647156-2022 - ErgebnisDeutschland-Köln: Call-Center
OJ S 225/2022 22/11/2022
Bekanntmachung vergebener Aufträge
Dienstleistungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1.
Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Postanschrift: Freimersdorfer Weg 6
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA2 Köln
Postleitzahl: 50829
Land: Deutschland
E-Mail: vergabe@beitragsservice.de
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.rundfunkbeitrag.de/der_rundfunkbeitrag/beitragsservice/ausschreibungen/index_ger.html
I.4.
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten, hier: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
I.5.
Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Einzug des Rundfunkbeitrags

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.
Umfang der Beschaffung
II.1.1.
Bezeichnung des Auftrags
telefonische und schriftliche Vorgangsbearbeitung
Referenznummer der Bekanntmachung: BW 01/20
II.1.2.
CPV-Code Hauptteil
79512000 Call-Center
II.1.3.
Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4.
Kurze Beschreibung
Im Rahmen seiner Aufgabenstellung hat der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" genannt) telefonische und schriftliche Anfragen von Beitragskonteninhabern zu beantworten. Der Beitragsservice setzt zur Bearbeitung dieser Anfragen neben seiner internen Sachbearbeitung Dienstleister für die telefonische und schriftliche Bearbeitung ein. Im Sinne eines größtmöglichen Wettbewerbs und zur Minimierung des Ausfallrisikos eines einzelnen Dienstleisters werden die Leistungen in fünf Losen an fünf unterschiedliche Dienstleister zu vergeben.
II.1.6.
Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: ja
II.1.7.
Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 215 000,00 EUR
II.2.
Beschreibung
II.2.1.
Bezeichnung des Auftrags
Losblock I - Los 1 - Telefonische und schriftliche Vorgangsbearbeitung
Los-Nr.: 1
II.2.2.
Weitere(r) CPV-Code(s)
79512000 Call-Center, 79552000 Textverarbeitungsdienste
II.2.3.
Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
II.2.4.
Beschreibung der Beschaffung
Im Rahmen seiner Aufgabenstellung hat der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" genannt) telefonische und schriftliche Anfragen von Beitragskonteninhabern zu beantworten. Der Beitragsservice setzt zur Bearbeitung dieser Anfragen neben seiner internen Sachbearbeitung Dienstleister für die telefonische und schriftliche Bearbeitung ein. Im Sinne eines größtmöglichen Wettbewerbs und zur Minimierung des Ausfallrisikos eines einzelnen Dienstleisters werden die Leistungen in fünf Losen an fünf unterschiedliche Dienstleister zu vergeben.
Die Abwicklung der telefonischen und schriftlichen Anfragen wird unter Nutzung der vom Beitragsservice zur Verfügung gestellten Online-Anwendungen in den Räumen des Auftragnehmers unter Nutzung von technischen Einrichtungen sowie Arbeitsplatzgeräten des Auftragnehmers durchgeführt. Die Bewerber müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Datenleitungen 10 Mbps (Ethernet 10MB/s) im Falle einer Zuschlagserteilung mit Beginn der Leistungserbringung zur Verfügung stehen.
Die fachlichen Anforderungen des Beitragsservices für die Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Anfragen sind in den jeweiligen Arbeitsanweisungen des Beitragsservice festgelegt, die dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt werden.
Die Bieter können sich im Rahmen der vorgesehenen Ortstermine (vgl. Vergabeunterlagen) einen Eindruck vom Umfang der Arbeitsanweisungen verschaffen und die Arbeitsanweisungen einsehen. Ggf. finden die Ortstermine aufgrund der aktuellen COVID 19-Pandemie in Form von Video-/Telefonkonferenzen statt (Zeitraum 28.09.2020 bis 09.10.2020).
Durch die mögliche Evaluierung der gesetzlichen Grundlagen für den Beitragseinzug wird es während der Vertragslaufzeit zu Veränderungen in der Bearbeitung schriftlicher Vorgänge und Telefonate kommen. Es findet zudem ein vollständiger Datenabgleich mit den Einwohnermeldebehörden (nachfolgend "Meldedatenabgleich" genannt), voraussichtlich von Mai 2022 bis in das Jahr 2023 statt. Das erhöhte Aufkommen während des Meldedatenabgleichs ist Bestandteil der ausgeschriebenen Leistungen.
Die ausgeschriebenen Leistungen werden in fünf unterschiedlichen Losen vergeben. Die Lose sind auf vier Losblöcke verteilt.
Als Arbeitstage gelten grundsätzlich Montag bis Freitag. In Abhängigkeit vom Vorgangsaufkommen wird ein bis mehrmals monatlich Samstagarbeit erforderlich.
Der jeweilige Vertrag kommt mit dem Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zustande und hat eine Festlaufzeit bis zum 31.12.2024. Die Leistungserbringung beginnt mit Aufnahme der Schulungsmaßnahmen nach Aufforderung des Beitragsservice ca. 6 Wochen nach Zuschlagserteilung mit der Einarbeitungsphase.
Der Beitragsservice ist darüber hinaus maximal 5 Mal berechtigt, den jeweiligen Vertrag um ein halbes Jahr zu verlängern (nachfolgend "Verlängerungsoption" genannt).
Der Beitragsservice kann den Vertrag zudem bei Verzögerung des anschließenden Vergabeverfahrens um weitere 3 Monate verlängern.
Hinweis:
Der Beitragsservice ist nicht zur Ausübung der vorgenannten Verlängerungsoptionen verpflichtet und kann auch nur einzelne Verträge verlängern. Der Beitragsservice kann vielmehr je nach aktuellem Bedarf entscheiden, inwieweit er die pro Los abgeschlossenen Verträge verlängern wird. Die Vertragslaufzeit kann daher auch innerhalb eines Losblocks unterschiedlich sein.
Nähere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen sind der Teilnahmebroschüre (Teil B.) den Vergabeunterlagen (dort insbesondere der jeweiligen Leistungsbeschreibung sowie der Anlage A3 "wesentliche Vertragseckpunkte") zu entnehmen.
II.2.5.
Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Qualität / Gewichtung: 50
Preis - Gewichtung: 50
II.2.11.
Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:
5 Verlängerungsoptionen um jeweils ein halbes Jahr
II.2.13.
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14.
Zusätzliche Angaben
II.2.
Beschreibung
II.2.1.
Bezeichnung des Auftrags
Losblock I - Los 2 - Telefonische und schriftliche Vorgangsbearbeitung
Los-Nr.: 2
II.2.2.
Weitere(r) CPV-Code(s)
79512000 Call-Center, 79552000 Textverarbeitungsdienste
II.2.3.
Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
II.2.4.
Beschreibung der Beschaffung
Im Rahmen seiner Aufgabenstellung hat der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" genannt) telefonische und schriftliche Anfragen von Beitragskonteninhabern zu beantworten. Der Beitragsservice setzt zur Bearbeitung dieser Anfragen neben seiner internen Sachbearbeitung Dienstleister für die telefonische und schriftliche Bearbeitung ein. Im Sinne eines größtmöglichen Wettbewerbs und zur Minimierung des Ausfallrisikos eines einzelnen Dienstleisters werden die Leistungen in fünf Losen an fünf unterschiedliche Dienstleister zu vergeben.
Die Abwicklung der telefonischen und schriftlichen Anfragen wird unter Nutzung der vom Beitragsservice zur Verfügung gestellten Online-Anwendungen in den Räumen des Auftragnehmers unter Nutzung von technischen Einrichtungen sowie Arbeitsplatzgeräten des Auftragnehmers durchgeführt. Die Bewerber müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Datenleitungen 10 Mbps (Ethernet 10MB/s) im Falle einer Zuschlagserteilung mit Beginn der Leistungserbringung zur Verfügung stehen.
Die fachlichen Anforderungen des Beitragsservices für die Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Anfragen sind in den jeweiligen Arbeitsanweisungen des Beitragsservice festgelegt, die dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt werden.
Die Bieter können sich im Rahmen der vorgesehenen Ortstermine (vgl. Vergabeunterlagen) einen Eindruck vom Umfang der Arbeitsanweisungen verschaffen und die Arbeitsanweisungen einsehen. Ggf. finden die Ortstermine aufgrund der aktuellen COVID 19-Pandemie in Form von Video-/Telefonkonferenzen statt (Zeitraum 28.09.2020 bis 09.10.2020).
Durch die mögliche Evaluierung der gesetzlichen Grundlagen für den Beitragseinzug wird es während der Vertragslaufzeit zu Veränderungen in der Bearbeitung schriftlicher Vorgänge und Telefonate kommen. Es findet zudem ein vollständiger Datenabgleich mit den Einwohnermeldebehörden (nachfolgend "Meldedatenabgleich" genannt), voraussichtlich von Mai 2022 bis in das Jahr 2023 statt. Das erhöhte Aufkommen während des Meldedatenabgleichs ist Bestandteil der ausgeschriebenen Leistungen.
Die ausgeschriebenen Leistungen werden in fünf unterschiedlichen Losen vergeben. Die Lose sind auf vier Losblöcke verteilt.
Als Arbeitstage gelten grundsätzlich Montag bis Freitag. In Abhängigkeit vom Vorgangsaufkommen wird ein bis mehrmals monatlich Samstagarbeit erforderlich.
Der jeweilige Vertrag kommt mit dem Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zustande und hat eine Festlaufzeit bis zum 31.12.2024. Die Leistungserbringung beginnt mit Aufnahme der Schulungsmaßnahmen nach Aufforderung des Beitragsservice ca. 6 Wochen nach Zuschlagserteilung mit der Einarbeitungsphase.
Der Beitragsservice ist darüber hinaus maximal 5 Mal berechtigt, den jeweiligen Vertrag um ein halbes Jahr zu verlängern (nachfolgend "Verlängerungsoption" genannt).
Der Beitragsservice kann den Vertrag zudem bei Verzögerung des anschließenden Vergabeverfahrens um weitere 3 Monate verlängern.
Hinweis:
Der Beitragsservice ist nicht zur Ausübung der vorgenannten Verlängerungsoptionen verpflichtet und kann auch nur einzelne Verträge verlängern. Der Beitragsservice kann vielmehr je nach aktuellem Bedarf entscheiden, inwieweit er die pro Los abgeschlossenen Verträge verlängern wird. Die Vertragslaufzeit kann daher auch innerhalb eines Losblocks unterschiedlich sein.
Nähere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen sind der Teilnahmebroschüre (Teil B.) den Vergabeunterlagen (dort insbesondere der jeweiligen Leistungsbeschreibung sowie der Anlage A3 "wesentliche Vertragseckpunkte") zu entnehmen.
II.2.5.
Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Qualität / Gewichtung: 50
Preis - Gewichtung: 50
II.2.11.
Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:
5 Verlängerungsoptionen um jeweils ein halbes Jahr
II.2.13.
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14.
Zusätzliche Angaben
II.2.
Beschreibung
II.2.1.
Bezeichnung des Auftrags
Losblock II - Los 3 - Telefonische und schriftliche Vorgangsbearbeitung
Los-Nr.: 3
II.2.2.
Weitere(r) CPV-Code(s)
79512000 Call-Center, 79552000 Textverarbeitungsdienste
II.2.3.
Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
II.2.4.
Beschreibung der Beschaffung
Im Rahmen seiner Aufgabenstellung hat der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" genannt) telefonische und schriftliche Anfragen von Beitragskonteninhabern zu beantworten. Der Beitragsservice setzt zur Bearbeitung dieser Anfragen neben seiner internen Sachbearbeitung Dienstleister für die telefonische und schriftliche Bearbeitung ein. Im Sinne eines größtmöglichen Wettbewerbs und zur Minimierung des Ausfallrisikos eines einzelnen Dienstleisters werden die Leistungen in fünf Losen an fünf unterschiedliche Dienstleister zu vergeben.
Die Abwicklung der telefonischen und schriftlichen Anfragen wird unter Nutzung der vom Beitragsservice zur Verfügung gestellten Online-Anwendungen in den Räumen des Auftragnehmers unter Nutzung von technischen Einrichtungen sowie Arbeitsplatzgeräten des Auftragnehmers durchgeführt. Die Bewerber müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Datenleitungen 10 Mbps (Ethernet 10MB/s) im Falle einer Zuschlagserteilung mit Beginn der Leistungserbringung zur Verfügung stehen.
Die fachlichen Anforderungen des Beitragsservices für die Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Anfragen sind in den jeweiligen Arbeitsanweisungen des Beitragsservice festgelegt, die dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt werden.
Die Bieter können sich im Rahmen der vorgesehenen Ortstermine (vgl. Vergabeunterlagen) einen Eindruck vom Umfang der Arbeitsanweisungen verschaffen und die Arbeitsanweisungen einsehen. Ggf. finden die Ortstermine aufgrund der aktuellen COVID 19-Pandemie in Form von Video-/Telefonkonferenzen statt (Zeitraum 28.09.2020 bis 09.10.2020).
Durch die mögliche Evaluierung der gesetzlichen Grundlagen für den Beitragseinzug wird es während der Vertragslaufzeit zu Veränderungen in der Bearbeitung schriftlicher Vorgänge und Telefonate kommen. Es findet zudem ein vollständiger Datenabgleich mit den Einwohnermeldebehörden (nachfolgend "Meldedatenabgleich" genannt), voraussichtlich von Mai 2022 bis in das Jahr 2023 statt. Das erhöhte Aufkommen während des Meldedatenabgleichs ist Bestandteil der ausgeschriebenen Leistungen.
Die ausgeschriebenen Leistungen werden in fünf unterschiedlichen Losen vergeben. Die Lose sind auf vier Losblöcke verteilt.
Als Arbeitstage gelten grundsätzlich Montag bis Freitag. In Abhängigkeit vom Vorgangsaufkommen wird ein bis mehrmals monatlich Samstagarbeit erforderlich.
Der jeweilige Vertrag kommt mit dem Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zustande und hat eine Festlaufzeit bis zum 31.12.2024. Die Leistungserbringung beginnt mit Aufnahme der Schulungsmaßnahmen nach Aufforderung des Beitragsservice ca. 6 Wochen nach Zuschlagserteilung mit der Einarbeitungsphase.
Der Beitragsservice ist darüber hinaus maximal 5 Mal berechtigt, den jeweiligen Vertrag um ein halbes Jahr zu verlängern (nachfolgend "Verlängerungsoption" genannt).
Der Beitragsservice kann den Vertrag zudem bei Verzögerung des anschließenden Vergabeverfahrens um weitere 3 Monate verlängern.
Hinweis:
Der Beitragsservice ist nicht zur Ausübung der vorgenannten Verlängerungsoptionen verpflichtet und kann auch nur einzelne Verträge verlängern. Der Beitragsservice kann vielmehr je nach aktuellem Bedarf entscheiden, inwieweit er die pro Los abgeschlossenen Verträge verlängern wird. Die Vertragslaufzeit kann daher auch innerhalb eines Losblocks unterschiedlich sein.
Nähere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen sind der Teilnahmebroschüre (Teil B.) den Vergabeunterlagen (dort insbesondere der jeweiligen Leistungsbeschreibung sowie der Anlage A3 "wesentliche Vertragseckpunkte") zu entnehmen.
II.2.5.
Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Qualität / Gewichtung: 50
Preis - Gewichtung: 50
II.2.11.
Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:
5 Verlängerungsoptionen um jeweils ein halbes Jahr
II.2.13.
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14.
Zusätzliche Angaben
II.2.
Beschreibung
II.2.1.
Bezeichnung des Auftrags
Losblock III - Los 4 - schriftliche Vorgangsbearbeitung
Los-Nr.: 4
II.2.2.
Weitere(r) CPV-Code(s)
79512000 Call-Center, 79552000 Textverarbeitungsdienste
II.2.3.
Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
II.2.4.
Beschreibung der Beschaffung
Im Rahmen seiner Aufgabenstellung hat der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" genannt) telefonische und schriftliche Anfragen von Beitragskonteninhabern zu beantworten. Der Beitragsservice setzt zur Bearbeitung dieser Anfragen neben seiner internen Sachbearbeitung Dienstleister für die telefonische und schriftliche Bearbeitung ein. Im Sinne eines größtmöglichen Wettbewerbs und zur Minimierung des Ausfallrisikos eines einzelnen Dienstleisters werden die Leistungen in fünf Losen an fünf unterschiedliche Dienstleister zu vergeben.
Die Abwicklung der telefonischen und schriftlichen Anfragen wird unter Nutzung der vom Beitragsservice zur Verfügung gestellten Online-Anwendungen in den Räumen des Auftragnehmers unter Nutzung von technischen Einrichtungen sowie Arbeitsplatzgeräten des Auftragnehmers durchgeführt. Die Bewerber müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Datenleitungen 10 Mbps (Ethernet 10MB/s) im Falle einer Zuschlagserteilung mit Beginn der Leistungserbringung zur Verfügung stehen.
Die fachlichen Anforderungen des Beitragsservices für die Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Anfragen sind in den jeweiligen Arbeitsanweisungen des Beitragsservice festgelegt, die dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt werden.
Die Bieter können sich im Rahmen der vorgesehenen Ortstermine (vgl. Vergabeunterlagen) einen Eindruck vom Umfang der Arbeitsanweisungen verschaffen und die Arbeitsanweisungen einsehen. Ggf. finden die Ortstermine aufgrund der aktuellen COVID 19-Pandemie in Form von Video-/Telefonkonferenzen statt (Zeitraum 28.09.2020 bis 09.10.2020).
Durch die mögliche Evaluierung der gesetzlichen Grundlagen für den Beitragseinzug wird es während der Vertragslaufzeit zu Veränderungen in der Bearbeitung schriftlicher Vorgänge und Telefonate kommen. Es findet zudem ein vollständiger Datenabgleich mit den Einwohnermeldebehörden (nachfolgend "Meldedatenabgleich" genannt), voraussichtlich von Mai 2022 bis in das Jahr 2023 statt. Das erhöhte Aufkommen während des Meldedatenabgleichs ist Bestandteil der ausgeschriebenen Leistungen.
Die ausgeschriebenen Leistungen werden in fünf unterschiedlichen Losen vergeben. Die Lose sind auf vier Losblöcke verteilt.
Als Arbeitstage gelten grundsätzlich Montag bis Freitag. In Abhängigkeit vom Vorgangsaufkommen wird ein bis mehrmals monatlich Samstagarbeit erforderlich.
Der jeweilige Vertrag kommt mit dem Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zustande und hat eine Festlaufzeit bis zum 31.12.2024. Die Leistungserbringung beginnt mit Aufnahme der Schulungsmaßnahmen nach Aufforderung des Beitragsservice ca. 6 Wochen nach Zuschlagserteilung mit der Einarbeitungsphase.
Der Beitragsservice ist darüber hinaus maximal 5 Mal berechtigt, den jeweiligen Vertrag um ein halbes Jahr zu verlängern (nachfolgend "Verlängerungsoption" genannt).
Der Beitragsservice kann den Vertrag zudem bei Verzögerung des anschließenden Vergabeverfahrens um weitere 3 Monate verlängern.
Hinweis:
Der Beitragsservice ist nicht zur Ausübung der vorgenannten Verlängerungsoptionen verpflichtet und kann auch nur einzelne Verträge verlängern. Der Beitragsservice kann vielmehr je nach aktuellem Bedarf entscheiden, inwieweit er die pro Los abgeschlossenen Verträge verlängern wird. Die Vertragslaufzeit kann daher auch innerhalb eines Losblocks unterschiedlich sein.
Nähere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen sind der Teilnahmebroschüre (Teil B.) den Vergabeunterlagen (dort insbesondere der jeweiligen Leistungsbeschreibung sowie der Anlage A3 "wesentliche Vertragseckpunkte") zu entnehmen.
II.2.5.
Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Qualität / Gewichtung: 50
Preis - Gewichtung: 50
II.2.11.
Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:
5 Verlängerungsoptionen um jeweils ein halbes Jahr
II.2.13.
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14.
Zusätzliche Angaben
II.2.
Beschreibung
II.2.1.
Bezeichnung des Auftrags
Losblock IV - Los 5 - schriftliche Vorgangsbearbeitung
Los-Nr.: 5
II.2.2.
Weitere(r) CPV-Code(s)
79512000 Call-Center, 79552000 Textverarbeitungsdienste
II.2.3.
Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
II.2.4.
Beschreibung der Beschaffung
Im Rahmen seiner Aufgabenstellung hat der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" genannt) telefonische und schriftliche Anfragen von Beitragskonteninhabern zu beantworten. Der Beitragsservice setzt zur Bearbeitung dieser Anfragen neben seiner internen Sachbearbeitung Dienstleister für die telefonische und schriftliche Bearbeitung ein. Im Sinne eines größtmöglichen Wettbewerbs und zur Minimierung des Ausfallrisikos eines einzelnen Dienstleisters werden die Leistungen in fünf Losen an fünf unterschiedliche Dienstleister zu vergeben.
Die Abwicklung der telefonischen und schriftlichen Anfragen wird unter Nutzung der vom Beitragsservice zur Verfügung gestellten Online-Anwendungen in den Räumen des Auftragnehmers unter Nutzung von technischen Einrichtungen sowie Arbeitsplatzgeräten des Auftragnehmers durchgeführt. Die Bewerber müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Datenleitungen 10 Mbps (Ethernet 10MB/s) im Falle einer Zuschlagserteilung mit Beginn der Leistungserbringung zur Verfügung stehen.
Die fachlichen Anforderungen des Beitragsservices für die Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Anfragen sind in den jeweiligen Arbeitsanweisungen des Beitragsservice festgelegt, die dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt werden.
Die Bieter können sich im Rahmen der vorgesehenen Ortstermine (vgl. Vergabeunterlagen) einen Eindruck vom Umfang der Arbeitsanweisungen verschaffen und die Arbeitsanweisungen einsehen. Ggf. finden die Ortstermine aufgrund der aktuellen COVID 19-Pandemie in Form von Video-/Telefonkonferenzen statt (Zeitraum 28.09.2020 bis 09.10.2020).
Durch die mögliche Evaluierung der gesetzlichen Grundlagen für den Beitragseinzug wird es während der Vertragslaufzeit zu Veränderungen in der Bearbeitung schriftlicher Vorgänge und Telefonate kommen. Es findet zudem ein vollständiger Datenabgleich mit den Einwohnermeldebehörden (nachfolgend "Meldedatenabgleich" genannt), voraussichtlich von Mai 2022 bis in das Jahr 2023 statt. Das erhöhte Aufkommen während des Meldedatenabgleichs ist Bestandteil der ausgeschriebenen Leistungen.
Die ausgeschriebenen Leistungen werden in fünf unterschiedlichen Losen vergeben. Die Lose sind auf vier Losblöcke verteilt.
Als Arbeitstage gelten grundsätzlich Montag bis Freitag. In Abhängigkeit vom Vorgangsaufkommen wird ein bis mehrmals monatlich Samstagarbeit erforderlich.
Der jeweilige Vertrag kommt mit dem Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zustande und hat eine Festlaufzeit bis zum 31.12.2024. Die Leistungserbringung beginnt mit Aufnahme der Schulungsmaßnahmen nach Aufforderung des Beitragsservice ca. 6 Wochen nach Zuschlagserteilung mit der Einarbeitungsphase.
Der Beitragsservice ist darüber hinaus maximal 5 Mal berechtigt, den jeweiligen Vertrag um ein halbes Jahr zu verlängern (nachfolgend "Verlängerungsoption" genannt).
Der Beitragsservice kann den Vertrag zudem bei Verzögerung des anschließenden Vergabeverfahrens um weitere 3 Monate verlängern.
Hinweis:
Der Beitragsservice ist nicht zur Ausübung der vorgenannten Verlängerungsoptionen verpflichtet und kann auch nur einzelne Verträge verlängern. Der Beitragsservice kann vielmehr je nach aktuellem Bedarf entscheiden, inwieweit er die pro Los abgeschlossenen Verträge verlängern wird. Die Vertragslaufzeit kann daher auch innerhalb eines Losblocks unterschiedlich sein.
Nähere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen sind der Teilnahmebroschüre (Teil B.) den Vergabeunterlagen (dort insbesondere der jeweiligen Leistungsbeschreibung sowie der Anlage A3 "wesentliche Vertragseckpunkte") zu entnehmen.
II.2.5.
Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Qualität / Gewichtung: 50
Preis - Gewichtung: 50
II.2.11.
Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:
5 Verlängerungsoptionen um jeweils ein halbes Jahr
II.2.13.
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14.
Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.
Beschreibung
IV.1.1.
Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3.
Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
IV.1.8.
Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2.
Verwaltungsangaben
IV.2.1.
Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2020/S 136-335077
IV.2.8.
Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems
IV.2.9.
Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 1
Los-Nr.: 1
Bezeichnung des Auftrags:
Losblock I - Los 1 - Telefonische und schriftliche Vorgangsbearbeitung
Ein Auftrag/Los wurde vergeben: nein
V.1.
Information über die Nichtvergabe
Der Auftrag/Das Los wird nicht vergeben
Es sind keine Angebote oder Teilnahmeanträge eingegangen oder es wurden alle abgelehnt

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 2
Los-Nr.: 2
Bezeichnung des Auftrags:
Losblock I - Los 2 - Telefonische und schriftliche Vorgangsbearbeitung
Ein Auftrag/Los wurde vergeben: nein
V.1.
Information über die Nichtvergabe
Der Auftrag/Das Los wird nicht vergeben
Es sind keine Angebote oder Teilnahmeanträge eingegangen oder es wurden alle abgelehnt

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 3
Los-Nr.: 3
Bezeichnung des Auftrags:
Losblock II - Los 3 - Telefonische und schriftliche Vorgangsbearbeitung
Ein Auftrag/Los wurde vergeben: nein
V.1.
Information über die Nichtvergabe
Der Auftrag/Das Los wird nicht vergeben
Es sind keine Angebote oder Teilnahmeanträge eingegangen oder es wurden alle abgelehnt

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 4
Los-Nr.: 4
Bezeichnung des Auftrags:
Losblock III - Los 4 - schriftliche Vorgangsbearbeitung
Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja
V.2.
Auftragsvergabe
V.2.1.
Tag des Vertragsabschlusses
09/07/2021
V.2.2.
Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 3
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3.
Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: Swiss Post Solution GmbH
Ort: Bamberg
NUTS-Code: DE Deutschland
Postleitzahl: 96052
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja
V.2.4.
Angaben zum Wert des Auftrags/Loses
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 215 000,00 EUR
V.2.5.
Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 5
Los-Nr.: 5
Bezeichnung des Auftrags:
Losblock IV - Los 5 - schriftliche Vorgangsbearbeitung
Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja
V.2.
Auftragsvergabe
V.2.1.
Tag des Vertragsabschlusses
10/05/2021
V.2.2.
Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 3
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3.
Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: Fonetix GmbH & Co. KG
Ort: Greifswald
NUTS-Code: DE Deutschland
Postleitzahl: 17489
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja
V.2.4.
Angaben zum Wert des Auftrags/Loses
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 215 000,00 EUR
V.2.5.
Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.
Zusätzliche Angaben
Das Vergabeverfahren wird in Bezug auf die Lose 1 bis 3 (Losblöcke I und II) aufgehoben.
VI.4.
Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1.
Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de
Telefon: +49 2211473055
Fax: +49 2211472889
VI.4.3.
Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig ist, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Vergabestelle nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt;
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegen-über der Vergabestelle gerügt werden;
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden;
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Weitere Einzelheiten hierzu können dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), insbesondere §§ 160 ff. GWB, entnommen werden. Das GWB kann unter www.gesetze-im-internet.de eingesehen werden.
Die Vergabestelle weist auf § 135 GWB hin:
§ 135 Unwirksamkeit
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
VI.4.4.
Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Ort: Köln
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VI.5.
Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
17/11/2022