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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: European Food Safety Authority
Rechtsform des Erwerbers: EU-Institution, -Einrichtung oder -Agentur
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Event, meeting & hospitality management
Beschreibung: EFSA safeguards EU food safety through independent science and transparent communication. To support this mission, it organises scientific, institutional, and engagement events that foster collaboration and stakeholder dialogue. EFSA seeks sustainable, flexible partners for professional event and hospitality management.
Kennung des Verfahrens: 7f076357-1e85-439e-9eb2-d682e3fb8b00
Vorherige Bekanntmachung: 840655-2025
Interne Kennung: EFSA/2025/OP/0017
Verfahrensart: Offenes Verfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
2.1.2.
Erfüllungsort
Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen: Please consult the procurement documents.
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 10 300 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Event, meeting & hospitality management for offsite activities
Beschreibung: Covers offsite and online activities, including very large events in Parma
Interne Kennung: EFSA/2025/OP/0017-LOT-1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
Zusätzliche Einstufung (cpv): 30196100 Sitzungsplaner
Optionen:
Beschreibung der Optionen: provided they are in conformity with the basic project, new services or works consisting in the repetition of similar services or works, may be entrusted up to 50 % of the initial contract to the initial contractor by negotiated procedure without prior publication of a contract notice.
5.1.2.
Erfüllungsort
Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen: Please consult the procurement documents.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung: The framework contract is concluded for an initial period of 12 (twelve) months, renewable 3 (three) time(s). Please consult the draft framework contract in the procurement documents.
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 8 600 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 532517-2025
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Please consult the procurement documents.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Please consult the procurement documents.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Court of Justice of the European Union
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: European Food Safety Authority
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Food Safety Authority
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Event, meeting & hospitality management for small, medium, large-scale Parma-based activities
Beschreibung: Small to large-scale events held at EFSA premises or within Parma and its province.
Interne Kennung: EFSA/2025/OP/0017-LOT-2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
Zusätzliche Einstufung (cpv): 30196100 Sitzungsplaner
Optionen:
Beschreibung der Optionen: provided they are in conformity with the basic project, new services or works consisting in the repetition of similar services or works, may be entrusted up to 50 % of the initial contract to the initial contractor by negotiated procedure without prior publication of a contract notice.
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Italien
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Please consult the procurement documents.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung: The framework contract is concluded for an initial period of 12 (twelve) months, renewable 3 (three) time(s). Please consult the draft framework contract in the procurement documents.
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 700 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 532517-2025
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Please consult the procurement documents.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Please consult the procurement documents.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Court of Justice of the European Union
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: European Food Safety Authority
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Food Safety Authority
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 10 300 000,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 8 600 000,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Pomilio Blumm SRL
Angebot:
Kennung des Angebots: 300152931
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Rangfolge des Angebots: 1
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 01
Datum der Auswahl des Gewinners: 09/07/2026
Datum des Vertragsabschlusses: 10/08/2026
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Food Safety Authority
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: ADRIA CONGREX SRL
Angebot:
Kennung des Angebots: 300155003
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Rangfolge des Angebots: 2
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 02
Datum der Auswahl des Gewinners: 09/07/2026
Datum des Vertragsabschlusses: 10/08/2026
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Food Safety Authority
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: IBF CONNECT
Angebot:
Kennung des Angebots: 300153728
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Rangfolge des Angebots: 3
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 03
Datum der Auswahl des Gewinners: 09/07/2026
Datum des Vertragsabschlusses: 10/08/2026
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Food Safety Authority
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 11
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 11
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0002
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 700 000,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Pomilio Blumm SRL
Angebot:
Kennung des Angebots: 300152931
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Rangfolge des Angebots: 1
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Datum der Auswahl des Gewinners: 13/07/2026
Datum des Vertragsabschlusses: 10/08/2026
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Food Safety Authority
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: GATTINONI
Angebot:
Kennung des Angebots: 300153848
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Rangfolge des Angebots: 2
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 2
Datum der Auswahl des Gewinners: 13/07/2026
Datum des Vertragsabschlusses: 10/08/2026
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Food Safety Authority
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: ADRIA CONGREX SRL
Angebot:
Kennung des Angebots: 300155003
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Rangfolge des Angebots: 3
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 3
Datum der Auswahl des Gewinners: 13/07/2026
Datum des Vertragsabschlusses: 10/08/2026
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Food Safety Authority
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 14
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 14
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: European Food Safety Authority
Registrierungsnummer: EFSA
Abteilung: EFSA.ED - Executive Director,EFSA.ED.EMPOWER - Management Services,EFSA.ED.EMPOWER.CORSER - Corporate Services
Postanschrift: Via Carlo Magno 1A
Stadt: Parma
Postleitzahl: I-43126
Land, Gliederung (NUTS): Parma (ITH52)
Land: Italien
Telefon: +39 0521 036 111
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Court of Justice of the European Union
Registrierungsnummer: CURIA
Postanschrift: Rue du Fort Niedergrünewald
Stadt: Luxembourg
Postleitzahl: L-2925
Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000)
Land: Luxemburg
Telefon: +352 4303-1
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: European Commission
Registrierungsnummer: EUCOM
Postanschrift: Mondrian (CDMA), Rue du Champ de Mars 21
Stadt: Brussels
Postleitzahl: B-1050
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Telefon: +32 2 299 11 11
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: ADRIA CONGREX SRL
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: IT01081310409
Postanschrift: VIA SASSONIA 30
Stadt: RIMINI
Postleitzahl: 47922
Land, Gliederung (NUTS): Extra-Regio NUTS 3 (ITZZZ)
Land: Italien
Telefon: +390541305811
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001, LOT-0002
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Pomilio Blumm SRL
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: IT01304780685
Postanschrift: LUNGOMARE PAPA GIOVANNI XXIII N 22
Stadt: PESCARA
Postleitzahl: 65126
Land, Gliederung (NUTS): Extra-Regio NUTS 3 (ITZZZ)
Land: Italien
Telefon: +390854212032
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001, LOT-0002
8.1.
ORG-0006
Offizielle Bezeichnung: GATTINONI
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: IT02042680138
Postanschrift: VIA STATUTO N. 2
Stadt: MILANO (MI)
Postleitzahl: 20122
Land, Gliederung (NUTS): Extra-Regio NUTS 3 (ITZZZ)
Land: Italien
Telefon: +39 02 39884211
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0002
8.1.
ORG-0007
Offizielle Bezeichnung: IBF CONNECT
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: BE0799409662
Postanschrift: AVENUE LOUISE 209A
Stadt: BRUSSELS
Postleitzahl: 1050
Land, Gliederung (NUTS): Extra-Regio NUTS 3 (BEZZZ)
Land: Belgien
Telefon: +32 2 2370900
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c4bb9b1f-75f3-4a6f-abbb-3169a5d14a09 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/08/2026 11:51:38 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 595314-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 166/2026
Datum der Veröffentlichung: 28/08/2026