1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Zorggroep Annendael vzw
Rechtsform des Erwerbers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: raamovereenkomst aangaande de implementatie van een digitaal medewerkersdossier gekoppeld aan huidig of toekomstig loonsecretariaat en aan andere HR-applicaties
Beschreibung: Toelichting van het voorwerp: • Zorggroep Annendael VZW is op zoek naar een opdrachtnemer die uiterlijk op 30 juni 2026 de voorgestelde HRM-oplossing kan implementeren, waardoor Zorggroep Annendael VZW de continuïteit van zijn HR software kan garanderen na afloop van de huidige opdracht. o Dit is voor Zorggroep Annendael VZW zowel een contractuele voorwaarde als een technische minimumeis waaraan het implementatieplan dient te voldoen. o De nieuwe HR-oplossing dient rekening te houden met de context en specificiteit van Zorggroep Annendael vzw (cfr; Rechtspositieregelin) en volgende processen te ondersteunen: - personeelsbeheer - loonadministratie Er worden +/- 530 medewerkers verwerkt op de payroll, alsook daarenboven gemiddeld +/- 70 personen op jaarbasis als occasioneel personeel (vrijwilligers, jobstudenten, stagairs) . Er zijn verschillende werknemerstype/categoriën : bedienden, arbeiders,bestuurders, jobstudenten, stagairs,.. • • De nieuwe HR-oplossing, het digitale medewerkersdossier, dient rekening te houden met de context en specificiteit van Zorggroep Annendael VZW en alle cruciale HR-processen te ondersteunen: Het doel van deze opdracht is de dienst HR van Zorggroep Annendael VZW een geïntegreerde oplossing aan te kunnen bieden. De nadruk ligt op de HR tools waar er een uitgebreide en gebruiksvriendelijke oplossing nodig is. Deze oplossing zal gefaseerd geïmplementeerd worden op het ritme van de organisatie in nauw overleg met de uiteindelijke opdrachtnemer. De inschrijver moet in staat zijn om begin januari 2026 te starten met de implementatie van het medewerkersdossier. Volledige implementatie wordt voorzien op 30 juni 2026. De inschrijver is master van het gehele medewerkersdossier en zorgt voor werkafspraken en koppelingen met het sociaal secretariaat SD Worx en met hun pakket voor de loonberekening. Het uurroosterregistratieprogramma ESS HCPS van Tobania werd in Q3 van 2025 overgezet naar de Cloud en dient dus volledig gekoppeld en geïntegreerd te zijn in het medewerkersdossier. Er wordt aangetoond dat de info uit Tobania voor de medewerker op een toegankelijke en heldere manier wordt weergegeven. Zorggroep Annendael VZW zoekt naar een bestaande oplossing die geparametriseerd kan worden of naar een basissoftware die verder ontwikkeld wordt volgens de vereisten van dit bestek. De vereisten van de software en de processen worden in het onderstaande bestek beschreven. De implementatie en parametrisatie gebeurt in nauw overleg met de directeur HR en de dienst HR (leidinggevende Ine Verreydt). We verwachten: · Een gebruiksvriendelijke toepassing: o intuïtieve schermen (het programma wijst zichzelf uit, leidt je doorheen te volgen stappen, …), o geen overbodige informatie, o geen overvolle schermen, o ook hanteerbaar voor gebruikers met minimale PC-kennis, o lees-en schrijfrechten automatisch vanuit de organisatiestructuur (organogram), maar ook handmatig instelbaar om het pakket te individualiseren (wie wat ziet/kan, is individueel instelbaar), o … · Een ondersteunende toepassing: o geen dubbele ingave van gegevens (koppeling met bestaande applicaties oa. de loonapplicatie en het uurroosterprogramma). o een aantal velden zijn enkel in te vullen met vooraf vastgelegde waarden (dropdown, selectielijst, …) om eenvormigheid na te streven, o mogelijkheid tot inbouwen van workflows/waarschuwingen/.., o mogelijkheid om geautomatiseerde processen, zonder tussenkomst van een programmeur, handmatig op te zetten en te doorkruisen, o mogelijkheden tot managementrapportage: HR-gebruiker kan zelf rapporten samenstellen aan de hand van een intuïtieve rapportgenerator, · Een toepassing die maximaal kan geparametriseerd worden: de toepassing laat toe dat de dienst HR van Zorggroep Annendael VZW haar eigen werkprocessen kan inbouwen, geen ‘gesloten’ standaardpakket. · De software beschikt over verschillende modules (Werving & Selectie,HR Core, Onboarding, Performance, Opleidingen, Rapportages etc) in één platform zonder dat koppelingen tussen de verschillende onderdelen nodig zijn. · Het platform is volledig beschikbaar in de Cloud als SaaS. · De software wordt jaarlijks meerdere keren kostenloos geupdatet tot het einde van de overeenkomst. · De software beschikt over een native ontwikkelde App voor Android & Iphone waar minimum volgende zaken beschikbaar zijn: Eigen taken inzien, signalen raadplegen, Nieuwsberichten, Documenten beschikbaar stellen, interne berichten sturen, Wie is wie, Verlof aanvragen, Ziek melden met ziekteattest, Onkosten (met OCR scanning van gefotografeerde onkosten notas), Self Service dossier, Wijzigen persoonlijke gegevens en familiegegevens, Aanpassen aan eigen kleur en stijl van de organisatie, aanmaken van specifieke organisatiepagina. · De software is uitbreidbaar op termijn binnen dezelfde applicatie met andere opties zoals CRM, Offertes, Projecten, Facturatie, Boekhouding, etc. · De software en de organisatie die ze neerzet hanteert de nodige veiligheidsmaatregelen en haalt hiervoor de nodige veiligheidscertificeringen. · Er is reeds een uitgebreide set van autorisatiegroepen aanwezig gebaseerd op de belangrijkste rollen binnen een organisatie. · Het toewijzen van medewerkers/gebruikers op autorisatiegroepen verloopt automatisch (op basis van selecties) en kan dus worden geautomatiseerd. Bijvoorbeeld als iemand een bepaalde functie uitvoert, wordt deze toegewezen tot specifieke autorisatiegroep. · Er kunnen verschillende HR (maar ook andere vrije) acties en taken worden uitgezet die allen via een workflow kunnen verlopen. Er is een uitgebreide workflow editor (zodat klanten, zonder uw tussenkomst, zelf workflows kunnen genereren) beschikbaar. Op basis van de aanvraag kan de workflow nog gestuurd worden (andere workflow triggeren, andere beoordelaar die eventueel extra/nieuwe velden kan invoegen, Condities, verplichte velden, e-mails uitsturen). De wo...
Kennung des Verfahrens: 6acb874e-2aae-496f-8a98-13866bb50717
Interne Kennung: PPP0XQ-78/5030/SL/HR/2025_01
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Land: Belgien
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Land: Belgien
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 330 578,51 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: raamovereenkomst aangaande de implementatie van een digitaal medewerkersdossier gekoppeld aan huidig of toekomstig loonsecretariaat en aan andere HR-applicaties
Beschreibung: Toelichting van het voorwerp: • Zorggroep Annendael VZW is op zoek naar een opdrachtnemer die uiterlijk op 30 juni 2026 de voorgestelde HRM-oplossing kan implementeren, waardoor Zorggroep Annendael VZW de continuïteit van zijn HR software kan garanderen na afloop van de huidige opdracht. o Dit is voor Zorggroep Annendael VZW zowel een contractuele voorwaarde als een technische minimumeis waaraan het implementatieplan dient te voldoen. o De nieuwe HR-oplossing dient rekening te houden met de context en specificiteit van Zorggroep Annendael vzw (cfr; Rechtspositieregelin) en volgende processen te ondersteunen: - personeelsbeheer - loonadministratie Er worden +/- 530 medewerkers verwerkt op de payroll, alsook daarenboven gemiddeld +/- 70 personen op jaarbasis als occasioneel personeel (vrijwilligers, jobstudenten, stagairs) . Er zijn verschillende werknemerstype/categoriën : bedienden, arbeiders,bestuurders, jobstudenten, stagairs,.. • • De nieuwe HR-oplossing, het digitale medewerkersdossier, dient rekening te houden met de context en specificiteit van Zorggroep Annendael VZW en alle cruciale HR-processen te ondersteunen: Het doel van deze opdracht is de dienst HR van Zorggroep Annendael VZW een geïntegreerde oplossing aan te kunnen bieden. De nadruk ligt op de HR tools waar er een uitgebreide en gebruiksvriendelijke oplossing nodig is. Deze oplossing zal gefaseerd geïmplementeerd worden op het ritme van de organisatie in nauw overleg met de uiteindelijke opdrachtnemer. De inschrijver moet in staat zijn om begin januari 2026 te starten met de implementatie van het medewerkersdossier. Volledige implementatie wordt voorzien op 30 juni 2026. De inschrijver is master van het gehele medewerkersdossier en zorgt voor werkafspraken en koppelingen met het sociaal secretariaat SD Worx en met hun pakket voor de loonberekening. Het uurroosterregistratieprogramma ESS HCPS van Tobania werd in Q3 van 2025 overgezet naar de Cloud en dient dus volledig gekoppeld en geïntegreerd te zijn in het medewerkersdossier. Er wordt aangetoond dat de info uit Tobania voor de medewerker op een toegankelijke en heldere manier wordt weergegeven. Zorggroep Annendael VZW zoekt naar een bestaande oplossing die geparametriseerd kan worden of naar een basissoftware die verder ontwikkeld wordt volgens de vereisten van dit bestek. De vereisten van de software en de processen worden in het onderstaande bestek beschreven. De implementatie en parametrisatie gebeurt in nauw overleg met de directeur HR en de dienst HR (leidinggevende Ine Verreydt). We verwachten: · Een gebruiksvriendelijke toepassing: o intuïtieve schermen (het programma wijst zichzelf uit, leidt je doorheen te volgen stappen, …), o geen overbodige informatie, o geen overvolle schermen, o ook hanteerbaar voor gebruikers met minimale PC-kennis, o lees-en schrijfrechten automatisch vanuit de organisatiestructuur (organogram), maar ook handmatig instelbaar om het pakket te individualiseren (wie wat ziet/kan, is individueel instelbaar), o … · Een ondersteunende toepassing: o geen dubbele ingave van gegevens (koppeling met bestaande applicaties oa. de loonapplicatie en het uurroosterprogramma). o een aantal velden zijn enkel in te vullen met vooraf vastgelegde waarden (dropdown, selectielijst, …) om eenvormigheid na te streven, o mogelijkheid tot inbouwen van workflows/waarschuwingen/.., o mogelijkheid om geautomatiseerde processen, zonder tussenkomst van een programmeur, handmatig op te zetten en te doorkruisen, o mogelijkheden tot managementrapportage: HR-gebruiker kan zelf rapporten samenstellen aan de hand van een intuïtieve rapportgenerator, · Een toepassing die maximaal kan geparametriseerd worden: de toepassing laat toe dat de dienst HR van Zorggroep Annendael VZW haar eigen werkprocessen kan inbouwen, geen ‘gesloten’ standaardpakket. · De software beschikt over verschillende modules (Werving & Selectie,HR Core, Onboarding, Performance, Opleidingen, Rapportages etc) in één platform zonder dat koppelingen tussen de verschillende onderdelen nodig zijn. · Het platform is volledig beschikbaar in de Cloud als SaaS. · De software wordt jaarlijks meerdere keren kostenloos geupdatet tot het einde van de overeenkomst. · De software beschikt over een native ontwikkelde App voor Android & Iphone waar minimum volgende zaken beschikbaar zijn: Eigen taken inzien, signalen raadplegen, Nieuwsberichten, Documenten beschikbaar stellen, interne berichten sturen, Wie is wie, Verlof aanvragen, Ziek melden met ziekteattest, Onkosten (met OCR scanning van gefotografeerde onkosten notas), Self Service dossier, Wijzigen persoonlijke gegevens en familiegegevens, Aanpassen aan eigen kleur en stijl van de organisatie, aanmaken van specifieke organisatiepagina. · De software is uitbreidbaar op termijn binnen dezelfde applicatie met andere opties zoals CRM, Offertes, Projecten, Facturatie, Boekhouding, etc. · De software en de organisatie die ze neerzet hanteert de nodige veiligheidsmaatregelen en haalt hiervoor de nodige veiligheidscertificeringen. · Er is reeds een uitgebreide set van autorisatiegroepen aanwezig gebaseerd op de belangrijkste rollen binnen een organisatie. · Het toewijzen van medewerkers/gebruikers op autorisatiegroepen verloopt automatisch (op basis van selecties) en kan dus worden geautomatiseerd. Bijvoorbeeld als iemand een bepaalde functie uitvoert, wordt deze toegewezen tot specifieke autorisatiegroep. · Er kunnen verschillende HR (maar ook andere vrije) acties en taken worden uitgezet die allen via een workflow kunnen verlopen. Er is een uitgebreide workflow editor (zodat klanten, zonder uw tussenkomst, zelf workflows kunnen genereren) beschikbaar. Op basis van de aanvraag kan de workflow nog gestuurd worden (andere workflow triggeren, andere beoordelaar die eventueel extra/nieuwe velden kan invoegen, Condities, verplichte velden, e-mails uitsturen). De wo...
Interne Kennung: SL/HR/2025_01_1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79211110 Lohn- und Gehaltsabrechnung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Land: Belgien
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 02/01/2026
Enddatum der Laufzeit: 01/07/2030
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 330 578,51 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Auftragsunterlagen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Beschreibung: Prijs
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Kwaliteit van de software
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Projectmanagement
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Performantie
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
5.1.11.
Auftragsunterlagen
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 15/10/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Niederländisch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Beschreibung der finanziellen Sicherheit: Borgtocht (3 % van het geraamde bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental (€ 9.920,00))
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 09/10/2025 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Begründung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung: Artikel 43 § 2 van de wet van 17 juni 2016 De looptijd van de opdracht overschrijdt de limiet van 48 maanden. De looptijd bedraagt 4,5 jaar vanaf de sluiting van de raamovereenkomst (einde initiële looptijd is 1 juli 2030) met de mogelijkheid om 4 keer stilzwijgend te verlengen met telkens een periode van 1 jaar. De totale contractduur van deze raamovereenkomst bedraagt bijgevolg maximaal 8,5 jaar (tot 1 juli 2034). Motivering: de maximale looptijd van de opdracht wordt verantwoord door het complex karakter en het innovatief voorwerp van de opdracht, in het bijzonder: • de verschillende diensten aangaande de terbeschikkingstelling van een HRM-systeem, alsook de implementatie hiervan vereist de nodige ad-hoc ontwikkeling, testing en oplossing op maat van de opdrachtgever; • De implementatie van de HRM-oplossing zal – omwille van zijn complexiteit – reeds 6 maanden in beslag nemen. Een langere contractduur is vereist zodat de oplossing na implementatie ook voldoende lang effectief kan worden gebruikt. Een korte gebruiksduur zou voor de aanbestedende overheid immers niet opwegen tegen de lange implementatieduur en de aanzienlijke totale implementatiekost; • Teneinde de continuïteit van de dienstverlening van de opdrachtgever te kunnen waarborgen, dient de nodige tijd en ruimte te worden voorzien voor de implementatie en diens bijhorende aanpassingen in de organisatie (i.e. huidige werking en structuur).
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Rechtbank Eerste Aanleg Leuven
Überprüfungsstelle: Rechtbank Eerste Aanleg Leuven
Informationen über die Überprüfungsfristen: Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Rechtbank Eerste Aanleg Leuven
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Zorggroep Annendael vzw
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Rechtbank Eerste Aanleg Leuven
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Zorggroep Annendael vzw
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Zorggroep Annendael vzw
Registrierungsnummer: BE0414604526
Postanschrift: Vestenstraat 1
Stadt: Diest
Postleitzahl: 3290
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Land: Belgien
Kontaktperson: Sonia Laermans
Telefon: +32 13380523
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Rechtbank Eerste Aanleg Leuven
Registrierungsnummer: BE 0308.357.753
Postanschrift: Ferdinand Smoldersplein 5
Stadt: Leuven
Postleitzahl: 3000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Land: Belgien
Telefon: +32 16214111
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registrierungsnummer: BE 0475.480.736
Stadt: Antwerpen / Anvers
Postleitzahl: 2000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
Telefon: +32 3 294 30 51
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: FPS Policy and Support
Registrierungsnummer: BE 0671.516.647
Stadt: Brussels
Postleitzahl: 1000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Telefon: +32 2 740 80 00
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 094868d4-c0e9-46a7-9f2b-b5b153643a8a - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 08/09/2025 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Bekanntmachung — eSender-Übermittlungsdatum: 08/09/2025 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Niederländisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 589014-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 173/2025
Datum der Veröffentlichung: 10/09/2025