720125-2023 - ErgebnisDeutschland-Aachen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
OJ S 229/2023 28/11/2023
Bekanntmachung vergebener Aufträge
Dienstleistungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1.
Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: RWTH Aachen University
Postanschrift: Wüllnerstraße 5
Ort: Aachen
NUTS-Code: DEA2D Städteregion Aachen
Postleitzahl: 52062
Land: Deutschland
E-Mail: beschaffung@zhv.rwth-aachen.de
Telefon: +49 2418094200
Fax: +49 2418092251
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.rwth-aachen.de
I.4.
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5.
Haupttätigkeit(en)
Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.
Umfang der Beschaffung
II.1.1.
Bezeichnung des Auftrags
10031958-Kopie 2 Verlängerung Pflege- und Supportverträge
II.1.2.
CPV-Code Hauptteil
72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
II.1.3.
Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4.
Kurze Beschreibung
Verlängerung der Pflege- und Supportverträge und der Tagessätze für Change Requests für die unterschiedlichen Phasen der SAP-Einführung an der RWTH Aachen mit einem zusätzlichen Abrufkontingent für die Phase IV; es besteht die Möglichkeit, die Verträge einmalig um ein Jahr bis zum 30.09.2026 zu verlängern.
II.1.6.
Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7.
Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 802 884,00 EUR
II.2.
Beschreibung
II.2.3.
Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA2D Städteregion Aachen
Hauptort der Ausführung: RWTH Aachen, Templergraben 55, 52062 Aachen
II.2.4.
Beschreibung der Beschaffung
Verlängerung der Einzelverträge, die aus der sukzessiven SAP-Einführung und der Weiterentwicklung in unterschiedlichen Projektphasen resultieren mit einer Zusammenführung in einen
Vertrag unter Berücksichtigung der Diversität der Hochschule und der Komplexität der Projekte unterschiedliche Beauftragungen. Diese Konsolidierung ist erforderlich vor der bevorstehenden, zwingend erforderlichen SAP-Systemumstellung (Umstellung von ERP R/3 auf S/4). Diese ist
ab Ende 2025 geplant.
II.2.5.
Zuschlagskriterien
Preis
II.2.11.
Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:
Eine einmalige Option der Verlängerung der bestehenden Pflege- und Supportverträge um ein weiteres Jahr vom 01.10.2025 - 30.09.2026
II.2.13.
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14.
Zusätzliche Angaben
keine zusätzlichen Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.
Beschreibung
IV.1.1.
Verfahrensart
Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (für die unten aufgeführten Fälle)
  • Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
    • aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten einschließlich Rechten des geistigen Eigentums
Erläuterung:
Die RWTH Aachen hat zum 01.01.2014 SAP als produktives ERP System einführt. Dazu wurde ein produktneutrales EU-weites Ausschreibungsverfahren durchgeführt. Den Zuschlag für die Implementierung erhielt die Fir-ma IDS Scheer. Die Anforderungen der RWTH konnten nur durch die Software SAP abgebildet werden, welche initial 2012 beschafft und in den Folgejahren bereits mehrmals um neue Funktionen und Nutzer erweitert wurde.
Eine Abkehr von SAP oder auch die Umsetzung der vorgenannten Bereiche ist aufgrund des hohen in die Implementierung und Optimierung ge-steckten Aufwands sowie aufgrund des aktuell auf SAP ausgerichteten Know Hows nicht denkbar. Weder technisch noch wirtschaftlich erscheint diese Möglichkeit sinnvoll.
In bislang 3 Projektphasen wurden die Module FI, PSM, CO, OM, MM etc. in Betrieb genommen; die vierte Projektphase befindet sich in der Umsetzung.
Alle v.g. Module und Erweiterungen wurden mit der Firma Scheer eingeführt bzw. die Einführung von der Firma Scheer begleitet. Bei jeder Einführung und Erweiterung galt es, insbesondere die zahlreichen Besonderheiten der RWTH, wie beispielsweise das Girokontenmodell über die Software ab-zubilden. Zudem hat die Firma Scheer GmbH die Konzeptionierung und Umsetzung dieser Phasen vorgenommen. Die Firma Scheer hat während ihrer bisherigen eine einzigartige Expertise unter
Beweis gestellt. Diese Expertise umfasst spezifische Fähigkeiten, Kenntnisse
und Erfahrungen wie das Girokontenmodell, die Budgetierungslogik, die Organisationsstruktur
inklusive des Rollen- und Berechtigungskonzepts, die für unser
SAP-System von entscheidender Bedeutung sind. Ein Wechsel des Auftragnehmers
würde große Herausforderungen mit sich bringen. Zunächst müssten die
Mitarbeiter des neuen Auftragnehmers geschult und in die spezifischen Anforderungen
eingearbeitet werden. Dies erfordert nicht nur Zeit, sondern auch
Ressourcen und könnte vorübergehend die Produktivität beeinträchtigen. Ein
weiteres Risiko ist der mögliche Wissensverlust. Ein Wechsel des Auftragnehmers
könnte dazu führen, dass wertvolles Wissen bezüglich Besonderheiten
der SAP-Lösung an der RWTH Aachen verloren geht. Dieser Wissensverlust
könnte sich negativ auf die Effizienz und Qualität auswirken und potenziell zu
Verzögerungen oder Fehlern führen.
2. Effizienzgewinn
Die Fortsetzung der bestehenden Arbeitsbeziehung mit der Firma Scheer gewährleistet
eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit. Es existieren
bereits etablierte Arbeitsprozesse und Kommunikationskanäle, die die Effizienz
des Betriebs erheblich unterstützen. Die Einführung eines neuen Auftragnehmers
würde unnötige Komplexität und Verzögerungen einführen, die zum jetzigen
Zeitpunkt vermieden werden sollten. Darüber hinaus basiert die Zusammenarbeit
auf einem bereits vorhandenen Vertrauensverhältnis, was die Effektivität
der Arbeitsbeziehung weiter steigert.
3. Zeit- und Kostenersparnis
Eine erneute öffentliche Ausschreibung würde bedeuten, dass Zeit und finanzielle
Ressourcen aufgewendet werden müssten, um Angebote einzuholen, Bewertungsprozesse
durchzuführen und Vertragsverhandlungen zu führen. Die
Fortführung der Zusammenarbeit mit der Firma Scheer ermöglicht, Zeit und
Kosten zu sparen und das System effizient zu betreiben.
4. Risikominimierung
Ein effektives Risikomanagement ist entscheidend in jedem Auftragsvergabe-
Prozess, und die Auswahl des ursprünglichen Auftragnehmers spielt eine maßgebliche
Rolle bei der Risikominimierung. Das Verständnis der Firma Scheer für
unsere spezifischen Anforderungen und Erwartungen aufgrund unserer Zusammenarbeit
minimiert das Risiko von Fehlern und Missverständnissen erheblich.
Aufgrund der Kenntnis des Systems ist zu erwarten, dass die Fehlerbehebung seitens der Firma Scheer deutlich schneller erfolgen kann als durch einen
neuen Auftragnehmer.
IV.1.3.
Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8.
Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2.
Verwaltungsangaben
IV.2.8.
Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems
IV.2.9.
Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 4700029420
Bezeichnung des Auftrags:
Verlängerung der Pflege- und Supportverträge
Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja
V.2.
Auftragsvergabe
V.2.1.
Tag des Vertragsabschlusses
15/11/2023
V.2.2.
Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 1
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3.
Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: Scheer GmbH
Postanschrift: Templergraben 55
Ort: Aachen
NUTS-Code: DEA2D Städteregion Aachen
Postleitzahl: 52062
Land: Deutschland
E-Mail: beschaffung@zhv.rwth-aachen.de
Telefon: +49 2418094200
Internet-Adresse: http://www.rwth-aachen.de
Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja
V.2.4.
Angaben zum Wert des Auftrags/Loses
Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: 850 000,00 EUR
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 802 883,00 EUR
V.2.5.
Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.
Zusätzliche Angaben
Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist (§ 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV).
Es sollen zusätzliche Lieferleistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft werden, die entweder zur teilweisen Erneuerung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen bestimmt sind, und ein Wechsel des Unternehmens würde dazu führen, dass der öffentliche Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und dies eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde. (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 VgV).
Der Auftrag umfasst konzeptionelle oder innovative Lösungen (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 VgV).
Vergabebegründung
Die RWTH Aachen hat zum 01.01.2014 SAP als produktives ERP System einführt. Dazu wurde ein produktneutrales EU-weites Ausschreibungsverfahren durchgeführt. Den Zuschlag für die Implementierung erhielt die Fir-ma IDS Scheer. Die Anforderungen der RWTH konnten nur durch die Software SAP abgebildet werden, welche initial 2012 beschafft und in den Folgejahren bereits mehrmals um neue Funktionen und Nutzer erweitert wurde.
Eine Abkehr von SAP oder auch die Umsetzung der vorgenannten Bereiche ist aufgrund des hohen in die Implementierung und Optimierung ge-steckten Aufwands sowie aufgrund des aktuell auf SAP ausgerichteten Know Hows nicht denkbar. Weder technisch noch wirtschaftlich erscheint diese Möglichkeit sinnvoll.
In bislang 3 Projektphasen wurden die Module FI, PSM, CO, OM, MM etc. in Betrieb genommen; die vierte Projektphase befindet sich in der Umsetzung.
Alle v.g. Module und Erweiterungen wurden mit der Firma Scheer eingeführt bzw. die Einführung von der Firma Scheer begleitet. Bei jeder Einführung und Erweiterung galt es, insbesondere die zahlreichen Besonderheiten der RWTH, wie beispielsweise das Girokontenmodell über die Software abzubilden. Zudem hat die Firma Scheer GmbH die Konzeptionierung und Umsetzung dieser Phasen vorgenommen.
VI.4.
Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1.
Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstr. 2 - 10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de
Telefon: +49 2211473116
Fax: +49 2211472889
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de
VI.4.2.
Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstr. 2 - 10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de
Telefon: +49 2211473116
Fax: +49 2211472889
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de
VI.4.3.
Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Die Vergabe unterliegt der Nachprüfung durch die zuständige Nachprüfungsbehörde Vergabekammer Rheinland (vgl. §§ 155 ff. GWB). Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit (Nr. 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, (Nr. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
VI.4.4.
Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeuhausstr. 2 - 10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de
Telefon: +49 2211473116
Fax: +49 2211472889
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de
VI.5.
Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
23/11/2023