1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Weser-Ems Halle Oldenburg GmbH & Co. KG
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: WEH - Beschaffung LED-Würfel für große EWE-Arena Oldenburg
Beschreibung: Die "Große EWE ARENA" ist eine Multifunktionsarena mit ca. 6000 Sitzplätzen und gehört zum Hallenkomplex Weser-Ems-Hallen in Oldenburg (Niedersachsen). Sie wurde 2013 eröffnet und verfügt seither über einen inzwischen abgängigen LED-Würfel, der sich aus vier Anzeigetafeln mit einer Bildfläche von jeweils 512 x 288 cm zusammensetzt; der Pixel Pitch beträgt 10 mm und ist für eine zeitgemäße Ausgabe insbesondere von Werbefilmen etc. nicht mehr geeignet. Die LED-Module sind mit Lüftern ausgestattet und somit zu laut, als dass sie für Vortrags-/Sprechveranstaltungen genutzt werden könnten. Der bestehende LED-Würfel ist abgängig und soll vollständig durch einen neuen LED-Würfel ersetzt werden.
Kennung des Verfahrens: 830f5f68-b403-496d-9e78-618d9d34e072
Interne Kennung: 3836/2025
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Der Auftrag wird in einem Verhandlungsverfahren mit integriertem Teilnahmewettbewerb nach Maßgabe des § 17 VgV vergeben. Um den besonderen zeitlichen Anforderungen der AG gerecht zu werden, ist mit dem Teilnahmeantrag gleichzeitig ein verbindliches Erstangebot abzugeben (sog. "2-Umschlägeverfahren"). In Übereinstimmung mit § 17 VgV wird die Auftraggeberin den Teilnahmewettbewerb der Angebotsöffnung vorschalten. Zunächst werden daher nur die Teilnahmeanträge gesichtet und bewertet. Erst nachdem die Eignungsprüfung abgeschlossen ist, werden die Angebote gesichtet. Berücksichtigt werden dabei jedoch nur die Erstangebote der drei besten Teilnehmer. Nur diese Angebote werden nach Maßgabe der Wertungsmatrix bewertet und so das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Das Erstangebot ist vom Teilnehmer verschlüsselt einzureichen. Erst nach Abschluss der Eignungsprüfung wird von den Bietern, die die Eignungsprüfung bestanden haben, das Passwort abgefragt, um nur dann diese Angebote zu öffnen.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 32210000 Bild- und Tonübertragungseinrichtung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 32323100 Farbbildmonitore, 32322000 Multimediaausrüstung, 32321200 Audiovisuelle Geräte, 50340000 Reparatur und Wartung von audiovisuellen und optischen Geräten, 51310000 Installation von Rundfunk-, Fernseh-, Audio- und Videogeräten
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Europaplatz 12
Stadt: Oldenburg
Postleitzahl: 26123
Land, Gliederung (NUTS): Oldenburg (Oldenburg), Kreisfreie Stadt (DE943)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YYV58SV
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 21 SchwarzArbG und § 21 AEntG (siehe Anlage 1a Eigenerklärung § 123, 124 GWB).
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: WEH - Beschaffung LED-Würfel für große EWE-Arena Oldenburg
Beschreibung: Die AG beabsichtigt, die Lieferung und Montage eines neuen LED-Würfels samt LED-Ring für die "Große EWE ARENA" zu realisieren. Der LED-Würfel soll mit zusätzlichen LED-Eckmodulen ausgestattet werden, die einen sogenannten "Infinity-Effekt" erzeugen. Darüber hinaus ist ein umlaufender, kreisförmiger LED-Ring unterhalb des LED-Würfels vorgesehen. Für das technische Personal sowie die Bediener der AG ist ein umfassendes Vor-Ort-Training in Form von Schulungen zur Inbetriebnahme und Bedienung des Systems vorgesehen. Zudem soll die regelmäßige Wartung des LED-Würfels über einen Zeitraum von sieben Jahren sichergestellt werden. Der neue LED-Würfel soll hauptsächlich der Anzeige von Spielständen, Werbung und Live-Übertragungen dienen. Hierbei sind insbesondere die Anforderungen der FIBA (Fédération Internationale de Basketball) an die Videoübertragung zu erfüllen, um eine FIBA Zertifizierung Level 1 zu erreichen.
Interne Kennung: 3836/2025
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 32210000 Bild- und Tonübertragungseinrichtung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 32323100 Farbbildmonitore, 32322000 Multimediaausrüstung, 32321200 Audiovisuelle Geräte, 50340000 Reparatur und Wartung von audiovisuellen und optischen Geräten, 51310000 Installation von Rundfunk-, Fernseh-, Audio- und Videogeräten
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Europaplatz 12
Stadt: Oldenburg
Postleitzahl: 26123
Land, Gliederung (NUTS): Oldenburg (Oldenburg), Kreisfreie Stadt (DE943)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbekannt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Nachweis der Eintragung in das Handelsregister (sofern für den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft erforderlich). Siehe Ziff. 2 der Anlage 1 Teilnahmeantrag.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit den Deckungssummen pro Schadensfall 1 Mio. EUR für Personenschäden und 0,5 Mio. EUR für Sach-, Vermögens- und sonstige Schäden (zweifach maximiert). Sofern der Bewerber im Zeitpunkt der Einreichung von Teilnahmeantrag und Erstangebot noch keine Betriebshaftpflichtversicherung mit den geforderten Mindestdeckungssummen haben, genügt die Vorlage einer Erklärung der Versicherung, dass im Falle der Auftragserteilung eine den nachfolgenden Anforderungen genügende Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen wird. Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate sein. (Siehe Ziffer 3.1 der Anlage 1 Teilnahmeantrag)
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Angabe des Umsatzes der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Mindestanforderung: Der durchschnittliche Mindestumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren muss mindestens 0,5 Mio. EUR netto betragen. (Siehe Ziffer 3.2 der Anlage 1 Teilnahmeantrag)
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Jeder Bewerber hat zum Nachweis der Eignung mindestens eine Referenz über vergleichbare Leistungen hins. Lieferung und Montage eines LED-Würfels für eine Veranstaltungshalle vorzulegen. Folgende Mindestanforderungen werden gefordert: Es muss mindestens eine wertbare Projektreferenz über vergleichbare Leistungen hinsichtlich Lieferung und Montage eines LED-Würfels vorliegen, wobei die Leistungen nicht vor dem 1. Januar 2020 (maßgeblich ist die Abnahme der Leistung) abgeschlossen sein dürfen. Die Vergleichbarkeit setzt eine Mindestinvestitionssumme von jeweils 0,15 Mio. EUR netto voraus. Darüber hinaus können vom Bewerber für die Bestenauswahl neben der Referenz zur Erfüllung der Mindestanforderungen weitere Referenzen eingereicht werden. Wenn mehr als drei Teilnahmeanträge geeigneter Bewerber vorliegen, werden die Teilnahmeanträge nach dem Grad der Vergleichbarkeit (Art und Umfang) der eingereichten Referenzen mit der ausgeschriebenen Leistung bewertet. Ergibt sich hinsichtlich dieses Kriteriums kein klares Bild, werden die Teilnahmeanträge anhand der Zahl der vorgelegten vergleichbaren Referenzen bewertet. Werden mehr als 5 Referenzen eingereicht, wird nur noch deren Qualität, nicht jedoch deren Anzahl bewertet. Im Zweifel entscheidet unter den verbliebenen gleichwertigen Teilnahmeanträgen das Los. Es werden nur die danach besten drei Teilnehmer als Bieter zugelassen und deren Erstangebote gesichtet.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis gemäß Preisblatt
Beschreibung: Siehe Ziffer 4.3 der Verfahrensinformation.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Realisierungszeit
Beschreibung: Siehe Ziffer 4.3 der Verfahrensinformation.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 15
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Persönliche Qualifikation des Projektleiters - persönliche Referenzen
Beschreibung: Siehe Ziffer 4.3 der Verfahrensinformation.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Umsetzungskonzept
Beschreibung: Siehe Ziffer 4.3 der Verfahrensinformation.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 08/09/2025 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 25/09/2025 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Auftraggeberin behält sich vor, im zulässigen Rahmen gemäß § 56 VgV nachzufordern, zu berichtigen und aufzuklären.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Bauen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Weser-Ems Halle Oldenburg GmbH & Co. KG
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Weser-Ems Halle Oldenburg GmbH & Co. KG
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Weser-Ems Halle Oldenburg GmbH & Co. KG
Registrierungsnummer: T:04418003270
Postanschrift: Europaplatz 12
Stadt: Oldenburg
Postleitzahl: 26123
Land, Gliederung (NUTS): Oldenburg (Oldenburg), Kreisfreie Stadt (DE943)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Kapellmann und Partner Rechtsanwälte mbB
Telefon: 04030091600
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Kapellmann und Partner Rechtsanwälte mbB
Registrierungsnummer: PR 18
Postanschrift: Am Sandtorkai 50
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Rechtsanwalt Dr. Mathias Finke
Telefon: 04030091600
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Bauen
Registrierungsnummer: T:04131153306
Postanschrift: Auf der Hude 2
Stadt: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Land: Deutschland
Telefon: 04131153306
Fax: 04131152943
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
10. Änderung
10.1.
Änderung
Abschnittskennung: PROCEDURE
Beschreibung der Änderungen: Die Teilnahme- und Erstangebotsfrist wurde vom 22.09.2025 auf den 25.09.2025 verlängert.
Änderung der Auftragsunterlagen am: 08/09/2025
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 6aedc7bf-aee3-468b-949c-6b78940d7883 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 08/09/2025 11:19:57 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 587461-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 172/2025
Datum der Veröffentlichung: 09/09/2025