1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kreis Gütersloh
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: 14748 Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Sozialakten
Beschreibung: Nach der Einführung der elektronischen Akte im Kreis Gütersloh kommt es weiterhin zu analogen Aktenzuläufen im zentralen Posteingang, welche regelmäßig gescannt werden müssen. Die analog eingehenden Akten sind für unterschiedliche Bereiche und Aufgabengebiete. U.a. betrifft es den Bereich Jugend, Soziales, Ausländer und Kataster. Die Akten enthalten personenbezogene Daten, darunter auch Sozialdaten nach verschiedenen Sozialgesetzbüchern. Diese sind besonders schutzbedürftig und erfordern eine Verarbeitung unter strikter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften (DSGVO und SGB). Derzeit wird mit einem wöchentlichen Zulauf von ca. 150 analogen Akten, sowie einigen Steh-Ordnern gerechnet, welche ersetzend gescannt werden müssten.
Kennung des Verfahrens: 10ef34d6-f185-4051-aad6-b8de38c9b5a7
Interne Kennung: 1.3-25-T-14748
Verfahrensart: Offenes Verfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: 14748 Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Sozialakten
Beschreibung: Nach der Einführung der elektronischen Akte im Kreis Gütersloh kommt es weiterhin zu analogen Aktenzuläufen im zentralen Posteingang, welche regelmäßig gescannt werden müssen. Die analog eingehenden Akten sind für unterschiedliche Bereiche und Aufgabengebiete. U.a. betrifft es den Bereich Jugend, Soziales, Ausländer und Kataster. Die Akten enthalten personenbezogene Daten, darunter auch Sozialdaten nach verschiedenen Sozialgesetzbüchern. Diese sind besonders schutzbedürftig und erfordern eine Verarbeitung unter strikter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften (DSGVO und SGB). Derzeit wird mit einem wöchentlichen Zulauf von ca. 150 analogen Akten, sowie einigen Steh-Ordnern gerechnet, welche ersetzend gescannt werden müssten.
Interne Kennung: 0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Land: Deutschland
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: Dem Auftraggeber steht jeweils die Option zu, die Vereinbarung zweimalig um weitere 12 Monate bis maximal zum 30.11.2029 zu verlängern. Das vorstehende Optionsrecht muss bis zum 31.08.2027 bzw. 31.08.2028 ausgeübt werden.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualitätskriterium
Beschreibung: Erweiterte Richtwertmethode nach UfAB
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preiskriterium
Beschreibung: Erweiterte Richtwertmethode nach UfAB
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kreis Gütersloh
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: 213 443,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 14748 Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Sozialakten
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Angebots: 213 443,00 EUR
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 14748
Datum des Vertragsabschlusses: 24/11/2025
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 11
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 7
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 11
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Kreis Gütersloh
Registrierungsnummer: 2
Postanschrift: Herzebrocker Str. 140
Stadt: Gütersloh
Postleitzahl: 33334
Land, Gliederung (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Land: Deutschland
Telefon: +49 5241-851912
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: 14dfd697-1dde-4650-bb8e-e68ec899ebe5
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514111691
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE115823764
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30179
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
Telefon: +49 51167420
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2fa7c407-e884-45a1-955c-272eee4f7057 - 02
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 26/11/2025 15:32:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 791284-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 230/2025
Datum der Veröffentlichung: 28/11/2025