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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn, Abt. 5.3
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: SRM Ablösung/ easyBANF
Beschreibung: Die Universität Bonn beabsichtigt die Vergabe der dauerhaften Überlassung, Implementierung und Anpassung der Beschaffungslösung "easyBANF" einschließlich Wartung, Updates und Fehlerkorrekturen auf Grundlage der EVB-IT Erstellung und Anpassung von Software Die Universität Bonn betreibt ein SAP-Beschaffungssystem mit ca. 2.000 aktiven Nutzer*innen. Die neue Lösung soll sich nahtlos in die bestehende SAP-Systemlandschaft integrieren. SAP Materials Management (SAP MM) bleibt weiterhin das führende System für Beschaffungs-, Logistik- und Materialwirtschaftsprozesse . Ziel ist eine funktionale Ergänzung der bestehenden Architektur ohne grundlegenden Technologiewechsel.
Kennung des Verfahrens: 3a298d1e-36c9-4f59-8bfa-c38974d90414
Vorherige Bekanntmachung: 487972-2026
Interne Kennung: 024-26
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Regina-Parcis-Weg 3
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPNY5ED28D#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: SRM Ablösung/ easyBANF
Beschreibung: Hintergrund der Beschaffung ist die angekündigte, absehbare Einstellung des Supports für SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) durch SAP. Die Universität Bonn benötigt daher eine zukunftsfähige Nachfolgelösung für die operative Einkaufsabwicklung, insbesondere für Bedarfserfassung, Genehmigungsprozesse und Wareneingangsbestätigungen. Besonderer Fokus liegt auf einer modernen und nutzerfreundlichen Bedienoberfläche, insbesondere über SAP Fiori, um die bestehenden SAP-Kernprozesse zeitgemäß und effizient abzubilden.
Interne Kennung: 024-26
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Regina-Parcis-Weg 3
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 487972-2026
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Funktionalität
Beschreibung: Die aufgestellten und notwendige Funktionalität des Produktes waren das entscheidende Zuschlagskriterium
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Kriterium sind die Voraussetzungen, die an das Produkt gestellt werden
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: Schlichtungsstelle/ Überprüfungsstelle Vergabekammer Westfalen Informationen über die Überprüfungsfristen: Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Auf die prozessualen Vorschriften der§§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Westfalen
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn, Abt. 5.3
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 311 607,50 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Verhandlungsverfahren o. TW gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV: Die Ausnahmevoraussetzungen unterliegen einer strikten und engen Auslegung. In diesem konkreten Fall sind die Bedingungen jedoch gegeben. Gemäß der Rechtsprechung des OLG Düsseldorf müssen hierfür 4 Kriterien erfüllt sein:1)Das gewählte Produkt ist das einzige, das den definierten Beschaffungsbedarf des Auftraggebers decken kann.2)Die Festlegung auf dieses Produkt basiert auf sachlich nachvollziehbaren Gründen.3)Diese Gründe treffen in der Realität zu und sind im Zweifel belegbar.4)Die Auswahl führt zu keiner Diskriminierung. 1)Ausgangspunkt der Beschaffung ist das Supportende des SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) zum 31.12.2027. Die Uni Bonn benötigt daher eine Nachfolgelösung für die operative Beschaffung, insbesondere für Bedarfserfassung, Genehmigungsprozesse, Bestellabwicklung und Wareneingangsbestätigungen. Die Lösung muss sich in die bestehende SAP-S/4HANA-Systemlandschaft integrieren, in der SAP Materials Management (SAP MM) weiterhin das führende System für Beschaffungs-, Logistik- und Materialwirtschaftsprozesse darstellt. Ziel ist eine Weiterentwicklung innerhalb der bestehenden Architektur ohne Systembruch sowie die Bereitstellung moderner, nutzerfreundlicher Oberflächen, insbesondere auf Basis von SAP Fiori. Vor diesem Hintergrund in Verbindung mit den nachfolgenden Ausführungen erfüllt ausschließlich easyBANF in der angebotenen Ausprägung die Gesamtheit der technischen, betrieblichen und strategischen Anforderungen der Uni Bonn. Die im NRW-Hochschulumfeld etablierte SAP-Referenzarchitektur (Projekt SAP.NRW) sieht für die Abbildung der Beschaffungsprozesse den Einsatz von easyBANF vor. Die Lösung bildet die beschriebene Prozesslogik innerhalb einer standardisierten SAP-nahen Hochschulumgebung ab und gewährleistet die erforderliche Integration in die bestehende SAP-Architektur sowie die Anschlussfähigkeit an bestehende und perspektivisch relevante Hochschulstandards NRW. Alternative Systeme erreichen weder die erforderliche Integrationstiefe in die SAP-Architektur noch die notwendige Kompatibilität mit den bestehenden und zukünftigen Hochschulstandards in vergleichbarer Weise. 2)Für die Auswahl der geeigneten Lösung sind 3 zentrale Aspekte maßgeblich: die strategische Anschlussfähigkeit an hochschulübergreifende Entwicklungs- und Betriebsmodelle, Integrationsfähigkeit sowie Risikominimierung. Ein wesentlicher Aspekt ist die strategische Perspektive eines hochschulübergreifenden Betriebs und einer gemeinsamen Weiterentwicklung innerhalb NRW. Obwohl die Uni Bonn nicht an der Entwicklung der sogenannten NRW-Referenz beteiligt war, verfolgt sie das Ziel, für eine künftige Zusammenarbeit mit Hochschulen ihre Systemlandschaft an etablierten NRW-Standards auszurichten. Ein gemeinsamer Betrieb bietet erhebliche Vorteile durch Synergieeffekte geringere Betriebs- und Wartungskosten sowie standardisierte Weiterentwicklungs- und Supportprozesse. Voraussetzung hierfür ist jedoch eine hohe funktionale und technische Übereinstimmung der eingesetzten Systeme, insbesondere im zentralen Beschaffungsprozess. Abweichungen in diesem Kernbereich würden die Interoperabilität und die Möglichkeit gemeinsamer Betriebsmodelle erheblich einschränken. Aus technischer Sicht ist eine tief in SAP integrierte Lösung erforderlich. Extern angebundene Anwendungen erhöhen durch Schnittstellenabhängigkeiten den Aufwand bei Releasewechseln und Systemupdates erheblich und bergen das Risiko von Funktionsstörungen, die häufig erst im Produktivbetrieb sichtbar werden. Eine integrierte Lösung reduziert diese Komplexität deutlich und gewährleistet einen stabileren und wartungsärmeren Betrieb. Hinzu kommt die Notwendigkeit, Projektrisiken bei der Einführung eines neuen Beschaffungssystems zu minimieren. Implementierungsprojekte in diesem Umfeld sind von hoher Komplexität, möglichen Verzögerungen und nachträglichem Anpassungsbedarf geprägt. Diese Risiken werden durch das Ende der SAP-SRM-Herstellerunterstützung zusätzlich verschärft, da eine nicht fristgerechte Ablösung zu wirtschaftlich und organisatorisch nachteiligen Übergangsszenarien führt. Besonders geeignet sind daher Lösungen, die bereits in vergleichbaren SAP-Hochschulumgebungen produktiv eingesetzt werden und dort ihre Stabilität und Integrationsfähigkeit nachgewiesen haben. 3)Im Rahmen der ausführlichen Markterkundung wurde geprüft, welche am Markt verfügbaren Lösungen die beschriebenen Anforderungen erfüllen. Dabei zeigt sich, dass zwar verschiedene SAP-nahe sowie cloudbasierte Beschaffungssysteme existieren, diese jedoch die spezifischen Anforderungen der Uni Bonn insbesondere im dezentralen Beschaffungsumfeld nicht vollständig abdecken und zudem keine gleichwertige Integrationstiefe in die bestehende SAP-Architektur gewährleisten. Die im NRW-Hochschulumfeld aktuell in der Umsetzung befindliche Referenzarchitektur sieht für die Abbildung der Beschaffungsprozesse den Einsatz von easyBANF vor. Diese Lösung ist bei Hochschulen in NRW im Einsatz und bildet die beschriebene Prozesslogik innerhalb einer standardisierten SAP-nahen Hochschulumgebung ab. Dadurch liegt ein belastbare Erfahrung hinsichtlich Betrieb, Integration und Weiterentwicklung vor, der die technische als auch die organisatorische Anschlussfähigkeit an mögliche Verbundmodelle unterstützt. Die Lösung wird ausschließlich vom Rechteinhaber GISA GmbH bereitgestellt und ist nicht über Dritte verfügbar. 4)Die Auswahl von easyBANF ergibt sich aus einer Kombination der objektiven technischen, betrieblichen und strategischen Anforderungen der Uni Bonn. Maßgeblich sind insbesondere die notwendige Integration in die bestehende SAP-S/4HANA-Systemlandschaft, die Minimierung von Einführungs- und Betriebsrisiken sowie die angestrebte Anschlussfähigkeit an die aktuell in Umsetzung befindlichen hochschulübergreifenden Standards innerhalb NRW. Damit ergibt sich die Auswahl sachlich begründet aus objektiven System- und Betriebsanforderungen.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: GISA GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 1 2025 06 023
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Angebots: 311 607,50 EUR
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1 2025 06 023 / 024-26
Titel: SRM Ablösung/ easyBANF
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn, Abt. 5.3
Registrierungsnummer: 05314-06001-84
Postanschrift: Regina-Pacis-Weg 3
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 228-73-1938
Fax: +49 228-73-9696
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: 05314-06001-84
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221-147-2747
Fax: +49 221-147-2889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: GISA GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE158253683
Postanschrift: Leipziger Chaussee 191 a
Stadt: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land, Gliederung (NUTS): Halle (Saale), Kreisfreie Stadt (DEE02)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 329e1316-cd98-4426-ad06-2dad14fee2dd - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 20/08/2026 14:40:45 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 581013-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 161/2026
Datum der Veröffentlichung: 21/08/2026