

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Als Zeitintervall der Verfügbarkeit der Gefahrenmeldeanlage gemäß DIN 31051 gilt die Laufzeit dieses Vertrages als vereinbart.

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Die Leistungen der Inspektion umfassen alle Maßnahmen zur Feststellung und Beurteilung des Istzustandes der Betrachtungseinheit (hier BMA/SAA) und deren Einrichtungen und Geräte gemäß DIN 31051. Dazu gehören die Bestimmung der Ursachen der Abnutzung und das Ableiten der notwendigen Konsequenzen für die künftige Nutzung.

Der AN führt die Inspektion der BMA/SAA und deren Einrichtungen und Geräte 4 mal jährlich, für Teile gemäß DIN VDE 0833-1 Punkt 5.3.2.1 und soweit zutreffend, gemäß DIN VDE 0833-4, Anhang J 2, durch.

Wenn für den fehlerhaften Teil der BMA/SAA oder deren Einrichtungen und Geräte Instandsetzung vereinbart ist, hat der AN, in der festgelegten Reaktionszeit die Instandsetzung einzuleiten.

Inspektionszeiträume: Mo.- Do. von 7:00 Uhr - 15:30 Uhr, Fr. von 7:00 Uhr - 14:00 Uhr.

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Die Wartung erfolgt mindestens entsprechend den Vorgaben des Herstellers und gemäß allen gültigen und relevanten Gesetzen, Vorschriften, Normen, Richtlinien etc. sowie den anerkannten Regeln der Technik.

Die Leistungen der Wartung umfassen die regelmäßigen Maßnahmen zur Erhaltung des einwandfreien Zustands und der Funktion der Betrachtungseinheit (hier BMA/SAA) und deren Einrichtungen und Geräte nach der Arbeitsanweisung des Herstellers und gemäß DIN 31051.

Der AN führt die Wartung der BMA/SAA und deren Einrichtungen und Geräten 1 mal jährlich gemäß DIN VDE 0833-1 Punkt 5.3.3 und soweit zutreffend gemäß DIN VDE 0833-4, Anhang J 3, durch.

Alle Leistungen sind in einem Leistungsnachweis und dem Betriebsbuch entsprechend den VdS-Richtlinien zu dokumentieren. Werden bei der Wartung Fehler festgestellt, ist die AG unverzüglich zu unterrichten und der AN hat entsprechend der festgelegten Reaktionszeit die Instandsetzung einzuleiten.

Verknüpfungen und Abhängigkeiten zwischen den Gefahrenmeldeanlagen sind zu prüfen und zu dokumentieren.

Wartungszeiträume: Mo.- Do. von 7:00 Uhr - 15:30 Uhr, Fr. von 7:00 Uhr - 14:00 Uhr.

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Kleine Instandsetzungen erfolgen mindestens entsprechend den Vorgaben des Herstellers und gemäß allen gültigen und relevanten Gesetzen, Vorschriften, Normen, Richtlinien etc. sowie den anerkannten Regeln der Technik.

Der AN führt bis zu einer Wertgrenze von 3.000 € (netto) alle notwendigen Instandsetzungen durch. Dazu ist der AG ein gesondertes Angebot zur Prüfung einzureichen. Die Beauftragung durch die AG erfolgt auf Grundlage des eingereichten Angebotes. Auf die Übertragung dieser Leistungen besteht kein Rechtsanspruch.

Der AN übernimmt dabei alle notwendigen Leistungen für die Instandsetzung der vertragsgegenständlichen Anlagen sowie sämtliche zur Wiederherstellung des Sollzustandes der Anlagen erforderlichen Maßnahmen. Der AN führt die kleine Instandsetzung am Standort der BMA, erforderlichenfalls durch Verwendung von Ersatzbaugruppen/Austauschteilen durch.

Der Meldertausch ist rechtzeitig vorzunehmen, wenn die Notwendigkeit nachgewiesen wird. Beim Einsatz von Akkus und Batterien ist von einer Mindestbetriebszeit von 2 Jahren auszugehen. Kosten für den Wechsel werden nur extra vergütet, wenn die Mindestbetriebszeit erreicht wurde, es sei denn der AN weist nach, dass die verkürzte Betriebszeit nicht von ihm zu vertreten ist. Alle Leistungen sind in einem Leistungsnachweis und dem Betriebsbuch entsprechend den VdS-Richtlinien zu dokumentieren.

Die Leistungen sind im Zeitraum Mo.- Do. von 7:00 Uhr-15:30 Uhr, Fr. von 7:00 Uhr-14:00 Uhr durchzuführen.

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Reaktionszeiten:

Die Einleitung qualifizierter Maßnahmen erfolgt innerhalb von 24 h für Fehler, die im Rahmen der Inspektion oder Wartung festgestellt wurden oder nach Störungsmeldung durch die AG innerhalb von 4 Stunden, bei Einsätzen mit besonderer Dringlichkeit, den Noteinsätzen.

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Als Fernbetreuung werden Tätigkeiten, gemäß DIN VDE 0833-1 Pkt. 5.1.4 und weitere Leistungen die aus der Ferne durchgeführt werden können, definiert.

Leistungen und Tätigkeiten dürfen, wenn die in DIN VDE 0833-1 Pkt. 5.1.4 festgelegten Bedingungen und zusätzlich die Verschwiegenheitserklärung festgelegten Bedingungen erfüllt sind, per Fernbetreuung durchgeführt werden.

Wenn Tätigkeiten per Fernbetreuung erfolgen, hat der AN nach Beendigung der Tätigkeiten der AG einen Nachweis gemäß DIN VDE 0833-1 Pkt. 5.4 zuzuleiten. Dieser Nachweis ist von der AG dem Betriebsbuch hinzuzufügen.

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Pflichten des Auftragnehmers:

- alle zur Erbringung der Leistungen benötigten Hilfsmittel (z.B. Messgeräte, Werkzeuge), Hilfsstoffe (z.B. Schmier-, Reinigungs- und Prüfmittel) sowie auch geeignete Zugangstechnik (z.B. Leitern) usw. sind zu stellen bzw. zu liefern. Die Kosten sind, wenn nicht anders angegeben, mit den Einheitspreisen abgegolten.

- die Ausführung der einzelnen Leistungen sind unverzüglich in dem Betriebsbuch der GMA zu dokumentieren.

- die Leistungen sind so auszuführen, dass die Sicherheit der GMA erhalten bleibt. Die Betriebsbereitschaft ist für die Dauer der Leistungen aufrechtzuerhalten, soweit dies möglich ist.

- die allgemein anerkannten Regeln der Technik, die gesetzlichen Bestimmungen und Schutzvorschriften, insbesondere die Unfallverhütungsvorschriften, sind uu beachten.

- der AN hält einen ständig verfügbaren Instandhaltungsdienst vor. Er hat die Leistungen mit seinem Betrieb zu erbringen. Er darf Teile der Leistung mit Zustimmung der AG in Textform an Nachunternehmer übertragen. Er ist verpflichtet, Elektrofachkräfte GMA nach DIN VDE 0833-1 Pkt.3.1.27 einzusetzen.

- erkennt der AN, auch außerhalb seines Aufgabenbereichs, Fehler, welche die Betriebsbereitschaft oder Sicherheit an der GMA gefährden können, hat er die Annahmestelle der AG unverzüglich zu benachrichtigen und erforderlichenfalls bei Gefahr im Verzug die Außerbetriebnahme der GMA zu veranlassen.

- fernmündliche oder mündliche Mitteilungen sind in Textform zu bestätigen. Auf andere Fehler, die beseitigt werden müssen und deren Beseitigung nicht zu den vereinbarten Leistungen gehören, hat der AN die AG unverzüglich in Textform hinzuweisen.

- bei Erkennen, dass wegen Änderung der Nutzung oder Änderung der bestehenden Vorschriften andere Vereinbarungen zum Vertrag oder Änderungen an der GMA notwendig werden, hat er die AG in Textform darauf hinzuweisen und ein entsprechendes Angebot zu unterbreiten.

- Sicherstellen, dass seine Mitarbeiter die Haus- und Sicherheitsregeln einhalten. Den Weisungen der Mitarbeiter des Betreibers ist Folge zu leisten. Bei Zuwiderhandlungen gegen die Sicherheitsvorschriften kann der Zutritt für das jeweilige Personal des AN eingeschränkt und vorübergehend oder auf Dauer verwehrt werden.

- die ausgeführten Leistungen in der Arbeitskarte und den in diesem Zusammenhang festgestellten allgemeinen Anlagenzustand einschließlich etwaiger, in absehbarer Zeit notwendig werdender Instandsetzungsleistungen sowie die gegebenenfalls ausgewechselten Teile in einem Leistungsnachweis zu dokumentieren.

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Der Zeitpunkt der Durchführung der Leistungen ist mit dem Beauftragten der AG rechtzeitig vor Beginn abzustimmen.

Der AN hat die Termine für die Ausführung der Leistungen für das laufende Geschäftsjahr im Vorfeld zu planen. Zu diesem Zweck erstellt der AN innerhalb von 4 Wochen nach Erhalt des Zuschlagsschreibens bzw. bis zur 4. Kalenderwoche des laufenden Geschäftsjahres einen Wartungsplan. Die Wartungstermine sind unter Berücksichtigung der innerbetrieblichen Abläufe des Nutzers, mit dem Beauftragten der AG abzustimmen.

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Sämtliche Verpflichtungen des AN aus diesem Vertrag gelten gleichermaßen auch für vom AN eingesetzte Unterauftragnehmer.

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Die Vergütung wird nach erbrachter, vertragsgemäßer Leistungserbringung und Vorlage eines Leistungsnachweises vierteljährlich in der Mitte des Quartals gezahlt, mit Ausnahme: Bei Bedarfspositionen erfolgt die Vergütung nach erbrachter Leistung.

Die Vergütung ist für die Dauer von 24 Monaten ab Leistungsbeginn ein Festpreis. Die Fahrtkosten sind Bestandteil der Vergütung.

Nach Ablauf dieser Frist kann auf schriftliches Verlangen des AN die Vergütung angepasst werden. Eine Anpassung ist zulässig, wenn sich der maßgebliche Tarifvertrag ändert und/oder kostenrelevante gesetzlichen Änderungen eintreten.

Die Anpassung der Vergütung erfolgt nach den Eintragungen des AN im Vordruck Preisgleitklausel.

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Die Zustellung von Rechnungen hat auf elektronischem Weg über das webbasierte Verwaltungsportal des Bundes für den Zentralen Rechnungseingang (ZRE) im sog. XRechnungsformat zu erfolgen. Den ZRE erreichen Sie unter xrechnung.bund.de.

Zu beachten sind Vorgaben bei der Nutzung des Verwaltungsportals des Bundes für den zentralen Rechnungseingang, zur Rechnungsstellung an die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben und Ausnahmen nach der E-RechV unter https://www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller/?cli_action=1616406334.963

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Werden im Zusammenhang mit der Erbringung von vereinbarten Leistungen Schäden an den GMA und deren Einrichtungen/Geräten verursacht, hat der AN die Schäden unverzüglich zu beseitigen, wenn ihn oder seine Erfüllungsgehilfen Verschulden trifft.

Der AN hat eine Haftpflichtversicherung abzuschließen, die Schäden in folgender Höhe abdeckt:

- Sachschäden auf 1.000.000,- € je Schadensfall, höchstens aber 2.000.000,- € insgesamt.

- Vermögensschäden auf 500.000,- € je Schadensfall, höchstens aber 1.000.000,- € insgesamt.

- Personenschäden auf 1.500.000,- € je Schadensfall, höchstens aber 3.000.000,- € insgesamt.

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Der AN verpflichtet sein Personal zur Verschwiegenheit und legt für dieses vor dem erstmaligen Arbeitseinsatz eine schriftliche Verschwiegenheitserklärung vor.

Beschreibung der Optionen:

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2

Nicht alle örtlichen Besonderheiten können beschrieben bzw. durch die beiliegenden Lagepläne dargestellt werden. Ortsbesichtigungen werden deshalb dringend empfohlen und erfolgen nur nach Absprache.

Terminvereinbarungen für den Besichtigungszeitraum 17.05. bis 21.05.2021 sind frühzeitig über die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannten Kontakte zu vereinbaren.

Die Zuweisung eines Termins erfolgt in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen. Nur bestätigte Termine werden durchgeführt.

Im Anschluss an die Ortsbesichtigung hat sich der Bieter die Wahrnehmung des Besichtigungstermins schriftlich mit dem anliegenden Formular (Bestätigung zur Objektbegehung) bestätigen zu lassen und dieses den Angebotsunterlagen beizufügen.

Zum wechselseitigen Schutz vor Ansteckung mit dem Corona-Virus ist bei allen Ortsbesichtigungen unter den Teilnehmern ein Mindestabstand von 1,5 Metern zu wahren. Bei Innenbesichtigungen ist zwingend von allen Teilnehmern eine Mund-Nase-Bedeckung zu tragen. Bei Teilnahme an Außenbesichtigungen werden die Teilnehmer um das Tragen einer Mund-Nase-Bedeckung gebeten. Gelten zum Zeitpunkt der Besichtigung strengere Vorgaben, sind diese zu beachten. Der Teilnehmer wird dann bei der Terminvereinbarung zur Besichtigung entsprechend informiert. Aufgrund der aktuellen Gesundheitslage und der damit verbundenen Einschränkungen kann die Möglichkeit der Ortsbesichtigung kurzfristig für alle Teilnehmer entfallen.

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Mit Angebot sind folgende vollständig ausgefüllte Unterlagen einzureichen:

- Angebotsschreiben (Anhang 0)

- Bieterauskunft mit Eigenerklärungen (Anhang II)

- Leistungsverzeichnis (Anhang I.1) im GAEB und PDF-Format

- Preisgleitklausel (Anhang I.4)

- Bestätigung zur Objektbegehung (Anhang I.7)

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Auf Anforderung der Vergabestelle sind einzureichen:

- Bietergemeinschaftserklärung (Anhang III), soweit zutreffend

- die Bieterauskünfte mit Eigenerklärungen der Bietergemeinschaftsmitglieder (Anhang II)

- die Erklärungen und Verpflichtungserklärungen von Unterauftragnehmern bzw. Unternehmen, die einer Eignungsleihe zustimmen (Anhang IV) und die entsprechend ausgefüllte Bieterauskunft mit Eigenerklärung (Anhang II) für Unterauftragnehmer und Eignungsleiher

- ein aktueller (nicht älter als drei Monate) Auszug aus dem Handelsregister oder gleichwertig

- die schriftlichen Nachweise der nach Aufforderung der Vergabestelle vorzulegenden Zertifikate und Qualifikationsnachweise, wie unter Ziffer III.1.3, Nr. 6, benannt

- Kopie der Betriebs-Haftpflichtversicherung

- Vollständig ausgefülltes Kalkulationsformblatt VHB 221 (oder 222)

- Vollständig ausgefülltes Formblatt VHB 223 zur Aufgliederung der Einheitspreise

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Kann ein Bieter aus berechtigtem Grund geforderte Urkunden oder Bescheinigungen nicht beibringen, genügt die Vorlage anderer Dokumente, sofern sie ebenso geeignet sind, die Eignung des Bieters und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen.

Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Werden solche Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, können sie durch eine Versicherung an Eides statt ersetzt werden. In Staaten, in denen es keine Versicherung an Eides statt gibt, kann diese durch eine förmliche Erklärung ersetzt werden. Nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen.

Der Nachweis der Eignung/des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen kann ganz oder teilweise durch Präqualifikation erbracht werden.

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Im Leistungsverzeichnis müssen alle Preise und sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten sein. Fehlende oder unzutreffende Preisangaben oder Änderungen und Ergänzungen führen grundsätzlich zum Ausschluss des Angebots.

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Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, deren Klärung für die Angebotsabgabe wesentlich sind, z. B., weil sie die Preisermittlung beeinflussen oder die Vergabeunterlagen unvollständig bzw. nicht für alle Bieter gleichermaßen verständlich sind, so hat der Bieter die Auftraggeberin unverzüglich und vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen.

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Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Zuschlagskriterium ist der Preis. Dieser Preis (Wertungssumme) ist die Angebotssumme des Leistungsverzeichnisses einschließlich eines ggf. im Angebotsschreiben angegebenen Nachlasses ohne Bedingungen.

Bei gleichem Wertungspreis hat das Angebot mit den günstigsten Wartungspreisen (Summe Titel 1 bis 3) den Vorrang.

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Bei Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Unterauftragnehmer, Eignungsleihe) sind diesen Unternehmen die Informationsquelle zur Datenschutzerklärung der Auftraggeberin „www.bundesimmobilien.de/datenschutz“ vor Angebotsabgabe durch den Bieter zu übermitteln. In gleicher Weise sind die Ansprechpersonen der Referenzgeber vom Bieter vorab zu informieren.

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Es gelangen nur vollständige und fristgerecht eingegangene Angebote in die Wertung. Die Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur von Unterlagen, Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweisen richtet sich nach dem § 56 VgV. Hierbei setzt die Auftraggeberin eine angemessene Frist von mindestens drei Werktagen und übt ihr Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus. Einen Anspruch auf Nachforderung haben die Bieter nicht.

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Angebote, die eines der Ausschlusskriterien des § 57 Abs. 1 VgV erfüllen, werden nicht gewertet.

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Die Auftraggeberin prüft die Auskömmlichkeit der Angebote gem. § 60 VgV und verlangt vom Bieter Aufklärung, wenn der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig sind. Vom Bieter sind in den Vergabeunterlagen geforderte Angaben zur ggf. tariflichen Bindung und Produktivlohn bzw. Stundenverrechnungssatz für Prüfung/Wartung und für Störungseinsätze vorzunehmen, die für eine erste Prüfung herangezogen werden. Bei weiterem Aufklärungsbedarf fordert die Auftraggeberin den Bieter unter Setzung einer angemessenen Frist von mindestens drei Werktagen auf, die Auskömmlichkeit des Angebots eingehend zu erläutern (ggf. mithilfe der Formblätter VHB FB 221 (oder 222) und 223. Wenn der Bieter die Zweifel an der Auskömmlichkeit nicht oder nicht fristgerecht ausräumt, darf sein Angebot ausgeschlossen werden.

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Fragen zu den Vergabeunterlagen sind nur über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen. Telefonische Auskünfte werden nicht geteilt. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 03.06.2021, 12:00 Uhr, bei der e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) eingehen. Die Bieter haben sich zudem selbstständig und regelmäßig über Änderungen der Vergabeunterlagen sowie die Beantwortung von Fragen durch die Vergabestelle zu informieren und diese im Rahmen ihrer Angebotserstellung zu berücksichtigen. Auf der e-Vergabe-Plattform registrierte Bieter werden automatisch informiert. Eine Nichtberücksichtigung von Änderungen kann zum Ausschluss des Angebotes führen.

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: