210/2025

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg

E-Mail: vergabestelle.GB3@med.uni-heidelberg.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Sozialwesen

2.1.

Verfahren

Titel: Zielgruppenspezifisches Kampagnenkonzept zur Förderung von Gesundheitskompetenz mit Konzeption, Umsetzung und Maintenance inklusive medialer Unterstützung im Rahmen des Projekts CONFIDENCE

Beschreibung: Das Universitätsklinikum Heidelberg schreibt im Rahmen des Projekts CONFIDENCE die Entwicklung einer zielgruppenspezifischen Kampagne zur Förderung der Gesundheitskompetenz aus. Die Kampagne richtet sich an Patient:innen mit postakuten Infektionssyndromen, Hausärzt:innen, medizinische Fachberufe sowie Multiplikatoren und soll komplexe Inhalte verständlich, barrierearm und visuell ansprechend vermitteln. Ziel ist es, Vertrauen und Motivation zu schaffen, digitale Lernangebote zu fördern, Informationsprozesse zu unterstützen und die Sichtbarkeit des Projekts zu erhöhen. Erforderlich ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Anbieter im Bereich Gesundheitskommunikation, um eine enge Verzahnung und schnelle Umsetzung sicherzustellen. Details zum Leistungsgegenstand finden sich in Anlage 1 zum Anschreiben.

Kennung des Verfahrens: 2d2b594c-5458-4d3c-b55b-4d17dfeff519

Interne Kennung: 2025-340

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79341400 Werbekampagnen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72413000 Website-Gestaltung, 79416100 Verwaltung von Öffentlichkeitsarbeit, 79342000 Marketing, 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 130.3

Stadt: Heidelberg

Postleitzahl: 69120

Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6YHP7# Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet. Da es sich bei dieser Ausschreibung um ein Projekt handelt, das gänzlich der Förderung aus Mitteln des Innovationsfonds zur Förderung von neuen Versorgungsformen (§ 92a Absatz 1 Satz 1 SGB V) unterliegt (Projekt, "CONFIDENCE - Primärversorgungsbasiertes gestuftes sektorenverbindendes Versorgungskonzept für Menschen mit postakuten Infektionssyndromen", Förderkennzeichen: 01NVF24307), besteht ein festgeschriebenes Budget für die in den Vergabeunterlagen dargestellten Leistungen. Dieses Budget umfasst 391.300,00 EUR + 74.347,00 EUR (19% MwSt) = 465.647,00 EUR und darf nicht überschritten werden. Der Auftraggeber behält sich daher weiterhin das Recht vor, den Auftrag nicht zu vergeben, wenn alle eingegangenen Angebote den Höchstbetrag von 465.647,00 EUR (inkl. MwSt.) überschreiten. Schadensersatzansprüche von Bieterseite sind ausgeschlossen.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Zielgruppenspezifisches Kampagnenkonzept zur Förderung von Gesundheitskompetenz mit Konzeption, Umsetzung und Maintenance inklusive medialer Unterstützung im Rahmen des Projekts CONFIDENCE

Beschreibung: Das Universitätsklinikum Heidelberg schreibt im Rahmen des Projekts CONFIDENCE die Entwicklung einer zielgruppenspezifischen Kampagne zur Förderung der Gesundheitskompetenz aus. Die Kampagne richtet sich an Patient:innen mit postakuten Infektionssyndromen, Hausärzt:innen, medizinische Fachberufe sowie Multiplikatoren und soll komplexe Inhalte verständlich, barrierearm und visuell ansprechend vermitteln. Ziel ist es, Vertrauen und Motivation zu schaffen, digitale Lernangebote zu fördern, Informationsprozesse zu unterstützen und die Sichtbarkeit des Projekts zu erhöhen. Erforderlich ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Anbieter im Bereich Gesundheitskommunikation, um eine enge Verzahnung und schnelle Umsetzung sicherzustellen. Details zum Leistungsgegenstand finden sich in Anlage 1 zum Anschreiben.

Interne Kennung: 2025-340

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79341400 Werbekampagnen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72413000 Website-Gestaltung, 79416100 Verwaltung von Öffentlichkeitsarbeit, 79342000 Marketing, 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 130.3

Stadt: Heidelberg

Postleitzahl: 69120

Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/01/2026

Enddatum der Laufzeit: 31/12/2028

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Zusätzliche Informationen: Die Vergabeunterlagen enthalten verbindliche Mindestanforderungen an den Leistungsgegenstand (sog. A-Kriterien). Das Nichterfüllen bereits eines A-Kriteriums führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren. Details siehe Anlage 1 der Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen). A-01: Sprache Alle Leistungen sind vollständig in deutscher Sprache auf mindestens Niveau C1 des Europäischen Referenzrahmens zu erbringen. Dies gilt für sämtliche Kommunikations- und Projektdokumentationen, Inhalte, Materialien sowie für die Nutzeroberflächen digitaler Plattformen. A-02: Einhaltung der DSGVO Alle Mitarbeiter des Bieters inkl. externer Subunternehmer und freier Mitarbeiter müssen die DSGVO-Bestimmungen auf Landes- und auf Bundesebene einhalten. Es werden nur (interne oder externe) Mitarbeiter eingesetzt, für die eine schriftliche Einverständniserklärung zur Einhaltung der DSGVO vorliegt. Der Bieter hat nach Erteilung des Zuschlages mit dem Universitätsklinikum Heidelberg den AV-Vertrag (siehe Anlage 9) abzuschließen. Rückfragen und Änderungswünsche müssen vor Ablauf der Angebotsfrist geklärt sein. Ein seitens des Bieters unterschriebenes Exemplar ist zusammen mit den anderen Unterlagen einzureichen. A-03: Erreichbarkeit Der Anbieter muss zusichern, während der gesamten Projektdurchführung und insbesondere zum Roll-out der Kampagne zu den üblichen Geschäftszeiten zwischen 9:00 Uhr und 15:00 Uhr erreichbar zu sein. Darüber hinaus ist ein Notfallkontakt bereitzustellen, der auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten in kritischen Situationen ansprechbar ist. A-04: Persönliche Projektleitung durch die Geschäftsführung Der Anbieter verpflichtet sich, die Projektleitung durch die Geschäftsführung oder eine in Verantwortung gleichgestellte Person sicherzustellen. Die enge Abstimmung mit dem Konsortium, die Sensibilität der Inhalte und der enge Zeitplan erfordern persönliche Verantwortung auf höchster Ebene - ohne Zwischenebenen oder Delegation. Die Person muss im Projektantrag namentlich genannt sein. A-05: Agiles Projektmanagement Der Anbieter verpflichtet sich zur aktiven Teilnahme an agilen Prozessen. Hierzu zählen die Mitwirkung an agilen Steuerungsformaten wie Sprints, Retrospektiven, Reviews sowie die regelmäßige Abstimmung mit dem AG und den weiteren Projektpartnern. A-06: Dokumentation Der Anbieter verpflichtet sich, sämtliche Konzeptdokumente, Projektpläne, Zwischenergebnisse, Enddokumentationen und Protokolle innerhalb von spätestens sieben Arbeitstagen nach Terminen, Meilensteinen oder dem Abschluss von Projektabschnitten vorzulegen. Diese Unterlagen müssen in gängigen Formaten wie Word, Excel oder PDF bereitgestellt werden, um die Weiterverarbeitung und Archivierung durch den AG zu erleichtern. A-07: Datenschutzkonzept Der AN verpflichtet sich federführend, in Zusammenarbeit mit dem AG, ein Datenschutzkonzept (DSK) zu erstellen. Das DSK ist begleitend zum Projekt umzusetzen und soll die Vorgaben und Rechenschaftspflichten gemäß DS-GVO dokumentieren. Darin sind die Festlegungen zu den einzelnen Verarbeitungen / Prozessen bezüglich des Datenschutzes definiert. Im zweiten Schritt werden die identifizierten Verarbeitungen (Art.4 Nr.2 DS-GVO) in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) des AG überführt. Gemäß Art. 30 DS-GVO muss jeder Projektverantwortliche ein VVT führen. Dieses Verzeichnis ist ein elementarer Bestandteil der für Unternehmen verpflichtenden Dokumentation zum Datenschutz. Mit Hilfe des Verzeichnisses können Verantwortliche einerseits Rechenschaft darüber ablegen, dass sie ihre gesetzlich geforderten datenschutzrechtlichen Pflichten eingehalten haben, andererseits evaluieren, wo etwaige Informations-, Auskunfts- bzw. Löschpflichten wahrzunehmen sind. Der Gesetzgeber will damit einerseits Transparenz schaffen, andererseits inhaltlich materielle Schutzstandards gewährleisten, um dadurch ein hohes Datenschutzniveau sicherstellen. Zum Erstellen eines DSK (Datenschutzkonzeptes) stellt der AG nach Bezuschlagung ein Formular und Informationen zum DSK zur Verfügung. Zudem ist sicherzustellen, dass alle relevanten Datenübergaben für Evaluationszwecke DSGVO-konform durchgeführt werden können. A-08: Responsives Design Der Bieter verpflichtet sich, alle digitalen Inhalte, die er erstellt, in einem responsiven Design umzusetzen, welches eine optimale Darstellung und Nutzung auf unterschiedlichsten Endgeräten wie Desktop-Rechnern, Laptops, Tablets und Smartphones gewährleistet. Ziel ist es, allen Nutzer:innen unabhängig vom verwendeten Endgerät einen barrierefreien Zugang zu den Kampagneninhalten zu ermöglichen. A-09: Barrierefreiheit Der Anbieter verpflichtet sich, sämtliche Inhalte barrierefrei zu gestalten. Hierzu zählen unter anderem die Einhaltung hoher Farbkontraste, die Nutzung von gut lesbaren Schriften, eine logische und intuitive Navigation sowie die Umsetzung von Inhalten in einfacher Sprache nach Vorgabe des Barrierefreiheitsgesetzes, sofern dies für bestimmte Zielgruppen erforderlich ist. Außerdem muss sichergestellt sein, dass alle digitalen Inhalte für Screenreader nutzbar sind und die geltenden Standards zur Barrierefreiheit, wie beispielsweise die WCAG oder die BITV, berücksichtigt werden. A-10: Reporting: Der Anbieter verpflichtet sich, regelmäßig strukturierte Reportings zu erstellen, die unter anderem Informationen zu Reichweiten, Engagement-Raten, Nutzerfeedback sowie Analysen und Empfehlungen zur Optimierung der Kampagne enthalten. Diese Reportings sollen dem AG in einer klar verständlichen und aussagekräftigen Form zur Verfügung gestellt werden. A-11: Einhaltung von Meilensteinen Der Anbieter verpflichtet sich ausdrücklich - trotz des hohen Zeitdrucks im Projekt - zur verbindlichen Einhaltung sämtlicher vom AG vorgegebener Meilensteine und erklärt sich bereit, aktiv an der Planung, Fortschrittskontrolle und Umsetzung der einzelnen Arbeitspakete mitzuwirken. Im Falle von drohenden Verzögerungen ist der AG unverzüglich schriftlich zu informieren. Hierbei sollen auch Vorschläge für mögliche Gegenmaßnahmen unterbreitet werden. Der Anbieter muss verbindlich zusichern, an allen vom AG anberaumten Abstimmungen, Status-Meetings und Reviews teilzunehmen, in denen Fortschritte, Risiken und erforderliche Maßnahmen zur Einhaltung des Projektplans besprochen werden.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: B-01: Konzept zur Strategie- und Umsetzungskompetenz

Beschreibung: Der Anbieter muss ein detailliertes Konzept vorlegen, das konkret darstellt, wie komplexe medizinische Inhalte im Themenfeld postakute Infektionssyndrome einschließlich Long-/Post-COVID und ME/CFS in eine für die jeweilige Zielgruppe verständliche, laiengerechte und kultursensible Sprache übersetzt werden können. Besonderes Augenmerk liegt hierbei auf der Kommunikation mit Patient:innen, bei der die Fähigkeit erwartet wird, medizinisch komplexe Inhalte leicht verständlich und zugleich korrekt und fachlich fundiert aufzubereiten. Es wird ausdrücklich begrüßt, wenn der Anbieter Beispiele für Texte oder Kommunikationsansätze beifügt, die zeigen, wie medizinische Fachinhalte für unterschiedliche Zielgruppen verständlich vermittelt werden können. Dabei soll auch aufgezeit werden, wie eine barrierefreie Darstellung von Inhalten erfolgt. Als ergänzende Medienformate sollen barrierefreie Formate (z.B. Videos mit Untertitelungen) und innovative Formate (z. B. Podcast, interaktive Elemente) integriert werden. Im Konzept soll aufgezeigt werden, wie strukturierte Reportings erstellt werden, die unter anderem Informationen zu Reichweiten, Engagement-Raten, Nutzerfeedback sowie Analysen und Empfehlungen zur Optimierung der Kampagne enthalten. Das Konzept soll beschreiben, welche Nutzer- oder Kampagnendaten für die Evaluation verarbeitet werden. Mit dargestellt werden soll die Integration agiler Projektmethoden.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 20

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: B-02: Konzept zur Personalqualifikation

Beschreibung: Vom Anbieter wird erwartet, dass er über qualifiziertes Fachpersonal verfügt, das umfassende Erfahrung in Gesundheitskommunikation, Gesundheitskompetenz, Social Media, Content Creation, Grafik- und UX-Design sowie Projektmanagement besitzt. Deutschkenntnisse auf mindestens Niveau C1 sind hierbei zwingend erforderlich. Der Anbieter muss Kurzlebensläufe aller vorgesehenen Mitarbeitenden beifügen. Der Anbieter muss darlegen, wie er sicherstellt, dass das für das Projekt gebildete Team auch bei dem unerwarteten Ausfall einzelner Mitarbeiter:innen in der Lage ist, das Projekt in vorgesehenem Zeitrahmen umzusetzen. Bei einem drohenden Mitarbeiterwechsel durch den AN ist der AG darüber zu informieren und die Nachfolge im Projekt mit dem AG abzustimmen. Ein entsprechendes Konzept und Lebensläufe sind in freier Form einzureichen.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 20

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: B-03: Konzept zur Integration in E-Learning-Systeme

Beschreibung: Der Bieter soll darstellen, wie er die Inhalte der Kampagne mit der dynamischen E-Learning-Plattform verzahnt. Erwartet wird ein Konzept, das beschreibt: - die Abstimmungs- und Kommunikationsprozesse mit dem E-Learning-Anbieter, - die methodisch-didaktische Aufbereitung der Inhalte für eine individuelle Nutzerführung, - technische Schnittstellen (z. B. Datenformate, CMS-Integration) sowie - Zeitpläne und Verantwortlichkeiten.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 10

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: B-04: Schulungskonzept

Beschreibung: Der Bieter soll ein Konzept vorlegen zur Durchführung von Workshops oder Schulungen für AG und Projektpartner, z. B. zu Gesundheitskompetenz, barrierefreier Kommunikation oder digitaler Medienarbeit.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 10

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: B-05: Konzept zu innovativen Ansätzen

Beschreibung: Anhand eines Konzept übermittelt der Bieter Vorschläge für innovative, interaktive oder nutzerzentrierte Kampagnenelemente (z. B. Microlearning, Storytelling, Gamification).

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 10

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: B-06: Konzept zur Dokumentationsqualität

Beschreibung: Der Bieter soll ein Konzept vorlegen, in dem das standardisierte Vorgehen zur Projektdokumentation und Projektberichterstellung in einem vergleichbaren Projekt dargelegt wird.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 10

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: B-07: Konzept zum Pilot-Feedback und Testszenarien

Beschreibung: Der Bieter soll ein Konzept vorlegen zur Einbindung von Pilotnutzergruppen und strukturiertem Nutzer-Feedback vor Kampagnen-Rollout.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 10

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: B-08: Finanzplan

Beschreibung: Der Bieter wird aufgefordert, einen detaillierten Finanzplan vorzulegen. Dieser soll die geplante Aufteilung der zur Verfügung stehenden Mittel für den Einsatz im Projekt transparent darlegen und nachvollziehbar begründen. Zur Beurteilung der Angemessenheit ist darüber hinaus ein Zeit-Mengen-Gerüst einzureichen, in dem die dargestellten Arbeitspakete weiter aufgeschlüsselt werden. Es ist darzustellen, welcher zeitliche Arbeitsaufwand für die einzelnen Arbeitspakete eingeplant ist. Zusätzlich sind Angaben zu den berücksichtigten Stundensätzen (der unterschiedlichen Hierarchieebenen) zu machen, die letztendlich auch bei der Abrechnung der Leistung zum Tragen kommen.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 10

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg

Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Heidelberg

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Baden-Württemberg

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 391 300,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Visuelle Werte GmbH

Angebot:

Kennung des Angebots: 2025-340

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert des Angebots: 391 300,00 EUR

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Ja

Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein

Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 2025-340

Titel: Zielgruppenspezifisches Kampagnenkonzept zur Förderung von Gesundheitskompetenz mit Konzeption, Umsetzung und Maintenance inklusive medialer Unterstützung im Rahmen des Projekts CONFIDENCE

Datum der Auswahl des Gewinners: 29/10/2025

Datum des Vertragsabschlusses: 29/10/2025

6.1.4.

Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge