1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Jobcenter Kiel
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Sozialwesen
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Personalverwaltungssystem
Beschreibung: Für die Personaldatenverwaltung des Jobcenters Kiel mit ca. 480 Beschäftigten ist eine IT-Lösung zu beschaffen. Die Software soll die Nachhaltung aller Beschäftigtendatensätze mit Zuordnung einer Planstelle und den individuellen Beschäftigtenparametern bieten.
Kennung des Verfahrens: 3c5a955e-f4ff-414e-a08a-8bd673f97a7a
Interne Kennung: 13102-V-2/25
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Adolf-Westphal-Str. 2
Stadt: Kiel
Postleitzahl: 24143
Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 440 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4DYHMHY6#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Personalverwaltungssystem
Beschreibung: Das Vertragsverhältnis beginnt am 01.04.2026 und endet mit Ablauf des 31.03.2028 mit dem einseitigen Optionsrecht des Jobcenters Kiel zur Verlängerung von viermal 24 Monaten. Die Verlängerung ist vom Jobcenter Kiel bis zum Ablauf des 31.12. des jeweiligen Jahres für das Folgejahr schriftlich zu erklären. Es genügt die rechtzeitige Absendung per E-Mail. Wird die Verlängerungsoption genutzt, steigt im neuen Beauftragungszeitraum der Preis um die neueste verfügbare allgemeine Preissteigerungsrate des statistischen Bundesamtes, maximal aber um 5% des zuletzt gültigen Preises. Eine zusätzliche Preissteigerung zu einem anderen Zeitpunkt der Vertragslaufzeit ist nicht möglich. Das Vertragsverhältnis für das optionale Modul 11 beginnt am 01.09.2026 und endet mit Ablauf des 31.03.2028 mit dem einseitigen Optionsrecht des Jobcenters Kiel zur Verlängerung von viermal 24 Monaten. Die Verlängerung wird vom Jobcenter Kiel zusammen mit der Verlängerung für das Personalverwaltungssystem schriftlich erklärt. Es genügt die rechtzeitige Absendung per E-Mail. Wird die Verlängerungsoption genutzt, steigt im neuen Beauftragungszeitraum der Preis um die neueste verfügbare allgemeine Preissteigerungsrate des statistischen Bundesamtes, maximal aber um 5% des zuletzt gültigen Preises. Eine zusätzliche Preissteigerung zu einem anderen Zeitpunkt der Vertragslaufzeit ist nicht möglich.
Interne Kennung: 13102-V-2/25
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Modul 11 - Arbeistzeiterfassung Das Vertragsverhältnis für das optionale Modul 11 beginnt am 01.09.2026 und endet mit Ablauf des 31.03.2028 mit dem einseitigen Optionsrecht des Jobcenters Kiel zur Verlängerung von viermal 24 Monaten. Die Verlängerung wird vom Jobcenter Kiel zusammen mit der Verlängerung für das Personalverwaltungssystem schriftlich erklärt. Es genügt die rechtzeitige Absendung per E-Mail. Wird die Verlängerungsoption genutzt, steigt im neuen Beauftragungszeitraum der Preis um die neueste verfügbare allgemeine Preissteigerungsrate des statistischen Bundesamtes, maximal aber um 5% des zuletzt gültigen Preises. Eine zusätzliche Preissteigerung zu einem anderen Zeitpunkt der Vertragslaufzeit ist nicht möglich.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Adolf-Westphal-Str. 2
Stadt: Kiel
Postleitzahl: 24143
Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/04/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/03/2036
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Der Preis für das optional anzubietende Modul 11 fließt nicht in die Bewertung mit ein. Die Abgabe eines Angebots des überlegenen Bieters für das Modul 11 führt nicht automatisch zur Zuschlagserteilung. Sollte für das optional angebotene Modul 11 ebenfalls der Zuschlag erteilt werden, so ist der mit dem Angebotsschreiben gesondert eingereichte Preis für dieses Modul bindend. Die Zuschlagserteilung erfolgt durch die einseitige Optionsziehung mit dem Zuschlagsschreiben.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Formblatt über mindestens drei Referenzen der im Wesentli-chen in den letzten zwei Jahren (2024-2025) erbrachten ver-gleichbaren Leistungen unter Angabe von Leistungsumfang, Dauer des Vertrages, Auftraggeber sowie der Auftragssumme mit Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung über eine entsprechend bestehende Betriebs-haftpflichtversicherung und dass diese im Falle eines Vertrags-abschlusses die Mindestdeckungssummen entsprechend den Ergänzenden Vertragsbedingungen (EVB) aufweist bzw. bereits eine entsprechende Haftpflichtversicherung abgeschlossen wurde. Hinweis: Das Jobcenter Kiel behält sich die Einholung des Nachweises vor Zuschlagserteilung vor.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Unternehmensdarstellung mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, Anschrift, Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankverbindung, Eigentümerstruktur, Organisatorischer Aufbau, Unternehmens-größe, Niederlassungen, Standorte, Gründungsdatum inkl. einer aussagekräftigen Darstellung des Unternehmens mit Angaben zum Leistungsportfolios und einem Konzept zur Benutzerfreund-lichkeit der angebotenen Software (max. 6 DIN-A4-Seiten).
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält. Hinweis: Das Jobcenter Kiel wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis 70% Der in die Wertung einfließende Preis setzt sich zusammen aus 70% monatl. Grundgebühren und 30% Kosten für die Erstinstallation
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Benutzerfreundlichkeit
Beschreibung: Die Benutzerfreundlichkeit setzt sich zu gleichen Teilen zusammen aus Reaktionszeit, Schulung & Support und Aufbau der Benutzeroberfläche. Von den Bietenden wird ein schriftliches Konzept erwartet, das nachvollziehbar und komprimiert sowie anschaulich darstellt, dass alle in dieser Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen vorhanden sind. Ihr Produkt darstellende Broschüren o.ä. können Sie gerne dem Angebot beifügen. Hierin enthaltene allgemeine Geschäftsbedingungen sind unbeachtlich und dargestellte Funktionen müssen mindestens den beschriebenen Anforderungen entsprechen. Sind diese unter den geforderten Anforderungen und erfolgt kein entsprechender Hinweis durch das bietende Unternehmen darauf, dass diese Änderungen für das Angebot nicht zutreffen, ist das Angebot als unzulässig auszuschließen, da es dann ein Nebenangebot darstellt. Filme oder interaktive Elemente können nicht berücksichtigt werden.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 09/01/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 14/01/2026 23:59:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 10 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Fehlen beim Einreichen des Angebots vorzulegende Unterlagen (Nachweise/Erklärungen u. ä.) können diese von der Vergabe-stelle fristbewehrt nachgefordert werden.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Jobcenter Kiel
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Jobcenter Kiel
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Jobcenter Kiel
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Jobcenter Kiel
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Jobcenter Kiel
Registrierungsnummer: 13102
Postanschrift: Adolf-Westphal-Str. 2
Stadt: Kiel
Postleitzahl: 24143
Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Land: Deutschland
Telefon: +49 431709-1214
Fax: +49 431709-1222
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Jobcenter Kiel
Registrierungsnummer: 13102
Postanschrift: Adolf-Westphal-Str. 2
Stadt: Kiel
Postleitzahl: 24143
Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Land: Deutschland
Telefon: +49 431709-1214
Fax: +49 431709-1222
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c20035c8-0b9e-4b97-bdec-20028e8e3e85 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 10/12/2025 09:27:22 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 823987-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 239/2025
Datum der Veröffentlichung: 11/12/2025