1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Essen, Beschaffungs- und Fahrzeugmanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromaterial
Beschreibung: Die Stadt Essen schreibt einen Rahmenvertrag über die Lieferung von Büroverbrauchsmaterial aus. Der Bereich der inneren Verwaltung der Stadt Essen umfasst ca. 7.000 Mitarbeiter*innen. Der überwiegende Teil ist in Gebäuden im Zentrum des Stadtgebiets untergebracht, es gibt jedoch mindestens 60 weitere Bedarfsstellen im gesamten Stadtgebiet. Die Versorgung der Dienststellen mit Büroverbrauchsmaterial erfolgt aktuell durch Einzelbestellungen der Dienststellen, welche über den durch den aktuellen Rahmenvertragspartner zur Verfügung gestellten Webshop abgewickelt werden. Es ist ein einheitlicher gemeinsamer Kernsortimentskatalog erstellt worden, aus dem die jeweiligen Bedarfsstellen der Stadt, im folgenden Organisationseinheiten genannt, die Büroverbrauchsmaterialien auswählen und bestellen können. Der Auftragnehmer richtet einen Online-/Webshop ein, über den die Organisationseinheiten ihre Bestellungen aufgeben können. Die bestellten Waren sind bei der jeweils angegebenen Organisationseinheit direkt frei Verwendungsstelle anzuliefern. Die Rechnungsstellung erfolgt direkt an die jeweilige Organisationseinheit. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 24 Monate (01.03.2026 bis 29.02.2028) und verlängert sich zweimal stillschweigend um jeweils 12 Monate, sofern der Vertrag nicht mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt wird. Die Vertragslaufzeit beträgt dementsprechend maximal 48 Monate und endet bei Inanspruchnahme aller Optionen spätestens am 28.02.2030.
Kennung des Verfahrens: b1a8e3f7-3bb5-4ca1-8c71-23e351550f2b
Interne Kennung: B-2025-0027
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 30192700 Büromaterial
Zusätzliche Einstufung (cpv): 22800000 Register, Rechnungsbücher, Ordner, Formulare und anderes bedrucktes Büromaterial aus Papier oder Pappe, 22816000 Notizblöcke, 30100000 Büromaschinen, Büromaterial und Zubehör, außer Computern, Druckern und Möbeln, 30197120 Stifte, 30199700 Bedrucktes Büromaterial außer Formularen
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Essen
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68YTSY84E81# Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Betrug: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromaterial
Beschreibung: Die Stadt Essen schreibt einen Rahmenvertrag über die Lieferung von Büroverbrauchsmaterial aus. Der Bereich der inneren Verwaltung der Stadt Essen umfasst ca. 7.000 Mitarbeiter*innen. Der überwiegende Teil ist in Gebäuden im Zentrum des Stadtgebiets untergebracht, es gibt jedoch mindestens 60 weitere Bedarfsstellen im gesamten Stadtgebiet. Die Versorgung der Dienststellen mit Büroverbrauchsmaterial erfolgt aktuell durch Einzelbestellungen der Dienststellen, welche über den durch den aktuellen Rahmenvertragspartner zur Verfügung gestellten Webshop abgewickelt werden. Es ist ein einheitlicher gemeinsamer Kernsortimentskatalog erstellt worden, aus dem die jeweiligen Bedarfsstellen der Stadt, im folgenden Organisationseinheiten genannt, die Büroverbrauchsmaterialien auswählen und bestellen können. Der Auftragnehmer richtet einen Online-/Webshop ein, über den die Organisationseinheiten ihre Bestellungen aufgeben können. Die bestellten Waren sind bei der jeweils angegebenen Organisationseinheit direkt frei Verwendungsstelle anzuliefern. Die Rechnungsstellung erfolgt direkt an die jeweilige Organisationseinheit (siehe Abschnitt 3.3 "Rechnungsstellung"). Die Büroverbrauchsmaterialien müssen die europäischen und deutschen technischen Regeln (z. B. ISO, DIN etc.) erfüllen, soweit schriftlich nichts anderes vereinbart ist. Details zur Vertragslaufzeit sind den Ausführungen unter Abschnitt 3 "Vertrags-/Preisgestaltung und Rechnungslegung" zu entnehmen. Die im Preisblatt aufgeführten Mengen stellen den voraussichtlichen Bedarf während der Mindestvertragslaufzeit (24 Monate) dar und basieren auf den in Vorjahren ermittelten Abrufmengen. Der kalkulierte Bedarf der beiden optionalen Vertragsverlängerungen (je 12 Monate) entspricht dementsprechend jeweils ca. der Hälfte der im Preisblatt angegebenen Mengen. Es besteht kein Anspruch auf die volle Ausschöpfung der entsprechenden Mengen. Diese stellen somit keine Mindest- oder Höchstabnahmemenge dar. Aus dieser Rahmenvereinbarung können während der Vertragslaufzeit Leistungen bis zu dem Gesamtauftragswert vom Auftraggeber abgerufen werden. Ist dieser Betrag erreicht, ist kein weiterer Abruf von Leistungen aus der Rahmenvereinbarung möglich. Die Möglichkeit einer einvernehmlichen Auftragsänderung entsprechend der vergaberechtlichen Vorgaben (insbesondere gem. § 132 GWB) bleibt unberührt. Es gelten die Bedingungen der Stadt Essen. Die allgemeinen Geschäfts- und Lieferbedingungen des Auftragnehmers werden nicht anerkannt. 2 Logistische Rahmenbedingungen 2.1 Basisdaten Das genannte Kernsortiment umfasst rd. 200 Artikel. Der Bestellkatalog inklusive sämtlicher Preise soll den Organisationseinheiten auf Anforderung in digitaler Form (PDF-Format) zur Verfügung gestellt werden. 2.2 Bestellverfahren Die Organisationseinheiten ordern die Katalogware wie unter Abschnitt 1 "Allgemeines" beschrieben im Onlineshop direkt bei dem Auftragnehmer. Das Bestellwesen soll über einen Onlineshop via gesicherten Internetzugang (https) erfolgen. Vom Bieter sind feste Ansprechpartner*innen für die Auftragsbearbeitung zu benennen. 2.3 Lieferung In Bezug auf die Lieferung sind folgende Bedingungen bzw. Vorgaben zu beachten: 1. Die Lieferung erfolgt an die Organisationseinheiten im gesamten Stadtgebiet von Essen, in der Zeit von Montag bis Freitag grundsätzlich von 8:00 Uhr - 12:00 Uhr. Bei den Organisationseinheiten handelt es sich um ca. 100 Dienststellen der Stadtverwaltung. Die jeweilige Lieferadresse geht aus der Bestellung hervor. Es erfolgen ca. 1.000 Abrufe pro Jahr. Nach Erhalt des Abrufauftrages ist die Lieferung innerhalb einer Lieferfrist von maximal drei Werktagen sicherzustellen. 2. Ab einem Mindestbestellwert in Höhe von 20,00 EUR netto pro Auftrag erfolgt die Lieferung immer versandkostenfrei. 3. Sollte die Lieferung aus Gründen, die der Auftragnehmer zu vertreten hat, nicht fristgerecht erfolgen, ist der*die Besteller*in umgehend zu informieren und der voraussichtliche Liefertermin mitzuteilen. 4. Die Straßenverkehrsvorschriften bezüglich der Be- und Entladezeiten sind entsprechend zu beachten. Ausnahmegenehmigungen zur Erweiterung der Ladezeiten werden nicht erteilt. Ordnungswidrigkeiten, die auch im Zusammenhang mit der Ladetätigkeit geahndet werden, werden nicht von der Auftraggeberin reguliert. Im gesamten Ruhrgebiet und somit auch in Essen, wurde eine Umweltzone eingerichtet. Dienststellen, die innerhalb dieser Umweltzone liegen, können nur mit Fahrzeugen beliefert werden, die mit einer entsprechenden Umweltplakette ausgestattet sind. 5. Die Auslieferung erfolgt grundsätzlich durch das Personal des Händlers. Die Beauftragung von Paketdiensten und Speditionen ist nur dann zulässig, wenn diesen aufgegeben wird, dass die Lieferung frei Verwendungsstelle zu erfolgen hat. Falsche Zustellungen oder Retouren gehen zu Lasten des Auftragnehmers. Müssen durch den Erfüllungsgehilfen falsch gelieferte Waren durch Mitarbeiter*innen der Stadt Essen an die tatsächliche Verwendungsstelle verbracht werden, so wird dies dem Aufwand entsprechend bei der betreffenden Rechnung in Abzug gebracht, pauschal jedoch mindestens ein Betrag in Höhe von 20,00 EUR netto. 2.4 Testphase Im Rahmen einer kurzen Testphase sollen zunächst die Bestellungen aus der Verwaltung ausschließlich durch die Mitarbeiter*innen der Vergabestelle im Webshop ausgeführt werden. Die Erkenntnisse aus der Testphase sollen Umstellungsproblematiken entgegenwirken. Nach Abschluss dieser Phase soll der Webshop nach Absprache mit der Vergabestelle allen berechtigten Personen der übrigen Organisationseinheiten zur Verfügung gestellt werden. Dem Auftragnehmer wird dazu eine Excel-Liste mit den notwendigen Angaben zu den berechtigten Usern*Userinnen für die Bestell- und Genehmigungsebene zur Verfügung gestellt. Aktuell handelt es sich um ca. 130 User*innen auf der Bestellebene und 100 User*innen auf der Genehmigungsebene. Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Interne Kennung: B-2025-0027
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 30192700 Büromaterial
Zusätzliche Einstufung (cpv): 22800000 Register, Rechnungsbücher, Ordner, Formulare und anderes bedrucktes Büromaterial aus Papier oder Pappe, 22816000 Notizblöcke, 30100000 Büromaschinen, Büromaterial und Zubehör, außer Computern, Druckern und Möbeln, 30197120 Stifte, 30199700 Bedrucktes Büromaterial außer Formularen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Essen
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2026
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Umweltmanagementsysteme oder -standards
Beschreibung des Eignungskriteriums: Umweltmanagementzertifikat nach DIN ISO 14001, EMAS oder gleichwertig (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Umweltmanagementsysteme oder -standards
Beschreibung des Eignungskriteriums: Umweltmanagementzertifikat nach DIN ISO 14001, EMAS oder gleichwertig
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 20/11/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 01/12/2025 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 49 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen des § 56 Abs. 2, 3 VgV.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 01/12/2025 12:30:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - Eigenerklärung zur Eignung (Die Anlage fordert u. a. Angaben zu Zuverlässigkeitserklärungen (§§ 122 ff. GWB.)) alternativ: aktuelles Zertifikat über die vorhandene Präqualifizierung - Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU) - Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU (Formular 523 EU) - Formular Bieterinformationen - Umweltmanagementzertifikat nach DIN ISO 14001, EMAS oder gleichwertig
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin. Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten. Statthafter Rechtsbehelf ist gem. § 160 GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Essen, Beschaffungs- und Fahrzeugmanagement
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Essen, Beschaffungs- und Fahrzeugmanagement
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Essen, Beschaffungs- und Fahrzeugmanagement
Registrierungsnummer: 05113-31001-15
Postanschrift: Rathaus, Porscheplatz 1
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45127
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Beschaffungs- und Fahrzeugmanagement
Telefon: +49 201-8811420
Fax: +49 201-889111420
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2211473045
Fax: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: baadc3bf-8a3a-4098-a4d8-2d8fee37d3e1 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 29/10/2025 07:32:53 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 719212-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 209/2025
Datum der Veröffentlichung: 30/10/2025