5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
Optionen:
Beschreibung der Optionen: The two-24 months, a minimum contract term) framework contract will be concluded in May 2026. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- After expiry of the initial period, IB.SH intends to extend the contract by successive periods of one year each (12 months), until no later than 31 December 2034. IB.SH reserves the right to terminate the contract with six (6) months’ written notice if the performance of the agency is deemed unsatisfactory. With this contract, IB.SH does not enter any turnover commitment.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Grubenstraße 20
Stadt: Rostock
Postleitzahl: 18055
Land, Gliederung (NUTS): Rostock, Kreisfreie Stadt (DE803)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 08/05/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2034
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 6
5.1.5.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 800 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst# --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Bidding consortia are permitted. The evidence specified in the invitation to tender must also be submitted with the bid by all parties to a bidding consortium. All partners in a bidding consortium must submit the bid with the associated tender documents signed and designate a consortium leader.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: 1. Self-declaration that an entry in the professional or commercial register or some other comparable evidence of the permitted professional practice is available in accordance with § 44 Paragraph 1 VgV.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Finanzkennzahlen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 2. Company's (consolidated) annual financial statement for the company's last completed financial 2023-2024), including the income statement, and, if applicable, the {consolidated} annual financial statement for the parent company's last financial year {if the applying part of the company is a subsidiary} according to the official German Savings Banks Association {DSGV} or RSU corporate rating procedure by the IB.SH loan department. The rating grades are then categorized. Providers with a GDPR / RSU corporate rating grade of 12 or below will not be further considered in the procedure - exclusion from the tender.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 100,00
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3. Self-declaration that the bidder has an appropriate public liability insurance or that such an insurance will be made if a contract is concluded (according to § 45 Paragraph 1 No. 3 VgV).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 4. IB.SH is looking for an agency with a proven record of working on core activities of this tender (as defined in ToR section 2.1 - 2.3), in particular in the area of marketing and communication assignments, for EU Interreg funding programmes, or similar clients, that is capable of delivering services sustainably and in high quality. We assess the company profile, in particular the facts and figures, experience, references and relevant information of the agency in the above mentioned area. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- We analyse the clients (e.g. type of clients, duration of projects) in combination with the types/scope of assignments, looking for relevant and comparable experience (e.g. number of projects, similar type of projects) in the fields of: brand and corporate design development, concept development and design of marketing materials (online and offline), creation and integration of multimedia assets for digital and event use, social media marketing, cross-media communication, concept development and support for events, experience in providing communication-related training. Any other information or communication-related experience is considered to be an advantage. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- The approach towards sustainable, green communication is supposed to cover aspects of avoiding, reducing, and optimising the use of resources in the concept, production, and implementation of activities. Other aspects that demonstrate strong suitability to carry out the tasks assigned may be considered as well. The same applies to measures implemented by the agency itself (e.g. commutes, training measures, flexible working models, mobility within the company, energy saving measures).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 300,00
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 5. IB.SH is looking for an agency with a proven record of working on core activities of this tender (as defined in ToR section 2.4), in particular in the area of websites, databases and mobile apps development and management assignments, for EU Interreg funding programmes, or similar clients, that is capable of delivering services sustainably and in high quality. We assess the company profile, in particular the facts and figures, experience, references and relevant information of the agency in the above mentioned area. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- We analyse the clients (e.g. type of clients, duration of projects) in combination with the types of assignments, looking for relevant experience (e.g. number of projects, similar type of projects) in the fields of: website development and refreshment (incl. experience in handling website accessibility), database development (incl. data migration), management of multi-user and community environments, mobile apps development, hosting and maintenance of the websites. Other relevant experience may be considered to be an advantage.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 300,00
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: 6. IB.SH is looking for a well-qualified and well-managed team capable of delivering diverse marketing and website programming services as described in the ToR at a high quality and at a good pace in an international environment. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- To assess the bidder's suitability, we analyse the set-up of the team, with a particular focus on the core staff who will work with IB.SH. We analyse their functions at the company, suitable qualifications, years of work experience, years at the company, exemplary projects, and experience with Interreg or other funding Programmes. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- We assess whether the team setup is clear, complementary and complete, matching the tasks described in ToR. We check whether the core team's qualifications match the tasks described in the ToR and what experience core staff have in performing these.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 200,00
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: 7. IB.SH is a German public development bank, while its department Interreg Baltic Sea Region works entirely internationally, with English as the working language. Therefore, staff members who will work with IB.SH. must demonstrate sufficient language skills in English be able to communicate in English fluently (at least B2-level in both understanding and writing in both). --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- The project manager (and the substitute) must in addition demonstrate a sufficient level of proficiency in German (at least B2 level in all categories of understanding, speaking and writing). --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- The language skills are to be self-assessed based on the Common European Framework of Reference for Languages (https://www.coe.int/en/web/common-european-framework-reference-languages/table-2-cefr-3.3-common-reference-levels-self-assessment-grid). --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- The bidder has provided the information that the German language skills of the project manager (and substitute project manager) meet the requirements. The bidder has provided information about the English language skills of othre staff.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: 8. IB.SH is a German public development bank, while its department Interreg Baltic Sea Region works entirely internationally, with English as the working language. Therefore, the CEO/owner of the agency and the project manager (and substitute project manager) must demonstrate very good language skills in English. They must demonstrate at least C1 level in all categories of understanding, speaking and writing of the self-assessment by the Common European Framework of Reference for Languages (https://www.coe.int/en/web/common-european-framework-reference-languages/table-2-cefr-3.3-common-reference-levels-self-assessment-grid). --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- The bidder has provided information that the English language skills of the CEOthe project manager (and substitute project manager) meet the requirements. The CEOthe project manager may be the same person.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung des Eignungskriteriums: 9. A signed self-declaration that the service provider is able to carry out all tasks of brand development, design and web portal development (as defined in ToR sections 2.1, 2.3 .4) in-house without subcontracting a third party.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: 10. A signed self-declaration that the bidders got acquainted with all the requirements of the Checklist (Annex 10 to the ToR).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: 11. Quality of the presentation of the documents: IB.SH considers it crucial how the service provider positions itself towards the client. One important aspect is in how far the service provider responds to the client’s needs. In the ToR, we requested from the bidder a number of documents in order to obtain a complete picture of the company. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- We assess in how far these documents provide a complete picture and in how far the service provider responds to the client’s needs. We assess the presentation of information and documents in terms of its structure, clarity, transparency, comprehensivenenss, completeness, use of plain vs. technical language, application of standard slides vs. customised ones towards the client and other aspects that demonstrate a strong interest in the customer. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- All the documents are to be submitted in English.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 100,00
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: 12. Self-declaration that the central trade register does not contain any negative entries. Note: The GMSH will obtain an extract from the central trade register before awarding the contract.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: 13. Self-declaration that the contractor recognises the terms of the tender and has not made any cartel agreements, price fixing or similar agreements and excludes the effectiveness of the company's own general terms and conditions and, if these are used on the back of business letters or are in any other form attached to the application, have no effect.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: 14. Self-declaration according to a form, that according to Regulation (EU) 2022/576 there is no connection to Russia in terms of this Regulation.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Award criterion 1
Beschreibung: Budget offers
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 350
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Award criterion 2
Beschreibung: Project management & quality of the offer
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 300
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Award criterion 3
Beschreibung: Creative proposals
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 350
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 15/12/2025 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: The subsequent request for performance-related documents relating to the economic evaluation of the bids on the basis of the award criteria is excluded. This does not apply to price information in the case of insignificant individual items whose individual prices do not change the total price or affect the ranking order and competition. Furthermore, price information will not be requested retrospectively if it relates to significant individual items whose individual prices change the total price or affect the evaluation sequence and competition.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Begründung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung: The Interreg funding programmes are arranged in the programming periods of seven years, corresponding to the Multiannual Financial Framework of the European Union. The current funding period lasts from 2021 until 2027, and the next funding period lasts from 2028 until 2034. We intend to conclude a framework contract for 8,5 years (starting May 2026 till December 2034). A framework contract aligned with the programming period (lasting by the end of 2034) is the most efficient way to ensure stable financing and solid planning. It’s a guarantee for the Programme to perform its tasks in a consistent and foreseeable manner. The Programme website and hosted project pages require long-term development, maintenance, and updates. A stable agency ensures consistent standards and avoids costly platform migration.
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Organisation, die Angebote bearbeitet: Investitionsbank Schleswig-Holstein