Durchführung der Entgeltabrechnung für Tarifkräfte

Inhalt der Ausschreibung ist die Durchführung der Entgeltabrechnung für Tarifkräfte der BAHN-BKK ab dem 01.01.2023 sowie das vorgelagerte Einführungsprojekt nebst Projektleitung.

Das Einführungsprojekt muss im Jahr 2022 vollständig durchgeführt werden und einen reibungslosen Start der Echtabrechnung zum 01.01.2023 sicherstellen.

Die Entgeltabrechnung reicht von der Erfassung/Übernahme der Daten bis zur vollständigen Durchführung der Entgeltabrechnung einschließlich aller Meldungen sowie dem Druck und Versand der Entgeltabrechnungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Dienstleistung ist für insgesamt ca. 1.100 Abrechnungsfälle pro Monat zu erbringen.

Hauptort der Ausführung: Der NUTS-Code gibt den Standort der Zentrale der BAHN-BKK an. Es besteht evtl. die Notwendigkeit, Aufgaben aus dem Einführungsprojekt hier durchführen zu müssen. Die Durchführung der laufenden Dienstleistung zur Entgeltabrechnung findet beim Dienstleister statt.

Aktuell werden die Entgeltsabrechnungen der Mitarbeiter der BAHN-BKK durch einen Dienstleister erstellt, ausgedruckt und versendet. Inhalt der Ausschreibung ist die Übernahme der kompletten Entgeltabrechnung. Die Entgeltabrechnung reicht von der Erfassung/Übernahme der Daten bis zur vollständigen Durchführung der Entgeltabrechnung einschließlich aller Meldungen sowie dem Druck und Versand der Entgeltabrechnungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Aktuell verwendet die BAHN-BKK das Personalmanagementsystem LOGA. Die für die Abrechnung notwendigen Daten sollen nach Möglichkeit und soweit technisch umsetzbar über eine Schnittstelle automatisiert von LOGA zum Abrechnungssystem des Dienstleisters übertragen werden. Die technischen Möglichkeiten sind von den bietenden Unternehmen zu prüfen.

Vor Beginn der Dienstleistung erfolgt die Einrichtung, der Testbetrieb und mindestens 2 Abrechnungsprobeläufe. Diese Vorbereitungsphase muss bis zum 31.12.2022 abgeschlossen sein und beginnt direkt nach Zuschlagserteilung.

Liste der BAHN-BKK Tarifverträge Arbeitnehmer:

- Entgelttarifvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der BAHN-BKK (ETV-BAHN-BKK) – gilt aktuell für rund 1020 Mitarbeitende

- Manteltarifvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der BAHN-BKK (MTV-BAHN-BKK) – gilt für den gleichen Personenkreis wie Entgelttarifvertrag

- Tarifvertrag für die Angestellten des Bundeseisenbahnvermögens (AnTV) – gilt aktuell für rund 65 Mitarbeitende

- Arbeitszeittarifvertrag (gilt für alle Tarifkräfte)

- Starttarifvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der BAHN-BKK (StartTV) (gilt für alle Tarifkräfte)

Für Auszubildende der BAHN-BKK (aktuell 38) gelten die entsprechenden Tarifverträge für Auszubildende. Diese sind:

- Ausbildungsvergütungstarifvertrag Nr. 1 für Auszubildende der BAHN-BKK

- Manteltarifvertrag für die Auszubildenden der BAHN-BKK (MTV-Azubi)

Der Abrechnungsprozess sieht in den Grundzügen folgendermaßen aus:

1. Die abrechnungsrelevanten Daten müssen idealerweise und soweit möglich über eine Schnittstelle von LOGA zum Abrechnungsprogramm des Auftragnehmers übertragen werden. Alternativ sind andere Wege, wie z.B. ein Zubringersystem möglich. In Einzelfällen sollten abrechnungsrelevante Informationen auch auf anderen Wegen (z.B. Exceldateien) dem Dienstleister geliefert werden können.

2. Durchführung der fristgerechten Gehaltsabrechnung (Zahltag 15. eines Monats) und Druck und Versand der Abrechnungen durch den Auftragnehmer.

3. Der Auftragnehmer stellt der BAHN-BKK eine SEPA-Zahldatei zur Sammelüberweisung zur Verfügung.

4. Anweisung der Zahlungen durch die BAHN-BKK.

Preis - Gewichtung: 35 %

Die Tarifverträge sind bereits als verschlüsselte Zip-Datei mit den Vergabeunterlagen in subreport abgelegt. Wenn Sie auf Basis der bisher zur Verfügung gestellten Unterlagen an der Teilnahme am Verfahren interessiert sind, können Sie über die Bieterkommunikation das Passwort für die Datei anfordern. Bitte reichen Sie mit der Mail die Anlage 14: Verschwiegenheitserklärung mit ein.

Das Ausschreibungsverfahren wird gemäß § 9 Abs. 1 VgV ausschließlich und vollständig über das Vergabeportal subreport-elvis in deutscher Sprache abgebildet. Die Bekanntmachung, die Bereitstellung der Vergabeunterlagen, die Kommunikation zwischen Unternehmen und ausschreibender Stelle, die Einreichung der Angebote sowie die Erteilung des Zuschlags bzw. die Unterrichtung der Bewerber und Bieter erfolgen nur über das Portal. Die Zusendung schriftlicher Angebote in Papierform bzw. das Stellen von Fragen über E-Mail sind nicht zugelassen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.

Ergänzende oder berichtigende Angaben zur Ausschreibung, Änderungen der Leistungsbeschreibung oder anderer Bestandteile der Vergabeunterlagen sowie wichtige Aufklärungen und Informationen zum Stand und zur weiteren Vorgehensweise im Verfahren werden allen Teilnehmern der Ausschreibung textlich über die Vergabeplattform mitgeteilt. Eine Registrierung durch die Unternehmen auf subreport-elvis ist Voraussetzung für den Erhalt der Angaben.

Bei Fragen zur Plattform Subreport-ELVIS können Sie sich an Herrn Jedecke von Subreport wenden:

Tel. +49 (0) 221-98 578-45 oder Mail: ralf.jedecke@subreport.de Sollten Sie Störungen der Plattform feststellen, so teilen Sie diese umgehend dem zuvor genannten Ansprechpartner von subreport mit und geben uns diese ebenfalls zur Kenntnis.