1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Postdienstleistungen für das Universitätsklinikum Heidelberg und Universitätsklinikum Mannheim
Beschreibung: Postdienstleistungen für das Universitätsklinikum Heidelberg und Universitätsklinikum Mannheim
Kennung des Verfahrens: d39307c7-233f-465a-b995-be6d92558797
Interne Kennung: 2025-139
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 64110000 Postdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 64100000 Post- und Kurierdienste
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Poststelle
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Theodor-Kutzer-Ufer 1-3
Stadt: Mannheim
Postleitzahl: 68167
Land, Gliederung (NUTS): Mannheim, Stadtkreis (DE126)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Universitätsklinikum Mannheim Poststelle, Haus 6, Ebene 2, Zimmer 10 Theodor-Kutzer-Ufer 1-3 68167 Mannheim
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6YHUB# Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Postdienstleistungen für das Universitätsklinikum Heidelberg und Universitätsklinikum Mannheim
Beschreibung: Auftragsgegenstand dieser Ausschreibung ist die Postdienstleistung für das Universitätsklinikum Heidelberg und Universitätsklinikum Mannheim. Sämtliche an Externe zu versendende Post ist hiervon erfasst. Die interne Postverteilung ist hingegen nicht Leistungsbestandteil. Der Begriff "Post" umfasst folgende Produkte: - Standardbrief - Kompaktbrief - Großbrief - Maxibrief - Einschreiben - Ausland (Kilopost)
Interne Kennung: 2025-139
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 64110000 Postdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 64100000 Post- und Kurierdienste
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Poststelle
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Theodor-Kutzer-Ufer 1-3
Stadt: Mannheim
Postleitzahl: 68167
Land, Gliederung (NUTS): Mannheim, Stadtkreis (DE126)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Universitätsklinikum Mannheim Poststelle, Haus 6, Ebene 2, Zimmer 10 Theodor-Kutzer-Ufer 1-3 68167 Mannheim
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2029
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Vertrag beginnt zum 01.01.2026 und endet ohne besondere Kündigung zum 31.12.2027, wenn nicht der Auftraggeber bis zum 30.6.2027 schriftlich die ihm eingeräumte 1. Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit bis zum 31.12.2028 wahrgenommen hat. Der Vertrag endet ohne besondere Kündigung nach Ablauf der 1. Verlängerungsoption zum 31.12.2028, wenn nicht der Auftraggeber bis zum 30.06.2028 schriftlich die ihm eingeräumte 2. Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit bis zum 31.12.2029 wahrgenommen hat. Die Vertragslaufzeit endet im Falle der Wahrnehmung der 2. Verlängerungsoption ohne besondere Kündigung zum 31.12.2029.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Versorgungssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Umgang mit Zustellhemmnissen Der Auftragnehmer stellt die Zustellung der Postsendung bei Umzug des Empfängers sicher. Ebenfalls wird die Zustellung bei außergewöhnlichen Gegebenheiten vor Ort (z. B. innenliegende Briefkästen) zugesichert.
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Briefgeheimnis / Datenschutz Der Schutz der Daten und des Briefgeheimnisses wird durch den Auftragnehmer über die gesamte Transport- und Bearbeitungskette gewährleistet. Mitarbeiter des Auftragnehmers sowie Mitarbeiter von möglichen Subunternehmern sind auf den Datenschutz und das Briefgeheimnis unterwiesen und verpflichtet worden.
Kriterium: Versorgungssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Umgang mit Leistungsstörungen Dem Auftraggeber steht ein Kundenservice zur Verfügung, der zu den üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, jew. 8:00 - 16:00 Uhr) per Telefon und E-Mail erreichbar ist.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Schnittstellenmanagement Die Qualität der Leistungserbringung wird auch beim Einsatz von Subunternehmen sichergestellt und entsprechende Maßnahmen zur Qualitätsüberwachung ergriffen.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Qualifikation Mitarbeiter des Auftragnehmers werden in regelmäßigen Abständen geschult.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Es ist ein Nachweis über eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von mindestens 5 Mio. Euro pauschal für Personen- und Sachschäden zu erbringen (Einreichung in freier Form).
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Der Bieter hat für jedes der in Anlage 3 aufgeführten Produkte einen Angebotspreis (gesetzlicher Portopreis je Portogruppe abzüglich Rabatt) für das Universitätsklinikum Heidelberg und das Universitätsklinikum Mannheim einzureichen. Dieser Angebotspreis wird anschließend mit der Gesamtmenge aus dem Durchschnitt der Jahreswerte aus 2023 und 2024 multipliziert. Daraufhin wird die Summe aus den Angebotswerten aller Portogruppen für 1 Jahr über beide Leistungsempfänger gebildet (=Gesamtwert Inland und Ausland). Der Preis wird im Anschluss mit 50 % bewertet. Die Punkte im Zuschlagskriterium "Preis" werden ermittelt, indem der Gesamtwert des jeweiligen Bieters ins Verhältnis zum niedrigsten Gesamtwert aller Bieter gesetzt wird: Punktwert Preis = (Niedrigster Gesamtwert Inland und Ausland / Gesamtwert Inland und Ausland des jeweiligen Bieters) * 100 Punkte * 50 % Preisgewichtung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität
Beschreibung: Das Kriterium der Qualität wird in sechs Unterkriterien aufgegliedert: - Geringe Laufzeit 40% - Korrekte Zustellung 15% - Beschädigungsfreiheit 15% - Ungerechtfertigte Rücksendung 15% - Externe Messungen 10% - Mitnahme von Paketen 5% Der Bieter hat in Anlage 3 zu jedem der o.g. Kriterien anzugeben, welche Quote er erfüllen kann. Entsprechend erhält der Bieter Punkte je Kriterium, die wie o.a. anteilig gewichtet werden. Durch Addition der erreichten, gewichteten Punkte (max. 100) ergibt sich die Gesamtpunktzahl des Bieters für das Kriterium "Qualität". Die Qualität wird im Anschluss mit 50 % bewertet. Die Punkte im Zuschlagskriterium "Qualität" werden mit folgender Formel ermittelt: Punktwert Qualität = Punktzahl aus Qualitätskonzept * 50 % Qualitätsgewichtung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 20/10/2025 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 03/11/2025 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 2 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 03/11/2025 10:01:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ort des Eröffnungstermins: Universitätsklinikum Heidelberg, Berliner Straße 10, 69120 Heidelberg
Eröffnungstermin — Beschreibung: mind. 2 Vertreter des Auftraggebers, Bieter sind nicht zugelassen
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Alle im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren erlangten Informationen sind vom Bieter vertraulich zu behandeln. Als vertraulich gelten insbesondere alle Unterlagen, die der Bieter über die Vergabeplattform erhält. Die vertraulichen Informationen dürfen ausschließlich für die Zusammenarbeit mit dem Universitätsklinikum Heidelberg im Zuge des Vergabeverfahrens sowie des ggf. erteilten Auftrags verwendet werden.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
Finanzielle Vereinbarung: Folgende Eigenerklärungen: - Angabe Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre - Angabe der Anzahl der Mitarbeitenden in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt: Ich erkläre/Wir erklären, dass meinen/unseren Beschäftigten (mit Ausnahme der Auszubildenden) bei der Ausführung der Leistung ein Entgelt bezahlt wird, das mindestens den Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und der gemäß § 1 Abs. 2 S. 2 MiLoG erlassenen Rechtsverordnung entspricht oder mein/unser Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat der EU ansässig ist und die Leistung ausschließlich im EU-Ausland mit dort tätigen Beschäftigten ausgeführt wird. - ich mir/wir uns von einem von mir/uns beauftragten Nachunternehmen oder beauftragten Verleihunternehmen eine Verpflichtungserklärung im vorstehenden Sinne ebenso abgeben lasse/lassen wie für alle weiteren Nachunternehmen und Verleihunternehmen der Nachunternehmen und Verleihunternehmen und diese dann dem
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Heidelberg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Baden-Württemberg
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Universitätsklinikum Heidelberg
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg
Registrierungsnummer: 08-A8120-40
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Geschäftsbereich Konzerneinkauf
Telefon: +49 6221-560
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: beim Regierungspräsidium Karlsruhe, Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 721926-8730
Fax: +49 721926-3985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 88fede24-04d1-43ed-aa51-942c1c4e47fa - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 02/10/2025 11:45:04 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 648748-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 190/2025
Datum der Veröffentlichung: 03/10/2025