1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: ThüringenForst - Anstalt öffentlichen Rechts
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystems (PMS)
Beschreibung: Der Auftraggeber beabsichtigt die Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystems (nachfolgend PMS) als Cloud- oder Inhouse-Variante zu beschaffen. Aufgrund der Abschaltung des bisher genutzten Systems zum 31.08.2026 soll die Implementierung zum frühestmöglichen Zeitpunkt nach dem Zuschlag erfolgen, muss jedoch spätestens im Frühsommer 2026 erfolgt sein. Der abzuschließende Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von 48 Monaten mit der Option auf zweimalige Verlängerung um weitere 24 Monate, sodass die maximale Laufzeit 96 Monate beträgt.
Kennung des Verfahrens: a41bd75f-edf5-48d8-998a-0ec4bb5d5334
Interne Kennung: 8012-D-400-2025-0020
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79631000 Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Gotha
Postleitzahl: 99867
Land, Gliederung (NUTS): Gotha (DEG0C)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Um die Terminkette des Verfahrens halten zu können, wird um Bewerber-/Bieterfragen bis spätestens 13.10.2025, 9:00 Uhr gebeten.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Die Anlage 3.2 "Eigenerklärung zur Eignung" enthält sämtliche Ausschlusskritirien und ist bei der Teilnahmeantrags-/Angebotsabgabe ausgefüllt mit einzureichen.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystems (PMS)
Beschreibung: Der Auftraggeber beabsichtigt die Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystems (nachfolgend PMS) als Cloud- oder Inhouse-Variante zu beschaffen. Aufgrund der Abschaltung des bisher genutzten Systems zum 31.08.2026 soll die Implementierung zum frühestmöglichen Zeitpunkt nach dem Zuschlag erfolgen, muss jedoch spätestens im Frühsommer 2026 erfolgt sein. Der abzuschließende Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von 48 Monaten mit der Option auf zweimalige Verlängerung um weitere 24 Monate, sodass die maximale Laufzeit 96 Monate beträgt.
Interne Kennung: 8012-D-400-2025-0020
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79631000 Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Option auf zweimalige Verlängerung um weitere 24 Monate, sodass die maximale Laufzeit 96 Monate beträgt
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Gotha
Postleitzahl: 99867
Land, Gliederung (NUTS): Gotha (DEG0C)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Der jährliche Umsatz für den Unternehmensbereich der ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Der jährliche Umsatz für den Unternehmensbereich der ausgeschriebenen Leistung darf 1.000.000,00 € pro Jahr nicht unterschreiten.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: 2. Die jährliche Anzahl an aktiven Mitarbeitenden, in dem Unternehmensbereich der ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, die die Implementierung der ausgeschriebenen Leistung übernehmen können. Die jährliche Anzahl der aktiven Mitarbeitenden darf 10 nicht unterschreiten.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3. Es müssen drei vergleichbare, aktuelle Referenzen, bei denen in den letzten 60 Monaten die ausgeschriebene Leistung eingeführt wurde, nachgewiesen werden. Vergleichbar und aktuell ist eine Referenz, wenn a. es sich bei der Referenz um ein Unternehmen in Deutschland handelt. b. eine mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistung implementiert wurde. c. der Produktivbetrieb nach dem Go-Live mind. 6 Monate ohne Kündigung erfolgte.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 4. Anzahl der Kunden, bei denen in den letzten 60 Monaten die ausgeschriebene Leistung eingeführt wurde (max. 20 Punkte für alle Referenzen). a. die Gesamtanzahl aller Kunden, - 0-5 Kunden 0 Punkte - 6-10 Kunden 3 Punkte - 11-20 Kunden 5 Punkte - 21-X Kunden 10 Punkte b. die Gesamtanzahl der Kunden in öffentlicher Trägerschaft, - 0-3 Kunden 0 Punkte - 4-6 Kunden 3 Punkte - 7-9 Kunden 5 Punkte - 10-X Kunden 10 Punkte die sich für die ausgeschriebene Leistung entschieden haben.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 5. Konkret benannte Referenzen über die ausgeschriebene Leistung (max. 20 Punkte pro genannte Referenz). Hierzu bewertet der Auftraggeber drei vom Bewerber / von der Bewerbergemeinschaft eingereichte Referenzen gemäß den nachstehenden Festlegungen. Mindestvoraussetzung für die Wertung einer Referenz ist die erfolgreiche Implementierung der ausgeschriebenen Leistung, die Gegenstand des Angebots des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft ist, durch den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft, deren Abnahme sowie der Produktivbetrieb inkl. zusätzlicher Dienstleistungen beim Referenzgeber für mindestens sechs Monate ohne Kündigung. Die unter 3. konkret benannten Referenzen werden gemäß nachstehenden Festlegungen wie folgt bewertet (max. 20 Punkte pro genannte Referenz). Es werden die 3 Referenzen mit den höchsten Punktwerten berücksichtigt. Eigenschaft der Referenz Punktewert Referenzgeber ist ein öffentlicher Auftraggeber. 10 Punkte Der Referenzgeber beschäftigt Mitarbeiter nach TVöD & TVL. 4 Punkte Der Referenzgeber hat eine Organisationsstruktur mit mehreren örtlich getrennten Standorten und einer zentralen Personalabteilung und einer externen Abrechnungsstelle. 4 Punkte Der Referenzgeber weist mindestens 1.000 Beschäftigte auf. 2 Punkte Die Punktevergabe für das Kriterium 5 erfolgt wie in der Tabelle angegeben pro Referenz.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 21/10/2025 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Sofern Teilnahmeanträge unvollständig eingegangen sind, behält sich der Auftraggeber vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachzufordern.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Freistaates Thüringen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, wenn: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach §134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Die Unwirksamkeit eines öfffentlichen Auftrags gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: ThüringenForst - Anstalt öffentlichen Rechts
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: ThüringenForst - Anstalt öffentlichen Rechts
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: ThüringenForst - Anstalt öffentlichen Rechts
Organisation, die Angebote bearbeitet: ThüringenForst - Anstalt öffentlichen Rechts
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: ThüringenForst - Anstalt öffentlichen Rechts
Registrierungsnummer: 16505100-0001-86
Abteilung: Zentrale
Postanschrift: Hallesche Straße 20
Stadt: Erfurt
Postleitzahl: 99085
Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Organisation, die Angebote bearbeitet
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Freistaates Thüringen
Registrierungsnummer: 16900334-0001-29
Stadt: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)
Land: Deutschland
Telefon: +49 361-573321254
Fax: +49 361-573321059
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 4850bed2-5ff8-41a6-a106-281f58f72fa3 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 19/09/2025 14:31:29 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 621663-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 182/2025
Datum der Veröffentlichung: 23/09/2025