2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79995100 Archivierung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bayreuth
Land, Gliederung (NUTS): Bayreuth, Kreisfreie Stadt (DE242)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 2 941 176,48 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: a) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Ausschlussgründe". Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen. b) Eigenerklärung Sanktionen Russland Mit der Verordnung EU Nr. 833/2014, wurden umfangreiche Sanktionen gegen die Russische Föderation in Kraft gesetzt. Danach dürfen öffentliche Aufträge nicht an Unternehmen vergeben werden, bei denen ein Ausschlussgrund nach Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 vorliegt. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen müssen. Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Sanktionen Russland", in welchem Sie auch den vollständigen Wortlaut von Art. 5 k finden. c) Unternehmensdaten Das Formular "Unternehmensdaten" ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen rein statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft insbesondere nach § 6 Wettbewerbsregistergesetz. Bei Bietergemeinschaften ist das Formular für jedes Mitglied einzureichen. d) Eigenerklärung Auftragsverarbeitung Im Rahmen der Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen, d. h. es werden durch die künftige Auftragnehmerin personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Deren Mitarbeiter werden auf diese personenbezogenen Daten Zugriff erhalten bzw. diese Daten selbst im Rahmen Ihrer Tätigkeit verwenden. Das Vergabeverfahren wird zugunsten eines Bedarfsträgers durchgeführt. Bei der späteren Auftragsausführung ist daher der Bedarfsträger für die Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle. Aus diesem Grund wird der Bedarfsträger nach der Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der zukünftigen Auftragnehmerin abschließen. Der Inhalt dieser Vereinbarung wurde bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden. Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten. e) Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung und Transportversicherung Das Vorhandensein einer Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung ist nachzuweisen durch Versicherungsbestätigung. Die Versicherung muss eine Deckungssumme je Schadensfall in Höhe von jeweils mindestens 3.000.000,00 € für Personenschäden, mindestens 3.000.000,00 € für Sachschäden und mindestens 3.000.000,00 € für das Abhandenkommen von Sachen aufweisen. Aus der Versicherungsbestätigung muss sich ergeben welche Risiken abgesichert sind; welche Deckungssummen vereinbart sind; Für den Fall, dass im Zusammenhang mit Lagerung und Transport eintretende Schadensfälle, insbesondere auch der Verlust der Sache, nicht von der Berufs- oder Betriebshaft-pflichtversicherung abgedeckt werden, ist eine zusätzliche Lager- und Transportversicherung nachzuweisen. Sofern ein Versicherungsschutz noch nicht besteht, ist die Vorlage einer Eigenerklärung des Bieters ausreichend, dass eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung und/ oder Transportversicherung spätestens vor Zuschlag nachgewiesen wird. Sollten bei der Leistungserbringung Unterauftragnehmerinnen eingesetzt werden, muss der Versicherer bestätigen, dass auch deren Tätigkeiten im Rahmen der Leistungserbringung von der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung der Auftragnehmerin umfasst sind. Andernfalls ist ein den Vorgaben entsprechender Versicherungsschutz der Unterauftragnehmerinnen nachzuweisen. f) Ort der Auftragsausführung, Ausfuhrgenehmigung und Rückgabezusage Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Archivalien der Bedarfsträgerin gem. §22 KGSG (Kulturgutschutzgesetz) und aktueller Genehmigungslage ausschließlich in EU-Mitgliedsstaaten verbracht werden dürfen. Eine aktuelle Ausfuhrgenehmigung hierfür liegt vor. Darüber hinaus muss im Falle der Ausfuhr von Archivgut ins Ausland zusätzlich zur Ausfuhrgenehmigung eine Rückgabezusage des jeweiligen Landes mit einer Aufstellung der jeweiligen Archivalien vorliegen (siehe Anlage 3 der Leistungsbeschreibung). Die zur Erlangung einer Rückgabezusage notwendigen Formalitäten und Kosten obliegen in diesem Fall der Auftragnehmerin. Die Rückgabezusage muss mit der Zuschlagserteilung vorliegen. Diese ist für den 25.10.2024 geplant. Sollte die Rückgabezusage bei der Zuschlagserteilung nicht vorliegen, ist alternativ eine Bestätigung des jeweiligen Ministeriums oder Vergleichbares dahingehend vorzulegen, dass die Rückgabezusage in Bearbeitung und zeitnah (innerhalb von 3 Wochen nach Zuschlagserteilung) erteilt werden wird und keine Gründe gegen eine solche Erteilung vorliegen. Ansonsten behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag dem Zweitplatzierten zu erteilen (siehe Nr. 4 der "Besonderen Bewerbungsbedingungen" und § 18 der Rahmenvereinbarung). Auch im Falle einer Bearbeitung im Ausland ist sicherzustellen, dass die geforderten Bearbeitungs- und Gesamtprojektzeiten trotz ggf. notwendiger Genehmigungsverfahren zuverlässig eingehalten werden können. Um Schaden vom Archivgut abzuwenden, muss das Archivgut nach Abholung innerhalb von 24 Stunden bei der Auftragnehmerin eingetroffen sein. Von der Auftragnehmerin muss gewährleistet werden, dass vor Ort eine in Wirkbetrieb befindliche Digitalisierungsstrecke vorhanden ist. Eine im Aufbau befindliche Digitalisierungsstrecke wird durch die Bedarfsträgerin nicht akzeptiert. g) Erstellung von Test-Digitalisaten Im Rahmen der Angebotsauswertung kann der Bieter zu einer Teststellung aller für die Auftragsausführung vorgesehenen Scanner - soweit diese bereits vorhanden sind - aufgefordert werden. Eine Aufforderung zur Teststellung erfolgt hierbei nach erster Prüfung und Wertung der eingegangenen Angebote gegenüber dem vorgesehenen Zuschlagsdestinatär. Die Teststellung schließt auch die Erstellung von Test-Digitalisaten als auch die Vorbereitung der Archivalien mit ein. Es werden je Scanner nicht mehr als 20 Blatt angefordert. In Abstimmung mit der Vergabestelle werden dem Bieter seitens des Bundesarchivs spezifische Archivalien zur Verfügung gestellt. Der Bieter erstellt die für jeden Scanner erforderlichen Testaufnahmen sowie Digitalisate der Archivalien und leitet diese zusammen mit den zur Auswertung benötigten Daten an das Bundesarchiv zurück. Der Zuschlag kann, nach Durchführung einer Teststellung, nur erteilt werden, wenn die Teststellung größtenteils erfüllt ist und erkennbar ist, dass die Anforderungen sicher erfüllt werden können. Auf eine Teststellung des Zuschlagdestinatärs der Vergabestelle kann lediglich verzichtet werden, wenn die technisch einwandfreie Umsetzung der Anforderungen in einem bestehenden Leistungsverhältnis mit der Auftraggeberin nachgewiesen wurde. Entsprechende Erfahrungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit dürfen nicht länger als zwei Jahre zurückliegen. Die Teststellung erfolgt für die Vergabestelle und das Bundesarchiv kostenfrei. Ein Anspruch des Bieters auf die Möglichkeit einer Teststellung besteht nicht. i) Hinweis Bindefrist: Die Bindefrist beginnt ab Ende der Angebotsfrist. ------ Fortsetzung Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (BT-747/BT-750), Abschnitt c): ● Transport: Es ist plausibel darzustellen bzw. zu bestätigen, dass die in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4, hierzu genannten Anforderungen vollumfänglich eingehalten werden. Es ist zu beschreiben, mit welcher Art Fahrzeug und ggf. mit welchen Transportbehältern der Transport erfolgen wird. Die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen. (!) Werden einzelne Ressourcen erst für den hier zu vergebenden Auftrag in vollem Umfang bereitgestellt, ist schriftlich und plausibel darzulegen, wie sichergestellt werden kann, dass sämtliche erforderliche Ressourcen pünktlich zum Leistungsbeginn zur Verfügung stehen. d) Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind zu beschreiben. Aus der Darstellung muss hervorgehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt wird, dass die Archivalien sorgsam behandelt werden, dass die Vollständigkeit der Digitalisierung und die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können. Bitte berücksichtigen Sie in Ihrer Darlegung besonders folgende Aspekte: 1) Beschreiben Sie den Hin- und Rücktransport des Archivguts 2) Wie wird im Gesamtprozess die innere Ordnung des Archivguts beibehalten (technische und organisatorische Maßnahmen)? 3) Wie wird bei der Vor- und Nachbereitung sowie bei der Digitalisierung sichergestellt, dass Schäden am Archivgut weitestgehend verhindert werden? 4) Wie wird sichergestellt, dass nur solche Digitalisate, die den Qualitätsvorgaben der Leistungsbeschreibung entsprechen, an das Bundesarchiv übergeben werden? 5) Wie wird sichergestellt, dass die maximale Verweilfrist von 12 Wochen nicht überschritten wird? Die Einreichung des Zertifikats nach DIN ISO EN 9001 entbindet nicht von der Pflicht der detaillierten Beschreibung der entsprechenden Maßnahmen. Mit Einreichung der Konzepte zur Leistung erklärt der Bieter, dass er die Leistung wie beschrieben zu dem angebotenen Preisen ausführen wird.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -