1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Hamburger Stadtentwässerung AöR
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Umweltschutz
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Markterkundung für die Einführung einer digitalen Aktenführung (eAkte) bei HAMBURG WASSER
Beschreibung: Der Auftraggeber beabsichtigt, eine unternehmensweit einheitliche, rechtskonforme und digitale Aktenführung (eAkte) einzuführen. Ziel dieser Markterkundung ist es, einen Überblick über verfügbare Lösungen sowie etablierte fachliche, technische und organisatorische Umsetzungsansätze zu gewinnen. Insbesondere sollen Erkenntnisse gewonnen werden zu: - geeigneten Lösungsarchitekturen und Umsetzungsansätzen - Integrationsmöglichkeiten in die bestehende Systemlandschaft - Anforderungen an Betrieb, Support und Governance - Automatisierungs- und KI-Funktionalitäten - Lizenz-, Betriebs- und Kostenmodellen - Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit der Lösungen - Vorgehensmodellen für Einführung, Migration und Rollout - Erfahrungen aus vergleichbaren Organisationen, insbesondere im öffentlichen Umfeld und bei KRITIS-Betreibern 1. Ausgangssituation Der Auftraggeber verfügt derzeit über eine heterogene System- und Informationslandschaft mit unterschiedlichen Ablageorten, Anwendungen und Dokumentationsformen. Informationen und Dokumente werden unter anderem in Microsoft 365-Anwendungen (z. B. Outlook, Teams und SharePoint), unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Systemen, SAP-Anwendungen sowie lokalen Ablagestrukturen gespeichert. Als Betreiber Kritischer Infrastrukturen (KRITIS) unterliegt der Auftraggeber besonderen Anforderungen an Informationssicherheit, Compliance, Nachvollziehbarkeit und die langfristige Verfügbarkeit von Informationen. Ziel ist die Einführung einer zentralen und standardisierten digitalen Aktenführung. 2. Zielbild (funktionale Anforderungen) Gesucht wird eine Lösung, die insbesondere folgende Anforderungen unterstützt: - Zentrale Verwaltung und Bereitstellung von Akten, Dokumenten und Informationen - Rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffssteuerung - Abbildung von Aktenordnungen, Metadaten und Aufbewahrungsregelungen - Revisionssichere Dokumentation und Nachvollziehbarkeit - Integration relevanter Unternehmensanwendungen und Fachverfahren - Unterstützung automatisierter Ablage-, Such- und Recherchefunktionen - Skalierbarkeit für den unternehmensweiten Einsatz Der Auftraggeber ist ausdrücklich an unterschiedlichen Lösungsansätzen und technologischen Umsetzungsmöglichkeiten interessiert. 3. Betriebs- und Supportanforderungen Neben der Bereitstellung der Lösung werden Unterstützungsleistungen für den Betrieb und die Weiterentwicklung der digitalen Aktenführung erwartet. Die zukünftige Lösung soll als cloudbasierter Dienst (SaaS) betrieben werden. Der Auftraggeber übernimmt insbesondere die fachliche Steuerung, Governance sowie die Benutzer- und Rollenverwaltung. Der technische Betrieb der Lösung wird durch den Anbieter erbracht. Unterstützung wird insbesondere in folgenden Bereichen erwartet: - Wartung und Weiterentwicklung der Lösung - Technischer Support und Fehleranalyse - Durchführung von Updates und Releasewechseln - Unterstützung bei Konfigurationen und Systemanpassungen - Unterstützung bei Betrieb, Performance und Schnittstellenmanagement - Schulungs- und Befähigungsangebote für Administratoren und Anwender Gesucht werden Lösungen mit einem etablierten Cloud-Betriebsmodell, transparenten Supportleistungen sowie klar definierten Service-Level-Vereinbarungen (SLA). 4. Fragestellungen an den Markt Der Auftraggeber bittet interessierte Unternehmen um Rückmeldungen zu folgenden Punkten: Lösung & Architektur - Welche Lösungsansätze bieten Sie für die Einführung einer digitalen Aktenführung an? - Wie werden Aktenstrukturen, Metadaten, Aufbewahrungsfristen und Archivierung in Ihrer Lösung abgebildet? - Welche Integrationsmöglichkeiten bestehen zu Microsoft 365, SAP und weiteren Unternehmensanwendungen? - Welche Automatisierungs- und KI-Funktionen stehen zur Verfügung? Betrieb & Organisation - Wie erfolgt die Benutzer-, Rollen- und Berechtigungsverwaltung? - Wie werden Nachvollziehbarkeit, Revisionssicherheit und Auditierbarkeit sichergestellt? - Welche Governance- und Compliance-Funktionen bietet Ihre Lösung? - Welche Betriebs- und Supportmodelle bieten Sie an (z. B. SaaS, On-Premises oder Hybrid)? - Welche Erfahrungen haben Sie hinsichtlich des Betriebsaufwands vor und nach der Einführung Ihrer Lösung? Skalierung & Kosten - Wie skaliert Ihre Lösung hinsichtlich Nutzerzahlen, Aktenvolumina und Organisationseinheiten? - Welche Lizenz- und Preismodelle kommen zum Einsatz? - Ist die Lösung mandantenfähig? - Welche wesentlichen Kosten- und Aufwandsfaktoren sind zu berücksichtigen? Einführung & Umsetzung - Wie erfolgt typischerweise die Einführung Ihrer Lösung (z. B. Projektvorgehen und Phasenmodell)? - Mit welchem zeitlichen Rahmen ist erfahrungsgemäß für die Einführung einer digitalen Aktenführung zu rechnen? - Welche Erfolgsfaktoren und typischen Herausforderungen sollten auf Kundenseite berücksichtigt werden? - Welche Erfahrungen haben Sie bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in Unternehmen des öffentlichen Sektors oder bei Betreibern Kritischer Infrastrukturen? Der Auftraggeber ist zunächst an der Übermittlung von Unternehmensunterlagen, Präsentationen oder vergleichbaren Dokumenten interessiert, mit denen die oben genannten Fragestellungen beantwortet werden. Auf Basis der eingehenden Rückmeldungen behält sich der Auftraggeber vor, mit ausgewählten Unternehmen vertiefende Gespräche sowie Präsentations- bzw. Demonstrationstermine durchzuführen. In diesem Fall ist die Unterzeichnung eines NDAs notwendig.
Interne Kennung: HSE-BEK-2026-221-002
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72267100 Wartung von Informationstechnologiesoftware, 72512000 Dokumentenmanagement, 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20539
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: ACHTUNG: Bitte reichen Sie Ihre Produktinformationen und Preisindikation bis zum 30.10.2026, 12:00 Uhr per E-Mail über ausschreibungen@hamburgwasser.de ein. Die Teilnahme an der Markterkundung ist freiwillig und unverbindlich. Die Markterkundung dient ausschließlich der Vorbereitung einer möglichen Beschaffung und stellt keine Ausschreibung dar. Der Auftraggeber behält sich vor, auf Basis der Ergebnisse ein Vergabeverfahren durchzuführen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
3. Teil
3.1.
Teil: PAR-0000
Titel: Markterkundung für die Einführung einer digitalen Aktenführung (eAkte) bei HAMBURG WASSER
Beschreibung: Der Auftraggeber beabsichtigt, eine unternehmensweit einheitliche, rechtskonforme und digitale Aktenführung (eAkte) einzuführen. Ziel dieser Markterkundung ist es, einen Überblick über verfügbare Lösungen sowie etablierte fachliche, technische und organisatorische Umsetzungsansätze zu gewinnen. Insbesondere sollen Erkenntnisse gewonnen werden zu: - geeigneten Lösungsarchitekturen und Umsetzungsansätzen - Integrationsmöglichkeiten in die bestehende Systemlandschaft - Anforderungen an Betrieb, Support und Governance - Automatisierungs- und KI-Funktionalitäten - Lizenz-, Betriebs- und Kostenmodellen - Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit der Lösungen - Vorgehensmodellen für Einführung, Migration und Rollout - Erfahrungen aus vergleichbaren Organisationen, insbesondere im öffentlichen Umfeld und bei KRITIS-Betreibern. 1. Ausgangssituation Der Auftraggeber verfügt derzeit über eine heterogene System- und Informationslandschaft mit unterschiedlichen Ablageorten, Anwendungen und Dokumentationsformen. Informationen und Dokumente werden unter anderem in Microsoft 365-Anwendungen (z. B. Outlook, Teams und SharePoint), unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Systemen, SAP-Anwendungen sowie lokalen Ablagestrukturen gespeichert. Als Betreiber Kritischer Infrastrukturen (KRITIS) unterliegt der Auftraggeber besonderen Anforderungen an Informationssicherheit, Compliance, Nachvollziehbarkeit und die langfristige Verfügbarkeit von Informationen. Ziel ist die Einführung einer zentralen und standardisierten digitalen Aktenführung. 2. Zielbild (funktionale Anforderungen) Gesucht wird eine Lösung, die insbesondere folgende Anforderungen unterstützt: - Zentrale Verwaltung und Bereitstellung von Akten, Dokumenten und Informationen - Rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffssteuerung - Abbildung von Aktenordnungen, Metadaten und Aufbewahrungsregelungen - Revisionssichere Dokumentation und Nachvollziehbarkeit - Integration relevanter Unternehmensanwendungen und Fachverfahren - Unterstützung automatisierter Ablage-, Such- und Recherchefunktionen - Skalierbarkeit für den unternehmensweiten Einsatz Der Auftraggeber ist ausdrücklich an unterschiedlichen Lösungsansätzen und technologischen Umsetzungsmöglichkeiten interessiert. 3. Betriebs- und Supportanforderungen Neben der Bereitstellung der Lösung werden Unterstützungsleistungen für den Betrieb und die Weiterentwicklung der digitalen Aktenführung erwartet. Die zukünftige Lösung soll als cloudbasierter Dienst (SaaS) betrieben werden. Der Auftraggeber übernimmt insbesondere die fachliche Steuerung, Governance sowie die Benutzer- und Rollenverwaltung. Der technische Betrieb der Lösung wird durch den Anbieter erbracht. Unterstützung wird insbesondere in folgenden Bereichen erwartet: - Wartung und Weiterentwicklung der Lösung - Technischer Support und Fehleranalyse - Durchführung von Updates und Releasewechseln - Unterstützung bei Konfigurationen und Systemanpassungen - Unterstützung bei Betrieb, Performance und Schnittstellenmanagement - Schulungs- und Befähigungsangebote für Administratoren und Anwender Gesucht werden Lösungen mit einem etablierten Cloud-Betriebsmodell, transparenten Supportleistungen sowie klar definierten Service-Level-Vereinbarungen (SLA). 4. Fragestellungen an den Markt Der Auftraggeber bittet interessierte Unternehmen um Rückmeldungen zu folgenden Punkten: Lösung & Architektur - Welche Lösungsansätze bieten Sie für die Einführung einer digitalen Aktenführung an? - Wie werden Aktenstrukturen, Metadaten, Aufbewahrungsfristen und Archivierung in Ihrer Lösung abgebildet? - Welche Integrationsmöglichkeiten bestehen zu Microsoft 365, SAP und weiteren Unternehmensanwendungen? - Welche Automatisierungs- und KI-Funktionen stehen zur Verfügung? Betrieb & Organisation - Wie erfolgt die Benutzer-, Rollen- und Berechtigungsverwaltung? - Wie werden Nachvollziehbarkeit, Revisionssicherheit und Auditierbarkeit sichergestellt? - Welche Governance- und Compliance-Funktionen bietet Ihre Lösung? - Welche Betriebs- und Supportmodelle bieten Sie an (z. B. SaaS, On-Premises oder Hybrid)? - Welche Erfahrungen haben Sie hinsichtlich des Betriebsaufwands vor und nach der Einführung Ihrer Lösung? Skalierung & Kosten - Wie skaliert Ihre Lösung hinsichtlich Nutzerzahlen, Aktenvolumina und Organisationseinheiten? - Welche Lizenz- und Preismodelle kommen zum Einsatz? - Ist die Lösung mandantenfähig? - Welche wesentlichen Kosten- und Aufwandsfaktoren sind zu berücksichtigen? Einführung & Umsetzung - Wie erfolgt typischerweise die Einführung Ihrer Lösung (z. B. Projektvorgehen und Phasenmodell)? - Mit welchem zeitlichen Rahmen ist erfahrungsgemäß für die Einführung einer digitalen Aktenführung zu rechnen? - Welche Erfolgsfaktoren und typischen Herausforderungen sollten auf Kundenseite berücksichtigt werden? - Welche Erfahrungen haben Sie bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in Unternehmen des öffentlichen Sektors oder bei Betreibern Kritischer Infrastrukturen? Der Auftraggeber ist zunächst an der Übermittlung von Unternehmensunterlagen, Präsentationen oder vergleichbaren Dokumenten interessiert, mit denen die oben genannten Fragestellungen beantwortet werden. Auf Basis der eingehenden Rückmeldungen behält sich der Auftraggeber vor, mit ausgewählten Unternehmen vertiefende Gespräche sowie Präsentations- bzw. Demonstrationstermine durchzuführen. In diesem Fall ist die Unterzeichnung eines NDAs notwendig.
3.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72267100 Wartung von Informationstechnologiesoftware
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
3.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20539
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
3.1.5.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: ACHTUNG: Bitte reichen Sie Ihre Produktinformationen und Preisindikation bis zum 30.10.2026, 12:00 Uhr per E-Mail über ausschreibungen@hamburgwasser.de ein. Die Teilnahme an der Markterkundung ist freiwillig und unverbindlich. Die Markterkundung dient ausschließlich der Vorbereitung einer möglichen Beschaffung und stellt keine Ausschreibung dar. Der Auftraggeber behält sich vor, auf Basis der Ergebnisse ein Vergabeverfahren durchzuführen.
3.1.6.
Auftragsunterlagen
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
3.1.7.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
3.1.8.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
3.1.9.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Submissionsstelle der Hamburger Stadtentwässerung AöR
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Hamburger Stadtentwässerung AöR
Registrierungsnummer: DE173526990
Postanschrift: Billhorner Deich 2
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20539
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: 0 0 0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Registrierungsnummer: 02000000 KFB0000001 20
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 40 42823 1690
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Submissionsstelle der Hamburger Stadtentwässerung AöR
Registrierungsnummer: DE173526990
Postanschrift: Billhorner Deich 2
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20539
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: 0 0 0
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 0e1e53c6-2e9a-43e0-b379-157699a278b1 - 01
Formulartyp: Planung
Art der Bekanntmachung: Vorinformation oder eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung nur zu Informationszwecken
Unterart der Bekanntmachung: 4
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 14/09/2026 15:22:21 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 639387-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 179/2026
Datum der Veröffentlichung: 16/09/2026
Voraussichtliches Datum der Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung im Rahmen dieses Verfahrens: 11/01/2027