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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: coSys
Beschreibung: Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die zeitlich unbefristete Überlassung von coSys-Lizenzen, Wartung und Pflege der bestehenden und neuen Lizenzen und weiterer Unterstützungsleistungen.
Kennung des Verfahrens: a73669bf-4bcd-4cb0-9e58-fc09bd04a545
Interne Kennung: VGSt3-Z42-2024-0014
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48310000 Dokumentenerstellungssoftwarepaket, 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 266 300,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 500 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: coSys
Beschreibung: Leistungsgegenstand ist die zeitlich unbefristete Überlassung von coSys-Lizenzen, Wartung und Pflege der bestehenden und neuen Lizenzen und weiterer Unterstützungsleistungen. Die Rahmenvereinbarung wird über eine Laufzeit von vier Jahren (48 Monate) mit nur einem Wirtschaftsteilnehmer geschlossen. Leistungsgegenstand sind mithin: 1)Lizenzen a) Bereitstellung von 5 Paketen coSys mit Basislizenzierung, Partnerverwaltung und pfd/UA (Paket für 1000 Arbeitsplätze) b) Bereitstellung von 1 Paket coSys workbench Textorganisatoren (Paket für 90 Arbeitsplätze) c) Bereitstellung von 80 Lizenzen coSys workbench Textorganisatoren (4 x 20 Lizenzen) 2)Systemservice (Wartung und Pflege) Die Wartungs- und Pflegeleistungen umfassen die oben aufgeführten Lizenzen einschließlich der im Bestand befindlichen coSys in der Leistungstufe 1, coSys Partnerverwaltung und cosys pdf/UA (Anzahl 25.000) und coSys workbench Textorganisatoren (Anzahl 260). 3)Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit Der Auftraggeber rechnet mit voraussichtlich 240 Personenstunden des Auftragnehmers pro Jahr für Optimierungen und Unterstützungen des Geschäftsprozesses. Ein Anspruch auf Abnahme besteht nicht. Auf Basis des vorliegenden Mengengerüsts hat der Auftraggeber für die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung einen Schätzwert in Höhe von 1.266.300,00 € (netto) ermittelt. Der Schätzwert kann unter- oder bis zu einem Höchstwert von 1.500.00,00 € (netto) überschritten werden.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48310000 Dokumentenerstellungssoftwarepaket, 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 266 300,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 500 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 35452-2025
Zusätzliche Informationen: Die Angabe der Bedarfe gemäß Vergabeunterlagen wurde aufgrund der aktuell vorliegenden Bedarfslage getroffen und begründet keine Abnahmeverpflichtung gegenüber dem Auftragnehmer. Das dargestellte Mengengerüst beruht auf realistischen Bedarfsschätzungen des Auftraggebers und berücksichtigt die Planungen zum aktuellen Stand.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Unwirksamkeit des öffentlichen Auftrags kann gem. § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB nur innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden
Sonstige Begründung: Der Auftraggeber hat die ausgeschriebene Leistung direkt an die Firma CIB software GmbH vergeben. Der Vertrag (Zuschlag) erfolgte am 28.01.2025. Die Landeshauptstadt München (LHM) nutzt zur einheitlichen Bereitstellung von allen Arten von Vorlagen in nur einem Vorlagensystem die Software coSys. Die Software coSys wurde vom Auftraggeber 2019 beschafft. Der aktuelle Vertrag lief Ende 2024 aus. Die LHM möchte das Produkt coSys noch mindestens vier Jahre weiternutzen. Grund hierfür ist, dass die Software coSys in einem 3-jährigen Parallelbetrieb eingeführt wurde und dabei die Vorlagen von der WollMux-Technologie auf coSys-Technologie umgestellt sowie die Fachverfahren an coSys angebunden wurden. Die Umstellung hat insgesamt 5 Jahre gedauert und war mit sehr hohen Aufwänden sowohl finanzieller als auch organisatorischer Natur verbunden, die verloren wären, würde die Software nicht weiterbetrieben werden. Hinzu käme, dass für die Einführung einer neuen Software höchstwahrscheinlich erneut mit einem vergleichbaren Aufwand zu rechnen wäre. Ohne Parallelbetrieb stünde der LHM für die Zeit des Aufbaus der Folgelösung kein Vorlagenverwaltungssystem zu Verfügung. Der im Falle einer Neubeschaffung zwingend erforderliche Parallelbetrieb würde zusätzlich, nicht kalkulierbare Risiken für die LHM erzeugen. Diese wären u.a. keine Übernahme von abgelegten Entwürfen aus coSys in ein mögliches Neusystem, Inkonsistenzen bei der Datenmigration, Risiken bei der Integration von Drittanbietersystemen bzw. Schnittstellen. Dabei kann es zu Interoperabilitätsproblemen u.a. bei den Datenformaten, der Datenintegrität, der Programmiersprache, API's und Verschlüsselung zwischen den parallellaufenden Formularsystemen kommen. Der Quellcode von coSys ist proprietär, so dass eine Änderung, Anpassung, Wartung und Weiterentwicklung durch Dritte nicht möglich ist. Die Weiternutzung dieser Bestandssoftware erscheint unter dem Gesichtspunkt des Investitionsschutzes wirtschaftlich sinnvoll und ist zudem risikoarm. Was die Aufstockung der Lizenzen für coSys webdesk (Basislizenzierung, Partnerverwaltung und pdf/UA) und coSys workbench betrifft, kann die proprietäre Bestandssoftware coSys nebst den dazugehörigen Leistungen ausschließlich direkt über die CIB software GmbH bezogen werden, da die CIB software GmbH alleiniger Rechteinhaber bzgl. coSys ist und weder Vertriebslizenzen an Dritte vergeben hat noch Vertriebspartnerschaften mit anderen Unternehmen unterhält. Für die Erbringung der ergänzenden Leistungen (komplexe Vorlagen, Weiterentwicklung, Produktanpassungen) sowie der benötigten Systemservice-Leistungen ist Kenntnis und ggf. Eingriff in den source code erforderlich. Da der Quellcode von coSys proprietär ist, können alle Dienstleistungen, die einen Eingriff in den Quellcode der Standardsoftware coSys, Modifikationen oder Erweiterungen des Quellcodes, Kenntnisse über interne Schnittstellen oder APIs, den Einsatz spezifischer Entwicklungs- und Migrationswerkzeuge von CIB erfordern, aufgrund ausschließlicher Rechte nur von der CIB software GmbH angeboten werden. Damit liegen nach vertretbarer Auffassung rechtliche Gründe vor, die dazu führen, dass ausschließlich die CIB software GmbH den Bedarf der LHM decken kann, § 14 Abs. 4 Nr. 2 Buchst. c VgV. Die benötigten Leistungen werden europaweit ausschließlich von der CIB software GmbH angeboten. Die LHM hat im Rahmen einer Marktanalyse potenzielle Anbieter identifiziert, miteinander verglichen und bewertet, sich folglich mit möglichen Alternativen auseinandergesetzt. Dabei ist sie zu dem Ergebnis gekommen, dass die Beschaffung einer neuen Softwarelösung im Wettbewerb keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung darstellt, vielmehr lediglich die CIB software GmbH mit der Software coSys den Beschaffungsbedarf der LHM decken kann, § 14 Abs. 6 VgV. Der mangelnde Wettbewerb ist auch nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter. Der Beschaffungsgegenstand wurde produkt- bzw. unternehmensbezogen festgelegt. Es wurden daher die Leistungen ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb direkt an die Firma CIB software GmbH vergeben.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter der anbietenden Partei: CIB software GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert des Angebots: 1 266 300,00 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 28/01/2025
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 09162 000-40
Postanschrift: Agnes-Pockels-Bogen 33
Stadt: München
Postleitzahl: 80992
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE 811 335 517
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: CIB software GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE 201 280 686
Postanschrift: Elektrastr. 6a
Stadt: München
Postleitzahl: 81925
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Leiter der anbietenden Partei
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2cd99734-4bce-4b3c-9a69-ee552c57ffe0 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 28/01/2025 14:31:19 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 59926-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 20/2025
Datum der Veröffentlichung: 29/01/2025