1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Sankt Augustin
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Digitalisierung von Bauakten
Beschreibung: Die Stadt Sankt Augustin Stadt Sankt Augustin beabsichtigt die Papierakten/ Bauakten des Fachdienstes 6/30 Bauaufsicht- zu digitalisieren incl. anschließender datenschutzkonformer Vernichtung Es handelt sich um ein Gesamtvolumen von ca. 1.120 Regalmeter Papierakten mit ca. 29.900 Hängeordnern in verschiedenster Breite von schmal über breit, bis hin zu Schubern.
Kennung des Verfahrens: 5dabf2dd-1432-4bd8-9ea7-1f6913c0b989
Interne Kennung: 2023-6-30-1
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Markt 1
Stadt: Sankt Augustin
Postleitzahl: 53757
Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Sieg-Kreis (DEA2C)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Überblick über die Räumlichkeiten Der Bieter muss sich vor der Angebotsabgabe zu den Öffnungszeiten der Bauaufsicht einen Überblick über die Räumlichkeiten und der Anzahl der Papierakten verschaffen. Die Bauaufsicht ist zur Terminabstimmung unter Tel.: +492241/243 658, Herrn Trösser oder unter email: bauaufsicht@sankt-augustin.de erreichbar. Die Besichtigung hat kostenneutral zu erfolgen. Bieteranfragen: Bieteranfragen werden nur über das Vergabeportal (www.vergabe.rib.de) beantwortet. Nur dort registrierte und für das Verfahren freigeschaltete Unternehmen werden über neue Bewerber- bzw. Bieterinformationen unaufgefordert informiert. Eine entsprechende Registrierung und Freischaltung bereits unmittelbar beim Herunterladen der dort abrufbaren Unterlagen wird deshalb dringend empfohlen. Alle nicht registrierten bzw. nicht für das Verfahren freigeschalteten Interessenten sind aufgefordert, regelmäßig das genannte Vergabeportal aufzusuchen, um dort eventuelle Bewerber- bzw. Bieterinformationen abzurufen. Auskünfte werden nicht telefonisch erteilt; eine dennoch telefonisch erteilte Auskunft wäre im Übrigen unverbindlich. Allgemeiner Hinweis: Sofern in diesem Text lediglich die männliche Form einer Person verwendet wird (z.B. Projektleiter bzw. Projektmitarbeiter), bezieht sich diese Form auf die dargestellte Funktion der Person. Diese Form wird lediglich aus Gründen einer möglichst komprimierten Darstellung der Anforderungen an die Leistung verwendet und versteht sich immer mit dem Zusatz „(m/w/d)“.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Der Bieter muss Angebote für alle Lose einreichen
2.1.6.
Ausschlussgründe
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §123 bis 126 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Digitalisierung von Bauakten
Beschreibung: Die Stadt Sankt Augustin Stadt Sankt Augustin beabsichtigt die Papierakten/ Bauakten des Fachdienstes 6/30 Bauaufsicht- zu digitalisieren incl. anschließender datenschutzkonformer Vernichtung Es handelt sich um ein Gesamtvolumen von ca. 1.120 Regalmeter Papierakten mit ca. 29.900 Hängeordnern in verschiedenster Breite von schmal über breit, bis hin zu Schubern.
Interne Kennung: 2023-6-30-1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: An der Post 19
Stadt: Sankt Augustin
Postleitzahl: 53757
Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Sieg-Kreis (DEA2C)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/02/2024
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2025
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:freelance#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Beschreibung des Eignungskriteriums: - Unternehmensdarstellung/Erklärung über die Unternehmensstruktur, insb. die organisatorische Gliederung, das Leistungsspektrum, max. zwei DIN A4 Seiten auf eigener Anlage. - Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register (Formblatt 124 LD Eigenerklärung zur Eignung Liefer- / Dienstleistungen), sofern eine Verpflichtung zur Eintragung besteht.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung des Eignungskriteriums: - Erklärung über den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre mit einem darauf bezogenen Auftragsvolumen von jeweils mehr als 500.000 € sowie Zeitraum der Leistungserbringung. Das Formblatt 124 LD Eigenerklärung zur Eignung Liefer- / Dienstleistungen ist zu verwenden. - Nachweis darüber, dass der Bieter spätestens bei Beginn der Leistung über eine marktübliche Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt. Die Deckungssumme muss je Schadensfall mindestens betragen: - für Personenschäden: 3.000.000,00 EUR - für Sach- und Vermögensschäden: 1.000.000,00 EUR und auf nicht weniger als das jeweils Doppelte dieser Deckungssummen im Jahr begrenzt sein. - Nachweis über eine Transportversicherung Die Deckungssumme muss je Schadensfall mindestens 1.000.000,00 EUR betragen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Vorlage von mindestens drei geeigneten Referenzen der letzten 3 Jahre mit folgendem Inhalt: Nachzuweisen sind Fach- und Projekterfahrung bei der Digitalisierung sowie Indizierung vergleichbarer Aktenbestände. - Benennung erfolgreicher, vergleichbarer Digitalisierungsprojekte (Art und Anzahl der Akten, großformatige Pläne/ Zeichnungen mit pdf/A Konvertierung, Beschreibung des angewandten Digitalisierungsverfahrens), - Name des Auftraggebers mit Ansprechpartner bei den jeweiligen Kunden (Telefonnummer, E-Mail-Adresse des Auftraggebers), - Beschreibung der Projekte (u.a. Vergleichbarkeit der Leistung) mit Angaben zur Qualität (Kapazität der Verarbeitung) und Quantität (Erfahrung mit der Verarbeitung von Dokumenten einer öffentlichen Verwaltung unter Berücksichtigung der Anforderungen) Die ausfüllbare Referenzliste ist zu verwenden. Die entsprechenden Nachweise/ Zertifikate sind dem Angebot als Anlage beizufügen: -Zertifizierung nach ISO 27001. Das Zertifikat muss die zeitliche Gültigkeit für den Zeitraum der Erstellung der Digitalisate und die räumliche Gültigkeit (ist der Betriebsteil, in dem die Arbeiten erfolgen zertifiziert oder wurde die Zertifizierung für einen anderen Geltungsbereich erteilt) haben. Schutzbedarfskategorie „normal“ der zu übertragenden Dokumente, - Zertifizierung nach ISO 9001 für den Geltungsbereich Digitalisierung von Akten und Dokumenten. Das Zertifikat muss die zeitliche Gültigkeit für den Zeitraum der Erstellung der Digitalisate und die räumliche Gültigkeit haben, - Eigenerklärung zur Einhaltung der DSGVO. Die Datenverarbeitung muss den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Sie muss sich entsprechend am Stand der Technik orientieren, - Nachweis der zertifizierten Entsorgung der Papierakten gem. DIN 66399, Sicherheitsstufe 3 incl. Vernichtungsnachweis, - Nachweis der Verfahrensdokumentation der Arbeits- und Scanprozesse auf der Basis der TR-03138 des BSI. Mindestanforderung Mitarbeitende: - Während des gesamtem Digitalisierungsprozesses ist eine ständige Mitarbeiterzahl von jeweils mind. drei Personen mit jeweils mindestens zwei Jahren Erfahrung vergleichbarer Projekte erforderlich.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: 600 Punkte
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: 400 Punkte
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 20/11/2023 10:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 26/10/2023
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 30/11/2023 10:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 59 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Nach Ermessen des Käufers können einige fehlende Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 30/11/2023 10:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Sankt Augustin
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Sankt Augustin
Organisation, die Angebote bearbeitet: Stadt Sankt Augustin
TED eSender: Beschaffungsamt des BMI
8. Organisationen
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Sankt Augustin
Registrierungsnummer: 053820056056-31001-36
Abteilung: Recht und Vergabe
Postanschrift: Markt 1
Stadt: Sankt Augustin
Postleitzahl: 53757
Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Sieg-Kreis (DEA2C)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Recht und Vergabe
Telefon: +49 2241 243-306
Fax: +49 2241 243-77306
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Organisation, die Angebote bearbeitet
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: nicht bekannt
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221 147-3055
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b7b73e9c-3137-44b0-8afe-cc39a1f6d15e - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 26/10/2023 14:10:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 657519-2023
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 208/2023
Datum der Veröffentlichung: 27/10/2023