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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: European Commission, DG DIGIT - Digital Services
Rechtsform des Erwerbers: EU-Institution, -Einrichtung oder -Agentur
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: HR Access licenses and related services - Negotiated procedure with Sopra HR
Beschreibung: The purpose of this negotiated procedure without prior publication of a contract notice with Sopra HR Software SAS is the acquisition of HR Access software products and associated services in anticipation of the expiry of framework contract DI/07690. Note on the value: Please disregard Section 2.1.3 and 5.1.5 of this Contract Award Notice which refers to "estimated value". This reference is set by default due to technical limitations of the system. The value referenced in these sections is the maximum value of the contract.
Kennung des Verfahrens: 4126995c-effe-45bf-a349-9c0d53da91d4
Interne Kennung: EC-DIGIT/2025/NP/0017
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Land: Belgien
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Please consult the procurement documents.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: HR Access licenses and related services - Negotiated procedure with Sopra HR
Beschreibung: The purpose of this negotiated procedure without prior publication of a contract notice with Sopra HR Software SAS is the acquisition of HR Access software products and associated services in anticipation of the expiry of framework contract DI/07690. Note on the value: Please disregard Section 2.1.3 and 5.1.5 of this Contract Award Notice which refers to "estimated value". This reference is set by default due to technical limitations of the system. The value referenced in these sections is the maximum value of the contract.
Interne Kennung: EC-DIGIT/2025/NP/0017
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Belgien
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Please consult the procurement documents.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 96 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: The framework contract is concluded for an initial period of 48 (forty-eight) months, renewable 1 (one) time(s). Please consult the draft framework contract in the procurement documents.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Within 2 months of the notification of the award decision, an appeal may be lodged to the review organisation. You may submit any observations concerning the award procedure to the contracting authority.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Please consult the procurement documents.
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Please consult the procurement documents.
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Please consult the procurement documents.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Court of Justice of the European Union
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: European Commission, DG DIGIT - Digital Services
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Commission, DG DIGIT - Digital Services
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 31 299 467,92 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: The need for Sopra’s software and associated services stems directly from business continuity considerations. The need for a negotiated procedure without prior publication of a contract notice in accordance with section 11.1.(b)(ii) and (iii) Annex I to the Financial Regulation is due to the fact that the supplies and services can only be provided by a single economic operator because competition is absent for technical reasons and the protection of exclusive rights must be ensured, where no reasonable alternative or substitute exists, and the absence of competition is not the result of an artificial narrowing down of the parameters when defining the procurement. Thus, the contract can be only awarded to one particular economic operator. Major elements of Sopra’s software licenses (products) and associated services offering that are currently in use for the payroll IT systems of the Commission (used for the payroll calculation of current, retired, unemployed former staff members and third-party beneficiaries of more than 70 EUIs and managing the recruitment and payments to interimaires, contract agents and seconded national experts of Commission), cannot be replaced in a technically or economically reasonable way without major disruptions, delays or disproportionate costs to reimplement in the foreseeable future. Sopra is the sole holder of exclusive intellectual property rights regarding its software products and, thus, an effective competition on the market does not exist for these. Additionally, the vast majority of associated services acquired under this particular contract are required for the maintenance and evolution of the customisation of core parts of the Sopra software and cannot be performed by any other IT company without Sopra’s unique expertise, unparalleled knowledge and capacity as the historical software publisher. The maintenance and evolution of such customisations and components are critical for the business continuity and uninterrupted functioning of the critical payroll IT systems of the Commission. The heavy customization of the software, the peculiarities of the applicable payroll regulations and the criticality of the platform for the operations do not allow for a choice of alternative products in a technically or economically reasonable way without major disruptions, delays or disproportionate reimplementation costs, without a significant impact on continuity. The absence of competition is not the result of an artificial narrowing down of the parameters when defining the procurement, but the consequence of the single pricing policy the software editor is expected to impose to all its sale channels. Therefore, contractual access to Sopra’s products and services is mandatory in order to ensure business continuity. These products are covered by a legacy captivity situation which covers their ordering under the future FWC. This situation is not attributable to the contracting authority because the latter did not have real and reasonable means from an economic point of view to put an end to an existing situation of exclusivity during the period before deciding to use the negotiated procedure (e.g. by trying to obtain the transfer of exclusive rights or to organize a new procedure for obtaining a replacement solution). The conditions in the Financial Regulation are fulfilled, as the technical captivity aspects require the continued use of Sopra licences and services, which in turn requires further contracting with Sopra as the holder of exclusive rights.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 31 299 467,92 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: SOPRA HR SOFTWARE
Angebot:
Kennung des Angebots: SOPRA HR SOFTWARE
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: DI-08360
Datum der Auswahl des Gewinners: 17/11/2025
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Commission, DG DIGIT - Digital Services
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: European Commission, DG DIGIT - Digital Services
Registrierungsnummer: COM
Abteilung: DIGIT.R - Change Management and Resources
Postanschrift: Rue de la Loi 107
Stadt: Brussels
Postleitzahl: B-1000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Telefon: +32 2 299 11 11
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Court of Justice of the European Union
Registrierungsnummer: CURIA
Postanschrift: Rue du Fort Niedergrünewald
Stadt: Luxembourg
Postleitzahl: L-2925
Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000)
Land: Luxemburg
Telefon: +352 4303-1
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: European Commission
Registrierungsnummer: EUCOM
Postanschrift: Mondrian (CDMA), Rue du Champ de Mars 21
Stadt: Brussels
Postleitzahl: B-1050
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Telefon: +32 2 299 11 11
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: SOPRA HR SOFTWARE
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: 519319651
Postanschrift: PAE Les Glaisins
Stadt: ANNECY LE VIEUX
Postleitzahl: 74940
Land, Gliederung (NUTS): Extra-Regio NUTS 3 (FRZZZ)
Land: Frankreich
Telefon: +352621251205
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: a732ffd5-86c6-433b-b8c1-8e54c605cb27 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/11/2025 22:33:58 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 793043-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 231/2025
Datum der Veröffentlichung: 01/12/2025