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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Ratsinformationssystem RIS - Vertragsverlängerung
Beschreibung: Leistungsgegenstand sind der Weiterbetrieb des Ratsinformationssystems (RIS) der LHM mit Dienstleistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung mit einer Laufzeit von 48 Monaten, sowie optionale Lizenzerweiterungen und optionale Dienstleistungen
Kennung des Verfahrens: e84cd6b3-c179-46ab-bae6-1d555518289a
Interne Kennung: VGSt3-Z42-2025-0007
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software, 72253000 Help-Desk und Unterstützungsdienste
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 3 856 715,20 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 3 856 715,20 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Ratsinformationssystem RIS - Vertragsverlängerung
Beschreibung: Der Auftragsgegenstand umfasst: Die derzeit im Einsatz befindliche Produktpalette muss - zur Gewährleistung eines supporteten Zustandes - den zukünftigen Releases / Zertifizierungen folgen. Im Zusammenhang mit Upgrades ist die Unterstützung bei Migrationsarbeiten erforderlich. Die Arbeiten beziehen sich sowohl auf systembezogene Inhalte, wie z.B. die Erstellung oder Überarbeitung von Packages, Procedures und Functions, Partitioning, Indexierung, Tuning, Problemsuche und -lösungen als auch auf fachliche Inhalte. Qualifikationen im Bereich der im RIS-System eingesetzten Technologien sind erforderlich. Des Weiteren sind folgende Leistungen durch den Auftragnehmer für das RIS-System erforderlich: • Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft ausschließlich bei Störungen, welche bei Systemkomponenten auftreten, für die noch Gewährleistung auf Grund Weiterentwicklung/Customizing besteht. • Überlassung neuer Programmstände • Hotline • Vor-Ort Service / Fernwartungszugang bereitgestellt durch it@M • Modifikation von Systemkomponenten • Einrichtung von neuen oder ausgewechselten Systemkomponenten • Dokumentation • Unterstützung bei Tests (Fachliche Tests, Entwicklertests, Integrations- und Systemtests, Bug Fixing) • Einrichtung und Wartung einer Schnittstelle zur eAkte • Bereitstellung des herstellerseitig geführten Ticketsystems JIRA • Optionale Lizenzen für das RIS-System (Basis, Administrator, Organisation/Sitzungsplaner, Sitzungsteilnehmer, Standardbenutzer, Standardbenutzer nur lesend, Publikationsdienst1 (Intranet), Publikationsdienst2 (Internet)) Folgende Leistungen sind durch den Auftragnehmer für die Software Documentum im RIS-System erforderlich: • Dauerhafte Überlassung von Standardsoftware • Pflege und Support für die bestehenden als auch für optional zukünftige Lizenzen der Software Documentum (Platform, Webtip)
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software, 72253000 Help-Desk und Unterstützungsdienste
Optionen:
Beschreibung der Optionen: - optionale Lizenzerweiterungen für das RIS-System und die Software Documentum - optionale Unterstützungsleistungen im Umfang von ca. 3215 Personenstunden pro Jahr für fachliche Weiterentwicklungen und Anpassungen sowie im Umfang von ca. 1250 Personenstunden pro Jahr für technische Weiterentwicklungen und Anpassungen von RIS - optionaler Systemservice für RIS im Umfang von ca. 800 Personenstunden für fachlichen Support und im Umfang von ca. 640 Personenstunden für technischen Support Diese optionalen Leistungen sind vom Auftragnehmer anzubieten. Eine Abnahmeverpflichtung seitens des Auftraggebers besteht jedoch nicht.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 3 856 715,20 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 3 856 715,20 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 748158-2025
Zusätzliche Informationen: Der Schätz- und Höchstwert der zukünftigen Rahmenvereinbarung beläuft sich auf 3.856.715,20 € (netto), 4.589.491,09 € (brutto).
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Unwirksamkeit des öffentlichen Auftrags kann gem. § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB nur innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 3 856 715,20 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden
Sonstige Begründung: Der Auftraggeber hat die ausgeschriebene Leistung direkt an die Fa. T-Systems International GmbH vergeben. Der Vertrag (Zuschlag) erfolgte am 24.11.2025. Leistungsgegenstand sind der Weiterbetrieb des Ratsinformationssystems (RIS) der LHM mit Dienstleistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung mit einer Laufzeit von 48 Monaten, sowie optionale Lizenzerweiterungen und optionale Dienstleistungen. Der AG hat sich aus Gründen des Investitionsschutzes, der Wirtschaftlichkeit und aufgrund einer Vielzahl von Risiken (z.B. Schnittstellen, laufender Betrieb, Datenhaltung, Interoperabilität, Schädigung des Ansehens der LHM bei rechtswidrig gefassten Beschlüssen in Folge von fehlerhaften Ladungen) entschieden, die sich seit Jahren beim AG im Einsatz befindliche Fachapplikation, welche nach den Vorgaben des AG angepasst wurde, weiter zu betreiben, zu pflegen und weiter zu entwickeln, auch mit Erwerb zusätzlicher Lizenzen. RIS ist eines der größten IT-Gesamtsysteme der LHM, wird auch weiterhin dringend benötigt und soll zukunftssicher betrieben werden. Documentum wird grundlegend für den Aufbau des RIS verwendet, wurde entsprechend angepasst und mit weiteren RIS- Komponenten verknüpft. Die Leistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des RIS können nicht gesondert auf dem freien Markt bezogen, sondern nur von T- Systems International GmbH erbracht werden, da das Unternehmen Ausschließlichkeitsrechte am Quellcode hat. Der Eigentumserwerb zusätzlicher Lizenzen (Documentum), kann ebenfalls nur bei T-Systems erfolgen, da das RIS nur mit der Software Documentum betrieben werden kann und eine Anpassung auf eine andere Software einen Quellcodeeingriff seitens des Herstellers bedarf. Die Quellcoderechte liegen in diesem Fall ebenfalls bei T- Systems und nicht bei der LHM. Alternativen zur Beschaffung der genannten Dienstleistungen und dem Erwerb zusätzlicher Lizenzen bei anderen Unternehmen in einem Wettbewerb bestehen nicht. Ein vollständiger Verzicht auf einen Pflegevertrag ist nicht möglich. T-Systems hält sowohl die Quellcoderechte der Software und teilt diese auch nicht mit Dritten. Hinsichtlich des Zukaufs von Lizenzen, wäre zwar der erforderliche Parallelbetrieb einfacher zu bewältigen und weniger risikobehaftet, als bei einem vollständigen Austausch aller benötigten Funktionalitäten. Allerdings würde sich dadurch ein deutlich erhöhter Mehraufwand für den Zeitraum der Datenmigration bzw. Umstellung ergeben, wodurch weitere Risiken entstehen. Der komplette Austausch des bereits beschafften Produkts RIS ist weder vergaberechtlich geschuldet (Investitionsschutz) noch sinnvoll oder geplant. Die LHM hat nicht die Ressourcen für eine Neubeschaffung und Einführung für RIS vor dem Hintergrund der vom Stadtrat beschlossenen Änderung der Kosteneinsparungen der LHM-IT und des anstehenden Technologiewechsels. Auch ein Umstieg auf eine mögliche Eigenentwicklung eines neuen Systems durch die LHM erscheint aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten nicht als vernünftige Alternative. Es würden dieselben Probleme/Risiken auftreten, wie bei der Alternative kompletter Austausch. Da fachliche Gründe vorliegen (Leistungsbestimmungsrecht) und der Abschluss des angestrebten Vertrags mit T-Systems im Vergleich zu einem kompletten Austausch (Ersatzlösung) wirtschaftlich vorteilhafter ist, werden die genannten Alternativen im Interesse des Investitionsschutzes und Ausschließlichkeitsrechten des derzeitigen Vertragspartners, sowie im Hinblick auf die mit diesen Alternativen verbundenen Risiken, als nicht realisierbar eingeschätzt. Aus der Gesamtschau der obenstehenden Ausführungen wird deutlich, dass kein anderes Unternehmen eine vernünftige Alternative im Sinne des § 14 Abs. 6 VgV anbieten/leisten kann. Aufgrund der geschilderten Tatsachen lagen die Voraussetzungen der § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV vor. Es wurden daher die Leistungen ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb direkt an die Firma T-Systems International GmbH vergeben.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 3 856 715,20 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: T-Systems International GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 24/11/2025
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 09162 000-40
Postanschrift: Agnes-Pockels-Bogen 33
Stadt: München
Postleitzahl: 80992
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE 811 335 517
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: T-Systems International GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE 118 645 675
Postanschrift: Dingolfinger Str. 1-15
Stadt: München
Postleitzahl: 81673 München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: bba4be9e-4624-4053-a676-c6486bd6b2c8 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 08/12/2025 10:34:18 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 815959-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 237/2025
Datum der Veröffentlichung: 09/12/2025