4/2026

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: kubus IT - Arbeitsgemeinschaft von Körperschaften des öffentlichen Rechts eGbR

E-Mail: vergabestelle@plus.aok.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2.1.

Verfahren

Titel: 2. Stufe (Angebotsphase): Rahmenvertrag für IT-Beratungs- und Entwicklungsleistungen 2025

Beschreibung: Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist ein Rahmenvertrag über IT-Beratungs- und Entwicklungsleistungen, aus dem Leistungen in Höhe von bis zu 20,7 Mio. EUR (netto) innerhalb der Vertragslaufzeit beauftragt werden. Ein Anspruch auf Ausschöpfung bzw. einer Abrufverpflichtung besteht nicht. Die Laufzeit beträgt 1 Jahr mit der Option der dreimaligen Verlängerung für jeweils 1 Jahr. Die Ausschreibung richtet sich an Unternehmen, welche festangestellte Mitarbeiter beschäftigen, als auch an Unternehmen, welche Selbständige für die Leistungserbringung bei der Auftraggeberin einsetzen werden. Die Überlassung von (Zeit-)Arbeitnehmern ist nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Der Rahmenvertrag wird mit 5 Firmen geschlossen.

Kennung des Verfahrens: 32f9ac5b-493d-42d3-8efc-648aff1321c3

Interne Kennung: 14/2025-IT

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Im Rahmen der Angebotsphase werden 3 simulierte Einzelabrufe durchgeführt. Nach Angebotsöffnung erfolgt eine Teststellung, bei der die Bieter innerhalb von 5 Arbeitstagen Skillprofile für 2 Beratertypen einreichen müssen. Es ist zunächst nur eine Verhandlungsrunde vorgesehen. Diese kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Ein Anspruch darauf besteht nicht. Der Auftraggeber hat das Recht, die Verhandlungen nach freiem Ermessen abzubrechen, sollte sich abzeichnen, dass das Ziel einer Einigung nicht erreicht wird. Der Zuschlag wird auf die 5 wirtschaftlichsten Angebote erteilt. Die Wirtschaftlichkeitsberechnung setzt sich aus 3 Teilbereichen zusammen. Zunächst werden die Angaben im Kriterienkatalog für die Qualitätskriterien des Rahmenvertrages ausgewertet und ins Verhältnis zu den erreichten Punkten des Bestangebotes dieses Bereiches gesetzt. Im 2. Schritt werden die im Rahmen der Angebotserstellung eingereichten Unterlagen zu den simulierten Einzelabrufen ausgewertet. Je Simulation erfolgt die Auswertung nach der Bestpreis-Quotienten-Methode. Die Ergebnisse der 3 Simulationen werden pro Bieter zusammenaddiert. Im 3. Schritt erfolgt die Auswertung der im Rahmen der Teststellung eingereichten Unterlagen zum simulierten Einzelabruf unter Anwendung der Bestpreis-Quotienten-Methode. Die sich so ergebenen 3 Teilergebnisse werden pro Bieter zusammengerechnet. Es werden maximal zwei Stellen hinter dem Komma angegeben, aufgerundet wird ab "0,005", darunter wird abgerundet. Das genaue Prozedere der Berechnungen ist den Bewerbungsbedingungen zu entnehmen. Die Rahmenvertragspartner können im Rahmen von Miniwettbewerben auf die Bedarfe des Auftragsgebers gleichberechtigt nebeneinander Angebote abgeben. Eine diesbezügliche Pflicht besteht jedoch nicht. Eine Aufwandsentschädigung wird im Rahmen des Vergabeverfahrens nicht gezahlt.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: kubus IT eGbR c/o AOK Bayern Friedrich-Puchta-Straße 27

Stadt: Bayreuth

Postleitzahl: 95444

Land, Gliederung (NUTS): Bayreuth, Kreisfreie Stadt (DE242)

Land: Deutschland

Zusätzliche Informationen: Bundesrepublik Deutschland, Freistaaten Bayern, Sachsen und Thüringen, Geschäftsstellen der AOK PLUS und AOK Bayern.

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 20 700 000,00 EUR

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 20 700 000,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YRYM5S8#

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: 2. Stufe (Angebotsphase): Rahmenvertrag für IT-Beratungs- und Entwicklungsleistungen 2025

Beschreibung: Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist ein Rahmenvertrag über IT-Beratungs- und Entwicklungsleistungen, aus dem Leistungen in Höhe von bis zu 20,7 Mio. EUR (netto) innerhalb der Vertragslaufzeit beauftragt werden können. Ein Anspruch auf Ausschöpfung bzw. einer Abrufverpflichtung besteht nicht. Die Höhe der Beauftragung bestimmt sich durch die Einzelabrufe aus diesem Rahmenvertrag (tatsächliche Höhe der benötigten Beratertage pro Einzelaufruf). Die Laufzeit beträgt 1 Jahr mit der Option der dreimaligen Verlängerung für jeweils 1 Jahr. Die Ausschreibung richtet sich an Unternehmen, welche festangestellte Mitarbeiter beschäftigen, als auch an Unternehmen, welche Selbständige für die Leistungserbringung bei der Auftraggeberin einsetzen werden. Die Überlassung von (Zeit-)Arbeitnehmern ist nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Die Auftraggeberin stellt als IT-Dienstleister der AOK-Bayern - Die Gesundheitskasse und der AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen im Rahmen des Gesellschaftervertrages den Rechenzentrumsbetrieb für beide Gesellschafter sicher. Aufgrund mangelnder personeller Ressourcen sind externe Beratungs- und Entwicklungsleistungen erforderlich. Zu dem benötigten Bedarf werden alle Dienstleistungstätigkeiten gezählt, die bereits auf einem Unternehmensziel bzw. einer bereits entsprechend getroffenen Unternehmensstrategie basieren und den bestehenden IT-Betrieb fortentwickeln bzw. diesen optimieren. Die Auftraggeberin hat insbesondere folgende, nicht abschließend aufgezählte Themenfelder zu bearbeiten, die ineinandergreifen können: - Software-Entwicklung - Business Intelligence - Automatisierung/KI Da diese Themen ineinandergreifen können, wird auf eine Aufteilung der Themenfelder in Form einer Losbildung des Rahmenvertrages abgesehen. Die Projektleitung/Projektunterstützung bleibt als ein Aufgabenfeld erhalten. Des Weiteren müssen alle zu bearbeitenden Fachthemen der Optimierung des IT-Betriebes dienen. Diese Dienstleistungen können dabei für Software oder IT-Systeme benötigt werden, unabhängig davon, wo die Software oder die IT-Systeme gehostet werden. Die Beachtung des Datenschutzes und der Informationssicherheit gehört bei der Leistungserbringung lediglich als integrativer Bestandteil im Rahmen von operativen Tätigkeiten zu einem IT-Betrieb dazu, d.h. sofern es sich um eigenständige Fragestellungen des Datenschutzes oder der Informationssicherheit handelt, welche unternehmensweite Bedeutung haben bzw. die strategische Ausrichtung des Unternehmens betreffen, unterfallen diese Aufgaben nicht dem hier beschriebenen Leistungsumfang. Alle Tätigkeiten, die dem Ziel der Optimierung des IT-Betriebes dienen, können aus dem Rahmenvertrag abgerufen werden. Dies können Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Einführung von Software oder IT-Systeme sein, wie beispielsweise die Durchführung einer Markterkundung, die Erstellung von Leistungsbeschreibungen und die Unterstützung im Rahmen einer Ausschreibung sowie die anschließende Umsetzung und Einführung. Im Rahmen von Neu- und Weiterentwicklungen sind Beratungs- und Entwicklungsleistungen denkbar. Dies kann in der vorbereitenden Planungsphase beginnen, z.B. Aufnahme von Anforderungen bis zur Erstellung der IT-Architektur, und in der tatsächlichen Programmierung enden. Insbesondere können Einsatzszenarien von Künstlicher Intelligenz geprüft und für praktische Anwendungsfälle vorbereitet werden, um verschiedene Arten von Software/IT-Systeme, z.B. Business Intelligence, leistungsfähiger auszugestalten und damit den IT-Betrieb noch effizienter auszubauen. Innerhalb der vorbezeichneten Themenfelder lassen sich die anstehenden Aufgaben nicht abschließend beschreiben und voneinander abgrenzen. Es müssen Anforderungen umgesetzt werden, die bei der Idee beginnen und z.B. bis zur qualitätsgeprüften Softwareentwicklung und Implementierung sowie einer Dokumentation/Präsentation reichen können. Darüber hinaus ist eine Pflege von eigenerstellter Individualsoftware möglich. Darüber hinaus können (komplexe) Beratungsleistungen gefordert werden, bei denen unter Mitarbeit des Auftraggebers die Erarbeitung von Strategien zur Optimierung des IT-Betriebes, die Erstellung von Konzepten oder Designvorschläge oder die Erarbeitung von Richtlinien und Dokumentationen abgefordert werden können, sofern sie auf einer bereits getroffenen Unternehmensstrategie bzw. einem Unternehmensziel basieren. Die Aufzählung ist nicht abschließend. Und schließlich sind Tätigkeiten im Rahmen von Projektleitung/-Unterstützungsleistungen, Monitoring- und Administrationsleistungen erforderlich, um den IT-Betrieb weiter zu verbessern. Beratungsleistungen für das Topmanagement des Auftraggebers zur Entwicklung einer Strategie mit dem Ziel der anschließenden Umsetzung aus einer Hand werden nunmehr nicht als Dienstleistung dieses Vertrages verstanden. Vielmehr werden diese Tätigkeiten im Bedarfsfall in gesonderten Vergabeverfahren vergeben. Die Leistungen sollen überwiegend remote erbracht werden.

Interne Kennung: 14/2025-IT

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Optionen:

Beschreibung der Optionen: 1) Sofern für die Leistungserbringung besondere Tools/Software/etc. erforderlich sind, wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer diese zur Verfügung stellen. Sollte dies nicht möglich sein, behält sich der Auftraggeber die Option vor, im Rahmen der Einzelabrufe die dafür ggf. benötigten Lizenzen (z.B. ggf. notwendige Lizenzen für im Zusammenhang mit verwendeter KI benötigte Managementsysteme) während der Vertragslaufzeit des Einzelabrufs - sofern möglich - beim Auftragnehmer zu beziehen. Unter Berücksichtigung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit wird der Auftraggeber nach Vorlage eines Angebotes entscheiden, ob er von dieser Option Gebrauch machen wird oder separat anderweitige Beschaffungswege nutzt. Den Auftragnehmer trifft keine Leistungspflicht. Das einschlägige EVB-IT-Vertragsmuster käme in diesem Fall zur Anwendung. 2) Der Umfang der auf Abruf zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus dem Einzelauftrag unter Beachtung der Festlegungen aus dieser Rahmenvereinbarung. Sollte der Umfang der benötigten Personentage nicht klar definiert werden können, gilt der Umfang als vereinbart, der für die Realisierung erforderlich ist. Daher behält sich der Auftraggeber das Recht vor, die Beauftragung bis zur Fertigstellung bzw. bis zum Abschluss der Arbeiten anzupassen. 3) Es besteht die Option der dreimaligen Vertragsverlängerung von jeweils einem Jahr.

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: kubus IT eGbR c/o AOK Bayern Friedrich-Puchta-Straße 27

Stadt: Bayreuth

Postleitzahl: 95444

Land, Gliederung (NUTS): Bayreuth, Kreisfreie Stadt (DE242)

Land: Deutschland

Zusätzliche Informationen: Bundesrepublik Deutschland, Freistaaten Bayern, Sachsen und Thüringen, Geschäftsstellen der AOK PLUS und AOK Bayern.

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 1 Jahr

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 3

Weitere Informationen zur Verlängerung: Es besteht die Option der dreimaligen Vertragsverlängerung von jeweils einem Jahr.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Zusätzliche Informationen: (1) Die kubus IT eGbR als Auftraggeber ist IT-Dienstleister der AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen sowie der AOK Bayern - Die Gesundheitskasse und erbringt IT-Dienstleistungen im Rahmen des Gesellschaftervertrags. Sie betreibt die IT-Infrastruktur für die genannten AOKen und schließt IT-bezogenen Verträge. (2) Die Wirtschaftlichkeitsbewertung setzt sich aus mehreren Teilen zusammen. Als Zuschlagskriterien werden die Qualität und der Preis angesetzt. Die Qualitätsbewertung erfolgt anhand der in dem Kriterienkatalog zum Rahmenvertrag sowie in den Kriterienkatalogen zu den 3 simulierten Einzelabrufen während der Angebotsphase sowie zu den simulierten Einzelabrufen während der Teststellung enthaltenen Bewertungskriterien. Die Preisbewertung basiert auf den Preisangaben zu den 3 simulierten Einzelabrufen während der Angebotsphase sowie zu den simulierten Einzelabrufen während der Teststellung. Die Wertungskennzahlen werden auf Basis der Bestpreis-Quotienten-Methode ermittelt. Im Einzelnen: Die erreichten Leistungspunkte innerhalb des Kriterienkataloges zum Rahmenvertrag fließen zu 100 % als Wertungskennzahl ein. Bei den Simulationen bilden sich die Wertungskennzahlen auf Basis der Bestpreis-Quotienten-Methode jeweils aus dem Verhältnis der erreichten Leistungspunkte zum Preis im Verhältnis 80 zu 20 bei den Simulationen 1, 2 während der Angebotsphase und während der Teststellung. Bei der Simulation 3 während der Angebotsphase beträgt das Verhältnis 70 zu 30. Die so jeweils ermittelten Wertungskennzahlen werden je Bieter zur Gesamtwertungskennzahl mit der gleichen Wertigkeit aufsummiert. (3) Der Zuschlag für den Rahmenvertrag bedeutet nicht, dass damit automatisch eine Beauftragung für Einzelabrufe erfolgt. Die Beauftragung bei den Einzelabrufen bestimmt sich nach den Ergebnissen der Wirtschaftlichkeit der Angebote im Rahmen der Miniwettbewerbe. (4) Aufgrund dessen, dass die am 18.11.2024 veröffentlichte EU-Produkthaftungsrichtlinie 2024/2853 noch nicht in deutsches Recht umgewandelt worden ist und die Regelungen betreffend KI z.B. im Zusammenhang mit der KI-Verordnung in Art und Umfang weiter fortgeschrieben werden, ist es nicht auszuschließen, dass eine Auftragsänderung während der Vertragslaufzeit erforderlich werden kann. Sollten weitere Regelungen erforderlich oder bestehende Regelungen geändert werden müssen, die insbesondere im Zusammenhang mit dem zu verabschiedenden Produkthaftungsgesetz oder mit der KI-Verordnung stehen oder aufgrund entsprechender aufsichtsrechtlichen Weisungen/Hinweisen erforderlich werden, ist die Auftraggeberin berechtigt, die bisherigen Regelungen zu überprüfen und unter Wahrung des Dienstleistungscharakters dieses Vertrages entsprechend anzupassen bzw. Regelungen neu aufzunehmen. Dabei darf sich der Gesamtcharakter dieser Rahmenvereinbarung nicht ändern. Eine Änderung der vertraglichen Höchstmenge ist nicht vorgesehen. (5) Die Auftraggeberin kann nach § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, an den gleichen Auftragnehmer im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Vergabebekanntmachung vergeben. Dies gilt insbesondere für im Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Leistung stehende Aufträge (z.B. Beratungsleistungen über die angegebene Höchstmenge hinaus oder Beratungsleistungen zu anderen Themenfeldern) bis zu einem Auftragsvolumen von maximal 21 Mio. EUR netto. Soweit die Auftraggeberin von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, soll der Auftrag grundsätzlich zu den Bedingungen des hier ausgeschriebenen Auftrages, soweit anwendbar, vergeben werden.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualitätskriterien zum Rahmenvertrag

Beschreibung: Es wird das Angebot bzgl. der Erfüllung der Anforderungen des Datenschutzes und der Qualität der Leistungserbringung mit Blick auf die Geschwindigkeit und Sicherstellung der Zurverfügungstellung von Beratern überprüft.