1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Max Planck Information and Technology (MaxIT)
Rechtsform des Erwerbers: Gruppe öffentlicher Stellen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: UC_DL_2026
Beschreibung: Gegenstand der vorgesehenen Vergabe ist die Ausschreibung von Betriebs-, Support-, Projekt- und Fortschreibungsleistungen für zentrale Unified-Communication- und Kollaborations-plattformen. Hierzu zählen insbesondere für den Bereich Telefonie die bestehende zentrale Cisco-VoIP-Infrastruktur einschließlich ergänzender Kommunikationskomponenten (u. a. Vermittlungsstellenlösungen, DECT, Fax- und Alarmierungsdienste) sowie für den Bereich Video Conferencing (mit Telefonie- Funktionen) die zentrale Webex-Cloudplattform und künftig vorgesehene Microsoft Teams Lösung beziehungsweise Microsoft 365. Der Vergabegegenstand unterteilt sich in 2 Lose. Im Folgenden werden die vertragsgegenständlichen Leistungen und zugehörigen Rahmenbedingungen für den Bereich Unified Communications für folgende Leistungsbereiche spezifiziert: Mit dem hier gegenständlichen EU-weiten Vergabeverfahren werden zwei Leistungserbringer ausgewählt, die für die unterschiedlichen Leistungsbereiche in Los 1 und Los 2 jeweils: - über fundiertes Hersteller- und Systemwissen verfügen und den Betrieb der jeweiligen Anwendungsinfrastruktur und -lösung insb. im Rahmen eines Second-Anwendersupports sicherstellen und - die Funktions- und Nutzungsmöglichkeiten der eingesetzten Umgebungen im Rahmen von notwendigen Requests for Change (technisch oder fachlich) und Projekten erhalten und weiterentwickeln. Für den Leistungsbereich Videoconferencing wird zusätzlich die Migration bzw. der Technologiewechsel von Webex zu Microsoft Teams fachlich und technisch unterstützt. Die Leistungsbereiche sind ausgiebig in Abschnitt 1.5 für Los 1 und 1.6 für Los 2 beschrieben. Für Los 1 - Dienstleistungen im Bereich VoIP wird ein geschätztes Auftragsvolumen von 2,154 Mio. € netto erwartet. Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung beträgt 2,585 Mio. € netto. Für Los 2 - Dienstleistungen im Bereich Video Conferencing (mit Telefonie-Funktionen) wird ein geschätztes Auftragsvolumen von 1,981 Mio. € netto erwartet. Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung beträgt 2,377 Mio. € netto.
Kennung des Verfahrens: 54a4a27a-e9ad-44b7-a55c-1e205723e9f8
Interne Kennung: 09-MaxIT-2026
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: 80687
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 4 962 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann: 1
Auftragsbedingungen:
Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können: 1
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Es gelten alle Ausschlussgründe gemäß Vergabeunterlage (Anlagerubriken D und E)
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Dienstleistungen im Bereich VoIP
Beschreibung: Gegenstand der vorgesehenen Vergabe ist die Ausschreibung von Betriebs-, Support-, Projekt- und Fortschreibungsleistungen für zentrale Unified-Communication- und Kollaborationsplattformen. Hierzu zählen insbesondere für den Bereich Telefonie die bestehende zentrale Cisco-VoIP-Infrastruktur einschließlich ergänzender Kommunikationskomponenten (u. a. Vermittlungsstellenlösungen, DECT, Fax- und Alarmierungsdienste) sowie für den Bereich Video Conferencing (mit Telefonie-Funktionen) die zentrale Webex-Cloudplattform und künftig vorgesehene Microsoft Teams Lösung beziehungsweise Microsoft 365. Zur Ermittlung der Wirtschaftlichkeitskennzahl werden sowohl Angaben zu den Preisen als auch zu Leistungskriterien und zur fachlichen Qualifikation des eingesetzten Personals herangezogen, Näheres siehe Anlage E.1
Interne Kennung: LOT-0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Zuschlagserteilung schließt sich ab Leistungsbeginn am 01.01.2027 eine ca. einmonatige Transitionsphase an, in welcher sich der Auftragnehmer auf die Hauptleistungserbringung vorbereiten muss (01.01.2027 - 01.02.2027). Die Transitionsphase zu Vertragsbeginn ist in Kapitel 3.1 der Leistungsbeschreibung beschrieben. Die Laufzeit des Vertrages beträgt ab Leistungsbeginn mindestens 24 Monate und höchstens 48 Monate.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Landsberger Straße 346
Stadt: München
Postleitzahl: 80687
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2027
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2028
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Auftragsunterlagen
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzepte
Beschreibung: L
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Einfache Richtwertmethode nach UfAB
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 16/10/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 4 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß §56 Abs. 2 und 3 VGV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern (d.h., nachreihen, vervollständigen oder korrigieren zu lassen). Ein Rechtsanspruch auf eine Nachforderung besteht grundsätzlich nicht.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 16/10/2026 12:05:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Anlage A.1 Besondere Bedingung für die Auftragsausführung: Der Auftragnehmer ist bei der Wahl der Personen, die er zur Leistungserbringung einsetzt, frei. Das Weisungsrecht und Direktionsrecht bezüglich der vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeiter verbleibt vollständig und ausschließlich beim Auftragnehmer als deren Auftraggeber. Im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB fordert der Austraggeber die Einhaltung der folgenden Ausführungsbedingungen, s. Anlage A.1 Leistungsbeschreibung Kap. 1 - Russland-Sanktionen, s. Anlage D.1 (Eigenerklärungen) - Kommunikation mit dem Auftraggeber, s. Anlage D.1 (Eigenerklärungen)
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 2
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 160 GWB findet Anwendung. Die Vorschrift lautet auszugsweise: "(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (...) (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem AG nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem AG gerügt wird, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem AG gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des AG, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind." Der Auftraggeber weist darauf hin, dass der Bieter wegen des Akteneinsichtsrechts aller Beteiligten eines Nachprüfungsverfahrens nach § 165 Abs. 1 GWB damit rechnen muss, dass sein Angebot von den Beteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Daher liegt es in seinem Interesse, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe nach § 165 Abs. 2 GWB für eine Versagung der Akteneinsicht hinzuweisen und betroffene Angebotsteile kenntlich zu machen (Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse). Zur Durchsetzung seiner Rechte muss sich der Bieter an die Vergabekammer wenden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Max Planck Information and Technology (MaxIT)
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Max Planck Information and Technology (MaxIT)
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Dienstleistungen im Bereich Video Conferencing (mit Telefonie-Funktionen)
Beschreibung: Gegenstand der vorgesehenen Vergabe ist die Ausschreibung von Betriebs-, Support-, Projekt- und Fortschreibungsleistungen für zentrale Unified-Communication- und Kollaborationsplattformen. Hierzu zählen insbesondere für den Bereich Telefonie die bestehende zentrale Cisco-VoIP-Infrastruktur einschließlich ergänzender Kommunikationskomponenten (u. a. Vermittlungsstellenlösungen, DECT, Fax- und Alarmierungsdienste) sowie für den Bereich Video Conferencing (mit Telefonie-Funktionen) die zentrale Webex-Cloudplattform und künftig vorgesehene Microsoft Teams Lösung beziehungsweise Microsoft 365. Zur Ermittlung der Wirtschaftlichkeitskennzahl werden sowohl Angaben zu den Preisen als auch zu Leistungskriterien und zur fachlichen Qualifikation des eingesetzten Personals herangezogen, Näheres siehe Anlage E.1
Interne Kennung: LOT-0002
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: 80687
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2027
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2028
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 4 962 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Auftragsunterlagen
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzepte
Beschreibung: Fachliche Qualifikation
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Einfache Richtwertmethode nach UfAB
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 16/10/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 4 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß §56 Abs. 2 und 3 VGV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern (d.h., nachreihen, vervollständigen oder korrigieren zu lassen). Ein Rechtsanspruch auf eine Nachforderung besteht grundsätzlich nicht.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 16/10/2026 12:05:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Anlage A.1 Besondere Bedingung für die Auftragsausführung: Der Auftragnehmer ist bei der Wahl der Personen, die er zur Leistungserbringung einsetzt, frei. Das Weisungsrecht und Direktionsrecht bezüglich der vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeiter verbleibt vollständig und ausschließlich beim Auftragnehmer als deren Auftraggeber. Im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB fordert der Austraggeber die Einhaltung der folgenden Ausführungsbedingungen, s. Anlage A.1 Leistungsbeschreibung Kap. 1 - Russland-Sanktionen, s. Anlage D.1 (Eigenerklärungen) - Kommunikation mit dem Auftraggeber, s. Anlage D.1 (Eigenerklärungen)
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 2
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 160 GWB findet Anwendung. Die Vorschrift lautet auszugsweise: "(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (...) (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem AG nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem AG gerügt wird, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem AG gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des AG, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind." Der Auftraggeber weist darauf hin, dass der Bieter wegen des Akteneinsichtsrechts aller Beteiligten eines Nachprüfungsverfahrens nach § 165 Abs. 1 GWB damit rechnen muss, dass sein Angebot von den Beteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Daher liegt es in seinem Interesse, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe nach § 165 Abs. 2 GWB für eine Versagung der Akteneinsicht hinzuweisen und betroffene Angebotsteile kenntlich zu machen (Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse). Zur Durchsetzung seiner Rechte muss sich der Bieter an die Vergabekammer wenden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Max Planck Information and Technology (MaxIT)
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Max Planck Information and Technology (MaxIT)
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Max Planck Information and Technology (MaxIT)
Registrierungsnummer: T:089909311-0
Postanschrift: Landsberger Straße 346
Stadt: München
Postleitzahl: 80687
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Einkauf
Telefon: +49 89909311-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Registrierungsnummer: t:08921760
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 6f53dfab-2e5b-4d3c-8c90-51b0e179ed28 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 15/09/2026 11:29:48 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 638569-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 179/2026
Datum der Veröffentlichung: 16/09/2026