1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Gemeente Ranst
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Leveren, implementeren, onderhouden en ondersteunen van de software voor burgerzaken
Beschreibung: De dienst Onthaal en Bevolking wil overgaan tot het beschikken hebben staan van een nieuwe softwaretoepassing voor het beheren van bevolkingsregisters, akten van de burgerlijke stand, vreemdelingendossiers, het polio-register en aanverwante administratieve processen. De opdracht omvat het leveren, implementeren, onderhouden en ondersteunen van een geïntegreerde softwareoplossing voor burgerzaken. Het gaat om een SaaS-oplossing die de aanbestede overheid een maximale ontzorging biedt op het vlak van: beheer, updates en beveiliging. Bijkomende stellen wij vast dat dossiers complexer worden en vaak overlap hebben tussen verschillende domeinen (burgerlijke stand, vreemdelingen,...) waar dit vroeger veel vaker los stond van elkaar. Bijgevolg is het opportuun dat het gaat over een totaalpakket zodat er binnen de dienst domein overschrijdend veel flexibeler kan gewerkt worden. Het bestuur wenst daarom één totaalofferte voor verschillende modules met een onbeperkt aantal gebruikerslicenties : Bevolking inclusief digitale woonstcontroles Vreemdelingen Burgerlijke stand Verkiezingen Deze aanpak garandeert dat de investering toekomstgericht is en maximale meerwaarde biedt voor zowel de medewerkers als de burger.
Kennung des Verfahrens: ee29e991-3fa5-44e2-846f-27eafc10db87
Interne Kennung: PPP06W-1095/5130/20251095
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 289 256,19 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 289 256,19 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Leveren, implementeren, onderhouden en ondersteunen van de software voor burgerzaken
Beschreibung: De dienst Onthaal en Bevolking wil overgaan tot het beschikken hebben staan van een nieuwe softwaretoepassing voor het beheren van bevolkingsregisters, akten van de burgerlijke stand, vreemdelingendossiers, het polio-register en aanverwante administratieve processen. De opdracht omvat het leveren, implementeren, onderhouden en ondersteunen van een geïntegreerde softwareoplossing voor burgerzaken. Het gaat om een SaaS-oplossing die de aanbestede overheid een maximale ontzorging biedt op het vlak van: beheer, updates en beveiliging. Bijkomende stellen wij vast dat dossiers complexer worden en vaak overlap hebben tussen verschillende domeinen (burgerlijke stand, vreemdelingen,...) waar dit vroeger veel vaker los stond van elkaar. Bijgevolg is het opportuun dat het gaat over een totaalpakket zodat er binnen de dienst domein overschrijdend veel flexibeler kan gewerkt worden. Het bestuur wenst daarom één totaalofferte voor verschillende modules met een onbeperkt aantal gebruikerslicenties : Bevolking inclusief digitale woonstcontroles Vreemdelingen Burgerlijke stand Verkiezingen Deze aanpak garandeert dat de investering toekomstgericht is en maximale meerwaarde biedt voor zowel de medewerkers als de burger.
Interne Kennung: 20251095_1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Toegestane opties (De inschrijvers kunnen voor één of meerdere toegestane opties een offerte indienen. Dienstverleners mogen in hun offerte toegestane opties voorstellen, maar enkel indien deze niet opneembaar zijn in de standaardoplossing en essentieel zijn voor het functioneren ervan. Deze opties moeten afzonderlijk worden gespecificeerd en beargumenteerd. • E-loket • Koppeling met Begraafplaatsen toepassing van Geo-IT • Koppeling met Afsprakensysteem van TimeBlockr)
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Gustaaf Peetersstraat 7
Stadt: Ranst
Postleitzahl: 2520
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
Zusätzliche Informationen: Gemeente Ranst
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Ranst
Postleitzahl: 2520
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
Zusätzliche Informationen: Openbaar domein op grondgebied gemeente Ranst
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/05/2026
Enddatum der Laufzeit: 30/04/2036
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 289 256,19 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 289 256,19 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. Minimumeisen: De jaarlijkse minimumomzet bedraagt de geraamde waarde van de totale opdracht.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de laatste drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Minimumeisen: Er worden minimaal 5 referenties bijgevoegd van opdrachten met een minimum van € 30.000 exclusief btw per jaar. Deze referenties dienen relevant te zijn en vergelijkbaar qua inhoud en omvang met de huidige opdracht. De inschrijver levert per referentie minimaal volgende informatie aan: • naam, e-mail en rechtstreeks telefoonnummer van de contactpersoon • Inhoud, omvang en timing van de opdracht (optioneel kan een attest van goede uitvoering meegeleverd worden.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Beschreibung: Prijs
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 35
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Gebruiksvriendelijkheid van de softwaretoepassing
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Dienstverlening (o.a plan van aanpak, implementatie, opleiding, service, ...)
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Service Level Agreements (SLA's)
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 15
5.1.11.
Auftragsunterlagen
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 03/12/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Niederländisch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Beschreibung der finanziellen Sicherheit: Borgtocht (3 % van het geraamde bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental (€ 8.680))
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 26/11/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Begründung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung: Omdat continuïteit van de dienstverlening uiterst belangrijk is en de impact op de organisatie immens is wordt er gekozen voor een voldoende lange looptijd van de opdracht. De overeenkomst heeft een initiële looptijd van 60 maanden en kan vervolgens 5 keer verlengd worden met telkens 1 jaar, op voorwaarde van een positieve evaluatie. Dit resulteert in een totale looptijd van maximaal 120 maanden. Op deze manier kan het lokaal bestuur toch de nodige continuïteit en flexibiliteit waarborgen. Deze langere looptijd is gerechtvaardigd op basis van volgende overwegingen: 1.Complexiteit van de softwareoplossing - De opdracht betreft niet enkel de levering van standaardsoftware, maar ook de implementatie, parametrisatie, integratie met bestaande systemen, opleiding van gebruikers, en het voorzien in support en onderhoud. Dergelijke implementaties vergen aanzienlijke tijd en inspanningen zowel van de dienstverlener als van de aanbestedende overheid, met een aanzienlijke leercurve en investeringen in change management en opleiding. 2.Bescherming van investeringen en total cost of ownership (TCO) - Een langere looptijd maakt het mogelijk om de initiële implementatiekosten, die relatief hoog zijn ten opzichte van de jaarlijkse gebruikskosten, te spreiden over een langere periode. Dit zorgt voor een betere verhouding tussen kost en gebruiksduur, wat leidt tot een optimalisatie van de total cost of ownership. Het vermijden van frequente heraanbestedingen vermijdt bijkomende kosten, risico’s en inefficiënties. 3.Behoefte aan continuïteit en stabiliteit - De software in kwestie is essentieel voor de goede werking van (kritieke) processen binnen het lokaal bestuur. Regelmatige wissels van leverancier en technologie zouden leiden tot verstoringen in de werking, verhoogde risico’s op dataverlies of compatibiliteitsproblemen, en een negatieve impact op de dienstverlening aan burgers. 4. Marktanalyse en praktijkervaring - Uit een voorafgaand marktonderzoek blijkt dat softwareleveranciers in deze sector doorgaans zelf ook een lange termijnvisie hanteren, met licentie- en onderhoudscontracten. Een kortere looptijd zou de marktwerking net verstoren, omdat potentiële inschrijvers de opdracht als economisch onaantrekkelijk kunnen beschouwen, wat kan leiden tot een lagere concurrentiegraad. 5.Rechtszekerheid en contractuele verankering van prestaties - Een langere contractduur laat toe om duidelijke afspraken te maken over garanties, prestaties, service levels en doorontwikkeling op langere termijn, wat bijdraagt tot een betere risicobeheersing en duidelijkheid voor beide partijen.
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Raad van State
Informationen über die Überprüfungsfristen: Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad van State
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Gemeente Ranst
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Raad van State
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Gemeente Ranst
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Gemeente Ranst
Registrierungsnummer: gem. RANST
Postanschrift: Gustaaf Peetersstraat 7
Stadt: Ranst
Postleitzahl: 2520
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
Kontaktperson: Maaika Brosens
Telefon: +32 34706879
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Raad van State
Registrierungsnummer: BE 0931.814.266
Postanschrift: Wetenschapsstraat 33
Stadt: Brussel
Postleitzahl: 1040
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Telefon: +32 22349611
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registrierungsnummer: BE 0475.480.736
Stadt: Antwerpen / Anvers
Postleitzahl: 2000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
Telefon: +32 3 294 30 51
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: FPS Policy and Support
Registrierungsnummer: BE 0671.516.647
Stadt: Brussels
Postleitzahl: 1000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Telefon: +32 2 740 80 00
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: d2cb1e09-5113-48b9-a701-56f5f25f33f7 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 23/10/2025 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Bekanntmachung — eSender-Übermittlungsdatum: 23/10/2025 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Niederländisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 706474-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 206/2025
Datum der Veröffentlichung: 27/10/2025