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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landesamt für Finanzen - Dienststelle Regensburg
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Dienstleistungen für die laufende SAP-Betriebsunterstützung.
Beschreibung: Das Landesamt für Finanzen (LfF), FinanzIT Bayern betreibt für den Freistaat Bayern an den Standorten München und Regensburg SAP-Verfahren. Diese Verfahren werden durch die Beschäftigten des LfF sowohl in fachlicher als auch in technischer Hinsicht (Basis, Entwicklung, Test und Produktion) betreut. Für den laufenden Betrieb sind Beratungs-, Entwicklungs- und Unterstützungsleistungen erforderlich und mit Leistungsbeginn ab März 2026 neu zu vergeben. Die Vertragslaufzeit soll drei Jahre, mit der Option der Verlängerung um ein weiteres Jahr umfassen. Der Umfang der Dienstleistung beträgt 1200 Personentage.
Kennung des Verfahrens: b86e705f-0ecf-46f7-9065-6a69ba8fd9e0
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Regensburg, Kreisfreie Stadt (DE232)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Dienstleistungen für die laufende SAP-Betriebsunterstützung.
Beschreibung: Das Landesamt für Finanzen (LfF), FinanzIT Bayern betreibt für den Freistaat Bayern an den Standorten München und Regensburg SAP-Verfahren. Diese Verfahren werden durch die Beschäftigten des LfF sowohl in fachlicher als auch in technischer Hinsicht (Basis, Entwicklung, Test und Produktion) betreut. Für den laufenden Betrieb sind Beratungs-, Entwicklungs- und Unterstützungsleistungen erforderlich und mit Leistungsbeginn ab März 2026 neu zu vergeben. Die Vertragslaufzeit soll drei Jahre, mit der Option der Verlängerung um ein weiteres Jahr umfassen. Der Umfang der Dienstleistung beträgt 1200 Personentage.
Interne Kennung: O 1080/2026.34-1-2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Regensburg, Kreisfreie Stadt (DE232)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Mittelfranken, Vergabekammer Nordbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist (§ 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB). Nach § 135 Abs. 3 GWB tritt die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein (§ 160 Abs. 1 GWB). Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht (§ 160 Abs. 2 GWB).
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Mit diesem Vergabeverfahren müssen notwendige Dienstleistungen für die laufende Betriebsunterstützung für den Bereich SAP-Verfahren beschafft werden. Die bestehenden Verfahren, welche auf der SAP Standardsoftware basieren, wurden auf die Bedürfnisse und Anforderungen des Freistaat Bayern umfangreich angepasst, erweitert und modifiziert. Aufgrund der Kritikalität, der bestehenden Außenwirkung sowie des Umfangs der mit VIVA bearbeiteten Fälle im Bereich der Personal- und Stellenverwaltung und der Bezügeabrechnung kommt dem Verfahren eine zentrale Bedeutung zu. Mit dem betriebenen Verfahren VIVA werden aktuell ca. 370.000 Fälle im Bereich der Personal- und Stellenverwaltung und ca. 600.000 Zahlfälle für die Bezügeabrechnung bearbeitet. Die VIVA-User umfassen derzeit ca. 5.100 User im Bereich der Personalverwaltung und ca. 950 User im Bereich der Bezügeabrechnung. Auf Grund der umfangreichen Anpassungen, Erweiterungen und Modifizierungen sowie der Kritikalität und Umfang unserer SAP Verfahren, können die Dienstleistungen aus den nachfolgenden Gründen nur durch den Hersteller der Software, der Firma SAP Deutschland SE & Co. KG erfolgen.: a) VIVA: VADM Die Entwicklung der VADM erfolgte kundenspezifisch von SAP gemeinsam mit dem LfF. Die technischen Besonderheiten sind durch die SAP nicht offengelegt. Kundenerweiterungen des LfF müssen sich in die Architektur der VADM einfügen. Nur durch die enge Zusammenarbeit zwischen SAP-Beratung und SAP-Entwicklung kann dies sichergestellt werden. b) VIVA: Bezügeabrechnung, insbesondere Orts- und Familienzuschlag (OFZ) Aufgrund der Auswirkungen auf Funktionen des SAP-Standards und des hohen Zeitdrucks konnte die Entwicklung des OFZ nur durch das gemeinsame Zusammenarbeiten von SAP-Beratung und SAP-Entwicklung rechtzeitig fertiggestellt werden. Es ist zu erwarten, dass vergleichbare Konstellationen immer wieder auftreten. Konkret steht bereits eine Änderung beim OFZ in Vorbereitung durch das Staatsministerium der Finanzen und für Heimat (StMFH). Ohne die Möglichkeit auf SAP-Beratung in Verbindung mit der SAP-Entwicklung zurückgreifen zu können und dadurch sehr schnell auch äußerst komplexe Kundenanforderungen realisieren zu können, wäre das LfF zukünftig nicht in der Lage, rechtliche Änderungen in der geforderten sehr kurzen Zeitspanne umzusetzen. c) VIVA: UI Data Protection Aufgrund der tiefen Verzahnung in unterschiedlichen Infotypen und der durch SAP für das LfF individuell entwickelten Komponenten kann hier derzeit ausschließlich SAP eine effiziente Unterstützung leisten. Da die Funktionalität für H4S4 neu entwickelt wurde, besitzen andere Beratungsdienstleister als SAP für diesen Themenbereich derzeit nur rudimentäre Erfahrung. d) KLR und BW Beratung wird hier selten und in sehr kleinen Paketen abgerufen, dann aber in der Regel sehr kurzfristig und zu sehr speziellen Themen benötigt. Andere Anbieter scheiterten in der Vergangenheit regelmäßig daran, hier zeitnah geeignete Berater zu den sehr speziellen Themen und Fragestellungen bereitzustellen. Wegen der HR-KLR-Integration wird auch themenübergreifende Beratungsleistung benötigt, weswegen die Beratung von einem gemeinsamen Dienstleister gestellt werden muss. e) Stellenwirtschaft Für den Betrieb der Komponente „Stellenwirtschaft” ist spezialisiertes Know-how erforderlich, das aktuell beim LfF durch den engen und direkten Kontakt zur SAP bereitgestellt wird und das andere Unternehmen nicht ohne großen Aufwand realisieren können. Zudem sind die bisher beim LfF tätigen SAP-Berater stark in die DSAG eingebunden. Es ist fraglich, ob ein anderes Unternehmen die Interessen des LfF bzw. des Freistaats Bayern in der DSAG ebenso gut vertreten und durchsetzen kann. Die SAP verfügt außerdem über fundierte Erfahrung mit der speziell für den öffentlichen Dienst entwickelten Komponente Stellenwirtschaft. Am Markt gibt es kaum vergleichbare Expertise. Ein Anbieterwechsel würde unverhältnismäßige Verzögerungen und hohe Risiken verursachen. f) Trennungsgeld Für den Einsatz der SAP-Komponente "Trennungsgeld" ist spezialisierte Unterstützung durch den Hersteller SAP erforderlich. Aufgrund der geringen Anzahl an Installationen, in denen diese Komponente zum Einsatz kommt, ist das Know-how für die Trennungsgeld-Komponente auf dem Markt praktisch nicht verfügbar. Die SAP verfügt über entsprechende Expertise und Experten, die kurzfristige Anpassungen und Fehlerbehebungen gewährleisten können. Ein Wechsel des Dienstleisters würde demnach zu erheblichen Verzögerungen bei der technischen Betreuung der Komponente führen. Der Auftraggeber wird daher von der Durchführung eines Offenen Verfahren absehen und die benötigten Dienstleistungen im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und c) VgV beschaffen. Die Wahl der Verfahrensart und die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens mit nur einem Bieter – hier: mit dem Hersteller der eingesetzten Software, der SAP Deutschland SE & Co. KG – stellt keine etwaige künstliche generierte Einschränkung des Wettbewerbs dar, sondern ergibt sich aus den vorgenannten Gründen (s.o.), so dass aus objektiver fachlicher und technischer Sicht in der Gesamtbetrachtung kein anderer geeigneter und leistungsfähiger Bieter zur Erbringung der benötigten Dienstleistungen in Frage kommt.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Landesamt für Finanzen - Dienststelle Regensburg
Registrierungsnummer: 09-0615500-75
Abteilung: 3G Geschäftsstelle - Haushalt und Vergabe
Postanschrift: Bahnhofstraße 7
Stadt: Regensburg
Postleitzahl: 93047
Land, Gliederung (NUTS): Regensburg, Kreisfreie Stadt (DE232)
Land: Deutschland
Telefon: +49 941 5044 3506
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: SAP Deutschland SE & Co. KG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE210157578
Postanschrift: Hasso-Plattner-Ring 7
Stadt: Walldorf
Postleitzahl: 69190
Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Neckar-Kreis (DE128)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Mittelfranken, Vergabekammer Nordbayern
Registrierungsnummer: DE 811 335 517
Stadt: Ansbach
Postleitzahl: 91511
Land, Gliederung (NUTS): Ansbach, Kreisfreie Stadt (DE251)
Land: Deutschland
Telefon: +49 981531277
Fax: +49 981531837
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 02220ff4-0245-4fc6-959f-2c2c827ec3d8 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 28/01/2026 08:32:12 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 67643-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 20/2026
Datum der Veröffentlichung: 29/01/2026