835925-2025 - Wettbewerb
Deutschland – Softwareprogrammierung und -beratung – Betriebsunterstützung POSY Output Factory
OJ S 242/2025 16/12/2025
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Essener Systemhaus
E-Mail: einkauf@esh.essen.de
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Betriebsunterstützung POSY Output Factory
Beschreibung: Das Essener Systemhaus (ESH), als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen, beabsichtigt die Beschaffung einer Betriebsunterstützung "POSY Output Factory" durch das offene Verfahren.
Kennung des Verfahrens: f68c4d27-08cf-4308-ab48-ae2c8c12e717
Interne Kennung: 2025-56
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72261000 Software-Unterstützung, 72265000 Software-Konfiguration
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Kruppstr. 82-100  
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45145
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Leistungserbringung erfolgt üblicherweise remote.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYTJV1ZMGA# Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 16.01.2026, 10:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen. Aufgrund der Betriebsferien der Stadt Essen vom 22.12.2025 bis einschließlich 01.01.2026 kann es bei der Beantwortung von Bieterfragen zu Verzögerungen kommen.
Rechtsgrundlage: 
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: 
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 1 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 1 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 2 und 3 GWB
Betrug: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB
Korruption: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und §123 Abs. 1 Nr. 6, 7, 8 und 9 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 10 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 4 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 4 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB
Zahlungsunfähigkeit: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 5 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 8 und 9 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Betriebsunterstützung POSY Output Factory
Beschreibung: Geplant ist ein Leistungsumfang von durchschnittlich vier Personentagen pro Monat. Nähere Angaben sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Interne Kennung: 2025-56
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72261000 Software-Unterstützung, 72265000 Software-Konfiguration
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Kruppstr. 82-100  
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45145
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Leistungserbringung erfolgt üblicherweise remote.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2026
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: 
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung des Eignungskriteriums: Formular Projektteam (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Mindestens 2 Mitarbeitende müssen in der Lage sein, sämtliche nachstehend aufgeführten Anforderungen/Leistungen im Rahmen der "Betriebsunterstützung" vollumfänglich zu erfüllen: - Bereitstellung eines technischen Ansprechpartners, der die kundenspezifische Software-Installation und Nutzung der Auftraggeberin kennt und den primären technischen Ansprechpartner für die Auftraggeberin darstellt - Problem Management: Hierbei werden wiederkehrenden Störungen analysiert und Lösungen erarbeitet mit dem Ziel der dauerhaften Problemlösung. Sofern hierzu eine Anpassung der Software notwendig ist, wird durch den Auftragnehmenden beim Softwarehersteller (Fa. SET GmbH) ein Service Request erstellt. - Capacity Management: In Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin werden die aktuell vorhandenen Systemressourcen betrachtet und auf Basis der aktuellen Softwareentwicklung, Trends und Best-Practise Lösungen unter Beachtung der Nutzung und Ausrichtung der Auftraggeberin Empfehlungen durch den Auftragnehmenden erarbeitet. - Patch Management: Der Auftragnehmende prüft im Rahmen der "Betriebsunterstützung" proaktiv die kundenspezifische Installation der SW auf verfügbare Patches des Softwareherstellers und implementiert diese in Abstimmung mit der Auftraggeberin. - Change Management: Im Leistungsumfang des Auftragnehmenden müssen Kapazitäten für Changes, Patches und Konfigurationsanpassungen enthalten sein. Im Rahmen des Change Management werden Anpassungen nach Möglichkeit zunächst in der Testumgebung durchgeführt. Changes werden zwischen Auftragnehmenden und Auftraggeberin abgestimmt. - Service Meeting: Zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmenden muss einmal pro Jahr ein Service Meeting als Videokonferenz stattfinden, in welchem die Leistungserbringung im vergangenen Zeitraum betrachtet und besprochen wird als auch anstehende Themen für den nächsten Leistungszeitraum betrachtet und geplant werden. Hierzu bringt der Auftragnehmende seine Fachexpertise mit ein. - System Dokumentation: Anpassungen und Änderungen durch den Auftragnehmenden in der SW werden durch den Auftragnehmenden in die Systemdokumentation eingepflegt. - Serviceleistungen in Bezug auf Schnittstelle der POSY-Software zu Drittsystemen o Festlegen von benötigten Parametern/Metadaten für Dateneingang aus Drittsystem (Fachsoftware, Dokumentenmanagementsystem, etc.) o Bereitstellen von benötigten Parametern/Metadaten für Datenausgang (Übergabe an Drittsysteme, wie z.B. Druck- und Kuvertiersysteme, elektronische Ausgangskanäle) - Installation neuer Systeme / Softwarekomponenten - Einspielen von Major-Releases der POSY-Standardsoftware und sich daraus ggfs. ergebende notwendige Anpassungen in der kundenspezifischen Lösung der Auftraggeberin. Darüber hinaus müssen die Mitarbeitenden in Summe in der Lage sein, eigenständig die Leistungen zu erbringen und die deutsche Sprache mindestens auf Niveau C1 beherrschen.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Formular Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gefordert ist die Nennung von mindestens zwei, nach Art und Umfang (Technologie, Größenordnung und Aufgabenspektrum) mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzleistungen in den letzten drei Jahren. Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular ´Referenzen´ zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor. Referenzen sind nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den Leistungen des hier zu vergebenden Auftrags vergleichbar, wenn die im Folgenden genannten Merkmale jeweils erfüllt sind: - Betriebsunterstützung im Bereich POSY Output Factory - Umfang von mind. 10 Personentagen - Leistungserbringung innerhalb der letzten 3 Jahre

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Nachweis Betriebshaftpflicht (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung. Die Haftpflichtdeckungshöhe sollte mindestens zusammen 1 Millionen EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr betragen. Sofern dies nicht gegeben ist, ist vom Bieter eine Eigenerklärung vorzulegen, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung unverzüglich und noch vor Zuschlagerteilung abzuschließen und den Nachweis über einen entsprechenden Abschluss im Auftragsfalle auf Anforderung der Auftraggeberin innerhalb von 5 Kalendertagen vorzulegen. Diese Eigenerklärung kann formlos erfolgen und ist dem Angebot beizufügen. Ihr ist außerdem die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie) beizufügen, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist. Die Versicherung ist über die gesamte Laufzeit des Vertrages vorzuhalten. Entsprechende Nachweise sind auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 16/01/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTJV1ZMGA/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal: 
URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTJV1ZMGA
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTJV1ZMGA
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 26/01/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 49 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: 
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Dokumente werden gemäß den Bestimmungen der VgV nachgefordert.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: 
Eröffnungstermin: 26/01/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ort des Eröffnungstermins: Die Öffnung erfolgt elektronisch über den Vergabemarktplatz.
Eröffnungstermin — Beschreibung: Nur Mitarbeitende der Vergabestelle.
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Keine besonderen Bedingungen.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Essener Systemhaus
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Essener Systemhaus
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Essener Systemhaus
Registrierungsnummer: DE119651740
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45145
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
E-Mail: einkauf@esh.essen.de
Telefon: 000
Internetadresse: https://www.esh-essen.de
Rollen dieser Organisation: 
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
E-Mail: VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de
Telefon: +49 221-1473055
Fax: +49 221-1472889
Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html
Rollen dieser Organisation: 
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation: 
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 24d70112-6f45-4674-9cfe-6044bb712c83  -  01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 15/12/2025 09:52:49 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 835925-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 242/2025
Datum der Veröffentlichung: 16/12/2025