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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: ekom21 - Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kommunale Informationsverarbeitung Thüringen GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Dokumentenscanner 2025
Beschreibung: Der Ausschreibungsgegenstand umfasst die Beschaffung von Dokumentenscannern in verschiedenen Produktklassen und Produktausprägungen sowie weiteren ergänzenden Vertragsleistungen für die ekom21 - KGRZ Hessen und Kommunale Informationsverarbeitung Thüringen GmbH (KIV Thüringen GmbH).
Kennung des Verfahrens: 78a71db0-83ba-4b13-a9dc-d06b67b18754
Interne Kennung: ekom21-2025-0014
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 38520000 Scanner
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Knorrstraße 30
Stadt: Gießen
Postleitzahl: 35398
Land, Gliederung (NUTS): Gießen, Landkreis (DE721)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: 1. Bieterfragen können längstens bis zum 01.08.2025, 10.00 Uhr, gestellt werden. 2. Alle in der Bekanntmachung oder in der Vergabeunterlage geforderten Unterlagen (Nachweise, Erklärungen und sonstige Dokumente) müssen — soweit bei dem betreffenden Nachweis nicht ausdrücklich anders angegeben — fristgerecht und in der vorgegebenen Form — z. B. unter Verwendung der Erfassungsformulare — mit dem Angebot eingereicht werden. 3. Zusätzlich zu den in der Vergabebekanntmachung getroffenen Vorgaben gelten die für dieses Vergabeverfahren aufgestellten Bewerbungsbedingungen, die Teil der elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen sind. 4. Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "Erklärung Art. 5k EU Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. 5. Die weiteren Erfüllungsorte liegen am Sitz und am Standort der Bezugsberechtigten. Bezugsberechtigte sind neben den Auftraggeberinen selbst, dessen Kunden, insbesondere die jeweiligen Mitglieder/Gesellschafter der Auftraggeberinnen sowie die Beteiligungsgesellschaften der Auftraggeberinnen einschließlich ihrer Kunden. 6. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: Es gilt das Recht des Landes Hessen und Thüringen.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Dokumentenscanner 2025
Beschreibung: Ziel des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit drei (3) Wirtschaftsteilnehmern. Die Rahmenvereinbarung soll - ohne Begründung einer Abnahmeverpflichtung - den bedarfsgerechten Abruf von Informationssicherheitsberatungsdienstleistungen ermöglichen. Bezugsberechtigte sind neben der ekom21 und der KIV, deren Verbandsmitglieder, die Landkreise, Städte, Gemeinden, Verwaltungsgemeinschaften und Zweckverbände im Bundesland Hessen und Thüringen sowie jeweils einschließlich ihre rechtlichen selbständigen und unselbständigen Einrichtungen und Zusammenschlüsse und anderen Formen der Zusammenarbeit. Der Ausschreibungsgegenstand umfasst die Beschaffung von Dokumentenscannern in verschiedenen Produktklassen und Produktausprägungen sowie weiteren ergänzenden Vertragsleistungen. Für die zweite Leistungsklasse ist ein zusätzlicher Hersteller zulässig. Es ist beabsichtigt, Rahmenvereinbarungen mit bis zu 3 Wirtschaftsteilnehmern abzuschließen. Über die Regelvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung der Bekanntmachung schätzt die ekom21 einen Auftragswert von 3.500.000,00 Euro (netto) und einen Höchstwert von 4.600.000 Euro (netto). Über die Regelvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung der Bekanntmachung schätzt die ekom21 einen Auftragswert von 750.000,00 Euro (netto) und einen Höchstwert von 1.000.000 Euro (netto). Der geschätzte Auftragswert basiert auf den Erfahrungen der letzten Jahre einschließlich geschätzter Mehrbedarfe.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 38520000 Scanner
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Es besteht die einmalige Option einer Verlängerung um bis zu zwölf (12) Monate.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Gotha
Postleitzahl: 99867
Land, Gliederung (NUTS): Gotha (DEG0C)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.5.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 5 600 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: siehe Vergabeunterlagen
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Hinsichtlich der Fristen zur Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf § 160 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) verwiesen. § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 5 600 000,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 5 600 000,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: ARKTIS IT solutions GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 29/09/2025
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: ThinkRED GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0002
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0002
Datum des Vertragsabschlusses: 29/09/2025
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: F-H Fröhlich Handelsgesellschaft mbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0003
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0003
Datum des Vertragsabschlusses: 29/09/2025
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: ekom21 - Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Registrierungsnummer: 06-EKOM21KGRZ0001-43
Postanschrift: Carlo-Mierendorff-Str. 11
Stadt: Gießen
Postleitzahl: 35398
Land, Gliederung (NUTS): Kassel, Kreisfreie Stadt (DE731)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +49 641 9830 0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: t:06151126603
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1-3
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64295
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151125816
Fax: +49 6151126834
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: t:06151126603
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64295
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-8001
Offizielle Bezeichnung: Kommunale Informationsverarbeitung Thüringen GmbH
Registrierungsnummer: DE156892634
Stadt: Gotha
Postleitzahl: 99867
Land, Gliederung (NUTS): Gotha (DEG0C)
Land: Deutschland
Telefon: 0362145080
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: ARKTIS IT solutions GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE136763061
Postanschrift: Brunsbütteler Damm 156-172
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 13581
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 304997820
Fax: +49 304997820
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: F-H Fröhlich Handelsgesellschaft mbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE814822560
Postanschrift: In den Steinen 2
Stadt: Felsberg-Gensungen
Postleitzahl: 34587
Land, Gliederung (NUTS): Schwalm-Eder-Kreis (DE735)
Land: Deutschland
Telefon: +49 56629488-0
Fax: +49 56629488-0
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: ThinkRED GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE326153053
Postanschrift: Taunusstraße 57
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55118
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: +49 251 297999-12
Fax: +49 251 297999-12
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-8002
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 3fc6ed33-1968-4856-9af3-aebabe6c4253 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 14/12/2025 21:08:46 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 835318-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 242/2025
Datum der Veröffentlichung: 16/12/2025