58328-2024 - Wettbewerb
Deutschland – Bibliothekensoftwarepaket – Einführung einer neuen Bibliotheksmanagementsoftware (BMS)
OJ S 20/2024 29/01/2024
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Lieferleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Essener Systemhaus
E-Mail: einkauf@esh.essen.de
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Einführung einer neuen Bibliotheksmanagementsoftware (BMS)
Beschreibung: Das Essener Systemhaus (ESH) als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und ITK-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen beabsichtigt die Einführung einer neuen Bibliotheksmanagementsystem (kurz: "BMS") in Form einer Standard-Software Software-as-a-Service-Lösung für die Stadtbibliothek Essen zum 2. Quartal 2024 mit Produktivsetzung zum 01.12.2024 im Rahmen eines offenen Verfahrens zu vergeben.
Kennung des Verfahrens: 166bfa35-bf56-45b8-a4a3-59f6337ac334
Verfahrensart: Offenes Verfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48160000 Bibliothekensoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48161000 Bibliothekenverwaltungssystem
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45145
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGY1AMYQ5H4 Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 19.02.2024, 12:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen. Der Anbieter schließt einen Vertrag zur Auftragsdatenvereinbarung mit dem betroffenen Bereich ab. Ein entsprechendes Muster ist den Ausschreibungsunterlagen beigefügt (s. Formular 2023-44 Vereinbarung Auftragsverarbeitung). Es wird daher erwartet, dass dem Fachbereich als auch dem Essener Systemhaus ein Auditrecht in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit bei der bietenden Partei eingeräumt wird, welches auch vor Abschluss des EVB-IT Vertrags wirksam ist. Die Softwarelösung muss ISO 27001 zertifiziert sein. Das Hosting muss innerhalb der EU bei Dienstleistern mit C5 Testat oder ISO 27001 Zertifikat stattfinden. Sollten mehrere Rechenzentren in Frage kommen, so können die Alternativen angeboten werden. Es darf keinen Datenabfluss personenbezogener Daten an nicht EU-Länder/Drittländer oder an Dritte aufgrund der besonders schützenswerten Daten (z.B. von minderjährigen Nutzenden "Kinderkonten") geben. Das angebotene Bibliotheksmanagementsystem entspricht in jeglicher Hinsicht der EU-DSGVO in aktuellster Fassung und wird auf deren Einhaltung hin stets aktuell gehalten. Die Einhaltung der einschlägigen Datenschutzgesetze (u.a. europäische Datenschutz-Grundverordnung, Bundesdatenschutzgesetz und Landesdatenschutzgesetz) muss durch die bietende Partei gewährleistet sein. Es müssen daher entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) getroffen werden. Diese sind der bietenden Partei in geeigneter Weise zu belegen.
Rechtsgrundlage: 
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Einführung einer neuen Bibliotheksmanagementsoftware (BMS)
Beschreibung: Hauptziele sind: - die zwingend bis 01.12.2024 abzuschließende Erneuerung des abzulösenden Altsystems, - die dafür nötige erfolgreiche Migration der Altdaten, - der Weiterbetrieb der bereits im Einsatz befindlichen Peripheriegeräte nach Anpassung der Schnittstellen auf das neue System, - Integrierung und Weiterbetrieb bisheriger digitaler Medienangebote - die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen gemäß §146a Abgabenordnung (= Technische Sicherheitseinrichtung) ab dem 01.12.2024 Nebenziele sind: - die Digitalisierung von bisher analog durchgeführten Prozessen, - die zukunftsfähige Ausrichtung der Stadtbibliothek Essen auf die Kundenorientierung, z.B. durch - servicegestützte Veranstaltungs- und Führungsarbeit (Medien- und Informationskompetenzvermittlung) und - die Bereitstellung mobil unterstützter bzw. gestützter Kundenservices.
Interne Kennung: #1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48160000 Bibliothekensoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48161000 Bibliothekenverwaltungssystem
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45145
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium: 
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Die bietende Partei muss den Nachweis über eine Haftpflichtversicherung mit einer Versicherungssumme von mind. 1 Million EUR erbringen, welche zur Abdeckung etwaiger Haftungs-Schäden aus dem Vertragsverhältnis zwischen der bietenden Partei und der Auftraggeberin z.B. für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit dient. Der Zusatzbaustein "Produkthaftpflicht" sollte vorhanden sein. Ergänzungen hierzu s. Ziffer 17.3 des beigefügten Entwurfes zum EVB-IT-Systemvertrages.

Kriterium: 
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gefordert ist die unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular Ausschlussgründe zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen. Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.

Kriterium: 
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Das angebotene Bibliotheksmanagementsystem (=BMS im Rahmen dieser Ausschreibung) muss speziell auf Bibliotheken ausgerichtet sein, als Nachweis ist eine Referenzliste über mindestens drei öffentliche kommunale Bibliotheken mit Ansprechpartner*innen und Einwohnerzahl beizulegen, bei denen das Produkt im Einsatz ist. Eine dieser Referenzen muss allerdings eine kommunale öffentliche Bibliothek im deutschsprachigen EU-Raum (DACH+Luxemburg) mit mindestens 100.000 Einwohnern sein. Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular Referenzen zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGY1AMYQ5H4/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal: 
URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGY1AMYQ5H4
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGY1AMYQ5H4
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 27/02/2024 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 59 $name_timeperiod.DAYS_PLURAL_deu
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: 
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Dokumente werden gemäß den Bestimmungen der VgV nachgefordert.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: 
Eröffnungstermin: 27/02/2024 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ort des Eröffnungstermins: Die Öffnung erfolgt elektronisch über den Vergabemarktplatz.
Eröffnungstermin: 27/02/2024 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ort des Eröffnungstermins: Die Öffnung erfolgt elektronisch über den Vergabemarktplatz.
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die anbietende Partei muss mind. 10 Mitarbeitende haben, eines der Hauptgeschäftsfelder muss das angebotene Bibliotheksmanagementsystem sein.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Essener Systemhaus
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Essener Systemhaus
TED eSender: Beschaffungsamt des BMI
8. Organisationen
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: esender_hub@bescha.bund.de
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation: 
TED eSender
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Essener Systemhaus
Registrierungsnummer: DE119651740
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45145
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
E-Mail: einkauf@esh.essen.de
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation: 
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Essener Systemhaus
Registrierungsnummer: DE119651740
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45145
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
E-Mail: einkauf@esh.essen.de
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation: 
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: t:02211473055
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
E-Mail: VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de
Telefon: +49 221-1473055
Fax: +49 221-1472889
Rollen dieser Organisation: 
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Essener Systemhaus
Registrierungsnummer: DE119651740
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45145
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
E-Mail: einkauf@esh.essen.de
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation: 
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 6672f3ae-61bc-4efb-9e02-64d3c2b5f272  -  01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 26/01/2024 00:01:40 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 58328-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 20/2024
Datum der Veröffentlichung: 29/01/2024