Virtueller Projektraum SBH/GMH

Abschluss eines Rahmenvertrages über die zeitlich befristete Überlassung und Bereitstellung virtueller Projekträume als Software as a Service sowie damit verbundener Dienstleistungen (insbesondere Einrichtung sowie Support im laufenden Betrieb) für SBH | Schulbau Hamburg und GMH | Gebäudemanagment Hamburg GmbH.

Hauptort der Ausführung: Hamburg

SBH und GMH möchten einen Rahmenvertrag mit einem Anbieter eines virtuellen Projektraumes für eine Laufzeit von vier Jahren abschließen, der es ermöglicht, über die Vertragsdauer eine Vielzahl an Bauprojekten abzuwickeln. Die Nutzungsdauer des Projektraums soll für einzelne Projekte bis zu deren Abschluss, und damit über die vier Abrufjahre hinaus möglich sein. Es soll eine einheitliche, von SBH und GMH vorgegebene Musterstruktur für jedes neue Projekt abrufbar sein. Pro Leistungsphase sollen für jedes Projekt festgelegte Module und Funktionen automatisch freigeschaltet sein. Weitere im Rahmenvertrag definierte Module und Funktionen können von Projektsteuerern nach Bedarf zusätzlich freigeschaltet werden. Die Bereitstellung der Software soll in der Form „Software as a Service“ auf Grundlage der ergänzenden Vertragsbedingungen für die zeitlich befristete Überlassung von Standardsoftware (EVB-IT Überlassung Typ B) erfolgen.

SBH und GMH beabsichtigen innerhalb des Rahmenvertrags für den Schulbau 20-30 Bauprojekte („kleines Projekt“) ab einem Volumen von 10 Mio. EUR über den virtuellen Projektraum abwickeln. Interessierte Projektsteuerer mit geringeren Projektvolumina soll ebenfalls die Möglichkeit gegeben werden, ihre Projekte über den Projektraum abzuwickeln. Innerhalb der Sparte Hochschulbau sollen drei Projekte, mit Auftragsvolumina ab 150 Mio. EUR („großes Projekt“) über den Projektraum abgewickelt werden.

Im Durchschnitt wird bei einem kleinen Projekt ein Volumen von 10 Mio. EUR ca. 30 GB an Daten durch Dateien und Dokumenten generiert und ausgetauscht. Bis zu 50 Einrichtungen mit durchschnittlich je 5 eingebundenen Mitarbeitern tauschen mit dem Bauherrn im Laufe des Projekts Daten aus. Ein kleines Projekt hat eine durchschnittliche Laufzeit von 3-5 Jahren (Leistungsphase 0-10).

Im Durchschnitt wird bei einem großen Projekt ein Volumen von 150 Mio. EUR 160 GB an Daten durch Dateien und Dokumenten generiert und ausgetauscht. Bis zu 500 Einrichtungen mit durchschnittlich 5 eingebundenen Mitarbeitern tauschen mit dem Bauherrn im Laufe des Projekts Daten aus. Ein großes Projekt hat eine durchschnittliche Laufzeit von 5-8 Jahren (Leistungsphase 0-10).

Der Bau und die Sanierung von neuen Standorten oder einzelnen Gebäuden erfolgt aktuell in individuellen Einzelprojekten mit separaten Auftragsvergaben. Die organisatorische und administrative Abwicklung der Bauprojekte erfolgt gemäß offizieller Prozesse, die aber den unterschiedlichen internen und externen Projektsteuerern hohen eigenen Gestaltungsspielraum lassen. Dies führt zu starker Varianz in der Dokumentation von Bauunterlagen. Die überwiegende Ablage aller Projektdokumente auf dem SBH und GMH-internen Laufwerk bringt zudem die Nachteile mit, dass Dokumente und Ordner gelöscht werden können und diese bei externen Terminen nicht digital abrufbar sind.

Die entstandene Varianz in der Dokumentationsstruktur und -tiefe hat viele Nachteile: bei Mitarbeiterwechseln fällt es den Nachfolgern schwerer, sich in das Projekt und die getroffenen Entscheidungen einzuarbeiten und es ist schlechter erkennbar, ob Dokumente fehlen oder Unterlagen unvollständig sind. Im schlimmsten Fall lassen sich dadurch bei Streitigkeiten Entscheidungen nicht mehr klar nachvollziehen. Umso wichtiger ist es für SBH und GMH, alle Dokumente einheitlich und strukturiert abzulegen, sowie jederzeit die Datenhoheit über alle Dokumente ihrer Bauprojekte zu besitzen. Nur eine geringe Zahl der Bauprojekte bei SBH und GMH wird bisher über einen virtuellen Projektraum abgewickelt. Dieser erlaubt eine über alle Projekte hinweg einheitliche klare, konsequente digitale Baudokumentation und -kontrolle. Wenn jedoch bei SBH und GMH virtuelle Projekträume zum Einsatz kommen, werden sie von unterschiedlichen Anbietern genutzt, da sie oft durch weitere Projektpartner in das Projekt „mitgebracht“ und bereitgestellt werden. In diesen Fällen fehlt für SBH und GMH die geforderte eigene Datenhoheit. Zudem unterstützt der Einsatz unterschiedlicher virtueller Projekträume die Vielfalt in Dokumentationsstrukturen und Nomenklatur weiter, was nicht gewünscht ist.

Um den ungenügenden IST-Zustand aufzulösen soll ein Rahmenvertrag mit einem Anbieter eines cloud-basierten, virtuellen Projektraumes abgeschlossen werden.

Ein cloud-basierter, virtueller Projektraum ermöglicht allen Projektbeteiligten das Hochladen von nicht-löschbaren Dokumenten in einheitlicher Nomenklatur. Durch die Vergabe von Rollen und Rechten an Nutzergruppen ist sichergestellt, dass jeder festgelegte Personenkreis nur die für ihn bestimmten Informationen erhält. Das Lesen, bzw. Herunterladen von Dokumenten durch einzelne Nutzer wird dokumentiert, so dass Klarheit besteht, ob Informationen den richtigen Adressaten fristgerecht erreicht haben. Zudem bietet ein cloud-basierter, virtueller Projektraum weitere hilfreiche Module, die Bauprozesse vereinfachen und die Verzahnung mit weiterer genutzter Bausoftware ermöglichen. Zu diesen gehören u.a. Raumbücher, Bautagebücher, BIM-Prüf- und Bearbeitungsmodule, Tools zur Verfolgung von Baumängeln oder auch Tools zur Kostenkontrolle des einzelnen Bauprojekts.

Ultimativ soll die einheitliche Nutzung eines Projektraumes dazu führen, dass Mitarbeiter sich in neue Projekte durch einheitliche Strukturen schneller einarbeiten können und eine einheitlichere Nomenklatur und vollumfänglichere Dokumentation besser gelebt werden. Die Nutzung soll zu Klarheit über Informationen und Entscheidungen und damit zu weniger (gerichtlichen) Streitigkeiten und einhergehenden Zeitverzögerungen in Bauprojekten führen. Darüber hinaus wird die Digitalisierung von Bauprozessen gefördert.

Weitere Informationen zu den Anforderungen können den als Anlage zur Teilnahmeunterlage beigefügten Unterlagen, insbesondere dem Dokument „Entwurf Lastenheft (Leistungsbeschreibung)“ entnommen werden.

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass es sich bei den Unterlagen um den vorläufigen Bearbeitungsstand zum Zeitpunkt der Versendung der Auftragsbekanntmachung handelt. Insofern können sich bis zur Aufforderung zu Vertragsverhandlungen an die ausgewählten Unternehmen noch Änderungen und Ergänzungen an Inhalt und Umfang der Dokumente ergeben.

Preis - Gewichtung: 30

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 4

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 5

Die Vergabestelle stellt die Teilnahmeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://vergabeverfahren.dataport.de/evergabe.bieter/eva/#/supplierportal/dataport) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen

Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Teilnahmeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Teilnahmeantrags möglich

und sichergestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können.

Erkennt ein Bewerber Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Teilnahmeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bewerberfragen hinzuweisen.Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.

Bewerberfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Information zum Teilnahmewettbewerb (siehe Teilnahmeunterlagen) als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Vergabestelle bittet jede Frage eingangs mit einem Betreff zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Teilnahmeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil A – Teilnahmeunterlage).

Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bewerbern unaufgefordert an dem in der Information zum Teilnahmewettbewerb genannten Termin „Fragen und Antworten an alle Bewerber“ (01.06.2021) über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bewerber betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bewerber nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bewerbers verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.

Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bewerberfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: