173/2025

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Südwestfalen IT (Zweckverband)

E-Mail: vergabestelle@sit.nrw

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Lizenzen besonderes Behördenpostfach beBPo

Beschreibung: Die Südwestfalen-IT nutzt seit mehreren Jahren das Produkt BeBPo des Herstellers FP Digital. Es ist beabsichtigt, einen Rahmenvertrag über 48 Monate mit FP Digital zur Lieferung der entsprechenden Lizenzen abzuschließen.

Kennung des Verfahrens: 4dc2361d-3139-4f1a-b06a-a81982edec0d

Interne Kennung: 146-V-2025-EU-BL RV

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Hemer

Postleitzahl: 58675

Land, Gliederung (NUTS): Märkischer Kreis (DEA58)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YYV58VC

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Lizenzen besonderes Behördenpostfach beBPo

Beschreibung: Die vorliegende Beschaffung baut auf dem bestehenden Systembestand des besonderen Behördenpostfaches (beBPo) auf. Daher ist weiterhin eine verzugslose Beschaffungsmöglichkeit der erforderlichen Lizenzen bei FP Digital notwendig, um eine nahtlose Integration und eine reibungslose Fortführung der bestehenden Infrastruktur zu gewährleisten.

Interne Kennung: 146-V-2025-EU-BL RV

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Hemer

Postleitzahl: 58675

Land, Gliederung (NUTS): Märkischer Kreis (DEA58)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 48 Monate

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Südwestfalen IT (Zweckverband)

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 350 000,00 EUR

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden

Sonstige Begründung: Ein Wechsel des Lieferanten würde aus Sicht der SIT zu erheblichen Mehrkosten führen,da doppelte Serverinfrastrukturen,zusätzliche Einrichtungs- und Programmieraufwände sowie doppelte Grundlizenzkosten erforderlich wären u teilweise beschafft werden müssten.Dies würde die Wirtschaftlichkeit für die SIT erheblich beeinträchtigen. Ein Wechsel ist nicht möglich,da die bestehende Lösung bei der SIT u ihren Verbandsmitgliedern bereits in Betrieb ist.Der parallele Betrieb zweier Systeme würde zu erheblichen Koordinations- und Integrationsproblemen führen.Es ist technisch nicht möglich,ein beBPo-Postfach an zwei Gateways anzubinden.Die beBPo-Postfächer liegen nicht auf einem eigenen Server der SIT,sondern bei einem Intermediär.Das Gateway ist dafür zuständig, die Verbindung zwischen dem Intermediärspostfach und dem gesicherten Netz der SIT herzustellen und somit den SIT-Kunden Zugriff auf die Nachrichten zu ermöglichen.Nachrichten können beim Intermediär nur einmal abgerufen werden u gelten danach als zugestellt. Über das Gateway wird zudem eine Schnittstelle bereitgestellt,die es ermöglicht,beBPo-Mails aus bestimmten Fachverfahren zu versenden.Ein Parallelbetrieb würde dazu führen, dass mehr beBPo-Postfächer angelegt werden müssten als es beim Einsatz einer einzelnen Lösung der Fall wäre.Dieses Vorgehen würde dem EGVP-Standard widersprechen.Dieser legt fest, dass pro Kommune nur ein beBPo-Postfach je Anwendungszweck (Hauptpostfach, Schulen, Gutachterausschuss) anzulegen ist.Hintergrund ist, dass beim Versand von EGVP-Nachrichten das Empfängerpostfach aus dem SAFE-Verzeichnisdienst gewählt werden muss.Viele Postfächer würden dieses Verzeichnis erweitern.Zudem ist die Multi-User-Fähigkeit,die für Vertretungen benötigt wird,nicht mehr gegeben,wenn die Mitarbeiter derselben Behörde ihre beBPo-Konten über unterschiedliche Gateways abrufen. Bei beBPo handelt es sich um einen Teil der Infrastruktur des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP).Die Nachrichten enthalten äußerst sensible Informationen. Der Kommunikationsweg erfolgt nur über verschlüsselte Nachrichten innerhalb des EGVP u ist nach außen abgeschottet.Die Einbindung eines EGVP-fähigen Gateways unterliegt strengen Sicherheitsanforderungen u erfordert hohen Programmieraufwand.Zudem müssen Fristen und Anweisungen von Gerichten zeitnah durch die Kommunen umgesetzt werden,was eine Mehrbenutzerfähigkeit zwingend erforderlich macht:Einerseits muss eine Zugriffsmöglichkeit für Vertretungen im Urlaubs- oder Krankheitsfall gegeben sein.Zugleich muss sichergestellt sein, dass Nachrichten nicht von Unbefugten gelesen werden.Andere am Markt verfügbare Lösungen sind entweder nur als Einzelplatzlösung erhältlich o erfordern erhebliche Anpassungen in Form von Eigen-Programmierungen.Hierfür bestehen weder personelle Ressourcen noch liegen die Fachkenntnisse bei der SIT vor.Die Leistungen sind nicht nur in die IT-Infrastruktur der SIT und deren Verbandskommunen eingebunden,sondern auch in die betriebliche Organisation der Kommunen (Multi-User-Fähigkeit).Ein zweites Verfahren würde den Arbeitsalltag der Kommunen massiv erschweren.Sachbearbeitende müssten sich mit zwei Benutzeroberflächen u unterschiedlichen Abläufen auseinandersetzen.Die Frage,welches System für welchen Fall verwendet wird,würde zu Verzögerungen und Unsicherheiten führen.Vertretungssituationen wären nicht lösbar,da nicht jede Person in beiden Systemen ausreichend geschult und erfahren sein kann.Auch die Zusammenarbeit innerhalb der Behörde würde erschwert:Fachliche Rückfragen,Abstimmungen,Kontrolle u Einarbeitung neuer Mitarbeiter müssten doppelt organisiert werden.Einheitliche Arbeitsanweisungen und Qualitätsstandards wären nicht mehr realistisch umsetzbar.Das birgt die Gefahr von Bearbeitungsfehlern,Verzögerungen u einem sinkenden Vertrauen in die Verwaltung.Zudem werden sensible Daten über beBPo-Postfächer ausgetauscht,die nur von festgelegten Personen bearbeitet werden dürfen.Die Einbindung einer zusätzlichen EGVP-Lösung erhöht die organisatorischen Anforderungen,da der Funktionsumfang jeder Lösung unterschiedlich ist.Die ausschließliche Fortführung der Bestandslösung ist erforderlich, um eine konsistente,verlässliche u rechtssichere Leistung sicherzustellen.Eine Aufspaltung der Fachpraxis auf 2 Systeme ist mit den Anforderungen an eine moderne,serviceorientierte und rechtssichere Verwaltung nicht vereinbar. Ein Austausch würde für den Kunden zusätzlichen Schulungsaufwand,erhöhte Supportkosten u eine aufwändige Migration bedeuten. Ein zweites Fachverfahren verursacht erheblichen zusätzlichen Schulungsaufwand.Hintergrund ist nicht die Fachlichkeit, sondern die unterschiedliche technische Umsetzung:Aufbau, Benutzerführung, Bezeichnung u Positionierung von Funktionen variieren von System zu System.Einzelne Funktionen sind je Verfahren anders aufgebaut u technisch anders erreichbar.Schon abweichende Menüstrukturen, Symboliken o Begrifflichkeiten führen zu Verzögerungen,Fehlern und erhöhtem Rückfragebedarf.Ein effektiver Austausch im Team z. B. bei Rückfragen oder Vertretungen wäre kaum möglich,wenn nicht alle mit derselben Oberfläche arbeiten.Selbst erfahrene Mitarbeiter müssten in beiden Verfahren geschult,fortgebildet und im Alltag betreut werden.Ein paralleler Betrieb eines anderen Fachverfahrens würde somit den Schulungsbedarf u die Einarbeitungszeit ohne funktionalen Mehrwert verdoppeln. Aus diesen Gründen ist es im vorliegenden Fall zulässig,sinnvoll u wirtschaftlich alternativlos,die Leistungen direkt beim bisherigen Hersteller FPDigital zu beschaffen u somit die Kontinuität sowie Effizienz des Projekts sicherzustellen. Die SIT ist gem.§135 Abs. 3 Satz 1 Nr.1 GWB der Ansicht,dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung zulässig ist.Hiermit bekundet die Südwestfalen-IT die Absicht,einen Vertrag mit dem o.g. AN über oben beschriebenen Gegenstand abzuschließen.Der Vertrag wird nicht vor Ablauf der Frist von zehn Kalendertagen geschlossen.

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: FP Digital Business Solutions GmbH

Angebot:

Kennung des Angebots: 20250728

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: RV zu 146-V-2025-EU-BL

Titel: Rahmenvertrag beBPo

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Südwestfalen IT (Zweckverband)

Registrierungsnummer: UStID. DE310256502

Postanschrift: Sonnenblumenallee 3

Stadt: Hemer

Postleitzahl: 58675

Land, Gliederung (NUTS): Märkischer Kreis (DEA58)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Vergabestelle

E-Mail: vergabestelle@sit.nrw

Telefon: +49 271 30 321-0

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen

Registrierungsnummer: DE 164 242 157

Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9

Stadt: Münster

Postleitzahl: 48147

Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Geschäftsstelle der Vergabekammer

Telefon: +49 251411-0

Internetadresse: https://www.bezreg-muenster.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen/zustaendigkeit_vergabekammer/index.html

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: FP Digital Business Solutions GmbH

Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen

Registrierungsnummer: UStID. DE 224 542 346

Postanschrift: Barbara-McClintock-Str. 11

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 12489

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

Rollen dieser Organisation:

Bieter

Wirtschaftlicher Eigentümer:

Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland

Gewinner dieser Lose: LOT-0001

8.1.

ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 7194481d-efa8-478b-9ef5-1fcebb6a877b - 01

Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe

Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Unterart der Bekanntmachung: 25

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/09/2025 14:16:43 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 590368-2025

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 173/2025

Datum der Veröffentlichung: 10/09/2025