1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Pflegekammer Nordrhein-Westfalen
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Pflegekammer NRW: Digitaler Posteingang
Beschreibung: Die Auftraggeberin ist mit ca. 230.000 Mitgliedern die größte Heilberufskammer Deutschlands. Die Leistung soll den papierlosen Empfang des täglichen Posteingangs der Auftraggeberin ermöglichen durch Öffnen, Scannen, und digitalem Weiterleiten von maximal 1.200.000 eingehenden Schreiben innerhalb der nächsten vier Jahre.
Kennung des Verfahrens: 6711c699-9419-4cb2-bf21-ccc12d147dba
Interne Kennung: 25-0629
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Es wird ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Mit dem Teilnahmeantrag ist noch kein Angebot abzugeben und auch noch kein Konzept einzureichen. Nach dem Teilnahmewettbewerb werden die 5 bestplatzierten Bieter zur Abgabe eines indikativen Erstangebots aufgefordert. Sofern mehr als 5 Bieter die maximale Punktzahl erreichen, oder es einen Punktgleichstand auf dem 5. Platz gibt, werden diese Bieter ebenfalls zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Sofern es weniger als 5 geeignete Teilnehmer gibt, werden alle geeigneten Teilnehmer zur Angebotsabgabe aufgefordert. Das Erstangebot umfasst ggf. Änderungswünsche zu den Vertragsvorschlägen sowie zur Preisgestaltung des Bieter nebst Preisangebot sowie die Vorlage des zu wertenden Umsetzungskonzepts. Nach der Angebotsabgabe erfolgt die mündliche Vorstellung des mit dem Angebot vorzulegenden Umsetzungskonzepts in Präsenz in den Räumlichkeiten des Auftraggebers in Düsseldorf sowie die erste Verhandlungsrunde. Alle weiteren Verhandlungsrunden finden online statt. Gegenwärtig ist geplant nach zwei Verhandlungsrunden zur Abgabe der Schlussangebote aufzufordern.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Alte Landstraße 104
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40489
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YPZ519S#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Pflegekammer NRW: Digitaler Posteingang
Beschreibung: Es wird die Digitalisierung des gesamten physischen Posteingangs des Auftraggebers ausgeschrieben. Details sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Interne Kennung: 25-0629
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Alte Landstraße 104
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40489
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 2 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Vertrag hat eine Laufzeit von zwei (2) Jahren. Er kann durch einseitige Erklärung der Auftraggeberin zwei Mal um jeweils ein (1) Jahr verlängert werden, soweit die Erklärung in Textform drei Monate vor Vertragssende bei dem Auftragnehmer eingeht.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Es sind nur Bieter geeignet, die mindestens 5 Jahre am Markt bestehen. Nachweis durch Eigenerklärung.
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Die Mitarbeiter dürfen bei der Erbringung der Dienstleistung sich ausschließlich innerhalb der europäischen Union aufhalten. Ebenfalls müssen Geschäftssitz und Rechenzentrum des Bieters in der europäischen Union liegen. Nachweis durch Eigenerklärung
Kriterium: Supply-Chain-Management
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eine selbst erstellte Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen muss ebenfalls abgeben werden, genauso wie die Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Weiterhin sind mindestens 3, höchstens aber 6 Referenzprojekte mit jeweils detaillierter Beschreibung darzustellen. Davon muss 1 Referenzprojekt für eine Körperschaft öffentlichen Rechts erbracht worden sein. Für ein Projekt können bis zu 75 Punkte erzielt werden. Es können also maximal 450 Punkte erzielt werden. Die Referenzprojekte müssen innerhalb der letzten 3 Jahre vor Veröffentlichung dieser Ausschreibung für wenigstens 1 Monat in der Durchführung gewesen sein. Es werden die 5 bestplatzierten Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sofern mehr als 5 Bieter die maximale Punktzahl erreichen, oder es einen Punktgleichstand auf dem 5. Platz gibt, werden diese Bieter ebenfalls zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Sofern es weniger als 5 geeignete Teilnehmer gibt, werden alle geeigneten Teilnehmer zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Punkteverteilung pro Referenzprojekt erfolgt im Einzelnen wie folgt: V = Vergleichbarkeit 1. Tätigkeit für eine Kammer / sonstige Körperschaft öffentlichen Rechts 0 - 15 Pkt. - Tätigkeit für eine Heilberufskammer 15 Pkt. - Tätigkeit für eine andere Kammer 10 Pkt. - Tätigkeit für eine sonstige Körperschaft öffentlichen Rechts 5 Pkt. 2. Bearbeitete Schreiben im Schnitt pro Monat 0 - 15 Pkt. - mehr als 8.750 Schreiben 15 Pkt. - mehr als 4.000 Schreiben 10 Pkt. -mehr als 2.000 Schreiben 5 Pkt. L = Leistungen des Bewerbers 1. Erbrachte Leistungen 0 - 40 Pkt. - Bereitstellung eines "Digitalen Postfachs" 10 Pkt. - Wartung und Support 5 Pkt. - Empfang, Öffnung und Sortieren der physisch eingehenden Post 5 Pkt. - Scannen des Posteingangs 5 Pkt. - Dauer der Beauftragung > 1 Jahr 5 Pkt. - Dauer der Beauftragung > 2 Jahre 5 Pkt. - Projektmanagement 5 Pkt. 2. besondere Leistungen: 0 - 5 Pkt. - alle Punkte bei Ziffer 1. erfüllt, Zusatz: 5 Pkt.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 450,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 6
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Gesamthonorar Brutto
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 700
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Projektkonzeption
Beschreibung: Schriftliche und mündliche Projektdarstellung. Die Details sind der Anlage 2- Zuschlagskriterien zu entnehmen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 300
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 05/11/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Vergabeportal
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 21/11/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 17/11/2025 09:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen werden grundsätzlich nachgefordert. Dies gilt aber ausdrücklich nicht für fehlende oder unvollständige Angaben zu Referenzen, da diese für den Teilnahmewettbewerb wertungsrelevant sind.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Pflegekammer Nordrhein-Westfalen
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Pflegekammer Nordrhein-Westfalen
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Pflegekammer Nordrhein-Westfalen
Registrierungsnummer: 05111-69001-45
Postanschrift: Alte Landstraße 104
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40489
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte PartGmbB
Telefon: +49 6131-2877042
Fax: +49 6131-2877099
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221-1473045
Fax: +49 221-1472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 50122345-735c-4ab4-9ce5-811ebb447cb9 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 13/10/2025 12:33:13 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 673054-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 197/2025
Datum der Veröffentlichung: 14/10/2025