771775-2025 - Wettbewerb
Deutschland – Dienstleistungen von Hotels – Rahmenvereinbarung über Tagungsräumlichkeiten und Hotelleistungen
OJ S 224/2025 20/11/2025
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
E-Mail: kvbw-vergabestelle@kvbawue.de
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Rahmenvereinbarung über Tagungsräumlichkeiten und Hotelleistungen
Beschreibung: Bitte beachten Sie die losspezifischen Beschreibungen der Beschaffung.
Kennung des Verfahrens: ab6047da-92be-4360-8b41-20f1d6dd0786
Interne Kennung: KVBW_2025/11-0051_ZVS
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 55100000 Dienstleistungen von Hotels
Zusätzliche Einstufung (cpv): 55110000 Hotel-Übernachtungen, 55120000 Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels
2.1.2.
Erfüllungsort
Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen: Bitte beachten Sie die losspezifischen Angaben.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YB5YTSW978EE# Zur Abgabe eines Angebots sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden. Diese können über den Download abgerufen werden.
Rechtsgrundlage: 
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann: 6
Auftragsbedingungen: 
Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können: 6
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Betrug: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Korruption: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Zahlungsunfähigkeit: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Veranstaltungsräume mit Catering und Veranstaltungsservice für min. 800 Teilnehmende
Beschreibung: Abschluss eines Rahmenvertrags über die Zurverfügungstellung von Tagungsräumlichkeiten für min. 800 Teilnehmende. Die KVBW organisiert pro Jahr eine Personalversammlung, sodass in 4 Jahren 4 Veranstaltungen stattfinden sollen. Die KVBW geht von einem geschätzten Auftragsvolumen in Höhe von 239.200 Euro und einem Höchstauftragsvolumen in Höhe von 294.400 Euro aus. Die Vergabe der Einzelaufträge während der Durchführung des Vertrags erfolgt nach folgenden Kriterien: Je Los werden zunächst alle Unternehmen bzgl. der Verfügbarkeit der vertraglich geschuldeten Leistung zum betreffenden Zeitpunkt kontaktiert. Unter denjenigen Unternehmen, bei denen die Verfügbarkeit gegeben ist, erhält dasjenige Unternehmen den Einzelauftrag, welches im Vergabeverfahren das wirtschaftlichere Angebot abgegeben hat.
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 55100000 Dienstleistungen von Hotels
Zusätzliche Einstufung (cpv): 55110000 Hotel-Übernachtungen, 55120000 Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels
5.1.2.
Erfüllungsort
Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen: Die Tagungsräumlichkeiten müssen in Baden-Württemberg liegen. Die Räumlichkeit ist mit dem Auto von den Bezirksdirektionen (FR, KA, RT, ST) in max. 2 Stunden (laut Google-Routenplaner bei normalen Verkehrsaufkommen) erreichbar, vgl. Anlage 1 Leistungsbeschreibung Ziffer 4.1.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: 24 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: 
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: 1. Befähigung zur Berufsausübung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung / -ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft. Der Auszug aus dem Handelsregister / vergleichbare Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als 12 Monate sein. - Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB - Sofern erforderlich: Bietergemeinschaftserklärung, Nachunternehmererklärung, Nachunternehmerverpflichtungserklärung Angaben gelten für alle Lose

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den Umsatz für den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. - Eigenerklärung über den Bestand / Abschluss einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 5.000.000 EUR je Schadens-fall für Personen- und Sachschäden und einer Deckungssumme von min. 1.000.000 EUR je Schadensfall für Vermögensschäden. Die Angaben gelten für alle Lose.

Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3.0 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Beschäftigten, die in den letzten drei Geschäftsjahren am entsprechenden Standort eingesetzt worden sind. Benennung des je Los vorgesehenen Ansprechpartners sowie einer Stellvertretung. Die Angaben gelten für alle Lose.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3.1 Referenzen für die Lose 1-6 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Los 1: In der Veranstaltungsräumlichkeit wurde mindestens eine eintägige betriebliche Veranstaltung für mindestens 800 Teilnehmende durchgeführt. Außerdem wurde eine Veranstaltungsverpflegung (= min. eine Getränkeauswahl zur Begrüßung sowie während der Veranstaltung, und ein Nachmittagskaffee sowie ein Mittagessen in Buffetform) zur Verfügung gestellt. - Los 2: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 30 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 3: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 25 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 4: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 10 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 5: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 25 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 6: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 50 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium: 
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preiskriterium für "Bestangebots-Quotienten-Methode"
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept zur Veranstaltungsorganisation
Beschreibung: Der KVBW kommt es bei der Durchführung von Tagungsveranstaltungen in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers auf eine effektive Kommunikation, eine professionelle Organisation der Tagungen und eine zugewandte Betreuung vor Ort an. Erstellen Sie daher bitte auf max. 3 DIN A4 Seiten ein Konzept zur Veranstaltungsorganisation. In der Darstellung ist insbesondere auf folgende Punkte einzugehen: - Wie werden die Veranstaltungen nach Eingang einer Reservierung durch die KVBW organisiert, sodass am Veranstaltungstag alle Anforderungen erfüllt werden? - Wie wird mit individuellen zusätzlichen Anforderungen der KVBW umgegangen (z.B. kurzfristig zusätzliche bzw. weniger Teilnehmer)? - Welche Möglichkeiten bestehen, um einen möglichst störungsfreien Ablauf der Veranstaltung zu unterstützen (z.B. Bereitstellung der Verpflegung in einem separaten Raum)? - Wie wird ein strukturierter Umgang mit gemeldeten Mängeln und/oder Beschwerden gewährleistet? - Wie sieht das Kontrollmanagement für mitgeteilte Mängel aus? Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 15
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Verpflegungskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es bei der Verpflegung der Teilnehmenden auf ein vielfältiges und gesundes Speisenangebot an, welches besondere gesundheitliche Aspekte und Ernährungsentscheidungen berücksichtigt. Stellen Sie auf max. 3 DIN A4 Seiten ein Verpflegungskonzept dar. Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Fragen ein: - Wie werden die alternativen Ernährungsformen für Vegetarier, Veganer, Diabetiker und Allergiker gewährleistet? - Wie wird eine abwechslungsreiche Ernährung sichergestellt? - Wie wird eine nachhaltige Verpflegung beispielsweise durch die Verwendung von Bio, regionalen und saisonalen Produkten sichergestellt? - Gibt es weitere nachhaltige Maßnahmen, um Lebensmittelverschwendung zu reduzieren oder andere umweltfreundliche Ansätze, die im Bereich der Verpflegung umgesetzt werden? Der Bieter übermittelt mit Konzeptabgabe eine Liste mit allen Getränken, die durch die Tagungspauschale abgedeckt sind. Die Getränkeliste ist nicht Bestandteil der obengenannten Seitenbegrenzung. Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 15
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Sanierungskonzept
Beschreibung: Bitte geben Sie den Sanierungsrückstand in Bezug auf die Tagungsräume in Prozent an. Die Angabe bezieht sich nur auf eine Zahl für sämtliche Sanierungsrückständen. Hinweis: Prozentspannen (von - bis) oder mehrere Prozentangaben werden nicht gewertet.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 6
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Vor-Ort-Besichtigung
Beschreibung: bitte vgl. Sie hierzu im Dokument "Aufforderung zur Angebotsabgabe" unter Ziffer 7.1.5.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 24
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 11/12/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal: 
URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 19/12/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 70 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: 
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von fehlenden Unterlagen erfolgt gem. § 56 VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: 
Eröffnungstermin: 19/12/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des LTMG Baden-Württembergs - Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung der KVBW - Erklärung zu EU-Sanktionen bzgl. Russland gem. Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 die Angaben gelten für alle Lose
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 3
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Hotel im Raum Stuttgart
Beschreibung: Abschluss eines Rahmenvertrags über die Zurverfügungstellung eines Hotels mit Übernachtungsmöglichkeiten im Raum Stuttgart. Die KVBW geht für von den nachfolgenden Übernachtungen für 4 Jahre aus: geschätzte Übernachtungsanzahl: 530 maximale Übernachtungsanzahl: 640 Die KVBW geht von einem geschätzten Auftragsvolumen in Höhe von 63.300 Euro und einem Höchstauftragsvolumen in Höhe von 76.400 Euro aus. Die Vergabe der Einzelaufträge während der Durchführung des Vertrags erfolgt nach folgenden Kriterien: Je Los werden zunächst alle Unternehmen bzgl. der Verfügbarkeit der vertraglich geschuldeten Leistung zum betreffenden Zeitpunkt kontaktiert. Unter denjenigen Unternehmen, bei denen die Verfügbarkeit gegeben ist, erhält dasjenige Unternehmen den Einzelauftrag, welches im Vergabeverfahren das wirtschaftlichere Angebot abgegeben hat.
Interne Kennung: 2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 55100000 Dienstleistungen von Hotels
Zusätzliche Einstufung (cpv): 55110000 Hotel-Übernachtungen, 55120000 Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Stuttgart
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: 24 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: 
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: 1. Befähigung zur Berufsausübung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung / -ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft. Der Auszug aus dem Handelsregister / vergleichbare Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als 12 Monate sein. - Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB - Sofern erforderlich: Bietergemeinschaftserklärung, Nachunternehmererklärung, Nachunternehmerverpflichtungserklärung Angaben gelten für alle Lose

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den Umsatz für den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. - Eigenerklärung über den Bestand / Abschluss einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 5.000.000 EUR je Schadens-fall für Personen- und Sachschäden und einer Deckungssumme von min. 1.000.000 EUR je Schadensfall für Vermögensschäden. Die Angaben gelten für alle Lose.

Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3.0 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Beschäftigten, die in den letzten drei Geschäftsjahren am entsprechenden Standort eingesetzt worden sind. Benennung des je Los vorgesehenen Ansprechpartners sowie einer Stellvertretung. Die Angaben gelten für alle Lose.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3.1 Referenzen für die Lose 1-6 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Los 1: In der Veranstaltungsräumlichkeit wurde mindestens eine eintägige betriebliche Veranstaltung für mindestens 800 Teilnehmende durchgeführt. Außerdem wurde eine Veranstaltungsverpflegung (= min. eine Getränkeauswahl zur Begrüßung sowie während der Veranstaltung, und ein Nachmittagskaffee sowie ein Mittagessen in Buffetform) zur Verfügung gestellt. - Los 2: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 30 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 3: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 25 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 4: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 10 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 5: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 25 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 6: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 50 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium: 
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preiskriterium für "Bestangebots-Quotienten-Methode"
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Organisationskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es bei der Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers auf eine effektive Kommunikation, eine professionelle Organisation des Buchungsprozesses und eine zugewandte Betreuung vor Ort an. Erstellen Sie daher bitte auf max. 2 DIN A4 Seiten ein Organisationskonzept. In der Darstellung ist insbesondere auf folgende Punkte einzugehen: - Wie wird sichergestellt, dass die gebuchten Zimmer zum angegebenen frühesten Check-In Zeitpunkt bezugsfertig sind? - Wie wird mit individuellen zusätzlichen Anforderungen der KVBW umgegangen (z.B. reibungsloser Check-In bzw. Bezahlung mit virtuellen Kreditkarten)? - Wie wird ein strukturierter Umgang mit gemeldeten Mängeln und/oder Beschwerden gewährleistet? - Wie sieht das Kontrollmanagement für mitgeteilte Mängel aus? Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Verpflegungskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es bei der Verpflegung der Mitarbeitenden auf ein vielfältiges und gesundes Speisenangebot an, welches besondere gesundheitliche Aspekte und Ernährungsentscheidungen berücksichtigt. Stellen Sie auf max. 2 DIN A4 Seiten ein Verpflegungskonzept dar. Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Fragen ein: - Wie werden die alternativen Ernährungsformen für Vegetarier, Veganer, Diabetiker und Allergiker gewährleistet? - Wie wird eine frische und nach Möglichkeit nachhaltige Verpflegung beispielsweise durch die Verwendung von Bio, regionalen und saisonalen Produkten sichergestellt? Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Sanierungsrückstände
Beschreibung: Bitte geben Sie den Sanierungsrückstand in Bezug auf die Zimmer in Prozent an. Die Angabe bezieht sich nur auf eine Zahl für sämtliche Sanierungsrückständen. Hinweis: Prozentspannen (von - bis) oder mehrere Prozentangaben werden nicht gewertet.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Hygiene- und Qualitätskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es im Rahmen der Auftragsabwicklung insbesondere auf den Zustand, Ausstattung und Sauberkeit des Hotels und den vorhandenen Räumlichkeiten an. Der Bieter hat aus diesem Grund auf max. 4 DIN-A4 Seiten ein Darstellungskonzept des Hotels und deren Räumlichkeiten einzureichen. In diesem Konzept hat der Bieter darzulegen, wie er einen gepflegten Zustand, eine moderne und zeitgemäße Ausstattung und eine hohe Sauberkeit gewährleistet. In der Darstellung ist für das konkrete Vorhaben insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen: - Darstellung einer Übersicht der durchgeführten Schulungsmaßnahmen des Personals zu Hygienemaßnahmen und Sicherheitsvorschriften - Darstellung der Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen für Zimmer, öffentliche Räume, Küchen und Sanitäranlagen (z.B. anhand von Protokollen, spezifischer Reinigungsutensilien, farblich gekennzeichneten Reinigungs- und Desinfektionslappen usw.) - Darstellung eines systematischen Kontroll- und Mängelmanagement durch Erfassung, Priorisierung, Behebung von Mängeln, anschließender Überprüfung der Maßnahmen) Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 11/12/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal: 
URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 19/12/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 70 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: 
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von fehlenden Unterlagen erfolgt gem. § 56 VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: 
Eröffnungstermin: 19/12/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des LTMG Baden-Württembergs - Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung der KVBW - Erklärung zu EU-Sanktionen bzgl. Russland gem. Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 die Angaben gelten für alle Lose
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 3
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
5.1.
Los: LOT-0003
Titel: Hotels im Raum Karlsruhe
Beschreibung: Abschluss eines Rahmenvertrags über die Zurverfügungstellung eines Hotels mit Übernachtungsmöglichkeiten im Raum Karlsruhe. Die KVBW geht für von den nachfolgenden Übernachtungen für 4 Jahre aus: geschätzte Übernachtungsanzahl: 200 maximale Übernachtungsanzahl: 240 Die KVBW geht von einem geschätzten Auftragsvolumen in Höhe von 24.400 Euro und einem Höchstauftragsvolumen in Höhe von 29.300 Euro aus. Die Vergabe der Einzelaufträge während der Durchführung des Vertrags erfolgt nach folgenden Kriterien: Je Los werden zunächst alle Unternehmen bzgl. der Verfügbarkeit der vertraglich geschuldeten Leistung zum betreffenden Zeitpunkt kontaktiert. Unter denjenigen Unternehmen, bei denen die Verfügbarkeit gegeben ist, erhält dasjenige Unternehmen den Einzelauftrag, welches im Vergabeverfahren das wirtschaftlichere Angebot abgegeben hat.
Interne Kennung: 3
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 55100000 Dienstleistungen von Hotels
Zusätzliche Einstufung (cpv): 55110000 Hotel-Übernachtungen, 55120000 Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Karlsruhe
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Landkreis (DE123)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: 24 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: 
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: 1. Befähigung zur Berufsausübung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung / -ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft. Der Auszug aus dem Handelsregister / vergleichbare Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als 12 Monate sein. - Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB - Sofern erforderlich: Bietergemeinschaftserklärung, Nachunternehmererklärung, Nachunternehmerverpflichtungserklärung Angaben gelten für alle Lose

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den Umsatz für den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. - Eigenerklärung über den Bestand / Abschluss einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 5.000.000 EUR je Schadens-fall für Personen- und Sachschäden und einer Deckungssumme von min. 1.000.000 EUR je Schadensfall für Vermögensschäden. Die Angaben gelten für alle Lose.

Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3.0 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Beschäftigten, die in den letzten drei Geschäftsjahren am entsprechenden Standort eingesetzt worden sind. Benennung des je Los vorgesehenen Ansprechpartners sowie einer Stellvertretung. Die Angaben gelten für alle Lose.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3.1 Referenzen für die Lose 1-6 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Los 1: In der Veranstaltungsräumlichkeit wurde mindestens eine eintägige betriebliche Veranstaltung für mindestens 800 Teilnehmende durchgeführt. Außerdem wurde eine Veranstaltungsverpflegung (= min. eine Getränkeauswahl zur Begrüßung sowie während der Veranstaltung, und ein Nachmittagskaffee sowie ein Mittagessen in Buffetform) zur Verfügung gestellt. - Los 2: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 30 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 3: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 25 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 4: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 10 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 5: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 25 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 6: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 50 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium: 
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preiskriterium für "Bestangebots-Quotienten-Methode"
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Organisationskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es bei der Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers auf eine effektive Kommunikation, eine professionelle Organisation des Buchungsprozesses und eine zugewandte Betreuung vor Ort an. Erstellen Sie daher bitte auf max. 2 DIN A4 Seiten ein Organisationskonzept. In der Darstellung ist insbesondere auf folgende Punkte einzugehen: - Wie wird sichergestellt, dass die gebuchten Zimmer zum angegebenen frühesten Check-In Zeitpunkt bezugsfertig sind? - Wie wird mit individuellen zusätzlichen Anforderungen der KVBW umgegangen (z.B. reibungsloser Check-In bzw. Bezahlung mit virtuellen Kreditkarten)? - Wie wird ein strukturierter Umgang mit gemeldeten Mängeln und/oder Beschwerden gewährleistet? - Wie sieht das Kontrollmanagement für mitgeteilte Mängel aus? Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Verpflegungskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es bei der Verpflegung der Mitarbeitenden auf ein vielfältiges und gesundes Speisenangebot an, welches besondere gesundheitliche Aspekte und Ernährungsentscheidungen berücksichtigt. Stellen Sie auf max. 2 DIN A4 Seiten ein Verpflegungskonzept dar. Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Fragen ein: - Wie werden die alternativen Ernährungsformen für Vegetarier, Veganer, Diabetiker und Allergiker gewährleistet? - Wie wird eine frische und nach Möglichkeit nachhaltige Verpflegung beispielsweise durch die Verwendung von Bio, regionalen und saisonalen Produkten sichergestellt? Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Sanierungsrückstände
Beschreibung: Bitte geben Sie den Sanierungsrückstand in Bezug auf die Zimmer in Prozent an. Die Angabe bezieht sich nur auf eine Zahl für sämtliche Sanierungsrückständen. Hinweis: Prozentspannen (von - bis) oder mehrere Prozentangaben werden nicht gewertet.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Hygiene- und Qualitätskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es im Rahmen der Auftragsabwicklung insbesondere auf den Zustand, Ausstattung und Sauberkeit des Hotels und den vorhandenen Räumlichkeiten an. Der Bieter hat aus diesem Grund auf max. 4 DIN-A4 Seiten ein Darstellungskonzept des Hotels und deren Räumlichkeiten einzureichen. In diesem Konzept hat der Bieter darzulegen, wie er einen gepflegten Zustand, eine moderne und zeitgemäße Ausstattung und eine hohe Sauberkeit gewährleistet. In der Darstellung ist für das konkrete Vorhaben insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen: - Darstellung einer Übersicht der durchgeführten Schulungsmaßnahmen des Personals zu Hygienemaßnahmen und Sicherheitsvorschriften - Darstellung der Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen für Zimmer, öffentliche Räume, Küchen und Sanitäranlagen (z.B. anhand von Protokollen, spezifischer Reinigungsutensilien, farblich gekennzeichneten Reinigungs- und Desinfektionslappen usw.) - Darstellung eines systematischen Kontroll- und Mängelmanagement durch Erfassung, Priorisierung, Behebung von Mängeln, anschließender Überprüfung der Maßnahmen) Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 11/12/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal: 
URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 19/12/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 70 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: 
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von fehlenden Unterlagen erfolgt gem. § 56 VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: 
Eröffnungstermin: 19/12/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des LTMG Baden-Württembergs - Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung der KVBW - Erklärung zu EU-Sanktionen bzgl. Russland gem. Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 die Angaben gelten für alle Lose
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 3
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
5.1.
Los: LOT-0004
Titel: Hotel im Raum Reutlingen
Beschreibung: Abschluss eines Rahmenvertrags über die Zurverfügungstellung eines Hotels mit Übernachtungsmöglichkeiten im Raum Reutlingen. Die KVBW geht für von den nachfolgenden Übernachtungen für 4 Jahre aus: geschätzte Übernachtungsanzahl: 410 maximale Übernachtungsanzahl: 495 Die KVBW geht von einem geschätzten Auftragsvolumen in Höhe von 51.600 Euro und einem Höchstauftragsvolumen in Höhe von 62.300 Euro aus. Die Vergabe der Einzelaufträge während der Durchführung des Vertrags erfolgt nach folgenden Kriterien: Je Los werden zunächst alle Unternehmen bzgl. der Verfügbarkeit der vertraglich geschuldeten Leistung zum betreffenden Zeitpunkt kontaktiert. Unter denjenigen Unternehmen, bei denen die Verfügbarkeit gegeben ist, erhält dasjenige Unternehmen den Einzelauftrag, welches im Vergabeverfahren das wirtschaftlichere Angebot abgegeben hat.
Interne Kennung: 4
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 55100000 Dienstleistungen von Hotels
Zusätzliche Einstufung (cpv): 55110000 Hotel-Übernachtungen, 55120000 Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Reutlingen
Land, Gliederung (NUTS): Reutlingen (DE141)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: 24 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: 
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: 1. Befähigung zur Berufsausübung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung / -ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft. Der Auszug aus dem Handelsregister / vergleichbare Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als 12 Monate sein. - Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB - Sofern erforderlich: Bietergemeinschaftserklärung, Nachunternehmererklärung, Nachunternehmerverpflichtungserklärung Angaben gelten für alle Lose

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den Umsatz für den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. - Eigenerklärung über den Bestand / Abschluss einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 5.000.000 EUR je Schadens-fall für Personen- und Sachschäden und einer Deckungssumme von min. 1.000.000 EUR je Schadensfall für Vermögensschäden. Die Angaben gelten für alle Lose.

Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3.0 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Beschäftigten, die in den letzten drei Geschäftsjahren am entsprechenden Standort eingesetzt worden sind. Benennung des je Los vorgesehenen Ansprechpartners sowie einer Stellvertretung. Die Angaben gelten für alle Lose.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3.1 Referenzen für die Lose 1-6 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Los 1: In der Veranstaltungsräumlichkeit wurde mindestens eine eintägige betriebliche Veranstaltung für mindestens 800 Teilnehmende durchgeführt. Außerdem wurde eine Veranstaltungsverpflegung (= min. eine Getränkeauswahl zur Begrüßung sowie während der Veranstaltung, und ein Nachmittagskaffee sowie ein Mittagessen in Buffetform) zur Verfügung gestellt. - Los 2: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 30 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 3: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 25 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 4: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 10 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 5: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 25 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 6: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 50 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium: 
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preiskriterium für "Bestangebots-Quotienten-Methode"
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Organisationskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es bei der Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers auf eine effektive Kommunikation, eine professionelle Organisation des Buchungsprozesses und eine zugewandte Betreuung vor Ort an. Erstellen Sie daher bitte auf max. 2 DIN A4 Seiten ein Organisationskonzept. In der Darstellung ist insbesondere auf folgende Punkte einzugehen: - Wie wird sichergestellt, dass die gebuchten Zimmer zum angegebenen frühesten Check-In Zeitpunkt bezugsfertig sind? - Wie wird mit individuellen zusätzlichen Anforderungen der KVBW umgegangen (z.B. reibungsloser Check-In bzw. Bezahlung mit virtuellen Kreditkarten)? - Wie wird ein strukturierter Umgang mit gemeldeten Mängeln und/oder Beschwerden gewährleistet? - Wie sieht das Kontrollmanagement für mitgeteilte Mängel aus? Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Verpflegungskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es bei der Verpflegung der Mitarbeitenden auf ein vielfältiges und gesundes Speisenangebot an, welches besondere gesundheitliche Aspekte und Ernährungsentscheidungen berücksichtigt. Stellen Sie auf max. 2 DIN A4 Seiten ein Verpflegungskonzept dar. Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Fragen ein: - Wie werden die alternativen Ernährungsformen für Vegetarier, Veganer, Diabetiker und Allergiker gewährleistet? - Wie wird eine frische und nach Möglichkeit nachhaltige Verpflegung beispielsweise durch die Verwendung von Bio, regionalen und saisonalen Produkten sichergestellt? Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Sanierungsrückstände
Beschreibung: Bitte geben Sie den Sanierungsrückstand in Bezug auf die Zimmer in Prozent an. Die Angabe bezieht sich nur auf eine Zahl für sämtliche Sanierungsrückständen. Hinweis: Prozentspannen (von - bis) oder mehrere Prozentangaben werden nicht gewertet.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Hygiene- und Qualitätskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es im Rahmen der Auftragsabwicklung insbesondere auf den Zustand, Ausstattung und Sauberkeit des Hotels und den vorhandenen Räumlichkeiten an. Der Bieter hat aus diesem Grund auf max. 4 DIN-A4 Seiten ein Darstellungskonzept des Hotels und deren Räumlichkeiten einzureichen. In diesem Konzept hat der Bieter darzulegen, wie er einen gepflegten Zustand, eine moderne und zeitgemäße Ausstattung und eine hohe Sauberkeit gewährleistet. In der Darstellung ist für das konkrete Vorhaben insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen: - Darstellung einer Übersicht der durchgeführten Schulungsmaßnahmen des Personals zu Hygienemaßnahmen und Sicherheitsvorschriften - Darstellung der Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen für Zimmer, öffentliche Räume, Küchen und Sanitäranlagen (z.B. anhand von Protokollen, spezifischer Reinigungsutensilien, farblich gekennzeichneten Reinigungs- und Desinfektionslappen usw.) - Darstellung eines systematischen Kontroll- und Mängelmanagement durch Erfassung, Priorisierung, Behebung von Mängeln, anschließender Überprüfung der Maßnahmen) Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 11/12/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal: 
URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 19/12/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 70 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: 
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von fehlenden Unterlagen erfolgt gem. § 56 VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: 
Eröffnungstermin: 19/12/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des LTMG Baden-Württembergs - Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung der KVBW - Erklärung zu EU-Sanktionen bzgl. Russland gem. Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 die Angaben gelten für alle Lose
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 3
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
5.1.
Los: LOT-0005
Titel: Hotel im Raum Freiburg
Beschreibung: Abschluss eines Rahmenvertrags über die Zurverfügungstellung eines Hotels mit Übernachtungsmöglichkeiten im Raum Freiburg. Die KVBW geht für von den nachfolgenden Übernachtungen für 4 Jahre aus: geschätzte Übernachtungsanzahl: 475 maximale Übernachtungsanzahl: 570 Die KVBW geht von einem geschätzten Auftragsvolumen in Höhe von 54.700 Euro und einem Höchstauftragsvolumen in Höhe von 65.600 Euro aus. Die Vergabe der Einzelaufträge während der Durchführung des Vertrags erfolgt nach folgenden Kriterien: Je Los werden zunächst alle Unternehmen bzgl. der Verfügbarkeit der vertraglich geschuldeten Leistung zum betreffenden Zeitpunkt kontaktiert. Unter denjenigen Unternehmen, bei denen die Verfügbarkeit gegeben ist, erhält dasjenige Unternehmen den Einzelauftrag, welches im Vergabeverfahren das wirtschaftlichere Angebot abgegeben hat.
Interne Kennung: 5
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 55100000 Dienstleistungen von Hotels
Zusätzliche Einstufung (cpv): 55110000 Hotel-Übernachtungen, 55120000 Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Freiburg
Land, Gliederung (NUTS): Freiburg im Breisgau, Stadtkreis (DE131)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: 24 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: 
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: 1. Befähigung zur Berufsausübung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung / -ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft. Der Auszug aus dem Handelsregister / vergleichbare Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als 12 Monate sein. - Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB - Sofern erforderlich: Bietergemeinschaftserklärung, Nachunternehmererklärung, Nachunternehmerverpflichtungserklärung Angaben gelten für alle Lose

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den Umsatz für den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. - Eigenerklärung über den Bestand / Abschluss einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 5.000.000 EUR je Schadens-fall für Personen- und Sachschäden und einer Deckungssumme von min. 1.000.000 EUR je Schadensfall für Vermögensschäden. Die Angaben gelten für alle Lose.

Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3.0 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Beschäftigten, die in den letzten drei Geschäftsjahren am entsprechenden Standort eingesetzt worden sind. Benennung des je Los vorgesehenen Ansprechpartners sowie einer Stellvertretung. Die Angaben gelten für alle Lose.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3.1 Referenzen für die Lose 1-6 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Los 1: In der Veranstaltungsräumlichkeit wurde mindestens eine eintägige betriebliche Veranstaltung für mindestens 800 Teilnehmende durchgeführt. Außerdem wurde eine Veranstaltungsverpflegung (= min. eine Getränkeauswahl zur Begrüßung sowie während der Veranstaltung, und ein Nachmittagskaffee sowie ein Mittagessen in Buffetform) zur Verfügung gestellt. - Los 2: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 30 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 3: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 25 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 4: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 10 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 5: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 25 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 6: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 50 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium: 
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preiskriterium für "Bestangebots-Quotienten-Methode"
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Organisationskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es bei der Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers auf eine effektive Kommunikation, eine professionelle Organisation des Buchungsprozesses und eine zugewandte Betreuung vor Ort an. Erstellen Sie daher bitte auf max. 2 DIN A4 Seiten ein Organisationskonzept. In der Darstellung ist insbesondere auf folgende Punkte einzugehen: - Wie wird sichergestellt, dass die gebuchten Zimmer zum angegebenen frühesten Check-In Zeitpunkt bezugsfertig sind? - Wie wird mit individuellen zusätzlichen Anforderungen der KVBW umgegangen (z.B. reibungsloser Check-In bzw. Bezahlung mit virtuellen Kreditkarten)? - Wie wird ein strukturierter Umgang mit gemeldeten Mängeln und/oder Beschwerden gewährleistet? - Wie sieht das Kontrollmanagement für mitgeteilte Mängel aus? Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Verpflegungskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es bei der Verpflegung der Mitarbeitenden auf ein vielfältiges und gesundes Speisenangebot an, welches besondere gesundheitliche Aspekte und Ernährungsentscheidungen berücksichtigt. Stellen Sie auf max. 2 DIN A4 Seiten ein Verpflegungskonzept dar. Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Fragen ein: - Wie werden die alternativen Ernährungsformen für Vegetarier, Veganer, Diabetiker und Allergiker gewährleistet? - Wie wird eine frische und nach Möglichkeit nachhaltige Verpflegung beispielsweise durch die Verwendung von Bio, regionalen und saisonalen Produkten sichergestellt? Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Sanierungsrückstände
Beschreibung: Bitte geben Sie den Sanierungsrückstand in Bezug auf die Zimmer in Prozent an. Die Angabe bezieht sich nur auf eine Zahl für sämtliche Sanierungsrückständen. Hinweis: Prozentspannen (von - bis) oder mehrere Prozentangaben werden nicht gewertet.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Hygiene- und Qualitätskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es im Rahmen der Auftragsabwicklung insbesondere auf den Zustand, Ausstattung und Sauberkeit des Hotels und den vorhandenen Räumlichkeiten an. Der Bieter hat aus diesem Grund auf max. 4 DIN-A4 Seiten ein Darstellungskonzept des Hotels und deren Räumlichkeiten einzureichen. In diesem Konzept hat der Bieter darzulegen, wie er einen gepflegten Zustand, eine moderne und zeitgemäße Ausstattung und eine hohe Sauberkeit gewährleistet. In der Darstellung ist für das konkrete Vorhaben insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen: - Darstellung einer Übersicht der durchgeführten Schulungsmaßnahmen des Personals zu Hygienemaßnahmen und Sicherheitsvorschriften - Darstellung der Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen für Zimmer, öffentliche Räume, Küchen und Sanitäranlagen (z.B. anhand von Protokollen, spezifischer Reinigungsutensilien, farblich gekennzeichneten Reinigungs- und Desinfektionslappen usw.) - Darstellung eines systematischen Kontroll- und Mängelmanagement durch Erfassung, Priorisierung, Behebung von Mängeln, anschließender Überprüfung der Maßnahmen) Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 11/12/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal: 
URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 19/12/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 70 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: 
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von fehlenden Unterlagen erfolgt gem. § 56 VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: 
Eröffnungstermin: 19/12/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des LTMG Baden-Württembergs - Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung der KVBW - Erklärung zu EU-Sanktionen bzgl. Russland gem. Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 die Angaben gelten für alle Lose
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 3
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
5.1.
Los: LOT-0006
Titel: Hotel in Berlin
Beschreibung: Abschluss eines Rahmenvertrags über die Zurverfügungstellung eines Hotels mit Übernachtungsmöglichkeiten in Berlin Die KVBW geht für von den nachfolgenden Übernachtungen für 4 Jahre aus: geschätzte Übernachtungsanzahl: 870 maximale Übernachtungsanzahl: 1045 Die KVBW geht von einem geschätzten Auftragsvolumen in Höhe von 123.000 Euro und einem Höchstauftragsvolumen in Höhe von 147.700 Euro aus. Die Vergabe der Einzelaufträge während der Durchführung des Vertrags erfolgt nach folgenden Kriterien: Je Los werden zunächst alle Unternehmen bzgl. der Verfügbarkeit der vertraglich geschuldeten Leistung zum betreffenden Zeitpunkt kontaktiert. Unter denjenigen Unternehmen, bei denen die Verfügbarkeit gegeben ist, erhält dasjenige Unternehmen den Einzelauftrag, welches im Vergabeverfahren das wirtschaftlichere Angebot abgegeben hat.
Interne Kennung: 6
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 55100000 Dienstleistungen von Hotels
Zusätzliche Einstufung (cpv): 55110000 Hotel-Übernachtungen, 55120000 Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: 24 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: 
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: 1. Befähigung zur Berufsausübung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung / -ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft. Der Auszug aus dem Handelsregister / vergleichbare Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als 12 Monate sein. - Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB - Sofern erforderlich: Bietergemeinschaftserklärung, Nachunternehmererklärung, Nachunternehmerverpflichtungserklärung Angaben gelten für alle Lose

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den Umsatz für den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. - Eigenerklärung über den Bestand / Abschluss einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 5.000.000 EUR je Schadens-fall für Personen- und Sachschäden und einer Deckungssumme von min. 1.000.000 EUR je Schadensfall für Vermögensschäden. Die Angaben gelten für alle Lose.

Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3.0 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Beschäftigten, die in den letzten drei Geschäftsjahren am entsprechenden Standort eingesetzt worden sind. Benennung des je Los vorgesehenen Ansprechpartners sowie einer Stellvertretung. Die Angaben gelten für alle Lose.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3.1 Referenzen für die Lose 1-6 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Los 1: In der Veranstaltungsräumlichkeit wurde mindestens eine eintägige betriebliche Veranstaltung für mindestens 800 Teilnehmende durchgeführt. Außerdem wurde eine Veranstaltungsverpflegung (= min. eine Getränkeauswahl zur Begrüßung sowie während der Veranstaltung, und ein Nachmittagskaffee sowie ein Mittagessen in Buffetform) zur Verfügung gestellt. - Los 2: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 30 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 3: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 25 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 4: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 10 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 5: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 25 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein. - Los 6: Eine Rahmenvereinbarung mit einer durchschnittlichen Übernachtungsanzahl von mindestens 50 pro Jahr. Die referenzierte Rahmenvereinbarung muss mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, noch andauernd oder bereits abgeschlossen sein. Die Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten muss bei laufenden Verträgen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Angebotsabgabe bereits erfüllt sein.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium: 
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preiskriterium für "Bestangebots-Quotienten-Methode"
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Organisationskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es bei der Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers auf eine effektive Kommunikation, eine professionelle Organisation des Buchungsprozesses und eine zugewandte Betreuung vor Ort an. Erstellen Sie daher bitte auf max. 2 DIN A4 Seiten ein Organisationskonzept. In der Darstellung ist insbesondere auf folgende Punkte einzugehen: - Wie wird sichergestellt, dass die gebuchten Zimmer zum angegebenen frühesten Check-In Zeitpunkt bezugsfertig sind? - Wie wird mit individuellen zusätzlichen Anforderungen der KVBW umgegangen (z.B. reibungsloser Check-In bzw. Bezahlung mit virtuellen Kreditkarten)? - Wie wird ein strukturierter Umgang mit gemeldeten Mängeln und/oder Beschwerden gewährleistet? - Wie sieht das Kontrollmanagement für mitgeteilte Mängel aus? Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Verpflegungskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es bei der Verpflegung der Mitarbeitenden auf ein vielfältiges und gesundes Speisenangebot an, welches besondere gesundheitliche Aspekte und Ernährungsentscheidungen berücksichtigt. Stellen Sie auf max. 2 DIN A4 Seiten ein Verpflegungskonzept dar. Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Fragen ein: - Wie werden die alternativen Ernährungsformen für Vegetarier, Veganer, Diabetiker und Allergiker gewährleistet? - Wie wird eine frische und nach Möglichkeit nachhaltige Verpflegung beispielsweise durch die Verwendung von Bio, regionalen und saisonalen Produkten sichergestellt? Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Sanierungsrückstände
Beschreibung: Bitte geben Sie den Sanierungsrückstand in Bezug auf die Zimmer in Prozent an. Die Angabe bezieht sich nur auf eine Zahl für sämtliche Sanierungsrückständen. Hinweis: Prozentspannen (von - bis) oder mehrere Prozentangaben werden nicht gewertet.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 5
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Hygiene- und Qualitätskonzept
Beschreibung: Der KVBW kommt es im Rahmen der Auftragsabwicklung insbesondere auf den Zustand, Ausstattung und Sauberkeit des Hotels und den vorhandenen Räumlichkeiten an. Der Bieter hat aus diesem Grund auf max. 4 DIN-A4 Seiten ein Darstellungskonzept des Hotels und deren Räumlichkeiten einzureichen. In diesem Konzept hat der Bieter darzulegen, wie er einen gepflegten Zustand, eine moderne und zeitgemäße Ausstattung und eine hohe Sauberkeit gewährleistet. In der Darstellung ist für das konkrete Vorhaben insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen: - Darstellung einer Übersicht der durchgeführten Schulungsmaßnahmen des Personals zu Hygienemaßnahmen und Sicherheitsvorschriften - Darstellung der Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen für Zimmer, öffentliche Räume, Küchen und Sanitäranlagen (z.B. anhand von Protokollen, spezifischer Reinigungsutensilien, farblich gekennzeichneten Reinigungs- und Desinfektionslappen usw.) - Darstellung eines systematischen Kontroll- und Mängelmanagement durch Erfassung, Priorisierung, Behebung von Mängeln, anschließender Überprüfung der Maßnahmen) Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 11/12/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal: 
URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTSW978EE
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 19/12/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 70 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: 
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von fehlenden Unterlagen erfolgt gem. § 56 VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: 
Eröffnungstermin: 19/12/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des LTMG Baden-Württembergs - Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung der KVBW - Erklärung zu EU-Sanktionen bzgl. Russland gem. Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 die Angaben gelten für alle Lose
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 3
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Registrierungsnummer: DE 245-191275
Postanschrift: Albstadtweg 11
Stadt: Stuttgart
Postleitzahl: 70567
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
E-Mail: kvbw-vergabestelle@kvbawue.de
Telefon: +49 7117875-3002
Fax: +49 7117875-483739
Internetadresse: https://www.kvbawue.de/
Profil des Erwerbers: https://www.kvbawue.de/ueber-uns/ausschreibungen/laufende-ausschreibungen/
Rollen dieser Organisation: 
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de
Telefon: +49 7219268730
Fax: +49 7219263985
Internetadresse: https://rp.baden-wuerttemberg.de/
Rollen dieser Organisation: 
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation: 
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b20ecca7-7c2d-4e0e-97ca-b005799cb230  -  01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 18/11/2025 15:26:27 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 771775-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 224/2025
Datum der Veröffentlichung: 20/11/2025