1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: European X-Ray Free-Electron Laser Facility GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Upgrade für das INFOR LN ERP-System auf Version 10.8 für European XFEL in Schenefeld (bei Hamburg)
Beschreibung: Die European X-Ray Free-Electron Laser Facility GmbH (EuXFEL) mit Sitz in Schenefeld ist eine multinationale gemeinnützige Forschungseinrichtung in der Metropolregion Hamburg. Seit 2018 betreiben hier Wissenschaftler aus aller Welt Grundlagenforschung auf den Gebieten Physik, Biologie, Medizin, Chemie und weiteren Disziplinen. XFEL beschäftigt inzwischen mehrere hundert Mitarbeiter*innen. Gegenstand dieser Ausschreibung ist das Upgrade des bei EuXFEL im Einsatz befindlichen INFOR LN ERP Systems von der Version 10.5 auf die Version 10.8. Weitere Einzelheiten enthält diese Bekanntmachung
Kennung des Verfahrens: 5aef99c1-75bf-4c34-add2-36bc19f81d5f
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48451000 Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: European X-Ray Free-Electron Laser Facility GmbH Holzkoppel 4
Stadt: Schenefeld
Postleitzahl: 22869
Land, Gliederung (NUTS): Pinneberg (DEF09)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Upgrade für das INFOR LN ERP-System auf Version 10.8 für European XFEL in Schenefeld (bei Hamburg)
Beschreibung: Das Ziel der Ausschreibung besteht darin, einen Dienstleister für das nachfolgende Projekt zu finden. Das bestehende ERP-System LN 10.5 (on premise) von European XFEL soll auf eine höhere Version, ERP LN 10.8 (on premise), aktualisiert werden. Bei der geplanten Zielarchitektur handelt es sich um eine hybride Implementierung, bei der das ERP-System lokal installiert, die OS-Komponente hingegen cloudbasiert sein wird. European XFEL sucht einen Implementierungspartner für das Upgrade von Infor LN von 10.5 auf 10.8 On Premise inkl. Infor OS CE. Es ist eine komplette Neuinstallation des ERP-Systems auf neuer Infrastruktur mit Windows Server 2022 und SQL Server 2022 durch den Implementierungspartner erforderlich. Die Infrastruktur wird von European XFEL bereitgestellt. Die Aktualisierung des Systems ist als technische Migration vorgesehen. Es sind keine nennenswerten Änderungen der Konfiguration, Prozesse oder Funktionen geplant. Ziel ist es, den Status quo mit neuem Release zu realisieren. Konkret werden die folgenden Dienstleistungen benötigt: Dienstleistungen im Rahmen der Updateprojekts, inkl. - Projektmanagement (inkl. Durchführung eines Kick-off Meetings und regelmäßiger Projektstatus-Meetings, Projektplanung/ -steuerung/ - controlling) - Technische Dokumentation für Entwicklungen/Anpassungen - Technische Dokumentation für Datenmigration und Update LN - Implementierung von LN 10.8 und OS CE (Installation, Konfiguration, Datenmigration (TST + PRD), Retrofit der Anpassungen) - Testing - GoLive Vorbereitung - GoLive - GoLive-Betreuung Die Projektsprachen im Rahmen der Auftragsausführung sind Deutsch und Englisch gleichermaßen (Bedingung für die Ausführung des Auftrags). Weitere Einzelheiten enthält das Lastenheft, das mit den Vergabeunterlagen nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs an de ausgewählten Bieter ausgegeben wird.
Interne Kennung: FI-CT27385
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48451000 Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: European X-Ray Free-Electron Laser Facility GmbH Holzkoppel 4
Stadt: Schenefeld
Postleitzahl: 22869
Land, Gliederung (NUTS): Pinneberg (DEF09)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: (1) Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können über die Vergabeplattform abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens EuXFEL erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls über die Vergabeplattform veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob dort weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und die Information zu den Bewerberinformationen. (2) Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum Ablauf der auf der Vergabeplattform genannten Frist über die Vergabeplattform gestellt werden. EuXFEL behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten. (3) Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Informationen dienen allein dem Zweck, den Interessenten einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen. Abweichungen und Spezifizierungen im Rahmen der Verhandlungen bleiben vorbehalten. (4) Teilnahmeanträge sind elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen. Bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Teilnahmeanträge verschlüsselt, so dass EuXFEL keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bewerber steht es jedoch frei, seinen Teilnahmeantrag bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen. (5) Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Die Vergabestelle kann Ausnahmen zulassen. (6) EuXFEL behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber und Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Bewerbungsunterlagen stimmt der Bewerber dem zu. (7) Vergabeunterlagen einschließlich des Vertragswerks sowie der Vorgaben und Zuschlagskriterien werden erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben. (8) Nach Eingang der Teilnahmeanträge und deren Auswertung erhalten die ausgewählten Bewerber – sofern der Zuschlag nicht auf das Erstangebot erteilt wird – die Vergabeunterlagen mit einer Einladung zu den Verhandlungsgesprächen zugesandt. Die Verhandlungsgespräche werden - nach Wahl von EuXFEL - in Schenefeld oder als Videokonferenz stattfinden. (9) Durch die Stellung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. EuXFEL ihrerseits wird Unterlagen der Bewerber nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden. (10) Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist. Sollte im Laufe des Verfahrens eine bestehende Bewerber-/ Bietergemeinschaft ihre Zusammensetzung verändern oder ein Einzelbewerber/ Einzelbieter das Verfahren in Bewerber-/ Bietergemeinschaft fortsetzen wollen, so ist dies nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung von EuXFEL zulässig. Die Einwilligung wird jedenfalls nicht erteilt, wenn durch die Veränderung der Wettbewerb wesentlich beeinträchtigt wird oder die Veränderung Auswirkungen auf die Fachkunde und Leistungsfähigkeit hat. Dies gilt entsprechend für Nachunternehmer. (11) EuXFEL behält sich vor, die Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. (12) Die Bewerber bzw. Bieter werden aufgefordert, die Teile ihres Teilnahmeantrags bzw. ihres Angebots, die berechtigterweise Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen (§ 165 Abs. 2, 3 GWB). Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer/ die Rechtsbehelfsinstanz im Falle eines Vergabenachprüfungsverfahrens von der Zustimmung des jeweiligen Bewerbers bzw. Bieters auf Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte ausgehen. (13) EuXFEL wird sich im Laufe des Verfahrens vorbehalten, anhand der Zuschlagskriterien eine Zwischenauswahl derjenigen Bieter vorzunehmen, mit denen das Verfahren fortgesetzt werden soll. Für diese Zwischenauswahl muss es hinreichend wahrscheinlich sein, dass die Verhandlungen nach Maßgabe der Zuschlagskriterien und nach den vorgegebenen Anforderungen mit Blick auf eine etwaige Zuschlagserteilung aussichtsreich erscheinen; die übrigen Bieter werden - nach Wahl von EuXFEL - zurückgestellt oder scheiden aus. EuXFEL behält sich in jedem Verfahrensstadium auch ausdrücklich vor, einen oder mehrere "bevorzugte(n) Bieter" auszuwählen und mit diesem/ diesen exklusiv zu verhandeln. Weitere Einzelheiten hierzu wird der Verfahrensbrief 1 enthalten, der nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird. (14) Varianten/Alternativangebote (Nebenangebote) sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Der Ausschluss von Varianten/Alternativangeboten bleibt vorbehalten.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Wertungspreis (netto) gemäß Ziff. 5 des Preisblatts
Beschreibung: Wertungspreis (netto) gemäß Ziff. 5 des Preisblatts
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept zur Projektplanung und -methodik
Beschreibung: Konzept zur Projektplanung und -methodik
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Projektleitung bzw. Projektteam mit persönlichen Referenzen und Erfahrungen
Beschreibung: Projektleitung bzw. Projektteam mit persönlichen Referenzen und Erfahrungen
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: - § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. - Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: European X-Ray Free-Electron Laser Facility GmbH
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 221 000,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Sulzer GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: FI-CT27385
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Angebots: 221 000,00 EUR
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: FI-CT27385
Datum der Auswahl des Gewinners: 08/09/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 19/09/2025
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: European X-Ray Free-Electron Laser Facility GmbH
Registrierungsnummer: DE815117472
Abteilung: Procurement
Postanschrift: Holzkoppel 4
Stadt: Schenefeld
Postleitzahl: 22869
Land, Gliederung (NUTS): Pinneberg (DEF09)
Land: Deutschland
Kontaktperson: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB / Dr. Oliver Jauch
Telefon: +49 40500360480
Fax: +49 40500360444
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Registrierungsnummer: DE177089422
Postanschrift: Alter Wall 20-22
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Dr. Oliver Jauch
Telefon: +49 40500360480
Fax: +49 40500360444
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: 53123
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2289499-0
Fax: +49 2289499-163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Sulzer GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE147866830
Postanschrift: Frankfurter Ring 162
Stadt: München
Postleitzahl: 80807
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 37fcd97f-fada-4fe8-b563-817b10a46206 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 01/10/2025 20:01:16 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 650160-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 190/2025
Datum der Veröffentlichung: 03/10/2025