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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kreisverwaltung Paderborn
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Proof of Concept - KI-basierte Prozessunterstützung für kompetenzorientiertes Personalwesen
Beschreibung: Der Kreis Paderborn beabsichtigt zur Unterstützung des kompetenzorientierten Personalwesens eine Software zu beschaffen, die ein strukturiertes, transparentes und kompetenzorientiertes Personal- und Organisationswesen unterstützt. Derzeit werden getrennte Systeme für die Erstellung von der Stellenbeschreibung (und Bewertung), für das Erstellen des Anforderungsprofils, sowie für das Recruiting verwendet. Durch die Software soll zielführend - zeitlich als auch vom Prozessablauf her - eine Verschlankung des Ablaufs für alle am Prozess beteiligten Akteure herbeigeführt und ein Systemwechsel vermieden werden. Ein zentrales Element der Lösung ist die digitale Abbildung des Organigramms mit dem Stellenplan, einschließlich aller Stellenbeschreibungen. Gleichzeitig muss die Software bei der Erstellung von Anforderungsprofilen, Stellenausschreibungstexten sowie Interviewleitfäden für Vorstellungsgespräche unterstützen. Am Ende des Projekts steht eine Softwarelösung, die das behördliche Organigramm mit dem Stellenplan vollständig digital abbildet – inklusive aller Stellen mit den dazugehörigen Informationen wie Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil, Kompetenzanforderungen und sowie weiteren relevanten Daten (z. B. organisationsbezogene IT-Zugriffsrechte). Die Lösung ermöglicht eine strukturierte Verwaltung und Pflege dieser Informationen. Eine integrierte Künstliche Intelligenz unterstützt diesen Prozess, indem sie eigenständig Vorschläge für Stellenbeschreibungen, Kompetenzanforderungen, Stellenausschreibungen und kompetenzorientierte Interviewleitfäden generiert. Die Lösung soll eine interaktive Darstellung des vollständigen Organigramms mit dem Stellenplan der Behörde ermöglichen. Dabei sind Organisationseinheiten, Stellen, Funktionen und Berichtswege abzubilden und verwaltbar zu machen. Jede Stelle muss mit spezifischen Informationen verknüpfbar sein, insbesondere mit frei definierbaren und kategorisierbaren Kernaufgaben, konkret zugeordneten Kompetenzprofilen (fachlich, methodisch, sozial, personal) sowie Qualifikationsanforderungen. Hierbei soll Künstliche Intelligenz eingesetzt werden, um auf Basis der vorhandenen Stellencluster Vorschläge zur Strukturierung, Gruppierung oder Optimierung zu unterbreiten. Es ist die Hinterlegung des behördenspezifischen Kompetenzmodells der Kreisverwaltung erforderlich. Die Lösung muss eine Zuordnung von Kompetenzen zu einzelnen Stellen darstellen können. Sollten bereits Kompetenzen vorhanden sein, müssen diese in die Software übertragen und ggf. systemisch fortentwickelt werden. Das zentrale Merkmal der gesuchten Anwendung ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Die Software muss in der Lage sein, Stellenbeschreibungen mit Kompetenzprofilen für neu definierte oder veränderte Stellen automatisch zu generieren, basierend auf vergleichbaren internen und externen Daten. Auch die Erstellung von Stellenausschreibungen und kompetenzbasierter Interviewleitfäden – angepasst an die spezifischen Anforderungen der Stelle – muss durch die KI erfolgen. Der zugrundeliegende Algorithmus muss lernfähig sein und sich fortlaufend durch Nutzungsdaten und Feedback verbessern. Die KI muss gewährleisten, dass alle generierten Inhalte inhaltlich konsistent, präzise aufeinander abgestimmt und terminologisch einheitlich sind, sodass ein stimmiges Gesamtbild entsteht. Dies zeigt sich daran, dass sich innerhalb der Inhalte keine fachlichen Widersprüche finden, verwendete Begriffe durchgängig gleich definiert und angewendet werden und die einzelnen Textbausteine logisch aufeinander aufbauen. Technische Alleinstellung: Das zentrale Merkmal der gesuchten Anwendung ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Die Software muss in der Lage sein, Stellenbeschreibungen mit Kompetenzprofilen für neu definierte oder veränderte Stellen automatisch zu generieren, basierend auf vergleichbaren internen und externen Daten. Auch die Erstellung von Stellenausschreibungen und kompetenzbasierter Interviewleitfäden – angepasst an die spezifischen Anforderungen der Stelle – muss durch die KI erfolgen. Der zugrundeliegende Algorithmus muss lernfähig sein und sich fortlaufend durch Nutzungsdaten und Feedback verbessern. Die KI muss gewährleisten, dass alle generierten Inhalte inhaltlich konsistent, präzise aufeinander abgestimmt und terminologisch einheitlich sind, sodass ein stimmiges Gesamtbild entsteht. Dies zeigt sich daran, dass sich innerhalb der Inhalte keine fachlichen Widersprüche finden, verwendete Begriffe durchgängig gleich definiert und angewendet werden und die einzelnen Textbausteine logisch aufeinander aufbauen. Die durchgeführte Marktanalyse hat ergeben, dass ausschließlich die Colmeia GmbH eine Softwarelösung anbietet, die alle diese Anforderungen vollumfänglich erfüllt. Andere in der EU ansässige erfüllen nicht sämtliche technischen und funktionalen Anforderungen. Eine Beauftragung eines anderen Anbieters würde die benötigten Funktionen nicht in dem erforderlichen Umfang abdecken.
Kennung des Verfahrens: 8515d6c6-c561-45f5-8fa0-ce01c84e090e
Interne Kennung: 30.31-25641
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Aldegreverstraße 10-14 33102
Stadt: Paderborn
Postleitzahl: 33102
Land, Gliederung (NUTS): Paderborn (DEA47)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - § 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Proof of Concept - KI-basierte Prozessunterstützung für kompetenzorientiertes Personalwesen
Beschreibung: Der Kreis Paderborn beabsichtigt zur Unterstützung des kompetenzorientierten Personalwesens eine Software zu beschaffen, die ein strukturiertes, transparentes und kompetenzorientiertes Personal- und Organisationswesen unterstützt. Derzeit werden getrennte Systeme für die Erstellung von der Stellenbeschreibung (und Bewertung), für das Erstellen des Anforderungsprofils, sowie für das Recruiting verwendet. Durch die Software soll zielführend - zeitlich als auch vom Prozessablauf her - eine Verschlankung des Ablaufs für alle am Prozess beteiligten Akteure herbeigeführt und ein Systemwechsel vermieden werden. Ein zentrales Element der Lösung ist die digitale Abbildung des Organigramms mit dem Stellenplan, einschließlich aller Stellenbeschreibungen. Gleichzeitig muss die Software bei der Erstellung von Anforderungsprofilen, Stellenausschreibungstexten sowie Interviewleitfäden für Vorstellungsgespräche unterstützen. Am Ende des Projekts steht eine Softwarelösung, die das behördliche Organigramm mit dem Stellenplan vollständig digital abbildet – inklusive aller Stellen mit den dazugehörigen Informationen wie Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil, Kompetenzanforderungen und sowie weiteren relevanten Daten (z. B. organisationsbezogene IT-Zugriffsrechte). Die Lösung ermöglicht eine strukturierte Verwaltung und Pflege dieser Informationen. Eine integrierte Künstliche Intelligenz unterstützt diesen Prozess, indem sie eigenständig Vorschläge für Stellenbeschreibungen, Kompetenzanforderungen, Stellenausschreibungen und kompetenzorientierte Interviewleitfäden generiert. Die Lösung soll eine interaktive Darstellung des vollständigen Organigramms mit dem Stellenplan der Behörde ermöglichen. Dabei sind Organisationseinheiten, Stellen, Funktionen und Berichtswege abzubilden und verwaltbar zu machen. Jede Stelle muss mit spezifischen Informationen verknüpfbar sein, insbesondere mit frei definierbaren und kategorisierbaren Kernaufgaben, konkret zugeordneten Kompetenzprofilen (fachlich, methodisch, sozial, personal) sowie Qualifikationsanforderungen. Hierbei soll Künstliche Intelligenz eingesetzt werden, um auf Basis der vorhandenen Stellencluster Vorschläge zur Strukturierung, Gruppierung oder Optimierung zu unterbreiten. Es ist die Hinterlegung des behördenspezifischen Kompetenzmodells der Kreisverwaltung erforderlich. Die Lösung muss eine Zuordnung von Kompetenzen zu einzelnen Stellen darstellen können. Sollten bereits Kompetenzen vorhanden sein, müssen diese in die Software übertragen und ggf. systemisch fortentwickelt werden. Das zentrale Merkmal der gesuchten Anwendung ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Die Software muss in der Lage sein, Stellenbeschreibungen mit Kompetenzprofilen für neu definierte oder veränderte Stellen automatisch zu generieren, basierend auf vergleichbaren internen und externen Daten. Auch die Erstellung von Stellenausschreibungen und kompetenzbasierter Interviewleitfäden – angepasst an die spezifischen Anforderungen der Stelle – muss durch die KI erfolgen. Der zugrundeliegende Algorithmus muss lernfähig sein und sich fortlaufend durch Nutzungsdaten und Feedback verbessern. Die KI muss gewährleisten, dass alle generierten Inhalte inhaltlich konsistent, präzise aufeinander abgestimmt und terminologisch einheitlich sind, sodass ein stimmiges Gesamtbild entsteht. Dies zeigt sich daran, dass sich innerhalb der Inhalte keine fachlichen Widersprüche finden, verwendete Begriffe durchgängig gleich definiert und angewendet werden und die einzelnen Textbausteine logisch aufeinander aufbauen. Technische Alleinstellung: Das zentrale Merkmal der gesuchten Anwendung ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Die Software muss in der Lage sein, Stellenbeschreibungen mit Kompetenzprofilen für neu definierte oder veränderte Stellen automatisch zu generieren, basierend auf vergleichbaren internen und externen Daten. Auch die Erstellung von Stellenausschreibungen und kompetenzbasierter Interviewleitfäden – angepasst an die spezifischen Anforderungen der Stelle – muss durch die KI erfolgen. Der zugrundeliegende Algorithmus muss lernfähig sein und sich fortlaufend durch Nutzungsdaten und Feedback verbessern. Die KI muss gewährleisten, dass alle generierten Inhalte inhaltlich konsistent, präzise aufeinander abgestimmt und terminologisch einheitlich sind, sodass ein stimmiges Gesamtbild entsteht. Dies zeigt sich daran, dass sich innerhalb der Inhalte keine fachlichen Widersprüche finden, verwendete Begriffe durchgängig gleich definiert und angewendet werden und die einzelnen Textbausteine logisch aufeinander aufbauen. Die durchgeführte Marktanalyse hat ergeben, dass ausschließlich die Colmeia GmbH eine Softwarelösung anbietet, die alle diese Anforderungen vollumfänglich erfüllt. Andere in der EU ansässige erfüllen nicht sämtliche technischen und funktionalen Anforderungen. Eine Beauftragung eines anderen Anbieters würde die benötigten Funktionen nicht in dem erforderlichen Umfang abdecken.
Interne Kennung: 30.31-25641
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Menge: 1
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Paderborn
Postleitzahl: 33102
Land, Gliederung (NUTS): Paderborn (DEA47)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2026
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: 100 % Preis
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kreisverwaltung Paderborn
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Kreisverwaltung Paderborn
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kreisverwaltung Paderborn
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird: Kreisverwaltung Paderborn
Organisation, die die Zahlung ausführt: Kreisverwaltung Paderborn
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Kreisverwaltung Paderborn
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 80 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: § 14 Abs. 4 Nr. 2b i. V. m. Abs. 6 VgV
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 251-4111691
Fax: +49 251-4112165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Kreisverwaltung Paderborn
Registrierungsnummer: 057740032032-31001-11
Postanschrift: Aldegreverstr. 10 -14
Stadt: Paderborn
Postleitzahl: 33102
Land, Gliederung (NUTS): Paderborn (DEA47)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Kreisverwaltung Paderborn
Telefon: +49 5251 3083016
Fax: +49 5251 308893098
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird
Organisation, die die Zahlung ausführt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Colmeia GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: HRB 231318
Postanschrift: Rosenheimer Straße 116b
Stadt: München
Postleitzahl: 81669
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 89 71 67 76 0-80
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: fb8e5ffa-969c-40ad-a5d7-0474b35f2122 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 21/10/2025 11:53:37 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 697549-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 203/2025
Datum der Veröffentlichung: 22/10/2025