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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: WiLMA in die Cloud
Beschreibung: Gegenstand des Vertrages sind Cloudleistungen zur Erbringung der Migration von Haiilo in die Cloud und für die Bereitstellung von Haiilo als SaaS-Lösung.
Kennung des Verfahrens: 9739528b-19cc-4534-a884-a30e2193165b
Interne Kennung: VGSt3-Z43-BEK-2024-0001
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Abweichung von der Regelvergabe: Der Auftraggeber beabsichtigt, die Leistungen im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV zu beschaffen, da sowohl hinsichtlich des Produkts als auch hinsichtlich des Händlers ein Alleinstellungsmerkmal besteht. Abweichung vom Grundsatz der Losbildung: Das Ziel der losweisen Vergabe ist es insbesondere, die Beteiligung von kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) am Vergabeverfahren zu erleichtern. Die Leistung wird vorliegend im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV vergeben. Es liegt sowohl ein rechtmäßiges Produkt- als auch ein Händleralleinstellungsmerkmal vor. Eine Losaufteilung ist schon aus diesem Grund nicht zielführend. Insofern erfolgt im vorliegenden Vergabeverfahren keine Aufteilung in Lose. Abweichung vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung: Gem. § 31 Abs. 6 VgV darf in der Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder ein besonderes Verfahren, das die Erzeugnisse oder Dienstleistungen eines bestimmten Unternehmens kennzeichnet, oder auf gewerbliche Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung verwiesen werden, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder bestimmte Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden, es sei denn, dieser Verweis ist durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt. Die vergaberechtlichen Grenzen der Bestimmungsfreiheit des Auftraggebers sind eingehalten, sofern - die Bestimmung durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist, - vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe angegeben worden sind und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist, - solche Gründe tatsächlich vorhanden (festzustellen und notfalls erwiesen) sind, - und die Bestimmung andere Wirtschaftsteilnehmer nicht diskriminiert. Aufgrund des vorliegenden Alleinstellungsmerkmals ist die Abweichung vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung gerechtfertigt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: WiLMA in die Cloud
Beschreibung: Der Auftragsgegenstand umfasst folgende Leistungen gemäß EVB-IT Cloudvertrag: Haiilo Modern Intranet (Private Cloud) - Vollversion mit Zugriff auf alle Funktionen - DSGVO-konforme, ISO 27001 zertifizierte, eigene Cloud Infrastruktur, Betrieb in einem nach ISO 27001 & 9001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, individueller Update-Cycle, eigene Domain, VPN-Anbindung und kundenspezifische Firewall - Basic Backup-Konzept - 1 GB Speicher/User als Pool-Speicher UAT/Staging Umgebung Bereitstellung einer UAT/Staging Umgebung für Testzwecke Haiilo Care Gold (verpflichtend in der Private Cloud) Inklusive automatischer Haiilo Updates, 24/7 Web-Support, Zugriff auf die Knowledge Base, zehn Support Nutzer:innen, Telefone Hotline, garantierte Antwort- & Lösungszeiten und 24/7 Notfall Hotline. "Medium" Backup-Konzept Multi-Zone Backups in unterschiedlichen Zonen und garantierter High availability. Das Recovery Time Objective (RTO) beträgt im Katastrophenfall 8 Stunden statt 24 Stunden. Ransomware Backups Die Ransomware-Backups speichern Daten bis zu 56 Tage für Binärdateien oder Datenbanken. Alle 14 Tage und 4 Generationen. Datenbereitstellung 1x monatlich wird ein aktueller Datenstand auf eine von Stadt München angegebene Ressource (S3 Bucket) gesichert. Stadt München stellt die Ressource bereit und stellt sicher, dass Haiilo Zugriff auf die Ressource hat. Das Datenpaket wird verschlüsselt übertragen und ist encrypted Die Daten werden idealerweise nicht bei jedem Durchlauf komplett gesichert, sondern nach initialer Erstsicherung inkrementell fortgeschrieben Das Datenpaket besteht aus: - S3 Daten (Binärdaten) - Datenbank - UI-Übersetzungen (sogenannter i18n service) Eine Datenbankbeschreibung wird initial zur Verfügung gestellt und nach Bedarf aktualisiert. Die Datenbankbeschreibung enthält die notwendigen Informationen um eine Weiterverarbeitung der Daten zu ermöglichen. Setup Aufbau und Härtung der Private Cloud durch Haiilo Migrationsprojekt Umzug von On-Premises zur Haiilo Private Cloud.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 60 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst nach Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen werden (§ 135 Abs. 3 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
TED eSender: Beschaffungsamt des BMI
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 3 729 407,31 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden
Sonstige Begründung: Der Auftraggeber beabsichtigt, die ausgeschriebene Leistung direkt an Haiilo GmbH zu vergeben. Der Vertrag (Zuschlag) hierzu wurde noch nicht abgeschlossen. Die Applikation WiLMA ist als Social Intranet das zentrale Informations- und Kommunikationstool in der Stadtverwaltung der Landeshauptstadt München. WiLMA erfüllt die städtischen Anforderungen an ein Social Intranet, hat sich im Arbeitsalltag bewährt, ist in der Stadtverwaltung flächendeckend etabliert und wird intensiv genutzt. Das Social Intranet soll deshalb auch in Zukunft auf der Basis der eingesetzten Software von Haiilo (ehemals COYO) weiter betrieben werden. Der Hersteller der Applikation Haiilo (ehemals COYO) hat angekündigt, dass die Verwendung der Software im On-Premise-Betrieb nur noch bis zum 31.12.2024 möglich ist. Zu diesem Stichtag kündigt Haiilo die bestehenden Verträge. Der Betrieb einer On-Premise-Installation ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig, da kein Nutzungsrecht mehr besteht. Ziel ist es, WiLMA auf Basis der Software von Haiilo über den 31.12.2024 hinaus weiter zu nutzen, damit die Funktionalität, das Look & Feel, die Handhabung bei Nutzer*innen sowie Redakteur*innen und das Betriebswissen bei allen Beteiligten erhalten bleibt. Damit dies ermöglicht werden kann, muss das Betriebsmodell für die Applikation geändert werden. Dazu bietet Haiilo die Möglichkeit an, dass WiLMA als Saas-Lösung weiter betrieben werden kann. Der Datenbestand kann mit Hilfe von Haiilo in die SaaS-Lösung migriert werden. Hosting, Wartung und Betrieb, das Einspielen von Updates und das Bugfixing übernimmt künftig der Hersteller. Der in der On-Premise-Lösung bereitgestellte Funktionsumfang ist in der SaaS-Lösung vollumfänglich verfügbar. Insbesondere das Verhältnis der bereits erfolgten Aufwände zur voraussichtlichen Auftragssumme und die Abwägung der Risiken sowie Mehraufwände, die bei einem Wechsel der Applikation oder einem Verzicht auf die Applikation auftreten würden, führen dazu, dass kein anderes Unternehmen außer Haiilo GmbH eine vernünftige Alternative anbieten kann. Die Direktvergabe ist damit zulässig.
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 09162000-ZRE1000000-09
Postanschrift: Agnes-Pockels-Bogen 21
Stadt: München
Postleitzahl: 80992
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE 811 335 517
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Haiilo GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE272366685
Postanschrift: Gasstraße 6a
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 22761
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 40 609 4000-70
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Leiter der anbietenden Partei
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Vereinigte Staaten
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 75d9d637-36c1-4acc-a2ed-226a737ff3df - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 01/02/2024 12:24:12 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 71003-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 24/2024
Datum der Veröffentlichung: 02/02/2024