Aufhebung - ekom21 - Rahmenvereinbarung mit bis zu drei Full-Service-Agenturen zu Marketing-Dienstleistungen

Es handelt sich vorliegend um die Bekanntmachung der Aufhebung des Verfahrens 2022/S 165-469182.

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Die ekom21 - KGRZ Hessen ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts nach dem Hessischen Datenverarbeitungsverbundgesetz (DV-VerbundG). Sie ist zentraler IT-Dienstleister für die hessischen Kommunen und ihre Einrichtungen. Von den Standorten in Gießen, Darmstadt und Kassel versorgt sie ihre Endkunden umfassend mit modernen Informations- und Kommunikationsdienstleistungen (IuK) aller Art.

Zielsetzung dieser Ausschreibung ist die Erteilung eines Auftrags über Dienstleistungen zur Entlastung der Unternehmenseinheit Marketing der ekom21. Die Dienstleistung umfasst das gesamte Spektrum an Kreativarbeit (visuell, textlich) über alle Medien (Print, Online, Event) - sowohl in der strategischen Beratung als auch in der operativen Umsetzung.

Mit bis zu drei Full-Service-Agenturen soll eine Rahmenvereinbarung für die Dauer von vier Jahren (vgl. § 21 Abs. 6 VgV) ohne Verlängerungsoption geschlossen werden.

Das Auftragsvolumen wird in Summe voraussichtlich maximal 600.000 Euro (Höchstwert) umfassen.

Ein Anspruch auf einen tatsächlichen Abruf der in der Rahmenvereinbarung geregelten Leistungen besteht nicht. Der eigentliche Leistungsabruf bzw. die Beauftragung der Auftragnehmer erfolgt nach den in der Rahmenvereinbarung abschließend festgelegten Bedingungen. Die Beauftragung soll bis zu einer Wertgrenze i.H.v. maximal 10.000 Euro im sog. Kaskadenprinzip und oberhalb dieser Wertgrenze in Form von sog. Mini-Wettbewerben erfolgen.

Im Detail soll die Marketing-Dienstleistung die folgenden Bausteine umfassen, die funktional beschrieben werden:

a) Strategische Kommunikationsberatung

Zur zielgruppengerechten Vermarktung und Verbreitung von Produkten der ekom21 sowie zur Sensibilisierung der Verwaltung gegenüber den Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung sollen strategische Beratungsleistungen erfolgen, die auch in entsprechende langfristige Marken- und Kommunikationsstrategien überführt werden können. Zu den einzelnen Bedarfsfeldern gehören insbesondere die folgenden Aspekte:

- Beratung zur Positionierung und grundlegenden Kommunikationsstrategie der ekom21 und ihrer Lösungen.

- Beratung zur Weiterentwicklung der Kommunikationsmaßnahmen inkl. Vorschlägen zu neuen Kanälen und Formaten.

- Beratung zur Weiterentwicklung des Corporate Designs / der Marketingmaterialien.

- Strategische Kommunikationsberatung zu kritischen Themen (inkl. kurzfristiger Akutberatung).

- Beratung zu potentiellen Krisenthemen und Krisenprävention

b) Konzeption und Umsetzung von Kommunikationskampagnen

Der Auftragnehmer soll basierend auf zu entwickelnden oder existierenden Kommunikations- und Markenstrategien konkrete Kommunikationskampagnen planen, umsetzen und evaluieren. Ein weiteres relevantes Anwendungsfeld kann auch das Thema Recruiting bzw. Employer Branding sein, d.h. die Positionierung der ekom21 als attraktiven Arbeitgeber und die Planung und Umsetzung einer dazu passenden Kommunikationskampagne unter Verwendung mehrerer aufeinander abgestimmter Kommunikationskanäle. Dabei sind jeweils die Arbeitsweise der Zielgruppe und die von ihr genutzten Kommunikationsmedien zu berücksichtigen.

Bei der Konzeption der Kommunikationskampagnen sollen konkrete Vorschläge für innovative und zielgruppengerechte Formate entwickelt werden, die mit den im Unternehmen vorhandenen Ressourcen umsetzbar sind. Dafür ist eine enge Abstimmung mit der Marketing-Abteilung der ekom21 und gegebenenfalls weiteren Unternehmensvertretern erforderlich.

c) Erstellung von Bewegtbild-Medien

Für die Vermarktung einzelner Produkte und die Platzierung bestimmter, relevanter Digitalisierungsthemen bis hin zur Vorstellung der ekom21 selbst sollen ansprechende Videos erstellt werden, sowohl Realfilme als auch Animationsfilme. Dies umfasst die Konzeption (inklusive ggf. notwendiger Recherche und Storyboard-Erstellung) sowie die Produktion und gegebenenfalls Post-Produktion. Erforderliche Film-Formate können entsprechend sein: Erklärfilme, Tutorials, Imagefilme, Produktmarketing-Filme. Bei der Filmerstellung sollen die Vorgaben der Corporate Identity (CI) der ekom21 Berücksichtigung finden.

d) Erstellung von Print-Medien

Auch in Zeiten der Digitalisierung verfolgt die ekom21 den Anspruch, für einzelne konkrete Verwendungszwecke hochwertige Print-Medien zu produzieren, die von der Gestaltung dem aktuellen state-of-the-art entsprechen. Anlässe sind etwa die Kundenzeitschrift einfo21, die drei Mal im Jahr erscheint, der Geschäftsbericht sowie Produktbroschüren unterschiedlicher Länge, Flyer oder Poster. Aufgabenbereiche umfassen die Konzeption von Dummys und visuellen Konzepten für Print-Produkte über die anlassbezogene Gestaltung einzelner Publikationen entsprechend der existierenden CI-Vorgaben der ekom21 bis hin zu Produktion und Auslieferung.

e) Grafik- und Informationsdesign

Für die Vermarktung einzelner Produkte sowie die Bewerbung von Veranstaltungen und Initiativen sind Dienstleistungen auf dem Gebiet des Grafikdesigns gefordert. Dies umfasst die Erstellung von visuellen Konzepten und Logos bis hin zur Gestaltung von Anzeigen (Print und Online). Ebenso ist bei Bedarf Web-Konzeption und Screen-Design nach modernen Standards zu erbringen sowie die Gestaltung und stetige Weiterentwicklung von State-of-the-art-Power-Point-Präsentationen - unter Einhaltung des CI der ekom21 für Verkaufszwecke und Lobbying.

f) Texterstellung und Branding

Für verschiedene Anlässe sind textuelle Dienstleistungen gefordert. Dies erfordert im werblichen Bereich etwa die Entwicklung von Slogans und Claims sowie Copy-Text für Anzeigen, Flyer und Broschüren, Websites oder Power-Point-Präsentationen oder alternativ auch Lektorat-Aufgaben, d.h. die sprachliche Prüfung und Optimierung von Texten entsprechend der sprachlichen und stilistischen Vorgaben aus der CI der ekom21. Im Bereich des Brandings sind die Namensentwicklung für neue Produkte, Dienstleistungen und Initiativen inklusive Basis-Check zu möglichen Markenrechts-Konflikten erforderlich.

g) Veranstaltungsplanung und Unterstützung bei der Durchführung

Der Auftragnehmer soll bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen unterschiedlicher Art und Größe aktiv unterstützen. Dies umfasst im Wesentlichen die für die Veranstaltung relevanten Print- und Online-Werbemittel, grafische Konzepte für die Veranstaltung sowie Roll-Ups, Messewände bis hin zur Regie von Plenumsveranstaltungen. Die ekom21 baut dazu auf ihre jährliche Hausmesse eXPO, auf Roadshows durch hessische Kommunen, Anwender- und Informationstage zu einzelnen Produkten sowie Messebeteiligungen. Parallel dazu haben auch Online-Veranstaltungen an Gewicht gewonnen. In diesem Kontext können Dienstleitungen im Kontext digitaler Studios benötigt werden.

h) Werbemittel

Eine auch im digitalen Zeitalter wichtige Kommunikationsmaßnahme ist für die ekom21 weiterhin die Erstellung von Werbemitteln für verschiedene Produkte und Anlässe, die etwa bei Schulungen, Kundenbesuchen oder der Hausmesse und weiteren Veranstaltungen als Give-Away verteilt werden. Die Werbemittel werden unterteilt in allgemeine Office-Produkte (z.B. Stifte, Blöcke, Bürobedarf), Give-Aways in verschiedener Form, Snacks (z.B. Fruchtgummi, Müsliriegel, Trockenfrüchte), höherwertige und hochwertige Werbemittel sowie Weihnachtspräsente. Die Kreativ-Agentur soll bei Bedarf auf verschiedenen Gebieten unterstützen, z.B. Trendscouting, Auswahl, Gestaltung und Beschaffung von Werbemitteln.

Es ist beabsichtigt, den Auftrag nach Umgestaltung der Ausschreibungsunterlagen erneut auszuschreiben.

Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb in zwei Stufen durchgeführt. Auf der ersten Stufe (Teilnahmewettbewerb) haben die Bieter innerhalb der Teilnahmefrist Teilnahmeanträge einzureichen, die sämtlichen Anforderungen dieser Bekanntmachung sowie des Begleitdokuments (siehe Teilnahmeunterlagen auf dieser Plattform) genügen müssen.

Weiterführende Informationen zu der rechtlichen Einordnung des Auftragsgegenstandes, zu der Verfahrensart und zu der Durchführung des Verfahrens ergeben sich aus den Vergabeunterlagen (siehe Teilnahmeunterlagen auf dieser Plattform).

Die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern/Bietern erfolgt ausschließlich über dieses Vergabeportal. Der Auftraggeber stellt alle Fragen und Antworten zu dem Verfahren auf dem Vergabeportal anonymisiert zur Verfügung.

Die Angabe personenbezogener Daten innerhalb der Eignungsnachweise ist freiwillig. Die Nichtangabe personenbezogener Daten führt nicht unmittelbar zum Ausschluss vom weiteren Verfahren.

Mit dieser Bekanntmachung wird der öffentliche Auftraggeber nicht zur Gewährung einer Beihilfe verpflichtet. Insbesondere bleibt dem öffentlichen Auftraggeber die Aufhebung des Vergabeverfahrens vorbehalten, sollte sich das Gesamtprojekt als gesamtwirtschaftlich nicht darstellbar bzw. finanzierbar erweisen.

Etwaige Änderungen zum Verfahren werden ausschließlich über http://ted.europa.eu und das vorliegende Vergabeportal bekannt gemacht.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YKP6MW2

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: