612116-2021 - Vorankündigung – DirektvergabeDeutschland-Hannover: Software-Wartung und -Reparatur
OJ S 232/2021 30/11/2021
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1.
Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: BG-Phoenics GmbH
Postanschrift: Tiergartenstr. 39
Ort: Hannover
NUTS-Code: DE Deutschland
Postleitzahl: 30559
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Vergabestelle
E-Mail: ausschreibung@bg-phoenics.de
Fax: +49 51189879295
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.bg-phoenics.de
I.4.
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: gem. §99 Nr. 2 GWB
I.5.
Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Informationstechnologie

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.
Umfang der Beschaffung
II.1.1.
Bezeichnung des Auftrags
Wartung für Lizenzen des Herstellers Paradatec
Referenznummer der Bekanntmachung: AS210127
II.1.2.
CPV-Code Hauptteil
72267000 Software-Wartung und -Reparatur
II.1.3.
Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4.
Kurze Beschreibung
Befristeter Wartungsvertrag für Lizenzen des Herstellers Paradatec
Laufzeit 01.01.2022 - 31.12.2024
II.1.6.
Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7.
Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 470 000,00 EUR
II.2.
Beschreibung
II.2.3.
Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
II.2.4.
Beschreibung der Beschaffung
Befristeter Wartungsvertrag für Lizenzen des Herstellers Paradatec
II.2.5.
Zuschlagskriterien
Preis
II.2.11.
Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13.
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14.
Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.
Beschreibung
IV.1.1.
Verfahrensart
Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (für die unten aufgeführten Fälle)
  • Der Auftrag fällt nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinie
Erläuterung:
Der Auftraggeber ist satzungsgemäß der IT-Dienstleister ihrer Gesellschafter Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG BAU), Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) und Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (BG RCI). Der Auftraggeber betreibt eine Branchenlösungs-Software („phoenics“), in der die Geschäftsprozesse der Gesellschafter zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben abgebildet sind. In phoenics werden alle Dokumente und Akten in elektronischer Formgeführt. Für eingehende Dokumente wird ein Posteingangssystem betrieben, in dem sämtliche Eingangspost der Kunden gescannt und elektronisch zur Verfügung gestellt wird. Zur Verarbeitung der Scans wird unteranderem die Software PROSAR-AIDA des Herstellers Paradatec eingesetzt.
Der Auftraggeber hält eine Unternehmenslizenz von PROSAR-AIDA, mit der die benötigte Anzahl von Servern und das benötigte Seitenvolumen abgedeckt sind, nebst einigen zusätzlichen Modulen von Paradatec zur Nutzung weiterer Features zur Verarbeitung der Scans.
Für diese Lizenzen besteht ein aktiver Wartungsvertrag, der zum 31.12.2021 ausläuft. Zur Gewährleistung desweiterführenden Systembetriebs soll die Wartung für diese Lizenzen bis 31.12.2024 verlängert werden.
Des Weiteren sind innerhalb der nächsten drei Jahre Konsolidierungen für die Server geplant, auf denen PROSAR-AIDA im Einsatz ist, was in der Folge möglicherweise weniger Serverlizenzen erfordert. Der Hersteller hat BGP angeboten, unterjährig eine Reduzierung der Anzahl der Serverlizenzen vorzunehmen, so dass sich der Wartungsbetrag bereits für das laufende Wartungsjahr reduziert.
Gemäß Hersteller ist der Abschluss eines Wartungsvertrages mit dieser Option nur direkt beim Hersteller Paradatec selbst möglich.
Die Verarbeitung aller Dokumente in elektronischer Form ist ein elementares Merkmal von phoenics. Das Scannen sämtlicher in Papierform eingehender Dokumente ist dafür eine unverzichtbare Voraussetzung. Ein Wechsel auf eine alternative Software zur Verarbeitung von Posteingangs-Scans würde einen Neuentwurf der EDV-Infrastruktur im Scanbereich nach sich ziehen, um das Zusammenspiel zwischen der Scanner-Hardware und phoenics sicherzustellen. Außerdem müssten die entsprechenden Prozesse und Verarbeitungsschritte für das Scannen und Verarbeiten der Eingangspost komplett überarbeitet werden. Dies würde einen hohen Mehraufwand bedeuten, der im Rahmen des aktuellen Budgets und des aktuellen Personalbestands derzeit nicht zu bewältigen ist.
Der in Abschnitt V.2.1. angegebene Tag ist der Zeitpunkt der Vergabeentscheidung. Der Auftrag wird 10 Kalendertage nach Veröffentlichung dieser Auftragsbekanntmachung erteilt.
IV.1.3.
Angaben zur Rahmenvereinbarung
IV.1.8.
Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2.
Verwaltungsangaben

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2.
Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1.
Tag der Zuschlagsentscheidung
24/11/2021
V.2.2.
Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3.
Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: Paradatec GmbH
Postanschrift: Mittelweg 7
Ort: Braunschweig
NUTS-Code: DE91 Braunschweig
Postleitzahl: 38106
Land: Deutschland
Internet-Adresse: www.paradatec.de
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: nein
V.2.4.
Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 470 000,00 EUR
V.2.5.
Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.
Zusätzliche Angaben
VI.4.
Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1.
Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
VI.4.2.
Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
VI.4.3.
Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn:
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
VI.4.4.
Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
VI.5.
Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
25/11/2021