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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Erweiterung und Umstellung des Dokumentenmanagementsystems
Beschreibung: Anpassung des bestehenden Vertrags über die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) des derzeitigen Anbieters
Kennung des Verfahrens: ed016f0b-3df5-4014-adfa-1d96a0133602
Interne Kennung: 10-002-2025
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Goebenstraße 40
Stadt: Saarbrücken
Postleitzahl: 66117
Land, Gliederung (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 387 817,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4Y96MR2R#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Erweiterung und Umstellung des Dokumentenmanagementsystems
Beschreibung: Gegenstand der Auftragsänderung ist die Anpassung des bestehenden Vertrags über die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) des derzeitigen Anbieters. Hintergrund sind die vom Hersteller angekündigte Umstellung von Kauf- auf Mietlizenzen sowie der Wegfall des Supports für die bisherige Systemversion zum 01.01.2028. Parallel zur Lizenzumstellung erfolgt die Änderung des Betriebsmodus von einer On-Premise-Lösung zu einem cloudbasierten Modell, um die Betriebs- und IT-Sicherheit signifikant zu erhöhen.
Interne Kennung: 10-002-2025
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Goebenstraße 40
Stadt: Saarbrücken
Postleitzahl: 66117
Land, Gliederung (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Keine Zuschlagskriterien, da keine Wettbewerbssituation vorliegt.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 1
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitales und Energie
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Frist zur Geltendmachung eines Verstoßes gegen § 135 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 2 GWB mit der Folge der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 2 Satz 2 endet 30 Kalendertage nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung. Zuständig für die Unwirksamkeitsklage ist das Saarländische Oberlandesgericht.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Ein Wettbewerb ist aus technischen und rechtlichen Gründen nicht möglich weil: 1. Proprietäre Software und Lizenzrechte Die Software d.velop documents ist eine proprietäre Lösung, deren Urheberrechte und Lizenzverwaltung ausschließlich der d.velop AG zustehen. Nur der Hersteller ist rechtlich befugt, Änderungen an der Software vorzunehmen, Lizenzen auszustellen und Cloud-Umgebungen bereitzustellen. 2. Exklusive Bereitstellung des Cloudbetriebs Der Betrieb der Software in der Open Telekom Cloud (OTC) wird ausschließlich von der d.velop AG angeboten. Drittanbieter sind nicht autorisiert, d.velop documents in der Cloud zu betreiben oder die erforderliche Migration durchzuführen. Eine Vergabe an Dritte wäre aufgrund fehlender Lizenzrechte und fehlender Zugriffsmöglichkeiten auf den Quellcode nicht möglich. 3. Technische und datenschutzrechtliche Kompatibilität Nur die vom Hersteller bereitgestellte Cloudinstanz erfüllt die Anforderungen an o Datenintegrität bei Migration aus der bestehenden On-Premise-Instanz, o DSGVO-konformen Betrieb (Hosting in der Open Telekom Cloud, Deutschland/EU), o Hersteller-zertifizierte Sicherheits- und Supportstrukturen. 4. Fehlen angemessener Alternativen Eine Umstellung auf ein anderes DMS-System würde eine vollständige Neuausschreibung, Neuinstallation und Migration sämtlicher Dokumente, Metadaten und Workflows erfordern. Der Aufwand hierfür wäre unverhältnismäßig hoch und würde den laufenden Betrieb der Hochschule erheblich beeinträchtigen. Die bestehende technische Bindung an den Hersteller ergibt sich aus der ursprünglichen Beschaffung 2023 und den produktimmanenten Lizenzbedingungen der Software. Sie wurde nicht künstlich oder absichtlich herbeigeführt, sondern ist Folge der marktüblichen Weiterentwicklung des Herstellers. Eine anderweitige Beauftragung würde gegen Lizenzbedingungen verstoßen und wäre technisch nicht realisierbar.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Ein Wettbewerbsgewinner wurde noch nicht ermittelt, der Wettbewerb ist noch nicht abgeschlossen.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes
Registrierungsnummer: 10000000-00102130000001-57
Postanschrift: Goebenstraße 40
Stadt: Saarbrücken
Postleitzahl: 66117
Land, Gliederung (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +496815867429
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitales und Energie
Registrierungsnummer: 10000000-00108010000001-47
Postanschrift: Franz-Josef-Röder-Str. 17
Stadt: Saarbrücken
Postleitzahl: 66119
Land, Gliederung (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammern des Saarlandes
Telefon: +49 681501-4994
Fax: +49 681501-3506
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 42c8ac60-100d-4977-8877-c616c8c6af06 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 28/11/2025 11:26:41 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 796518-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 231/2025
Datum der Veröffentlichung: 01/12/2025