5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Verlängerungsoption: einmalig um weitere 12 Monate durch schriftliche Erklärung des Auftraggebers spätestens 3 Monate vor Vertragsende
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: optionale Leistungen gem. Preisblatt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Kriteriengruppe 2b: Bewertungskriterien zu allgemeine funktionale Anforderungen an die Softwarelösung
Beschreibung: Beschreibung der mandantenfähigen Architektur, ergänzt durch Screenshots der Administrationsoberfläche, die die Trennung der Organisationseinheiten zeigt. Beschreibung der 2FA-Implementierung, inkl. unterstützter Authentifizierungsmethoden (z. B. App, Hardware-Token). Screenshots der Nutzeranmeldung mit aktiviertem 2FA. Screenshots der Dashboard-Ansicht mit Darstellung beider Module und Beispielen für konfigurierbare Widgets. Screenshots mit Beispielansichten für Statusübersichten und Auswertungen. Technische Schnittstellenbeschreibung mit Dokumentation (z. B. API-Dokumentation, unterstützte Datenformate). Beschreibung der Workflow-Funktionalitäten und Konfigurationsmöglichkeiten, ergänzt durch Screenshots. Screenshots einer Akte mit aktiver Kommentarfunktion. Screenshots und Beschreibung der Administrationsoberfläche für das Self-Service-Portal. Beschreibung der Dublettenprüfung und Screenshots einer typischen Dublettenwarnung Screenshots, die individuelle Anpassungsmöglichkeiten durch verschiedene Nutzerprofile darstellen Beschreibung des Berechtigungskonzepts inkl. Rollenmodell, ergänzt durch Screenshots der Rechteverwaltung. Beschreibung der DMS-Funktionalitäten und Screenshots der genannten Kernfunktionen. Screenshots der Aktenansicht inkl. Dokumentenbaum und Beschreibung der administrativen Konfigurationsmöglichkeiten. Muster der deutschsprachigen Benutzeroberfläche und Auszug aus der Benutzerdokumentation. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten zur Nummerierungslogik und Indexfeldverwaltung, ergänzt durch Screenshots der administrativen Oberfläche (z. B. Anlage neuer Nummernkomponenten, Definition von Metadatenfeldern, Filteransicht).
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Kriteriengruppe 3b: Bewertungskriterien zu funktionale Anforderungen im Bereich Vorgangsmanagement
Beschreibung: Beschreibung der Funktionalität und Screenshots einer beispielhaften digitalen Vorgangsakte mit den genannten Elementen. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten und Screenshots einer administrativen Maske zur Anpassung von Aktentypen. Screenshots einer Vorgangsakte mit Klassifizierungsfeldern sowie Auswertungsoptionen. Beschreibung der Fristenlogik und Screenshots von Fristenbenachrichtigungen. Screenshot eines nutzerspezifischen Fristenkalenders mit Beispielterminen. Screenshot eines organisationsweiten Fristenkalenders mit aggregierten Fristen. Beschreibung und Screenshots, die die Abbildung der Struktur innerhalb der Aktenansicht verdeutlichen. Screenshot einer Vorgangsakte mit Verknüpfung zu Vorgänger- und Nachfolgerakten Beschreibung der Protokollierungsmechanismen und Screenshots eines Audit-Trail-Protokolls. Beschreibung des Rechtekonzepts und Screenshots der administrativen Rechteverwaltung. Screenshots der Suchmaske und Beispiel-Suchergebnisse mit Filteroptionen. Beschreibung der Funktion sowie Screenshots, die den differenzierten Zugriff für Beteiligte zeigen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Kriteriengruppe 4b: Bewertungskriterien zu funktionale Anforderungen im Bereich Vertragsmanagement
Beschreibung: Beschreibung der Funktionalität und Screenshots einer beispielhaften digitalen Vertragsakte mit den genannten Elementen. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten und Screenshots einer Administrationsmaske zur Anpassung von Vertragsarten. Screenshots, die die hierarchische Darstellung von Rahmen- und Einzelverträgen zeigen. Beschreibung des Vorlagenmanagements und Screenshots der Konfiguration und Nutzung. Beschreibung der Fristenlogik und Screenshots der Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen. Screenshots einer Vertragsakte mit der Darstellung der Laufzeiten und Fristen. Beschreibung der Workflow-Funktionalitäten sowie Screenshots, die den Freigabeprozess darstellen. Screenshots und Beschreibung der Protokollierungsmechanismen, inklusive Beispielprotokoll. Beschreibung und Screenshots, die den differenzierten Lesezugriff für Beteiligte darstellen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Kriteriengruppe 6: Konzeptbewertungen
Beschreibung: Der Bieter hat ein Einführungskonzept (max. 2-seitiges Konzept, DIN A4 - Schriftgröße 11, Standardseitenränder, als PDF-Dokument) einzureichen, das den geplanten Ablauf der Einführung der SaaS-Lösung beim Auftraggeber darstellt. Das Konzept muss mindestens folgende Inhalte umfassen: - Detaillierter Zeitplan mit Meilensteinen und kritischen Pfaden (z. B. Gantt-Darstellung oder vergleichbar) - Beschreibung der Projektphasen (Kick-off, Konfiguration, Tests, Schulungen, Go-Live, Nachbetreuung) - Darstellung des vorgesehenen Projektteams mit Rollen und Verantwortlichkeiten - Darstellung der Qualitätssicherung und des Risikomanagements - Beschreibung der Kommunikations- und Abstimmungsprozesse zwischen Bieter und Auftraggeber Der Bieter hat ein Support- und Betriebskonzept (max. 2-seitiges Konzept, DIN A4 - Schriftgröße 11, Standardseitenränder, als PDF-Dokument) einzureichen, das beschreibt, wie der stabile Betrieb der SaaS-Lösung nach dem Go-Live gewährleistet wird. Das Konzept muss insbesondere enthalten: - Struktur und Erreichbarkeit des Supports (z. B. 1st, 2nd, 3rd Level) - Reaktions- und Bearbeitungszeiten (SLA) - Eskalationswege bei Störungen - Verantwortlichkeiten und Rollen im Betrieb - Vorgehen für Wartungsfenster und geplante Updates
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 12,5
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Die Angebotswertung wird nach der Einfachen Richtwertmethode (gem. UfAB 2018) durchgeführt. Die Gewichtung kann hier systemseitig nicht korrekt dargestellt werden, darum ist eine detaillierte Beschreibung zum Vorgehen der Wertung in der Anlage "Angebotsbewertung" aufgeführt. Die dort beschriebene Wertungsmethode gilt für diese Ausschreibung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Forschungsverbund Berlin e.V.
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Forschungsverbund Berlin e.V.