5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72510000 Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste, 72512000 Dokumentenmanagement
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Rathauspassage 1
Stadt: Stadthagen
Postleitzahl: 31655
Land, Gliederung (NUTS): Schaumburg (DE928)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbekannt
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 4
Weitere Informationen zur Verlängerung: Möglichkeit zur Verlängerung der Serviceleistungen (siehe 5.2) des EVB-IT-Vertrags.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme# Eine detaillierte Projektplanung inkl. Meilenstein- und Zeitplanung ist zwischen Auftraggeber und Auf- tragnehmer einvernehmlich abzustimmen. Servicelaufzeiten werden für die Dauer von mindestens 48 Monaten (Mindestvertragsdauer) vereinbart. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn dieser nicht vom Auftraggeber gekündigt wird. Die max. Vertrags-laufzeit beträgt 8 Jahre.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Referenz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Der Bewerber hat mindestens eine Referenz aus dem Zeitraum ab dem 01.01.2023 vorzulegen. Die Referenz muss eine Kommunalverwaltung betreffen (Stadtverwaltung, Gemeindeverwaltung, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt oder Zweckverband; bei Projekten außerhalb Deutschlands eine vergleichbare Verwaltungsebene) und eine DMS?Einführung mit anschließender produktiver Nutzung nachweisen. Erforderlich sind mindestens 100 aktive DMS?Anwender in der benannten Verwaltung. Hinweise / Ausschlussgründe: Kommunale Rechenzentren gelten nicht als Referenz, da sie keine kommunale Verwaltung mit eigenen Verwaltungsaufgaben darstellen. Fehlende Pflichtangaben (Name der Referenz, Name des Ansprechpartners, Telefonnummer) führen zur Nichtbewertung der Referenz und damit zum Ausschluss des Bewerbers vom weiteren Verfahren. Gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c i. V. m. § 6 Abs. 3 DSGVO sowie §§ 97 ff. GWB sind Bewerber verpflichtet, die geforderten Angaben vollständig und wahrheitsgemäß zu machen. Werden die Angaben nicht gemacht, kann der Teilnahmeantrag nach den vergaberechtlichen Vorschriften vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Sprachkenntnis (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C2 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gesetzliche Ausschlussgründe (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es ist eine Erklärung über das Vorliegen oder Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne von §§ 123, 124 GWB (schwere Verfehlung, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellen) sowie ggf. über Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB abzugeben. Auf Anforderung sind die entsprechenden Nachweise/Unbedenklichkeitsbescheinigungen vorzulegen.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung zum fehlenden Russlandbezug der Leistungen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es ist eine Eigenerklärung über das Vorliegen oder Nicht-vorliegen von Ausschlussgründen im Sinne der Verordnung (EU) 2022/576 (Russlandbezug) abzugeben.
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Umsatzentwicklung leitungsbezogener Bereich - Geben Sie den anteiligen Jahresumsatz Ihres Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre an. Der anteilige Jahresumsatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf DMS-Leistungen (z.B. Lizenzen, Dienstleistungen, Wartungseinnahmen), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können. Maximale Punktzahl 200 Pkt. Jahresumsatz ist nachvollziehbar steht in einem angemessenen Verhältnis zum Projektvolumen (der Jahresumsatz des letzten Geschäftsjahres wird bewertet): Jahresumsatz DMS-Leistungen > 10 Mio. EUR = 100% Jahresumsatz DMS-Leistungen > 5 Mio. EUR = 75% Jahresumsatz DMS-Leistungen > 3 Mio. EUR = 50% Jahresumsatz DMS-Leistungen > 1 Mio EUR = 25% Sonst = 0%
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 2,50
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Anzahl Mitarbeitende DMS - Anzahl Mitarbeitende des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers. Maximale Punktzahl 100 Pkt.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 1,25
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung des Eignungskriteriums: Projekterfahrung DMS - Projekt- und Implementierungserfahrung des Bewerbers, mit der in der folgenden Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren. Maximale Punktzahl 100 Pkt. Bewerber mit Projekterfahrung > 7 Jahre mit angebotenem DMS-Produkt = 100% Bewerber mit Projekterfahrung ? 5 und ? 7 Jahre mit angebotenem DMS-Produkt = 75% Bewerber mit Projekterfahrung ? 1 und < 5 Jahre mit angebotenem DMS-Produkt = 50% Bewerber mit Projekterfahrung < 1 Jahr mit angebotenem DMS-Produkt = 0%
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 1,25
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Personalprofil der Projektleitung - Beschreibung von Personalprofilen - Projektleiter Bitte benennen Sie Personen, deren Einsatz im Projekt geplant ist und beschreiben Sie deren Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte). Bitte beachten Sie hierbei folgende Informationen: Die Rolle des Projektleiters findet Berücksichtigung, falls folgende Kriterien erfüllt sind: - Erfahrungen in der Führung von Projekten zur Einführung und Implementierung von Dokumenten Management Systemen - Fundierte Kenntnisse etablierter Methoden im Projektmanagement - Fundierte Erfahrung im Qualitätsmanagement - Erfahrung im Umgang mit gängigen Office- und Projektplanungswerkzeugen (u.a. MS-Office, MS-Viso) Es ist mindestens 1 Projektleiter zu benennen, eine Vertretung ist sicherzustellen. Maximale Punktzahl 100 Pkt. Der Bieter hat 1 Projektleiter sowie 1 Stellvertreter benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist in hohem Maße erfüllt = 100% Der Bieter hat 1 Projektleiter sowie 1 Stellvertreter benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist nur in durchschnittlichem Maße erfüllt = 50% Der Bieter hat 1 Projektleiter sowie 1 Stellvertreter benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist nur in geringem Maße erfüllt = 25% Der Bieter hat 1 Projektleiter sowie 1 Stellvertreter benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist nicht erkennbar = 0%
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 1,25
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Personalprofil Experte DMS-Anwendung - Beschreibung von Personalprofilen - Experte DMS-Anwendung Bitte benennen Sie Personen, deren Einsatz im Projekt geplant ist und beschreiben Sie deren Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte). Bitte beachten Sie hierbei die folgenden Informationen: Die Rolle des DMS-Anwendungsexperten findet Berücksichtigung, falls folgende Kriterien erfüllt sind: - Fundierte Erfahrung in den Funktionen des DMS-Systems - Fundierte Erfahrung in der Implementierung von DMS-Workflows - Erfahrung in der Implementierung von Aktenplänen Es sind mindestens 2 DMS-Anwendungsexperten zu benennen. Maximale Punktzahl 100 Pkt. Der Bieter hat 2 DMS-Experten benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist in hohem Maße erfüllt = 100% Der Bieter hat 2 DMS-Experten benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist nur in durchschnittlichem Maße erfüllt = 50% Der Bieter hat 2 DMS-Experten benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist nur in geringem Maße erfüllt = 25% Der Bieter hat weniger als 2 DMS-Experten benannt = 0%
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 1,25
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Fortlaufende Qualifikation - Fortlaufende Qualifikation Stellen Sie dar, ob und wie Sie Ihr vorgesehenes Personal über die Vertragslaufzeit fortqualifizieren, um die vertraglich geschuldeten Leistungen sicherzustellen. Antwort: Darstellung Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung insgesamt auf maximal 2 DIN A4 Seiten, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5. Maximale Punktzahl 100 Pkt. Der Bieter verfügt über ein Qualifizierungsverfahren. Das beschriebene Verfahren scheint geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit optimal sicherzustellen. Das beschriebene Qualifizierungsverfahren berücksichtigt auch das Erkennen und Umsetzen von Optimierungspotenzialen = 100% Der Bieter verfügt über ein Qualifizierungsverfahren. Das beschriebene Verfahren scheint geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit ausreichend sicherzustellen = 50% Das beschriebene Qualifizierungsverfahren scheint nicht geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit sicherzustellen = 0%
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 1,25
Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung des Eignungskriteriums: Mitarbeitertausch - Mitarbeiteraustausch Beschreiben Sie, wie neues Personal im Falle des Mitarbeiteraustausches in das Projekt eingearbeitet und qualifiziert wird. Antwort: Darstellung Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung auf maximal 2 DIN A4 Seiten, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5 Maximale Punktzahl 110 Pkt. Der Bieter verfügt über ein Qualifizierungsverfahren sowie über ein Verfahren zum Mitarbeiteraustausch. Die beschriebenen Verfahren scheinen geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit optimal sicherzustellen. Das beschriebene Qualifizierungsverfahren berücksichtigt auch das Erkennen und Umsetzen von Optimierungspotenzialen = 100% Der Bieter verfügt über ein Verfahren zum Mitarbeiteraustausch. Das beschriebene Verfahren scheint geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit ausreichend sicherzustellen = 75% Verfahren zum Mitarbeiteraustausch wird nicht beschrieben. Das beschriebene Verfahren zum Mitarbeiteraustausch scheint nicht geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit sicherzustellen = 0%
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 1,25
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung des Eignungskriteriums: Referenz 1 - Die Referenz muss eine Kommunalverwaltung betreffen (Stadtverwaltung, Gemeindeverwaltung, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt oder Zweckverband; bei Projekten außerhalb Deutschlands eine vergleichbare Verwaltungsebene) und eine DMS?Einführung mit anschließender produktiver Nutzung nachweisen. Hinweise: Kommunale Rechenzentren gelten nicht als Referenz, da sie keine kommunale Verwaltung mit eigenen Verwaltungsaufgaben darstellen. Fehlende Pflichtangaben (Name der Referenz, Name des Ansprechpartners, Telefonnummer) führen zur Nichtbewertung der Referenz. Gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c i. V. m. § 6 Abs. 3 DSGVO sowie §§ 97 ff. GWB sind Bewerber verpflichtet, die geforderten Angaben vollständig und wahrheitsgemäß zu machen. - Verwaltungsanschrift (Straße/Postfach; PLZ; Ort) und Ansprechpartner*in Maximale Punktzahl 100 Pkt. Alle Angaben vorhanden = 100% sonst = 0% Hinweis: Fehlende Angaben zu Namen, Telefonnummer oder E-Mail führen zur Nichtbewertung der ganzen Referenz, da die gemachten Angaben nicht nachprüfbar sind. - Verwaltungsart Maximale Punktzahl 100 Pkt. Stadtverwaltung bzw. kreisfreie Stadt = 100% andere Kommunalverwaltung = 25% - Verwaltungsgröße (ohne angeschlossene Eigenbetriebe) Maximale Punktzahl 100 Pkt. ? 250 Mitarbeiter*innen = 100% ? 150 Mitarbeiter*innen = 75% ? 100 Mitarbeiter*innen = 50% % < 100 Mitarbeiter*innen = 25% - Der Vertragsabschluss zwischen DMS-Lieferanten/Anbieter und Auftraggeber erfolgte im Jahr: Maximale Punktzahl 100 Pkt. Vertragsabschluss ? 2023 = 100 % Vertragsabschluss ? 2021 = 50 %. Vertragsabschluss < 2021= 0% - Anzahl der aktiven Benutzer*innen, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten. Maximale Punktzahl 100 Pkt. > 200 = 100% > 100 und ? 200 = 75% > 50 und ? 100 = 50% ? 50 = 25% - Bei der Referenz wird ein kommunaler Aktenplan im DMS verwendet. Maximale Punktzahl 200 Pkt. Ein kommunaler Aktenplan wurde vollständig umgesetzt und produktiv genutzt = 100% Ein kommunaler Aktenplan wird eingesetzt, jedoch nur teilweise umgesetzt oder ohne produktive Nutzung = 25% In der Referenz wird kein kommunaler Aktenplan eingesetzt oder der Einsatz ist nicht nachweisbar = 0% - Wird die DMS-Lösung bei der Referenz auf folgenden Technologien betrieben: Maximale Punktzahl 200 Pkt. Inuvika OVD (Open Virtual Desktop) Umgebung = +50% Hochverfügbarkeit über Proxmox-Cluster (Proxmox Server Solutions GmbH) = +50% - Bei der Referenz wurden folgende Fachverfahren bereits in die dort eingesetzte DMS-Lösung integriert (Fachverfahrensschnittstelle vorhanden). Die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend. Maximale Punktzahl 400 Pkt. Fachverfahren 1 = +25 % Fachverfahren 2 = +25 % Fachverfahren 3 = +25 % Fachverfahren 3 = +25 % - Integration in MS Office und MS Outlook Maximale Punktzahl 300 Pkt. Integration in MS Office = +50% Integration in MS Outlook = +50% - Integration in Open-Source Office- und Mail-Programmen Maximale Punktzahl 400 Pkt. Integration in Open-Source Office Anwendungen, Name der Open-Source Office-Anwendunge zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = 50% Integration in Open-Source Mail Anwendungen, Name der Open-Source Mail-Anwendung(en) zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = +50% - Sind weitere Fachverfahren bei der Referenz mit der dort eingesetzten DMS-Lösung integriert worden? Hinweis: Produkte vergleichbar mit MS Office und Outlook (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet. Ebenso werden individuell auf den Kunden programmierte Lösungen nicht dazugezählt. Eine Doppelnennung zu lfd. Nr. 4.8 wird nicht gewertet. Maximale Punktzahl 400 Pkt. Fachverfahren 1 = +25 % Fachverfahren 2 = +25 % Fachverfahren 3 = +25 % Fachverfahren 4 = +25 %
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30,00
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung des Eignungskriteriums: Referenz 2 - Die Referenz muss eine Kommunalverwaltung betreffen (Stadtverwaltung, Gemeindeverwaltung, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt oder Zweckverband; bei Projekten außerhalb Deutschlands eine vergleichbare Verwaltungsebene) und eine DMS?Einführung mit anschließender produktiver Nutzung nachweisen. Hinweise: Kommunale Rechenzentren gelten nicht als Referenz, da sie keine kommunale Verwaltung mit eigenen Verwaltungsaufgaben darstellen. Fehlende Pflichtangaben (Name der Referenz, Name des Ansprechpartners, Telefonnummer) führen zur Nichtbewertung der Referenz. Gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c i. V. m. § 6 Abs. 3 DSGVO sowie §§ 97 ff. GWB sind Bewerber verpflichtet, die geforderten Angaben vollständig und wahrheitsgemäß zu machen. - Verwaltungsanschrift (Straße/Postfach; PLZ; Ort) und Ansprechpartner*in Maximale Punktzahl 100 Pkt. Alle Angaben vorhanden = 100% sonst = 0% Hinweis: Fehlende Angaben zu Namen, Telefonnummer oder E-Mail führen zur Nichtbewertung der ganzen Referenz, da die gemachten Angaben nicht nachprüfbar sind. - Verwaltungsart Maximale Punktzahl 100 Pkt. Stadtverwaltung bzw. kreisfreie Stadt = 100% andere Kommunalverwaltung = 25% - Verwaltungsgröße (ohne angeschlossene Eigenbetriebe) Maximale Punktzahl 100 Pkt. ? 250 Mitarbeiter*innen = 100% ? 150 Mitarbeiter*innen = 75% ? 100 Mitarbeiter*innen = 50% < 100 Mitarbeiter*innen = 25% - Der Vertragsabschluss zwischen DMS-Lieferanten/Anbieter und Auftraggeber erfolgte im Jahr: Maximale Punktzahl 100 Pkt. Vertragsabschluss ? 2023 = 100 % Vertragsabschluss ? 2021 = 50 %. Vertragsabschluss < 2021= 0% - Anzahl der aktiven Benutzer*innen, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten. Maximale Punktzahl 100 Pkt. > 200 = 100% > 100 und ? 200 = 75% > 50 und ? 100 = 50% ? 50 = 25% - Bei der Referenz wird ein kommunaler Aktenplan im DMS verwendet. Maximale Punktzahl 200 Pkt. Ein kommunaler Aktenplan wurde vollständig umgesetzt und produktiv genutzt = 100% Ein kommunaler Aktenplan wird eingesetzt, jedoch nur teilweise umgesetzt oder ohne produktive Nutzung = 25% In der Referenz wird kein kommunaler Aktenplan eingesetzt oder der Einsatz ist nicht nachweisbar = 0% - Wird die DMS-Lösung bei der Referenz auf folgenden Technologien betrieben: Maximale Punktzahl 200 Pkt. Inuvika OVD (Open Virtual Desktop) Umgebung = +50% Hochverfügbarkeit über Proxmox-Cluster (Proxmox Server Solutions GmbH) = +50% - Bei der Referenz wurden folgende Fachverfahren bereits in die dort eingesetzte DMS-Lösung integriert (Fachverfahrensschnittstelle vorhanden). Die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend. Maximale Punktzahl 400 Pkt. Fachverfahren 1 = +25 % Fachverfahren 2 = +25 % Fachverfahren 3 = +25 % Fachverfahren 3 = +25 % - Integration in MS Office und MS Outlook Maximale Punktzahl 300 Pkt. Integration in MS Office = +50% Integration in MS Outlook = +50% - Integration in Open-Source Office- und Mail-Programmen Maximale Punktzahl 400 Pkt. Integration in Open-Source Office Anwendungen, Name der Open-Source Office-Anwendunge zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = 50% Integration in Open-Source Mail Anwendungen, Name der Open-Source Mail-Anwendung(en) zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = +50% - Sind weitere Fachverfahren bei der Referenz mit der dort eingesetzten DMS-Lösung integriert worden? Hinweis: Produkte vergleichbar mit MS Office und Outlook (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet. Ebenso werden individuell auf den Kunden programmierte Lösungen nicht dazugezählt. Eine Doppelnennung zu lfd. Nr. 4.8 wird nicht gewertet. Maximale Punktzahl 400 Pkt. Fachverfahren 1 = +25 % Fachverfahren 2 = +25 % Fachverfahren 3 = +25 % Fachverfahren 4 = +25 %
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30,00
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung des Eignungskriteriums: Referenz 3 - Die Referenz muss eine Kommunalverwaltung betreffen (Stadtverwaltung, Gemeindeverwaltung, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt oder Zweckverband; bei Projekten außerhalb Deutschlands eine vergleichbare Verwaltungsebene) und eine DMS?Einführung mit anschließender produktiver Nutzung nachweisen. Hinweise: Kommunale Rechenzentren gelten nicht als Referenz, da sie keine kommunale Verwaltung mit eigenen Verwaltungsaufgaben darstellen. Fehlende Pflichtangaben (Name der Referenz, Name des Ansprechpartners, Telefonnummer) führen zur Nichtbewertung der Referenz. Gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c i. V. m. § 6 Abs. 3 DSGVO sowie §§ 97 ff. GWB sind Bewerber verpflichtet, die geforderten Angaben vollständig und wahrheitsgemäß zu machen. - Verwaltungsanschrift (Straße/Postfach; PLZ; Ort) und Ansprechpartner*in Maximale Punktzahl 100 Pkt. Alle Angaben vorhanden = 100% sonst = 0% Hinweis: Fehlende Angaben zu Namen, Telefonnummer oder E-Mail führen zur Nichtbewertung der ganzen Referenz, da die gemachten Angaben nicht nachprüfbar sind. - Verwaltungsart Maximale Punktzahl 100 Pkt. Stadtverwaltung bzw. kreisfreie Stadt = 100% andere Kommunalverwaltung = 25% - Verwaltungsgröße (ohne angeschlossene Eigenbetriebe) Maximale Punktzahl 100 Pkt. ? 250 Mitarbeiter*innen = 100% ? 150 Mitarbeiter*innen = 75% ? 100 Mitarbeiter*innen = 50% % < 100 Mitarbeiter*innen = 25% - Der Vertragsabschluss zwischen DMS-Lieferanten/Anbieter und Auftraggeber erfolgte im Jahr: Maximale Punktzahl 100 Pkt. Vertragsabschluss ? 2023 = 100 % Vertragsabschluss ? 2021 = 50 %. Vertragsabschluss < 2021= 0% - Anzahl der aktiven Benutzer*innen, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten. Maximale Punktzahl 100 Pkt. > 200 = 100% > 100 und ? 200 = 75% > 50 und ? 100 = 50% ? 50 = 25% - Bei der Referenz wird ein kommunaler Aktenplan im DMS verwendet. Maximale Punktzahl 200 Pkt. Ein kommunaler Aktenplan wurde vollständig umgesetzt und produktiv genutzt = 100% Ein kommunaler Aktenplan wird eingesetzt, jedoch nur teilweise umgesetzt oder ohne produktive Nutzung = 25% In der Referenz wird kein kommunaler Aktenplan eingesetzt oder der Einsatz ist nicht nachweisbar = 0% - Wird die DMS-Lösung bei der Referenz auf folgenden Technologien betrieben: Maximale Punktzahl 200 Pkt. Inuvika OVD (Open Virtual Desktop) Umgebung = +50% Hochverfügbarkeit über Proxmox-Cluster (Proxmox Server Solutions GmbH) = +50% - Bei der Referenz wurden folgende Fachverfahren bereits in die dort eingesetzte DMS-Lösung integriert (Fachverfahrensschnittstelle vorhanden). Die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend. Maximale Punktzahl 400 Pkt. Fachverfahren 1 = +25 % Fachverfahren 2 = +25 % Fachverfahren 3 = +25 % Fachverfahren 3 = +25 % - Integration in MS Office und MS Outlook Maximale Punktzahl 300 Pkt. Integration in MS Office = +50% Integration in MS Outlook = +50% - Integration in Open-Source Office- und Mail-Programmen Maximale Punktzahl 400 Pkt. Integration in Open-Source Office Anwendungen, Name der Open-Source Office-Anwendunge zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = 50% Integration in Open-Source Mail Anwendungen, Name der Open-Source Mail-Anwendung(en) zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = +50% - Sind weitere Fachverfahren bei der Referenz mit der dort eingesetzten DMS-Lösung integriert worden? Hinweis: Produkte vergleichbar mit MS Office und Outlook (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet. Ebenso werden individuell auf den Kunden programmierte Lösungen nicht dazugezählt. Eine Doppelnennung zu lfd. Nr. 4.8 wird nicht gewertet. Maximale Punktzahl 400 Pkt. Fachverfahren 1 = +25 % Fachverfahren 2 = +25 % Fachverfahren 3 = +25 % Fachverfahren 4 = +25 %
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 06/10/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 24/09/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, von Bewerbern bzw. Bietern unter Einhaltung des Transparenz- und Gleichbehandlungsgebotes gemäß § 56 Abs. 2 VgV Unterlagen nachzufordern. Ein Anspruch auf Nachforderung von Unterlagen besteht jedoch nicht.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: -
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Informationen über die Überprüfungsfristen: Erkennt ein Unternehmen einen Verstoß gegen Vergabevorschriften im vorliegenden Verga-beverfahren, ist dies innerhalb ab 10 Tagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Unabhängig hiervon müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die bereits aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen ebenfalls innerhalb dieser Frist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Werden diese Obliegenheiten nicht beachtet, ist ein Antrag auf Nachprüfung gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 3 GWB unzulässig. Teilt der Auftraggeber auf eine Rüge eines Unternehmens mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann hiergegen ein Antrag auf Nachprüfung bei der zuständigen Vergabekammer gestellt werden. Der Antrag ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach dem Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landkreis Schaumburg - Vergabestelle
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Landkreis Schaumburg - Vergabestelle