234/2025

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: rku.it GmbH

E-Mail: einkauf@rku-it.de

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: SAP_HCM_Drittsystem

Beschreibung: Im Rahmen des Projekts wird eine neue IT-Landschaft für den personalwirtschaftlichen Bereich aufgebaut. Die Kernkomponente der Landschaft wird SAP HCM for S/4HANA sein ("SAP HCM first"-Ansatz). Dennoch ist es nicht in jedem Fall sinnvoll, sämtliche Funktionalitäten ausschließlich in SAP HCM abzubilden. Der IT-Dienstleister muss daher detailliert beschreiben, welche Prozesse und Daten sinnvollerweise in SAP HCM for S/4HANA integriert werden und welche Funktionalitäten durch alternative Lösungen oder einer Drittsoftware abgedeckt werden sollten. Diese Entscheidungen sind zu begründen, basierend auf den Anforderungen der Kommune sowie technischen und wirtschaftlichen Aspekten. Darüber hinaus ist es von zentraler Bedeutung, alle erforderlichen Schnittstellen zwischen den verschiedenen Systemen zu definieren. Der Dienstleister muss sicherstellen, dass die Schnittstellen zwischen SAP HCM und der eingesetzten Drittanwendung zuverlässig und nahtlos funktionieren, um einen reibungslosen Datenaustausch und konsistente Prozesse zu gewährleisten. Diese Schnittstellen sollten sowohl die technischen Anforderungen als auch die funktionalen Abhängigkeiten berücksichtigen und dokumentiert werden, um eine langfristig stabile IT-Landschaft sicherzustellen. Der Bieter hat sicherzustellen, dass der durchgängige Betrieb des Systems durch entsprechende personelle und technische Ressourcen gewährleistet ist. Dies umfasst nicht nur die laufende Systembetreuung und Fehlerbehebung, sondern auch die allgemeine Anwenderunterstützung (Support) während des produktiven Einsatzes. Darüber hinaus ist der Bieter verpflichtet, neue oder geänderte Anforderungen, die sich im Rahmen der praktischen Anwendung ergeben, zeitnah umzusetzen. Hierzu gehört insbesondere die Weiterentwicklung des Systems im Einklang mit den fachlichen Bedarfen und organisatorischen Rahmenbedingungen der Kommune. Zur Sicherstellung eines stabilen, performanten und verlässlichen Betriebs der Lösung sind verbindliche Service Level Agreements (SLAs) mit dem Bieter abzuschließen. Die SLAs regeln insbesondere die Systemverfügbarkeit, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten bei Störungen sowie Support- und Wartungsleistungen. Der Bieter hat eine Standardausführung seiner SLAs dem Angebot beizulegen. Diese wird Bestandteil der vertraglichen Bewertung und bildet die Grundlage für die spätere Betriebsvereinbarung.

Kennung des Verfahrens: 22315a08-21df-4f8a-aa09-126414b46c8e

Interne Kennung: 2025-12: SAP_HCM_Drittsystem

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Der Teilnahmewettbewerb wird als beschleunigtes Verfahren gemäß §17 Abs. 3 VgV durchgeführt. Es besteht eine Dringlichkeit, die die Einhaltung der regulären Teilnahmefrist unmöglich macht. Die Eilbedürftigkeit ergibt sich durch bereits vorangeschrittene Arbeiten zur Einführung eines HCM Systems bei der betroffenen Kommune, die auf dieses Drittsystem schnellstmöglich angewiesen sind, da ansonsten jegliche Arbeiten gestoppt werden müssten. Die Aufhebung der vorangegangenen Vergabeverfahren, zum einen aufgrund der falschen vergaberechtlichen Rechtsgrundlage und zum anderen mangels wertungsfähiger Teilnahmeanträge, hat diese Dringlichkeit nochmals verstärkt. Die Teilnahmefrist wird daher auf 15 Kalendertage Tage festgesetzt (Fristablauf für die Teilnahmeanträge ist der 18.12.2025 12:00 Uhr).

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

2.1.2.

Erfüllungsort

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPSYD1DU9J#

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: SAP_HCM_Drittsystem

Interne Kennung: 2025-12: SAP_HCM_Drittsystem

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

5.1.2.

Erfüllungsort

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit: Unbekannt

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen die folgenden Mindestanforderungen: 1.1 Mindestanforderungen an jeden Referenzauftrag - Der Ausführungsbeginn des Referenzauftrags darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht länger als drei Jahre zurückliegen; und - Gegenstand des Referenzauftrags muss ein IT-Einführungsprojekt mit einem ähnlichen Leistungsumfang wie im Lastenheft beschriebenen Projekt sein, von denen mindestens eins im Umfeld von SAP HCM erfolgt sein muss; und - Der Referenzauftraggeber muss ein deutsches Unternehmen der Kommunalwirtschaft oder ein IT-Dienstleister sein, welcher für ein deutsches Unternehmen der Kommunalwirtschaft tätig wurde

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Gewichtung (Punkte, genau): 10,00

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5

Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Für die Wertung im Kriterium "Preis" ist der Wert ausschlaggebend, der in der Anlage "Preisblatt" in der Zeile "Wertungsrelevanter Angebotspreis" angegeben ist.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 50

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Einschlägige Berufserfahrung des Beraters

Beschreibung: Bewertungsgrundlage für dieses Kriterium sind die Angaben, die der Bieter in der Anlage "Personalprofil" gemacht hat. In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber die einschlägige Berufserfahrung des Beraters. Hierbei wird eine Prognose dahingehend vorgenommen, inwieweit ein Berater aufgrund der Vergleichbarkeit durchgeführter Projekte zu den hier auftragsgegenständlichen Projekten in der Lage ist, die gestellten Aufgaben zu erledigen. Je ähnlicher die durchgeführten Projekte mit dem vorliegenden Auftrag sind und je intensiver die Arbeit die Arbeit in diesen Projekten war, desto höher fällt die Bewertung aus. Der Auftraggeber vergibt für das Personalprofil Bewertungspunkte anhand der folgenden Zielerfüllungs-grade: - 10 bis 8 Bewertungspunkte: Das Personalprofil weist eine sehr hohe einschlägige Berufserfahrung aus. - 7 bis 4 Bewertungspunkte: Das Personalprofil weist eine mittlere einschlägige Berufserfahrung aus. - 3 bis 0 Bewertungspunkte: Das Personalprofil weist nur eine geringe einschlägige Berufserfahrung aus.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 10

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Nutzerfreundlichkeit

Beschreibung: Bewertungsgrundlage für dieses Kriterium ist die Teststellung. In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber die Nutzerfreundlichkeit. Ziel ist es, dass der Nutzer die von Ihm benötigten Funktionen schnell auffinden und Sie einfach verwenden kann. Ausschlaggebend ist hierbei die Perspektive eines typischen Mitarbeiters, der kein Administrator ist. Der Auftraggeber stellt hierfür eine Gesamtbetrachtung anhand aller Umstände an, die auf dieses Ziel einwirken. Hierzu gehört zum Beispiel die Gestaltung der Benutzeroberfläche oder die Anzahl der benötigten Bedienschritte, um eine Aktion auszuführen. - 10 bis 8 Bewertungspunkte: Die angebotene Software ist außerordentlich einfach zu bedienen. - 7 bis 4 Bewertungspunkte: Die angebotene Software ist im Grundsatz einfach zu bedienen. - 3 bis 0 Bewertungspunkte: Die angebotene Software ist nicht in allen Bereichen oder insgesamt nicht einfach zu bedienen.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 20

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Administrierbarkeit

Beschreibung: Bewertungsgrundlage für dieses Kriterium ist die Teststellung. In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber die Administrierbarkeit. Ziel ist es, dass der Administrator die bei Ihm typischerweise anfallenden Tätigkeiten so schnell und einfach wie möglich erledigen kann. Ausschlaggebend ist hierbei die Perspektive eines technischen Administrators. Der Auftraggeber stellt hierfür eine Gesamtbetrachtung anhand aller Umstände an, die auf dieses Ziel einwirken. Hierzu gehört zum Beispiel die Gestaltung der Benutzeroberfläche oder die Anzahl der benötigten Bedienschritte oder die Möglichkeiten durch Automatisierung Bedienschritte einzusparen. - 10 bis 8 Bewertungspunkte: Die angebotene Software ist außerordentlich einfach zu administrieren. - 7 bis 4 Bewertungspunkte: Die angebotene Software ist im Grundsatz einfach zu administrieren. - 3 bis 0 Bewertungspunkte: Die angebotene Software ist nicht in allen Bereichen oder insgesamt nicht einfach zu administrieren.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 20

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 11/12/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYD1DU9J/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYD1DU9J

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYD1DU9J

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 18/12/2025 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich im Fall von fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften Unterlagen vor, sowohl im Teilnahmewettbewerb als auch in der Angebotsphase gemäß § 56 Abs. 2 VgV vorzugehen. Danach können Unterlagen auf Aufforderung des Auftraggebers nachgereicht oder zum Teil sogar korrigiert werden. Ob eine Aufforderung zur Nachreichung, Vervollständigung oder Korrektur im konkreten Fall erfolgt, wird der Auftraggeber unter ordnungsgemäßer Ausübung seines Ermessens entscheiden. Hierbei wird er ins-besondere den Gleichbehandlungsgrundsatz beachten.

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt: nein

Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb

Höchstzahl der Teilnehmer: 1

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen

Informationen über die Überprüfungsfristen: § 160 Abs. 3 GWB lautet: Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: rku.it GmbH

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: rku.it GmbH

8. Organisationen

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: rku.it GmbH

Registrierungsnummer: DE125413313

Postanschrift: Westring 301

Stadt: Herne

Postleitzahl: 44629

Land, Gliederung (NUTS): Herne, Kreisfreie Stadt (DEA55)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Einkauf

E-Mail: einkauf@rku-it.de

Telefon: +49 23233688-517

Fax: +49 23233688680

Internetadresse: https://rku-it.de/

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen

Registrierungsnummer: 05515-03004-07

Postanschrift: Alberecht-Thaer-Str. 9

Stadt: Münster

Postleitzahl: 48128

Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)

Land: Deutschland

Telefon: +49 2514111691

Fax: +49 2514112165

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2a071f6f-633d-4aaf-ab99-249115ee5e61 - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 16

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 03/12/2025 13:50:02 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 804604-2025

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 234/2025

Datum der Veröffentlichung: 04/12/2025