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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Smart Project Manager (SPM)
Beschreibung: Der hier ausgeschriebene Vertrag für Wartung, Support und Weiterentwicklung der in der MPG bereits eingeführten und in Betrieb befindlichen Anwendung Smart Project Manager (SPM) soll dazu dienen, den notwendigen Bedarf an neuen, funktionalen Anforderungen und Weiterentwicklungen, aber auch typischen Betriebsthemen der in die IT-Umgebung integrierten kaufmännischen, bauspezifischen Branchensoftware SPM eine vergaberechtliche und vertraglich geregelte Grundlage zu geben. Gegenstand des Vergabeverfahrens sind: a) Systemseitige Wartung und Wartung der Schnittstellen b) 2nd-Level (fachlicher Helpdesk) und 3rd-Level (Quellcode-Analyse und Bugfixing) Leistung c) Anforderungs- und Projektmanagement d) Anpassungen und Weiterentwicklung
Kennung des Verfahrens: 9fe18af2-d192-42f4-bf24-69e909a8c5d5
Interne Kennung: 2204.0102.00 01.0303_07/23
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Smart Project Manager (SPM)
Beschreibung: Für alle Leistungen gegen Vergütung nach Aufwand (in PT) wird das Abrufvolumen unverbindlich auf 1360 Personentage über die gesamte Vertragslaufzeit geschätzt (= Schätzmenge) und beträgt höchstens 1632 Personentage über die gesamte Vertragslaufzeit (= Höchstmenge). s. a. Kap. 1.3 der Vergabeunterlage!
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2024
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2028
5.1.4.
Verlängerung
Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt 3 Jahre (36 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns (Basis-Vertragslaufzeit). Die gesamte Vertragslaufzeit beträgt maximal 5 Jahre (60 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns (01.01.2024), das bedeutet, dass der Vertrag nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit noch weitere 2 Jahre (24) Monate weiter läuft, sofern der Auftraggeber keine Kündigung erklärt (Verlängerungslaufzeit).
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen. Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung genannten Frist gegenüber den Auftraggebern (bei der oben benannten Kontaktstelle) zu rügen (Paragraph 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben benannten Kontaktstelle) zu rügen (Paragraph 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (Paragraph 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.
TED eSender: Beschaffungsamt des BMI
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen oder Dienstleistungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer
Sonstige Begründung: In der MPG ist nach einem mehrstufigen Vergabeverfahren zur Einführung einer kaufmännischen bauspezifischen Branchensoftware am 23.09.2015 der Zuschlag an Smenso (Smart Enterprise Solutions GmbH) erteilt worden (Bekm. Nr. 2015/S 205-372607 vom 22.10.2025). Bei der Anwendung SPM - Smart Project Manager - handelt es sich um eine integrative Projekt- und Portfoliomanagement Lösung, die in hohem Grade auf die individuellen Anforderungen der abzubildenden Prozesse angepasst und über Schnittstellen in die vorhandene Systemlandschaft eingebunden ist. Im Zuge der Implementierung und seit der Inbetriebnahme des SPM meldeten bzw. melden die involvierten Fachbereiche stets neue, zwingend benötigte Funktionalitäten an. Diese waren während des Ausschreibungsverfahrens zu Projektbeginn noch nicht erkennbar und sind seitdem auch erforderlich, um die Software-Lösung auf sich fortlaufend ändernde Rahmenbedingungen, wie z.B. GWK-Vorgaben und baufachliche Prozessanpassungen hin aktuell zu halten. Bei neuen Anforderungen handelt es sich insbesondere um fachliche Weiterentwicklungen, die sich als essentiell für die Nutzung und den Betrieb der Anwendung darstellen. Dabei müssen auch bestehende Schnittstellen wie z.B. vom SPM zu SAP BW um Informationen erweitert werden (u.a. Katalog-Informationen, Meilenstein- Daten). Es ist auch künftig von weiteren, fortlaufenden Anpassungen der Funktionen und Schnittstellen des SPM auszugehen, daher erfolgte die Auftragsvergabe im Wege des Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gem. Paragraph 17 Abs. 5 VgV. Der Softwarehersteller des SPM, die Smenso GmbH, verfügt aufgrund der Hoheit über den Quellcode und der alleinigen Entwicklerressourcen über ein Alleinstellungsmerkmal. Das Wissen über die internen Programmstrukturen der Anwendung liegt allein bei Smenso, die somit als einzige befähigt ist, die Anwendung in ihrer MPG-spezifischen und individuellen Systemauslegung zu warten, zu betreuen und weiter zu entwickeln.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter der anbietenden Partei: Smart Enterprise Solutions GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 10/11/2023
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Registrierungsnummer: t:08921080
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Sachgebiert Vergabemanagement
Telefon: +49 8921080
Fax: +49 8921081367
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Registrierungsnummer: t:08921760
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Stadt: München
Postleitzahl: 80538
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +498921760
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Smart Enterprise Solutions GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE280938458
Postanschrift: Schwebelstraße 10
Stadt: Pforzheim
Postleitzahl: 75172
Land, Gliederung (NUTS): Pforzheim, Stadtkreis (DE129)
Land: Deutschland
Telefon: +49 723177857-50
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Leiter der anbietenden Partei
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 5ca70f21-1b98-4912-910a-4d6a6ba520e2 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/11/2023 11:07:35 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 700851-2023
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 222/2023
Datum der Veröffentlichung: 17/11/2023