1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: DMS-Scanservices für das Land Hessen
Beschreibung: Beschaffung von Software des Herstellers Tungsten Automation, Pflege, Betriebsunterstützung und Consulting für die DMS-Services (Scannen und Konvertierung) im Land Hessen
Kennung des Verfahrens: f9ccd557-be87-490a-8123-b7fd8329b343
Interne Kennung: VG-3000-2025-0112
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Mainzer Straße 29
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65185
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 5 309 212,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 6 371 054,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden. Neben den in Ziffer 5.1.9 dieser EU-Bekanntmachung geforderten Unterlagen zum Beleg der Eignung haben die Bieter zusätzlich die nachfolgenden Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot einzureichen: (1) Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen §§ 123, 124 GWB (Dateien "A 05 Eigenerklaerung_Par_123_GWB" und "A 06 Eigenerklaerung_Par_124_GWB"). Bei Bewerbergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen. (2) Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014: Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "A 09 Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. (3) Erklärung Unternehmensdaten (Datei "A 04 Erklaerung_Unternehmensdaten"). Diese Erklärung dient lediglich statistischen Zwecken. Sie stellt kein Eignungskriterium dar. (4) Verpflichtungserklärung nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG): Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie (eignungsrelevante) Unterauftragnehmer (§ 6 HVTG) haben die erforderliche Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn nach § 4 HVTG abzugeben (Datei "A 02 Verpflichtungserklaerung_oeff_AG"). (5) Zutreffend und vollständig ausgefülltes Preisblatt (Datei "A 03 Preisblatt") sowie Hersteller-Preisliste für die Eurozone des Herstellers Tungsten Automation (Es gilt die zum Zeitpunkt der Bekanntmachung dieser Ausschreibung im EU-Amtsblatt [siehe Datum der Veröffentlichung in der Bekanntmachung] aktuelle Hersteller-Preisliste für die Eurozone des Herstellers Tungsten Automation). (6) Hinweis der Vergabestelle zu den Kompetenzprofilen: Mit dem Angebot sind noch keine konkreten Personen zu benennen und für diese die Kompetenzprofile ausgefüllt einzureichen. Die Kompetenzprofile dienen der Überprüfung der in der Leistungsbeschreibung festgelegten Mindestqualifikationen an das einzusetzende Personal. Sie werden nach Abschluss der Rahmenvereinbarung und vor Abschluss eines Einzelabrufs von dem Auftragnehmer zum Nachweis angefordert, dass das angebotenen Personal die Mindestqualifikationen erfüllt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: DMS-Scanservices für das Land Hessen
Beschreibung: Die Software Tungsten Capture und VirtualRescan (Hersteller: Tungsten Automation) wird in der hessischen Landesverwaltung auf Enterprise-Niveau seit 2005 im laufenden zentralen Produktionsbetrieb im Rahmen einer Client-Server-Lösung (innerhalb des Landesintranets) eingesetzt, um die eingescannten Dokumente der hessischen Dienststellen hauptsächlich an das Zielsystem DMS (HeDok bzw. DMS 4.0) sowie an SAP und an Microsoft Shares zu übergeben. Die gescannten Dokumente werden für das DMS des Landes Hessen nach PDF/A konvertiert. Eine Konvertierung von elektronischen Dokumenten wie z.B. Word-Dateien, E-Mails mit Anhängen/Signatur oder ZIP-Dateien wird zur Langzeitarchivierung ebenfalls nach PDF/A vorgenommen. Die Clients befinden sich dezentral bei den Landeskunden und werden für die Scanerstellung und -weiterleitung an die HZD benötigt, der produktive Serverbetrieb mit weiterer Verarbeitung der Stapel wird zentral in der HZD gewährleistet. Die Konvertierung zur Langzeitarchivierung kann zentral für die einzelnen Verfahren konfiguriert werden (z.B. verschiedene Zielformate). Parallel wird bereits mit dem erworbenen Produkt Tungsten TotalAgility eine zentrale Umgebung in der HZD betrieben, auf welcher ein Scanservice für DMS und weitere Fachverfahren sowie ein webbasierter Konvertierungsservice entwickelt und betrieben werden. Für die stattfindende Systemtransition des Scan-Service von DMS, wird die bestehende Tungsten Total Agility Umgebung mit erhöhten (Sicherheits-)Anforderungen entsprechend neu aufgebaut und in einen dauerhaften zentralen Betrieb überführt. Sämtliche bisherigen produktiven Services des Systems Tungsten Capture sollen anschließend abgelöst werden. Ausschreibungsgegenständlich sind folgende Leistungen: 1. Softwarepflege: Der Umfang der bereits vorhandenen, unbefristet überlassenen Lizenzen von Tungsten Capture, VRS sowie dem Lizenzpool zu Tungsten TotalAgility und PowerPDF ist dem Kapitel 4 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. 2. Lizenz-Neubeschaffungen (zeitlich befristete Überlassung): Im Zuge des Übergangs von Tungsten Capture nach Tungsten TotalAgility wird mit einer Beschaffung von ca. 250 TotalAgility-Benutzerlizenzen, ca. 6 Mio. Seitenvolumen p.a. sowie weiteren funktionalen Lizenzen für unterstützende Nebenprodukte wie z. B. Textextraktion, Outputoptimierung oder Prozessautomation gerechnet. Ggf. werden für Tungsten Capture bis zum Zeitpunkt des System-Shifts noch Lizenzen für weitere ca. 5 Concurrent Stationen und 5 VRS geschätzt. 3. Projektleitung und -management, Konzepterstellung, Analyse, Beratung, Schulung, Dienstleistung, Einführung zur Inbetriebnahme, erweiterter Support: Für die Transition von Tungsten Capture nach Tungsten TotalAgility benötigt die HZD auf höchste Produktkenntnis, langjährige einschlägige Erfahrungen und einem Höchstmaß an Expertenkompetenz und -verfügbarkeit sowie Innovationsfreudigkeit beruhende IT-Dienstleistungen und Projektleistungen. Hinzu kommen ein dauerhaft angelegter erweiterter Supportbedarf sowie - abhängig von der Beauftragung spezieller, kundenspezifischer Lösungen - weitere Bedarfe für Analyse, Beratung, Schulung und Inbetriebnahme. Für die Gesamtlaufzeit von vier Jahren wird von voraussichtlich 5.400 Stunden ausgegangen (unverbindliche Schätzmenge). Bei der Dienstleistungserbringung entspricht ein Personenjahr 220 Personentagen und ein Personentag acht Stunden. Diese Angabe stellt keine Mindestabnahmemenge dar. Weitere Einzelheiten sind der Datei "B 03 Leistungsbeschreibung" zu entnehmen.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die Rahmenvereinbarung hat eine Mindestlaufzeit von 24 Monaten. Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich die Rahmenvereinbarung um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten nach Zuschlagserteilung. Danach gilt er auch ohne gesonderte Kündigung als beendet.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Mainzer Straße 29
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65185
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 6 371 054,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 6 371 054,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 6.371.054,00 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Wertungsrelevante Gesamtangebotssumme (brutto) in Feld J63 (Datei "A 03 Preisblatt")
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 6 371 054,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 6 371 054,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: softgate gmbh
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 03/02/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Registrierungsnummer: DE 812056745
Postanschrift: Mainzer Straße 29
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65185
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Z6-Vergabestelle
Telefon: +49 611340 0
Fax: +49 611340 1150
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: 06-25153000-14
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151 126603
Fax: +49 611 327648534
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: softgate gmbh
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE 132497070
Postanschrift: Allee am Röthelheimpark 43
Stadt: Erlangen
Postleitzahl: 91052
Land, Gliederung (NUTS): Erlangen, Kreisfreie Stadt (DE252)
Land: Deutschland
Telefon: +49 91318127060
Fax: +49 91318127099
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: d50fe1e2-9e31-4cd0-9425-64cd04932417 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 03/02/2026 08:12:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 81726-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 24/2026
Datum der Veröffentlichung: 04/02/2026