196/2025

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Provincie Antwerpen

E-Mail: overheidsopdrachten@provincieantwerpen.be

Rechtsform des Erwerbers: Zentrale Regierungsbehörde

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Raamovereenkomst voor een digitaal depot met archiefbeheersysteem voor papieren en digitaal archief

Beschreibung: Raamovereenkomst voor een digitaal depot met archiefbeheersysteem voor papieren en digitaal archief

Kennung des Verfahrens: fd27b299-2ef6-4dcf-96f1-5451527fd2b4

Interne Kennung: 24/026

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Zusätzliche Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48329000 Darstellungs- und Archivierungssystem

2.1.2.

Erfüllungsort

Land: Belgien

Ort im betreffenden Land

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 10 000 000,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: 24/026 - 1

Beschreibung: Raamovereenkomst voor een digitaal depot met archiefbeheersysteem voor papieren en digitaal archief

Interne Kennung: 1

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 92512000 Dienstleistungen von Archiven

5.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)

Land: Belgien

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 29/09/2025

Laufzeit: 4 Jahre

5.1.5.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 10 000,00 EUR

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Beschreibung: Het gunningscriterium prijs wordt beoordeeld aan de hand van de formule van drie. We evalueren dit criterium op basis van de input die voorzien wordt door de inschrijver in de inventaris: Totale éénmalige kosten + jaarlijkse kosten voor een periode van 4 jaar + de verplichte opties. Het implementatietraject en de migratie van data is een opdracht tegen globale prijs. Hiervoor wordt dus een forfaitaire prijs opgegeven. Om dit transparant te maken voor de andere deelnemers aan de raamovereenkomst moet de inschrijver hiervoor ook een gedetailleerde berekening opgeven, op tabblad 2 en 3 van de inventaris. De inschrijver met de laagste prijs krijgt 50 op 50. De prijs van de inschrijver met de laagste prijs wordt gebruikt om de prijzen van de andere inschrijvers te scoren:  Waarde gunningscriterium prijs (bv. 50) x (prijs goedkoopste inschrijver / prijs te beoordelen inschrijver)

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 50

Kriterium:

Art: Qualität

Beschreibung: Het gunningscriterium kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van de functionele en technische vereisten, incl. SLA We werken met Must Have’s en essentiële vereisten: hier moet altijd aan voldaan worden. De andere vereisten krijgen een score: high (9 punten indien er volledig aan onze vraag voldaan wordt, 5 punten indien er aan de hoofdzaken voldaan kan worden maar niet aan alles en 0 punten indien er niet aan de hoofdzaken voldaan wordt), medium (6 punten indien er volledig aan onze vraag voldaan wordt, 3 punten indien er aan de hoofdzaken voldaan kan worden maar niet aan alles en 0 punten indien er niet aan de hoofdzaken voldaan wordt), low (3 punten indien er volledig aan onze vraag voldaan wordt, 2 punten indien er aan de hoofdzaken voldaan kan worden maar niet aan alles en 0 punten indien er niet aan de hoofdzaken voldaan wordt).

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 40

Kriterium:

Art: Qualität

Beschreibung: Projectplan Dit wordt geëvalueerd op een gewogen gemiddelde van deze 3 criteria. Voorgestelde aanpak betreffende het implementatie traject Voorgestelde aanpak betreffende de migratie van de data vanuit het bestaande depot en ABS Garanties betreffende tijdskader: tastbaar, afdwingbaar en feitelijk. We verwachten hier een plan van aanpak van maximaal 5 pagina’s.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 5

Kriterium:

Art: Qualität

Beschreibung: Duurzaamheid (5%) Evaluatie elementen: Energie-efficiëntie van de oplossing en mate waarin de offerte van de inschrijver bijdraagt aan de Sustainable Development Goals van de VN. Dit in een context die direct relevant is aan het voorwerp van de opdracht. Van de inschrijver wordt hij verwacht dat hij aantoont dat duurzaamheid - in de brede betekenis - invulling krijgt binnen de geleverde diensten. Vooral worden ook concrete resultaten verwacht binnen de geleverde diensten, zoals inzake energie efficiëntie, recuperatie en afvalverwerking, herbruikbaarheid en bezettingsgraad van datacentra en infrastructuur platformen. Wat betreft hardware kunnen bijvoorbeeld volgende "Green IT" of "Ecolabel" certificaten gebruikt worden als tastbare evaluatie criteria. EU Ecolabel certificatie: https://ec.europa.eu/environment/ecolabel/ TCO Certificatie gebaseerd op de ISO14024 norm: https://tcocertified.com/your-product/ "ENERGY STAR" certificatie: https://www.energystar.gov/ EPEAT registratie en classificatie van de gebruikte hardware: https://www.epeat.net/ Eveneens kunnen quoteringen, evaluaties en deelname aan programma’s zoals: De Ecovadis duurzaamheid graad: https://ecovadis.com/nl/ het RE100 initiatief: https://www.there100.org/ Science based Targets: https://sciencebasedtargets.org/ gebruikt worden om relevante en tastbare verbintenissen betreft duurzaamheid aan te tonen. - De inschrijver beschrijft hoe hij invulling geeft aan de processen om een oplossing en daarbij horende dienstverlening te realiseren die rekening houdt met maatschappelijk en ethisch verantwoord en/of duurzaam ondernemen. - Bijkomend dient de inschrijver duidelijk te omschrijven, hoe deze op eeen wijze die relevant is aan de dienstverlening beschreven in dit bestek bijdraagt aan de Sustainable Development Goals (SDG's) van de VN en dit voornamelijk met een focus op SDG 121 en SDG 162, meer specifiek de subdoelstellingen 12.7 en 16.6. - Het duurzaamheidscriterium wordt beoordeeld met 5 punten op honderd. - De beoordeling op dit criterium wordt gebaseerd op een gewogen gemiddelde van de vermelde evaluatie elementen voor dit criterium. - De punten voor dit criterium worden als volgt toegekend: Conditie Punten De duurzaamheidscriteria worden niet of niet voldoende aangetoond en/of zijn niet relevant voor de context van het bestek (slecht) 1 De duurzaamheidscriteria worden niet volledig aangetoond en/of zijn niet geheel relevant voor de context van het bestek (matig) 2 De inschrijver toont aan dat de oplossing en dienstverlening goed beantwoord aan de duurzaamheidscriteria op een manier dat deze relevant zijn binnen de context van het bestek (goed) 3 De oplossing en dienstverlening beantwoordt zeer goed aan de duurzaamheidscriteria en deze zijn specifiek en volledig relevant aan de context van het bestek ( zeer goed) 4 De oplossing en dienstverlening beantwoordt uitzonderlijk goed aan de duurzaamheidscriteria en hun relevantie aan de context van het bestek wordt zeer scherp en feitelijk toegelicht (uitzonderlijk) 5

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 5

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Raad van State

Informationen über die Überprüfungsfristen: U beschikt over de mogelijkheid om tegen deze beslissing beroep in te stellen bij de Raad van State, overeenkomstig het artikel 14 en/of het artikel 15 van de bovenvermelde Wet. Om ontvankelijk te zijn moet u dit beroep indienen binnen 15 dagen na deze mededeling in geval van een vordering tot schorsing overeenkomstig artikel 15, of binnen 60 dagen na deze mededeling in geval van een vordering tot vernietiging overeenkomstig artikel 14. De inleiding van het beroep gebeurt door een gedagtekend verzoekschrift dat door u of door een advocaat ondertekend moet zijn. Het verzoekschrift moet u bij aangetekende brief sturen aan de Eerste Voorzitter van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel , ofwel wordt het ingediend volgens de elektronische procedure van de Raad van State (e-ProAdmin).

Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 23 000 000,00 EUR

Ungefährer Wert der Rahmenvereinbarungen: 2 000 000,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

Rahmenvereinbarung:

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 23 000 000,00 EUR

Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: 2 000 000,00 EUR

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Docbyte NV

Angebot:

Kennung des Angebots: 24_026_Docbyte

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert des Angebots: 361 630,00 EUR

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: DOCBYTE_24_026

Datum des Vertragsabschlusses: 24/09/2025

6.1.4.

Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Bandbreite der Angebote:

Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: 361 630,00 EUR

Wert des höchsten zulässigen Angebots: 361 630,00 EUR

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Provincie Antwerpen

Registrierungsnummer: 0207725597_4812

Abteilung: Provincie Antwerpen - Departement Logistiek - Dienst Overheidsopdrachten

Postanschrift: Koningin Elisabethlei 22

Stadt: Antwerpen

Postleitzahl: 2018

Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)

Land: Belgien

E-Mail: overheidsopdrachten@provincieantwerpen.be

Telefon: +32 2405459

Internetadresse: http://www.provincieantwerpen.be

Profil des Erwerbers: https://www.publicprocurement.be/bda?organisationIds=4812&includeOrganisationChildren=true

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: FOD Beleid en Ondersteuning

Registrierungsnummer: BE001

Postanschrift: Simon Bolivarlaan 30, bus 1

Stadt: Brussel

Postleitzahl: 1000

Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)

Land: Belgien

E-Mail: revise@publicprocurement.be

Telefon: +32 2 740 80 00

Internetadresse: https://bosa.belgium.be

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Raad van State

Registrierungsnummer: 0931.814.266

Stadt: Wetenschapsstraat 33 Brussel

Postleitzahl: 1040

Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)

Land: Belgien

E-Mail: info@raadvanstate.be

Telefon: 02 234 96 11

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Docbyte NV

Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleinst-, kleines oder mittleres Unternehmen

Registrierungsnummer: 0880.119.503

Stadt: Gent

Postleitzahl: 9051

Land, Gliederung (NUTS): Arr. Gent (BE234)

Land: Belgien

Rollen dieser Organisation:

Bieter

Gewinner dieser Lose: LOT-0001

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 90e29046-9cf1-4f36-9031-2fb4d8ff79c3 - 01

Formulartyp: Ergebnis

Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 29

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 10/10/2025 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Bekanntmachung — eSender-Übermittlungsdatum: 10/10/2025 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Niederländisch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 671651-2025

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 196/2025

Datum der Veröffentlichung: 13/10/2025