1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadtverwaltung Hürth
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Umstellung der Finanzsoftware von OK.FIS auf OK.FINN
Beschreibung: Die Stadt Hürth plant die Umstellung der bislang genutzten Finanzsoftware OK.FIS auf die webbasierte Weiterentwicklung OK.FINN. Der Umstieg soll sukzessive in den Jahren 2026 bis 2030 erfolgen. Beide Softwarelösungen werden von der AKDB entwickelt und betrieben. Beabsichtigt ist nunmehr eine unmittelbare Beauftragung der AKDB, Hansastraße 12-16 in 80686 München entsprechend des § 14 Absatz 4 Nr. 2b und Nr. 5 VgV im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb.
Kennung des Verfahrens: 70e7afa1-f894-458e-a881-20e7285bafee
Interne Kennung: 13 ZVS 2026-032.1
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72211000 Programmierung von System- und Anwendersoftware, 72220000 Systemberatung und technische Beratung, 72224000 Beratung im Bereich Projektleitung, 72224100 Planung im Bereich Systemimplementierung, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration, 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste, 72253000 Help-Desk und Unterstützungsdienste, 72253100 Help-Desk, 72253200 Systemunterstützung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72261000 Software-Unterstützung, 72262000 Software-Entwicklung, 72263000 Software-Implementierung, 72265000 Software-Konfiguration, 72268000 Bereitstellung von Software, 72300000 Datendienste
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Stadtverwaltung Hürth
Stadt: Hürth
Postleitzahl: 50354
Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Erft-Kreis (DEA27)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPTYDBDUAB# 1. Bei der vorliegenden Bekanntmachung handelt es sich um eine freiwillige ex-ante-Transparenzbekanntmachung nach § 135 Abs. 3 GWB. Die Stadt Hürth vertritt entsprechend dieser Bekanntmachung die Auffassung, dass die unmittelbare Beauftragung der AKDB im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Absatz 4 Nr. 2b und 5 VgV zulässig ist und ein Wettbewerb entfallen kann. 2. Die Angabe des Tags der Zuschlagsentscheidung in dieser Bekanntmachung bezieht sich nur auf den Entschluss der Stadt Hürth, die AKDB zu beauftragen. Die beabsichtigte Beauftragung erfolgt nicht vor Ablauf von 10 Kalendertagen nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (vgl. § 135 Abs. 3 S. 1 Nr. 3 GWB).
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Umstellung der Finanzsoftware von OK.FIS auf OK.FINN
Beschreibung: Die AKDB wurde im Jahr 2006 über das städtische Rechenzentrum kdvz mit dem Betrieb der Finanzsoftware OK.FIS für die Stadt Hürth beauftragt. Die Software befindet sich seitdem im Einsatz und greift auf verschiedene vorhandene Datenbanken zurück. Stand 2026 ist festzustellen, dass die Software OK.FIS nicht mehr den aktuellen rechtlichen Anforderungen sowie den aktuellen technischen und digitalen Herausforderungen entspricht. Die Stad Hürth beabsichtigt daher unter Berücksichtigung der in der Verwaltung vorhandenen personellen und technischen Ressourcen im Zeitraum von 2026 bis 2030 auf die aktuelle Finanzsoftware OK.FINN umzusteigen. Der Umstieg soll kontinuierlich durch die Ablösung und Neuinstallation einzelner Module von OK.FINN erfolgen, während die anderen Module aus OK.FIS weiterhin in Betrieb bleiben und somit durchgehend ein vollfunktionsfähiges Finanzsystem zur Verfügung steht. Im Einzelnen sind folgende Module betroffen: 1. Dezentrale Ansatzerfassung 2. Bewirtschaftung 3. Veranlagung (Hundesteuer, Gewerbesteuer, Vergnügungssteuer) 4. Zahlungsabwicklung 5. Anlagenbuchhaltung 6. Kosten- und Leistungsrechnung Darüber hinaus wird die AKDB das Projekt im Rahmen eines Projektmanagements begleiten. Diese Begleitung ist zum einen zwingend notwendig, um bei der Ablöse der einzelnen Module jederzeit sicherstellen zu können, dass ein Zugriff auf die notwendigen Datenbanken von allen Modulen gewährleistet ist - dies insbesondere auch vor dem Hintergrund, dass im Rahmen der Umstellung von OK.FIS auf OK.FINN auch eine vollständige Verlagerung des Datenhostings an das Rechenzentrum der AKDB beabsichtigt ist, um weitere Synergieeffekte in der Betreuung des Finanzverfahrens zu schaffen. Ergänzend dazu umfasst die Begleitung des Projektmanagements auch die notwendigen Schulungen für die Nutzer, die Überleitung von Schnittstellen und evtl. notwendige Softwareanpassungen (Beratung und Customizing) sowie Softwaretests. Nach Abschluss des Umstiegs auf die Finanzsoftware OK.FINN übernimmt die AKDB zudem die jährliche Systembetreuung und bleibt für das Datenhosting verantwortlich.
Interne Kennung: 13 ZVS 2026-032.1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72211000 Programmierung von System- und Anwendersoftware, 72220000 Systemberatung und technische Beratung, 72224000 Beratung im Bereich Projektleitung, 72224100 Planung im Bereich Systemimplementierung, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration, 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste, 72253000 Help-Desk und Unterstützungsdienste, 72253100 Help-Desk, 72253200 Systemunterstützung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72261000 Software-Unterstützung, 72262000 Software-Entwicklung, 72263000 Software-Implementierung, 72265000 Software-Konfiguration, 72268000 Bereitstellung von Software, 72300000 Datendienste
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Stadtverwaltung Hürth
Stadt: Hürth
Postleitzahl: 50354
Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Erft-Kreis (DEA27)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/09/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/08/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Gesamtpreis für den Umstieg von OK.FIS auf OK.FINN inklusive der Kosten für Hosting, Support und Softwarepflege.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 1
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde: Der Wettbewerb wurde im vorliegenden Vergabeverfahren ausschließlich auf die AKDB AöR beschränkt. Eine Bewertung anhand von Bewertungskriterien und Gewichtungen ist damit entbehrlich.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Die Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus §§ 134, 135 und 160 GWB. Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach§ 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadtverwaltung Hürth
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Für die unmittelbare Beauftragung der AKDB sind die Voraussetzungen des § 14 Absatz 4 Nr. 2b und 5 VgV gegeben. Zum einen kommt für die Durchführung des Umstiegs von KO.FIS aus KO.FINN bereits aus technischen Gründen nur ein Unternehmen - namentlich die AKDB - in Betracht. Darüber hinaus ist auch zu beachten, dass es sich bei der Leistung um eine Erweiterung bzw. einen kontinuierlichen Austausch der vorhandenen Finanzsoftware handelt. Sofern diese Leistungen nicht kontinuierlich von einem Bieter erbracht werden (= teilweise Erneuerung bzw. Erweiterung), drohen technische Probleme wegen einer Inkompatibilität zwischen einzelnen Modulen der Finanzsoftware. Ein Auftraggeberwechsel ist der Stadt Hürth unter diesen Umständen nicht zumutbar. Diese Einschätzung basiert auf folgenden Überlegungen zum Umstieg: Die Stadtverwaltung Hürth ist seit mehr als zwei Jahrzehnten Software-Kunde der AKDB München. Die eingesetzte Finanzsoftware OK.FIS mit den dazugehörigen Fachmodulen läuft derzeit stabil und fehlerlos. Seit einigen Jahren entwickelt die AKDB ihre Finanzsoftware softwarearchitektonisch fort (technisch und in der Oberflächenstruktur). Die Fortentwicklung dient der Erneuerung technisch überalterter Softwarearchitektur und der intuitiven Bedienbarkeit zunehmend durch mehr fachfremde Mitarbeitende. Anfänglich war angedacht, zum Ende der Entwicklungsphase eine rundum neue komplette Finanzsoftware auszurollen und den Kunden zum Kauf anzubieten. Im Laufe der Fortentwicklung hat sich gezeigt, dass die einzelnen Entwicklungsschritte so komplex, personal- und zeitaufwendig sind und zwischenzeitlich entwicklungsbedingt einzelne Module bereits fertig und anwendbar sind, sodass nunmehr ein modularer Umstieg präferiert wird. Das bedeutet, dass die neuen Anwendungen bereits im laufenden Entwicklungsprozess an die Kommunen ausgeliefert werden und dann darauf aufbauende Module weiterentwickelt werden. Insbesondere ist dies notwendig, weil eine Vielzahl von angedockten Fachverfahren im laufenden Entwicklungsprozess an die neuen Strukturen angepasst und integriert werden müssen. Dies sind u.a. Servermodule (OK.KOMM, Puma, SQL-Server), Anwendungsmodule (Gebührenbescheidsoftware, DMS/elektronische Akte, u. a.) und Schnittstellenanbindungen (hausinterne Fremd-Fachverfahren, Gehaltsverfahren). Die Verzahnung dieser Module mit Fremdverfahren würde unzumutbare zeitliche und personelle Herausforderungen mit sich bringen. Nahezu alle externen Module wären ohne komplette Überarbeitung bzw. Anpassung nicht funktionsfähig. Technische Unvereinbarkeit und unterschiedliche technische Merkmale wären die Folge der Beschaffung einer Fremdsoftware. Zudem ist dieser modulare Umstieg zwingend notwendig, da die Stadt Hürth auch nicht über die eigenen personellen Kapazitäten verfügt, einen kurzfristigen vollständigen Umstieg auf eine andere Finanzsoftware ausreichen zu begleiten und ein modulare Umstieg somit unumgänglich ist. Gerade dieser mdoulare Umstieg bedingt jedoch eine jederzeitige Kompatibilität aller Module in der Finanzwirtschaft, welche lediglich gewahrt ist, wenn der Umstieg von OK.FIS auf OK.FINN erfolgt.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: AKDB AöR
Angebot:
Kennung des Angebots: 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: Umstellung der Finanzsoftware von OK.FIS auf OK.FINN
Datum der Auswahl des Gewinners: 18/06/2026
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadtverwaltung Hürth
Registrierungsnummer: 053620028028-31001-37
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Straße 40
Stadt: Hürth
Postleitzahl: 50354
Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Erft-Kreis (DEA27)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 223353-109
Fax: +49 223353-147
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Fax: +49 251411-2165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: AKDB AöR
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE 129 52 33 71.
Postanschrift: Hansastraße 12-16
Stadt: München
Postleitzahl: 80686
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: eaa3a87d-5ec5-4490-8999-31eca0d6d268 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 01/09/2026 15:16:51 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 607844-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 170/2026
Datum der Veröffentlichung: 03/09/2026