2021-OJS235-617319-de

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1.

Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Pfaffenhofen

Postanschrift: Hauptplatz 22

Ort: Pfaffenhofen a. d. Ilm

NUTS-Code: DE21J Pfaffenhofen a. d. Ilm

Postleitzahl: 85276

Land: Deutschland

Kontaktstelle(n): Laura Hoffmann

E-Mail: ausschreibung-hbv@landratsamt-paf.de

Telefon: +49 8441-27215

Fax: +49 8441-2713215

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: www.landkreis-pfaffenhofen.de

I.2.

Informationen zur gemeinsamen Beschaffung

Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben

I.4.

Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde

I.5.

Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.

Umfang der Beschaffung

II.1.1.

Bezeichnung des Auftrags

Einführung eines Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Referenznummer der Bekanntmachung: 2021/S 098-254188

II.1.2.

CPV-Code Hauptteil
48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket

II.1.3.

Art des Auftrags
Lieferauftrag

II.1.4.

Kurze Beschreibung

Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.

II.1.6.

Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7.

Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 1,00 EUR

II.2.

Beschreibung

II.2.2.

Weitere(r) CPV-Code(s)
48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket

II.2.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DE21J Pfaffenhofen a. d. Ilm

Hauptort der Ausführung: Pfaffenhofen a.d.Ilm

II.2.4.

Beschreibung der Beschaffung

Das Landratsamt Pfaffenhofen a. d. Ilm ist auf der Suche nach einer zukunftsfähigen DMS-Lösung, welche es ermöglicht, Unterlagen in elektronischer Form zu speichern und gesetzeskonform aufzubewahren sowie die Verwaltung in der Bearbeitung von Verwaltungsprozessen zu unterstützen. Daher plant der Landkreis Pfaffenhofen die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.

Die einzuführende DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.

Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung. Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können.

II.2.5.

Zuschlagskriterien

Qualitätskriterium - Name: Leistungs-/ Anforderungskatalog / Gewichtung: 15

Qualitätskriterium - Name: Lösungskonzept / Gewichtung: 30

Qualitätskriterium - Name: Präsentation/Verhandlungsrunden / Gewichtung: 25

Preis - Gewichtung: 30

II.2.11.

Angaben zu Optionen
Optionen: nein

II.2.13.

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14.

Zusätzliche Angaben

Die Angabe unter II.1.7) stellt nicht den tatsächlichen Auftragswert da. Die Angabe wurde gemacht, da es sich um ein Pflichtfeld handelt.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.

Beschreibung

IV.1.1.

Verfahrensart
Verhandlungsverfahren

IV.1.3.

Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8.

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2.

Verwaltungsangaben

IV.2.1.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 098-254188

IV.2.8.

Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9.

Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Bezeichnung des Auftrags:

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2.

Auftragsvergabe

V.2.1.

Tag des Vertragsabschlusses
02/11/2021

V.2.2.

Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 4

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 4

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3.

Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover

Postanschrift: Wöhlerstraße 42

Ort: Hannover

NUTS-Code: DE929 Region Hannover

Postleitzahl: 30163

Land: Deutschland

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

V.2.4.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1,00 EUR

V.2.5.

Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.

Zusätzliche Angaben

Die Angabe im Abschnitt V.2.4) ist nicht richtig, sondern dem Umstand geschuldet da es sich um ein technisches Pflichtfeld handelt.

VI.4.

Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Südbayern

Postanschrift: Maxilmilianstraße 39

Ort: München

Postleitzahl: 80538

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de

Telefon: +49 892176-2411

Fax: +49 892176-2847

VI.4.2.

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: keine

Postanschrift: keine

Ort: Pfaffenhofen

Land: Deutschland

VI.4.3.

Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Etwaige Verfahrensrügen nach § 160 GWB sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit der geltend gemachte Vergabeverstoß vor Einlegung des Nachprüfungsverfahrens erkannt und nicht innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt wurde oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung beim Auftraggeber, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

VI.4.4.

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Kontaktstelle gemäß I.1)

Postanschrift: keine.

Ort: Pfaffenhofen a.d.Ilm

Postleitzahl: 85276

Land: Deutschland

E-Mail: ausschreibung-hbv@landratsamt-paf.de

VI.5.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
30/11/2021